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Optimierung der Projekteffizienz: Die unabdingbare Rolle der Zeiterfassung im Ressourcenmanagement
Untersuchungen zeigen, dass Unternehmen heute jedes Jahr mehr Projekte durchführen. Die wachsende Zahl der Projekte bedeutet zweifellos, dass immer mehr Ressourcen in die Projekte eingebunden werden. In diesem Fall sind sowohl die Ressourcenplanung als auch ein gründliches Verständnis dessen, womit sich die Projektressourcen beschäftigt haben und wie viel Zeit dafür aufgewendet wurde, von Bedeutung. Aus diesem Grund ist die Zeiterfassung bei Projekten unerlässlich. Für diese Relevanz gibt es zumindest mehrere Gründe. Die Arbeitszeiterfassung ist zum Beispiel in Unternehmen erforderlich, in denen die wichtigste Projektressource die Mitarbeiter sind und das Unternehmen die Arbeitskosten kennen möchte. Die Projektkosten ergeben sich dann aus der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden multipliziert mit dem Stundensatz des Mitarbeiters. Außerdem ist eine Arbeitszeiterfassung erforderlich, um die Effizienz der Mitarbeiter systematisch zu analysieren und zu verbessern. Indem das Unternehmen verpflichtet wird, die Arbeitszeit für Projekte zu erfassen, stehen Daten und Berichte zur Verfügung, um neue Projekte effizienter durchzuführen. Die Arbeitszeiterfassung ist zwar mit einem gewissen Aufwand verbunden, bringt aber zweifellos Vorteile für das Unternehmen. Die Arbeitszeiterfassung sollte in dem Tool des Unternehmens zur Verwaltung von Projekten erfolgen.
FlexiProject ist ein Projektverwaltungsprogramm mit einem integrierten Modul zur Arbeitszeiterfassung. Am Ende eines jeden Arbeitstages sollte der Programmbenutzer registrieren, wie viel Zeit er für die an diesem Tag ausgeführten Aufgaben aufgewendet hat. Die Systematik spielt eine besondere Rolle bei der Arbeitszeiterfassung, die selten ist. Oftmals erfassen die Mitarbeiter ihre Projektzeit erst am Ende der Woche oder am Ende des Monats. Es lohnt sich, an einer Projektkultur zu arbeiten, die solche Situationen nicht zulässt. Es ist auf jeden Fall von großem Wert, einen Bericht aus dem Programm zu erstellen, in dem die für eine Aufgabe geplante Arbeitszeit mit der für diese Aufgabe aufgewendeten Zeit verglichen wird. Die Arbeitszeiterfassung ist unerlässlich, wenn das Unternehmen mehr Ideen für Projekte hat als Möglichkeiten für deren Umsetzung. Es liegt auf der Hand, dass ein effektives Management der entscheidenden Projektressourcen von entscheidender Bedeutung ist.
