Eficiência e motivação

Story Points: como estimar a complexidade das tarefas nas metodologias Agile?

Todos os gestores de projectos conhecem este dilema: queres entregar o projeto a tempo e dentro do orçamento, mas desde o início que te deparas com questões como: Quanto tempo é que vai demorar? Esta incerteza associada à estimativa das tarefas é um dos maiores problemas da gestão de projectos. Neste artigo, vais aprender como os pontos de história te permitem estimar eficazmente a complexidade, o que facilitará o planeamento.

Neste artigo, vais aprender: O que são pontos de história e como medem a complexidade da tarefa. Técnicas de estimativa de pontos de história, como o Planning Poker e o T-Shirt sizing. Erros comuns a evitar na estimativa. Como os pontos de história ajudam a planear sprints e a acompanhar a velocidade da equipa. Ferramentas como o FlexiProject para gerir e visualizar pontos de história.

O que são pontos da história e de onde veio este conceito?

Os pontos de história são uma ferramenta inteligente de gestão de projectos ágeis que permite às equipas avaliar a dimensão e a dificuldade de uma tarefa. É importante notar que não se trata de horas, mas de pontos de dificuldade que indicam: dimensão (quanto tem de ser feito?), complexidade (qual o grau de dificuldade técnica da tarefa?) e risco (qual o grau de incerteza?). Trata-se de uma estimativa comparativa. A equipa pega numa nova tarefa e compara-a com as que já completou. Se a nova funcionalidade for duas vezes mais difícil do que a anterior, recebe o dobro dos pontos (por exemplo, 8 em vez de 4). São utilizados números especiais para a avaliação, muitas vezes da sequência de Fibonacci (por exemplo, $1, 2, 3, 5, 8, 13, 21$), para mostrar mais facilmente a grande diferença entre uma tarefa simples e uma muito complexa.

A ideia dos pontos de história surgiu porque contar horas não é muito fiável. A estimativa do tempo depende do ritmo de trabalho de um determinado programador, do número de pausas que faz e do tipo de dia que está a ter. Os pontos de história eliminam estes problemas. Ao concentrarem-se na complexidade objetiva do problema e não no relógio, as equipas planeiam de forma mais realista e atingem um ritmo de trabalho melhor e mais estável (conhecido como velocidade). O Agile criou esta ideia e o Scrum adoptou-a totalmente, utilizando-a no planeamento de períodos de trabalho subsequentes (chamados sprints). Na prática, os pontos de história são uma ferramenta padrão em ambas as abordagens.

Princípios básicos da estimativa dos pontos da história

Para avaliar corretamente as tarefas utilizando pontos de história, há algumas regras de ouro a ter em conta. A mais importante é a comparação: relacionamos sempre uma nova tarefa com algo que já fizemos (o nosso “modelo”). A avaliação deve ser uma decisão conjunta de toda a equipa, e não a ideia de uma pessoa. Além disso, o que conta é a dificuldade e o risco, não o tempo! Para isso, utilizamos uma escala especial e não linear (por exemplo, 1$, 2$, 3$, 5$, 8$), porque quanto maior for uma coisa, mais incerta ela é. Para que a equipa chegue a acordo sobre o número de pontos da história, são utilizadas duas técnicas comprovadas:

• Póquer de planeamento: este é o “jogo de cartas para estimativas” mais popular. Depois de discutirem a tarefa, todos escolhem secretamente uma carta com a estimativa que escolheram (por exemplo, 5, 8, 13). As cartas são reveladas simultaneamente. Se as opiniões estiverem fortemente divididas (por exemplo, uma pessoa deu 3 e outra deu 13), a equipa deve discutir a origem dessas diferenças até que todos indiquem o mesmo valor comum.
• Tamanhos de t-shirts: esta técnica é utilizada quando um grande número de tarefas tem de ser avaliado muito rapidamente, por exemplo, no início de um projeto. Em vez de utilizar números específicos, atribui tamanhos às tarefas, tal como às roupas (XS, S, M, L, XL). Isto permite-te distinguir rapidamente entre o que é grande e o que é pequeno. Só mais tarde, quando chegar a altura de fazeres uma avaliação mais detalhada planeamento do projetoComo é que convertemos estas “T-shirts” em pontos de história?

Como conduzir uma sessão de estimativa de pontos da história?

Em vez de descrever a sessão em si, é importante que o gestor de projeto ou proprietário do produto no Scrum para teres consciência dos erros mais comuns que sabotam a credibilidade e a eficácia dos pontos da história. Uma sessão de estimativa adequada implica evitar as seguintes armadilhas:

• Tentar converter pontos de história em horas: este é o maior erro que destrói o seu significado. Forçar a equipa a estimar o tempo sob o disfarce de pontos leva a uma pressão desnecessária e a uma subestimação.
• Comparar a velocidade entre equipas: a velocidade (ou seja, o ritmo de trabalho) é única para cada equipa. Compará-la gera uma competição pouco saudável e não dá uma imagem exacta do desempenho.
• Utilizar os pontos da história como uma ferramenta de pressão: os pontos da história são utilizados para um planeamento realista, não para controlar e forçar a subestimação. Se o fizeres, podes minar a confiança da equipa.
• Sobrevalorizar as pequenas tarefas: gastar demasiado tempo a discutir tarefas que valem 1 ou 2 pontos é um desperdício. Uma prática melhor é atribuir-lhes automaticamente o valor mais baixo.
• Falta de calibração: a equipa deve chegar a acordo e recordar regularmente o que significa uma tarefa “de referência”, a fim de manter a coerência e a relatividade de todas as estimativas.

Apesar destas dificuldades, os pontos de história são uma ferramenta universal em vários contextos de projeto. São usados para estimar e priorizar o trabalho e para comparar tarefas. No Scrum, são uma ferramenta que apoia o planeamento do Sprint e a medição da velocidade. Em vez de especificar o tempo, a equipa discute a dimensão relativa das tarefas, por exemplo, dizendo “parece que são 3 pontos”, o que é mais abstrato, versátil e permite que esta medida seja utilizada tanto pelas equipas de TI como pelas equipas comerciais (por exemplo, marketing).

FlexiProject e gestão de story points

FlexiProject é uma ferramenta que te permite introduzir e controlar todo o ciclo de vida dos pontos de história, tanto em Agile como em Scrum. O sistema permite-te atribuir diretamente pontos de história a tarefas no Backlog, o que é importante para as priorizar. Com base nos pontos atribuídos às tarefas e no ritmo histórico do trabalho da equipa (Velocity), FlexiProject irá ajudá-lo a planear o seu cronograma de sprint, mostrando quantos pontos a equipa pode realisticamente completar. A ferramenta rastreia e visualiza automaticamente a Velocidade em iterações subsequentes, o que é essencial para prever a rapidez com que o trabalho irá progredir. Como parte da visualização e do controlo, estão disponíveis gráficos avançados de burndown/burnup, que mostram continuamente quanto trabalho (em pontos) falta fazer no Sprint ou em todo o projeto. Além disso, o quadro Kanban permite-te gerir tarefas com estimativas de pontos de história, permitindo um acompanhamento transparente do progresso e do fluxo de trabalho. Com este dashboard, o gestor de projeto tem controlo sobre a Velocidade atual e a previsão para todo o projeto, facilitando o cumprimento dos prazos.

Pontos da história vs. outro método de estimativa

Os pontos de história são uma ferramenta que evita especificamente a contagem de tempo, o que é a sua maior vantagem. Quando comparados com a estimativa em horas, os pontos são muito mais estáveis porque avaliam a dificuldade da tarefa e não a rapidez com que um determinado programador trabalha. As horas podem mudar facilmente (pausas, reuniões, cansaço), enquanto a complexidade da tarefa permanece a mesma. Os Story Points são, portanto, melhores porque nos concentramos no problema e não na pressão do tempo. Também são melhores do que os Dias Ideais, que, embora não assumam pausas, continuam a ser uma unidade de tempo e podem ser facilmente confundidos com o tempo real. No entanto, a estimativa de tempo tradicional (em horas ou dias) torna-se necessária quando precisamos de criar um orçamento preliminar e fixo para um cliente, temos tarefas de serviço pequenas e simples para realizar (com incerteza zero), ou trabalhamos em projectos que requerem o modelo Waterfall.

Resumo: os pontos da história como ferramenta para um melhor planeamento Agile?

Os pontos de história são uma revolução no planeamento porque já não são horas, que muitas vezes falham, mas pontos que medem a dificuldade, a complexidade e o risco reais de uma tarefa. Esta medida estável elimina a adivinhação. Quando os story points são apoiados por ferramentas avançadas para equipas Agile, como o FlexiProject, tornam-se a melhor forma de gerir projectos de forma eficaz, previsível e calma. Além disso, o FlexiProject actua como um ferramenta de gestão de sprints, uma vez que ajuda a planear Sprints com base na Velocidade da equipa.