Business Process Reengineering passo a passo – Princípios, ferramentas e roteiro de implementação

O que é a reengenharia de processos empresariais (RPN)?

A reengenharia de processos de negócios (BPR) é uma intervenção profunda nas estruturas operacionais de uma empresa. Na prática, isto significa redesenhar radicalmente os processos-chave. Tudo isto é feito para alcançar resultados inovadores – reduzir os custos, encurtar os prazos de entrega, melhorar a qualidade e, por último, mas não menos importante, aumentar a satisfação do cliente. Esta abordagem requer uma profunda reformulação dos métodos existentes – desde o questionamento dos pressupostos aceites até à redefinição completa da forma de trabalhar e dos processos empresariais na empresa.

BPR como uma estratégia de gestão arrojada

Nas grandes iniciativas de transformação, é essencial distinguir entre reengenharia e otimização. Ao contrário das actividades de otimização típicas, a reengenharia de processos empresariais não envolve a melhoria dos processos existentes, mas sim a criação de novos processos de raiz que satisfaçam plenamente as necessidades da empresa e as expectativas dos clientes. Um elemento-chave de uma abordagem moderna à reformulação dos processos empresariais é a melhoria contínua, que não deve ser a exceção, mas sim a regra. A reengenharia de processos empresariais é uma estratégia de gestão para os corajosos e com visão de futuro, sem apego emocional. Felizmente, com os planos e as ferramentas certas, pode ser feita sem dor. Lê mais para saberes como redesenhar processos ineficientes.

Quais são os principais objectivos da BPR?

A base para uma implementação bem sucedida está ligada ao estabelecimento de metas e à definição adequada dos objectivos do projeto, que definem a direção da mudança e facilitam a avaliação do progresso. Os principais objectivos da RPB dizem respeito, em primeiro lugar, ao aumento da eficiência da organização, tanto a nível operacional como estratégico.

Uma análise e um redesenho minuciosos dos processos podem resultar em inúmeros benefícios. A redução dos custos operacionais através da reengenharia de processos empresariais (BPR) é um deles. Também é possível:

• elimina actividades desnecessárias e aumenta a eficiência
• melhorar a qualidade dos serviços e produtos
• reduz os tempos de execução das encomendas
• adapta-te melhor às exigências do mercado e dos clientes

Objectivos que impulsionam a transformação

A reengenharia de processos de negócio pode ser particularmente útil quando uma empresa perde a sua vantagem competitiva, tem problemas de desempenho ou precisa de se adaptar a novas condições tecnológicas. A reengenharia de processos permite que a organização funcione de forma mais rápida, eficiente, económica e com maior qualidade. É uma forma eficaz de aumentar a competitividade!

O que torna a reengenharia eficaz? Princípios fundamentais da BPR

De um ponto de vista prático, a reengenharia de processos empresariais requer não só coragem, mas também uma mudança de mentalidade – de funcional para orientada para os processos. A chave para o sucesso é o abandono das estruturas funcionais tradicionais em favor de uma visão baseada em processos das operações da empresa. Como implementar a BPR? Em vez dos tradicionais departamentos funcionais, cria equipas responsáveis por todo o processo – do início ao fim. Isto torna o trabalho mais consistente e menos fragmentado. As funções dos funcionários devem ser muito mais amplas – o que conta é a flexibilidade e a capacidade de trabalhar em diferentes áreas, e não apenas numa especialização restrita. Os empregados também devem ganhar mais independência. Em vez de um controlo constante, uma maior confiança e responsabilidade pelos resultados desempenham um papel mais importante. Os efeitos do trabalho são mais importantes do que a atividade em si – o que realmente faz a diferença é ser recompensado. O resultado: os empregados não só executam tarefas, mas criam valor real.

Os passos e princípios do BPR também se aplicam à estrutura organizacional. Esta é simplificada e menos hierárquica, o que facilita a cooperação entre toda a equipa. E quanto aos dados? Em vez de ficheiros e documentos dispersos, existe uma única base de conhecimentos comum a que todos podem aceder. Tudo isto tem um enorme impacto na eficácia da entrega do projeto.

Queres saber como implementar mudanças como parte da reengenharia de processos empresariais? Aqui tens um guia rápido.

De fluxos de trabalho isolados a processos integrados – a lógica subjacente à RPB

Pensamento baseado em processos e tecnologia como facilitadores

O aumento da eficiência da BPR também será apoiado por uma transformação do processo de ponta a ponta, ou seja, gerindo o processo como um todo – do início ao fim. Além disso, existe uma tecnologia. A BPR e a transformação digital andam de mãos dadas. Hoje em dia, a tecnologia permite-nos quebrar o molde, automatizando, integrando e escalando actividades que anteriormente exigiam um exército inteiro de funcionários e centenas de e-mails.

O processo de implementação do BPR – da análise à transformação

O processo de reengenharia não acontece por si só. Requer uma liderança forte e fases de ação claramente definidas, nas quais o líder desempenha um papel fundamental. Ao contrário do que parece, o líder da RPB não é o guardião dos processos, mas o arquiteto da mudança. O plano de ação pode ser dividido em cinco etapas, que são analisadas em seguida.

1. Analisa o estado atual (processo tal como está)

Uma análise minuciosa da situação atual implica um olhar sincero sobre a verdade e determinar o que funciona e o que não funciona. O papel de um analista comercial não pode ser sobrestimado quando uma organização pretende identificar eficazmente os pontos fracos e os estrangulamentos nos processos existentes.

2. Seleciona processos de grande impacto para reengenharia

Afinal de contas, Roma não foi construída num dia. É simplesmente impossível fazer tudo ao mesmo tempo. Ao selecionar processos para reengenharia, é melhor concentrar-se primeiro naqueles que causam mais perdas ou que têm o impacto mais significativo na eficiência operacional. A utilização do custeio baseado em actividades na análise de processos ajuda a identificar quais as actividades mais dispendiosas e onde se podem obter potenciais poupanças. Um bom guia de mapeamento de processos permitir-te-á descobrir o que atrasa o trabalho e onde são necessárias alterações.

3. Concebe o novo processo (modelo a ser criado)

É aqui que a magia acontece. É o momento em que uma nova realidade é desenhada tendo em conta os clientes e os objectivos da organização. Dica: Ao conceber um novo processo a partir do zero, vale a pena utilizar ferramentas e métodos de gestão modernos. Cada vez mais, as empresas contam com uma estrutura de gestão de projectos para simplificar as operações e melhorar a supervisão das iniciativas estratégicas.

4. Implementar alterações

É hora de mudar! É nesta fase que o conceito cuidadosamente planeado começa finalmente a ser implementado, começando pela reorganização estrutural, seguida de alterações nos sistemas de TI e culminando na formação das equipas. Tudo tem de ser ajustado, o que pode ser impossível sem o envolvimento dos colaboradores. Seguir os princípios de gestão de projectos é crucial para manter os projectos BPR no bom caminho.

5. Monitoriza e ajusta

Qualquer revolução exige reflexão. Após a implementação das mudanças, é essencial monitorizar os resultados. Também é essencial fazer as modificações necessárias para garantir que tudo funciona como pretendido. A implementação de uma estrutura estratégica de melhoria de processos apoia uma mudança sustentável.

Ferramentas que apoiam a reengenharia de processos empresariais

A reengenharia de processos empresariais requer não só uma estratégia, mas também as ferramentas certas. Continua a ler para conheceres as ferramentas mais utilizadas na reengenharia de processos.

Ferramentas de modelação de processos – BPMN, diagramas EPC

A visualização de processos é a chave para o sucesso. Afinal, nada organiza o caos como um bom diagrama! A BPMN para modelação de processos e a notação gráfica EPC facilitam a visualização de processos e a sua análise no contexto de decisões, eventos e acções.

Mapeamento do fluxo de valor (VSM)

Queres ver quais as actividades que realmente acrescentam valor e quais as que geram papelada? O mapeamento do fluxo de valor ajudar-te-á a identificar actividades desnecessárias e a apontar oportunidades de melhoria. É o guia de mapeamento de processos que te permite identificar facilmente onde as actividades abrandam ou ficam aquém.

Custeio baseado na atividade (ABC)

O custeio baseado em actividades revela o verdadeiro custo de um processo específico. Infelizmente, isto é muitas vezes mais do que pensas. A atribuição precisa dos custos a actividades e processos individuais no ABC constitui um apoio inestimável à tomada de decisões empresariais.

Automatização do fluxo de trabalho, sistemas ERP, ferramentas de simulação de cenários

Os sistemas de automatização do fluxo de trabalho e o ERP em projectos BPR funcionam como pilotos automáticos para actividades-chave – sem erros ou atrasos, mas com controlo total. Apoiam a execução de processos, automatizam tarefas repetitivas e permitem a simulação de cenários de mudança. A gestão de processos nunca foi tão fácil!

Comparação das ferramentas BPR

Quando é que a BPR é a abordagem correta?

Na prática, a BPR funciona como uma arma de grande calibre. Não é utilizada por qualquer motivo. Quando é que a reengenharia de processos empresariais faz sentido?

Indicadores de que um processo precisa de ser totalmente redesenhado

Quando os custos aumentam mais rapidamente do que as receitas, os clientes fogem para a concorrência, os funcionários ficam frustrados e os procedimentos ficam desactualizados, incapazes de acompanhar os avanços tecnológicos. Nestes casos, a BPR pode ser um ponto de viragem, permitindo que uma organização atinja um novo nível de competitividade.

Desafios comuns em projectos de RPB e obstáculos a uma reengenharia bem sucedida

Vale a pena recordar que a RPN não é uma panaceia para todos os males das empresas. Como qualquer mudança, a reengenharia de processos de negócio acarreta riscos. Entre estes riscos contam-se a resistência dos trabalhadores, que têm medo da mudança, ou a falta de empenhamento da administração. Um diagnóstico incorreto dos problemas e objectivos demasiado ambiciosos quando os recursos são limitados são também factores significativos. Como podes ver, com a estratégia certa para gerir cada fase do ciclo de vida do projeto, a equipa certa e as ferramentas certas, a reengenharia de processos empresariais pode transformar o “vai correr tudo bem” em “sabemos para onde vamos”. Nas empresas, não se trata apenas de fazer as coisas melhor; trata-se de as fazer de forma mais inteligente.