Gestione del progetto

Business Process Reengineering Passo dopo passo - Principi, strumenti e tabella di marcia dell'implementazione

Nel frenetico mondo degli affari, è sempre più difficile affidarsi alle vecchie abitudini. Quando le operazioni quotidiane non riescono a stare al passo con le esigenze del mercato e i costi iniziano a superare i profitti, è necessario non solo ottimizzare ma anche ristrutturare in modo completo. Il Business Process Reengineering è un approccio che aiuta le organizzazioni a ricostruire i loro processi da zero. È un modo efficace per adattarli alle realtà e alle sfide del mercato odierno. Scopri di più sulla BPR.

In questo articolo imparerai a conoscere: Cos’è Business Process Reengineering (BPR) e come si differenzia dall’ottimizzazione Gli obiettivi principali del BPR, come la riduzione dei costi e il miglioramento dell’efficienza I principi chiave per un BPR di successo, tra cui il passaggio a una mentalità basata sui processi La tabella di marcia in cinque fasi per l’implementazione del BPR Strumenti che supportano il BPR, come BPMN, VSM, ABC e sistemi ERP. Quando il BPR è la soluzione giusta per i processi in difficoltà o obsoleti Sfide e rischi comuni associati ai progetti BPR

Cos'è la reingegnerizzazione dei processi aziendali (BPR)?

Il Business Process Reengineering (BPR) è un intervento profondo sulle strutture operative di un’azienda. In pratica, significa riprogettare radicalmente i processi chiave. Tutto questo viene fatto per ottenere risultati rivoluzionari: ridurre i costi, accorciare i tempi di consegna, migliorare la qualità e, non da ultimo, aumentare la soddisfazione dei clienti. Questo approccio richiede un profondo ripensamento dei metodi esistenti, dalla messa in discussione dei presupposti accettati alla completa ridefinizione del modo di lavorare e dei processi aziendali.

Il BPR come strategia di gestione coraggiosa

Nelle grandi iniziative di trasformazione, è fondamentale distinguere la reingegnerizzazione dall’ottimizzazione. A differenza delle tipiche attività di ottimizzazione, la riprogettazione dei processi aziendali non prevede il miglioramento dei processi esistenti, ma la creazione di nuovi processi da zero che soddisfino pienamente le esigenze aziendali e le aspettative dei clienti. Un elemento chiave di un approccio moderno alla riprogettazione dei processi aziendali è il miglioramento continuo, che non deve essere l’eccezione ma la regola. La riprogettazione dei processi aziendali è una strategia di gestione per chi è coraggioso e lungimirante, senza legami emotivi. Fortunatamente, con i piani e gli strumenti giusti, può essere realizzata in modo indolore. Continua a leggere per scoprire come riprogettare i processi inefficienti.

Quali sono gli obiettivi principali del BPR?

La base per un’implementazione di successo è legata alla definizione degli obiettivi del progetto, che stabiliscono la direzione del cambiamento e facilitano la valutazione dei progressi. Gli obiettivi principali del BPR riguardano principalmente l’aumento dell’efficienza dell’organizzazione, sia dal punto di vista operativo che strategico.

Un’analisi approfondita e la riprogettazione dei processi possono portare a numerosi benefici. La riduzione dei costi operativi attraverso la reingegnerizzazione dei processi aziendali (BPR) è uno di questi. È anche possibile:

• eliminare le attività non necessarie e aumentare l’efficienza
• migliorare la qualità dei servizi e dei prodotti
• ridurre i tempi di evasione degli ordini
• adattarsi meglio alle esigenze del mercato e dei clienti

Obiettivi che guidano la trasformazione

La reingegnerizzazione dei processi aziendali può essere particolarmente utile quando un’azienda perde il suo vantaggio competitivo, ha problemi di performance o deve adattarsi a nuove condizioni tecnologiche. In questo modo l’organizzazione può operare in modo più rapido, efficiente, economico e di qualità. È un modo efficace per aumentare la competitività!

Cosa rende efficace la reingegnerizzazione? I principi fondamentali del BPR

Da un punto di vista pratico, la reingegnerizzazione dei processi aziendali richiede non solo coraggio, ma anche un cambio di mentalità: da funzionale a orientata ai processi. La chiave del successo è abbandonare le strutture funzionali tradizionali a favore di una visione delle operazioni aziendali basata sui processi. Come implementare il BPR? Al posto dei tradizionali dipartimenti funzionali, crea dei team che siano responsabili dell’intero processo, dall’inizio alla fine. In questo modo il lavoro è più coerente e meno frammentato. I ruoli dei dipendenti dovrebbero essere molto più ampi: ciò che conta è la flessibilità e la capacità di lavorare in diverse aree, non solo in una stretta specializzazione. I dipendenti dovrebbero anche acquisire maggiore indipendenza. Al posto del controllo costante, la fiducia e la responsabilità dei risultati assumono un ruolo più importante. Gli effetti del lavoro sono più importanti dell’attività stessa: ciò che fa davvero la differenza è la ricompensa. Il risultato è che i dipendenti non si limitano a svolgere dei compiti, ma creano un valore reale.

Le fasi e i principi del BPR si applicano anche alla struttura organizzativa. La struttura è semplificata e meno gerarchica, il che facilita la collaborazione di tutto il team. E per quanto riguarda i dati? Invece di file e documenti sparsi, c’è un’unica base di conoscenza comune a cui tutti possono accedere. Tutto questo ha un enorme impatto sull’efficacia del progetto.

Ti stai chiedendo come implementare le modifiche nell’ambito della reingegnerizzazione dei processi aziendali? Ecco una guida rapida.

Dipartimenti funzionali	👉	Team responsabili dell’intero processo
Obiettivi di portata limitata		Multitasking e lavoro interdisciplinare
Controllo in ogni fase		Maggiore autonomia e responsabilità per i dipendenti
Rendicontazione delle attività		Remunerazione per risultati reali
Gerarchia estesa		Struttura più piatta e flessibile
Dati distribuiti		Base di conoscenza centrale disponibile per le parti interessate

Da flussi di lavoro frammentati a processi integrati: la logica alla base del BPR

Il pensiero basato sui processi e la tecnologia come fattore abilitante

L’aumento dell’efficienza del BPR sarà supportato anche da una trasformazione dei processi end-to-end, cioè dalla gestione del processo nel suo complesso, dall’inizio alla fine. Inoltre, c’è la tecnologia. Il BPR e la trasformazione digitale vanno di pari passo. Oggi la tecnologia ci permette di rompere gli schemi automatizzando, integrando e scalando attività che prima richiedevano un intero esercito di dipendenti e centinaia di email.

Il processo di implementazione del BPR: dall'analisi alla trasformazione

Il processo di reingegnerizzazione non avviene da solo. Richiede una forte leadership e fasi d’azione chiaramente definite, in cui il leader gioca un ruolo fondamentale. Contrariamente alle apparenze, il leader del BPR non è il guardiano dei processi ma l’architetto del cambiamento. Il piano d’azione può essere suddiviso in cinque fasi, illustrate di seguito.

1. Analizzare lo stato attuale (processo as-is)

Un’analisi approfondita dello stato attuale delle cose implica uno sguardo sincero sulla realtà e la determinazione di ciò che funziona e di ciò che non funziona. Il ruolo di un analista aziendale non può essere sopravvalutato quando un’organizzazione vuole identificare efficacemente i punti deboli e i colli di bottiglia nei processi esistenti.

2. Seleziona i processi ad alto impatto da reingegnerizzare

Dopo tutto, Roma non è stata costruita in un giorno. È semplicemente impossibile fare tutto in una volta. Quando si selezionano i processi da reingegnerizzare, è meglio concentrarsi prima su quelli che causano le perdite maggiori o che hanno l’impatto più significativo sull’efficienza operativa. L’utilizzo del calcolo dei costi basato sulle attività nell’analisi dei processi aiuta a identificare le attività più costose e i punti in cui è possibile ottenere potenziali risparmi. Una buona guida alla mappatura dei processi ti permetterà di individuare gli elementi che rallentano il lavoro e i punti in cui è necessario apportare modifiche.

3. Progettare il nuovo processo (modello to-be)

È qui che avviene la magia. È il momento in cui una nuova realtà viene progettata tenendo conto dei clienti e degli obiettivi organizzativi. Suggerimento: quando si progetta un nuovo processo da zero, vale la pena di utilizzare strumenti e metodi di gestione moderni. Sempre più spesso le aziende si affidano a una struttura di project management per snellire le operazioni e migliorare la supervisione delle iniziative strategiche.

4. Implementare le modifiche

È il momento del cambiamento! Questa è la fase in cui il concetto attentamente pianificato inizia finalmente ad essere implementato, a partire dalla riorganizzazione strutturale, seguita dalle modifiche ai sistemi informatici e culminante nella formazione del team. Tutto deve essere messo a punto, cosa che potrebbe essere impossibile senza il coinvolgimento dei dipendenti. Seguire i principi di gestione del progetto è fondamentale per mantenere i progetti BPR in linea.

5. Monitorare e regolare

Ogni rivoluzione richiede una riflessione. Dopo aver implementato i cambiamenti, è fondamentale monitorare i risultati. È anche essenziale apportare le modifiche necessarie per garantire che tutto funzioni come previsto. L’implementazione di un quadro strategico di miglioramento dei processi supporta un cambiamento sostenibile.

Strumenti che supportano la reingegnerizzazione dei processi aziendali

La reingegnerizzazione dei processi aziendali richiede non solo una strategia ma anche gli strumenti giusti. Continua a leggere per conoscere gli strumenti più utilizzati per la reingegnerizzazione dei processi.

Strumenti di modellazione dei processi – BPMN, diagrammi EPC

La visualizzazione dei processi è la chiave del successo. Dopo tutto, niente organizza il caos come un buon diagramma! Il BPMN per la modellazione dei processi e la notazione grafica EPC facilitano la visualizzazione dei processi e la loro analisi nel contesto di decisioni, eventi e azioni.

Mappatura del flusso di valore (VSM)

Vuoi capire quali attività aggiungono effettivamente valore e quali generano scartoffie? La mappatura dei flussi di valore ti aiuterà a identificare le attività non necessarie e a evidenziare le opportunità di miglioramento. È la guida alla mappatura dei processi che ti permette di individuare facilmente i punti in cui le attività rallentano o si riducono.

Costi basati sulle attività (ABC)

Il costo basato sulle attività rivela il vero costo di uno specifico processo. Purtroppo, spesso è più di quanto si possa pensare. L’allocazione precisa dei costi alle singole attività e ai singoli processi nell’ABC è un supporto prezioso per il processo decisionale aziendale.

Automazione dei flussi di lavoro, sistemi ERP, strumenti di simulazione degli scenari

I sistemi di automazione dei flussi di lavoro e l’ERP nei progetti BPR agiscono come piloti automatici per le attività chiave – senza errori o ritardi, ma con il pieno controllo. Supportano l’esecuzione dei processi, automatizzano le attività ripetitive e consentono la simulazione di scenari di cambiamento. La gestione dei processi non è mai stata così semplice!

Strumento	Utilizzo	Punti di forza	Scenari consigliati
BPMN/ EPC	Modellazione dei processi	Visualizzazione chiara	Progettazione e analisi dei processi
VSM	Mappare il flusso di valore	Individuare sprechi e ritardi	Sforzi di miglioramento Lean
ABC	Prospetto dei costi	Informazioni accurate sui costi	Budgeting e controllo dei costi
ERP/Automazione	Eseguire e simulare	Velocità, controllo, precisione	Automatizzare e testare i processi

Confronto tra gli strumenti BPR

Quando il BPR è l'approccio giusto?

In pratica, il BPR agisce come un’arma di grosso calibro. Non si usa per un motivo qualsiasi. Quando ha senso la reingegnerizzazione dei processi aziendali?

Indicatori che indicano che un processo necessita di una riprogettazione completa

Quando i costi aumentano più velocemente dei ricavi, i clienti fuggono verso i concorrenti, i dipendenti si sentono frustrati e le procedure diventano obsolete, incapaci di tenere il passo con i progressi tecnologici. In questi casi, il BPR può rappresentare un punto di svolta, consentendo all’organizzazione di raggiungere un nuovo livello di competitività.

Sfide comuni nei progetti BPR e barriere al successo della reingegnerizzazione

Vale la pena ricordare che la BPR non è una panacea per tutti i mali aziendali. Come ogni cambiamento, la reingegnerizzazione dei processi aziendali comporta dei rischi. Tra questi, la resistenza dei dipendenti che temono il cambiamento o la mancanza di impegno da parte della dirigenza. Anche una diagnosi errata dei problemi e obiettivi troppo ambiziosi a fronte di risorse limitate sono fattori significativi. Come puoi vedere, con la giusta strategia per gestire ogni fase del ciclo di vita del progetto, il giusto team e i giusti strumenti, la reingegnerizzazione dei processi aziendali può trasformare il “andrà tutto bene” in “sappiamo dove stiamo andando”. Nelle aziende, non si tratta solo di fare le cose meglio, ma di farle in modo più intelligente.