Quantas ferramentas informáticas são utilizadas diariamente pelos gestores de projectos e pelas equipas de projeto?

Com o ritmo acelerado da automatização e digitalização dos processos, dependemos cada vez mais de ferramentas para apoiar as nossas tarefas diárias, especialmente na gestão e coordenação de múltiplos elementos do projeto. Isto levanta questões importantes: A utilização de todas as ferramentas disponíveis é eficiente? Será que o número de sistemas utilizados pelos gestores de projectos melhora os resultados do trabalho? Ou será suficiente uma ferramenta de gestão de projectos abrangente com funções essenciais? Vamos explorar as opções disponíveis e a forma como são utilizadas.

Utilização de várias ferramentas

As reflexões que se seguem dirigem-se tanto aos gestores de projectos que utilizam sistemas especializados e dedicados de gestão de projectos como aos que dependem de ferramentas informáticas dispersas de apoio à gestão de projectos. Muitas empresas que gerem vários projectos de importância variável para a empresa utilizam várias ferramentas informáticas dispersas e não integradas. Estas ferramentas incluem principalmente o Excel, MS Project, PowerPoint, Word, SharePoint, Outlook ou outro sistema de correio eletrónico, Teams ou Zoom, MS Planner, entre outros. Ao iniciar qualquer projeto complexo, é essencial começar com uma base: criar um calendário do projeto. A principal ferramenta que as empresas utilizam para este efeito não é o MS Project mas sim o Excel. Este programa oferece muitas possibilidades com fórmulas e, com alguma proficiência, pode ser usado para criar cronogramas de projectos básicos ou moderadamente complexos. No entanto, o Excel exige que os utilizadores conheçam funções especializadas que não são intuitivas, o que faz com que muitas vezes seja subutilizado por todos os membros da equipa do projeto. Além disso, em projectos que envolvem vários membros da equipa, o Excel oferece oportunidades limitadas para uma colaboração eficaz em grupo. Ainda assim, o Excel revela-se altamente eficaz na criação de orçamentos de projectos, dos quais muitas empresas dependem. O SharePoint, por outro lado, é frequentemente utilizado como um repositório de documentos, sendo uma solução bastante eficaz. Quando se trata de reportar o estado dos projectos, o Excel também desempenha um papel importante, apoiado por apresentações em PowerPoint. O Gabinete de Gestão de Projectos (PMO) prepara relatórios em Excel e resumos do estado dos projectos em apresentações PowerPoint, que são depois enviados à direção da empresa. A troca de informações é feita por correio eletrónico e, cada vez mais, são utilizadas ferramentas como o Teams ou o Zoom para a comunicação.

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Escolher uma ferramenta dedicada

O sistema descrito acima é funcional, mas altamente ineficiente nos tempos modernos. Com um conjunto de ferramentas tão disperso, a informação é frequentemente distorcida, não chega ao seu destino a tempo e as equipas de projeto e o pessoal do PMO gastam muito tempo em tarefas manuais que acrescentam pouco valor – tarefas que poderiam ser facilmente automatizadas. A melhor solução é, naturalmente, a implementação de uma ferramenta dedicada que apoie de forma abrangente a gestão de projectos e de carteiras, servindo simultaneamente como uma ferramenta fiável para reportar e verificar o estado dos projectos. Alguns podem argumentar que o problema não está nas ferramentas, mas na abordagem das pessoas à gestão de projectos, e eu concordo. No entanto, é crucial mudar simultaneamente o comportamento das pessoas – promovendo uma cultura de gestão de projectos – e digitalizar a empresa através da introdução de ferramentas de TI para apoiar o trabalho. O termo “PMO Digital” é cada vez mais comum e refere-se a Gabinetes de Gestão de Projectos que trabalham eficazmente utilizando ferramentas de TI robustas. Na minha opinião, esta é a única direção que vale a pena seguir no século XXI.