As reflexões que se seguem dirigem-se tanto aos gestores de projectos que utilizam sistemas especializados e dedicados de gestão de projectos como aos que dependem de ferramentas informáticas dispersas de apoio à gestão de projectos. Muitas empresas que gerem vários projectos de importância variável para a empresa utilizam várias ferramentas informáticas dispersas e não integradas. Estas ferramentas incluem principalmente o Excel, MS Project, PowerPoint, Word, SharePoint, Outlook ou outro sistema de correio eletrónico, Teams ou Zoom, MS Planner, entre outros. Ao iniciar qualquer projeto complexo, é essencial começar com uma base: criar um calendário do projeto. A principal ferramenta que as empresas utilizam para este efeito não é o MS Project mas sim o Excel. Este programa oferece muitas possibilidades com fórmulas e, com alguma proficiência, pode ser usado para criar cronogramas de projectos básicos ou moderadamente complexos. No entanto, o Excel exige que os utilizadores conheçam funções especializadas que não são intuitivas, o que faz com que muitas vezes seja subutilizado por todos os membros da equipa do projeto. Além disso, em projectos que envolvem vários membros da equipa, o Excel oferece oportunidades limitadas para uma colaboração eficaz em grupo. Ainda assim, o Excel revela-se altamente eficaz na criação de orçamentos de projectos, dos quais muitas empresas dependem. O SharePoint, por outro lado, é frequentemente utilizado como um repositório de documentos, sendo uma solução bastante eficaz. Quando se trata de reportar o estado dos projectos, o Excel também desempenha um papel importante, apoiado por apresentações em PowerPoint. O Gabinete de Gestão de Projectos (PMO) prepara relatórios em Excel e resumos do estado dos projectos em apresentações PowerPoint, que são depois enviados à direção da empresa. A troca de informações é feita por correio eletrónico e, cada vez mais, são utilizadas ferramentas como o Teams ou o Zoom para a comunicação.
O sistema descrito acima é funcional, mas altamente ineficiente nos tempos modernos. Com um conjunto de ferramentas tão disperso, a informação é frequentemente distorcida, não chega ao seu destino a tempo e as equipas de projeto e o pessoal do PMO gastam muito tempo em tarefas manuais que acrescentam pouco valor – tarefas que poderiam ser facilmente automatizadas. A melhor solução é, naturalmente, a implementação de uma ferramenta dedicada que apoie de forma abrangente a gestão de projectos e de carteiras, servindo simultaneamente como uma ferramenta fiável para reportar e verificar o estado dos projectos. Alguns podem argumentar que o problema não está nas ferramentas, mas na abordagem das pessoas à gestão de projectos, e eu concordo. No entanto, é crucial mudar simultaneamente o comportamento das pessoas – promovendo uma cultura de gestão de projectos – e digitalizar a empresa através da introdução de ferramentas de TI para apoiar o trabalho. O termo “PMO Digital” é cada vez mais comum e refere-se a Gabinetes de Gestão de Projectos que trabalham eficazmente utilizando ferramentas de TI robustas. Na minha opinião, esta é a única direção que vale a pena seguir no século XXI.