Hány informatikai eszközt használnak naponta a projektmenedzserek és a projektcsapatok?

Az automatizálás és a folyamatok digitalizálásának gyors ütemével egyre inkább az eszközökre támaszkodunk a mindennapi feladataink támogatásában, különösen a több projektelem irányításában és koordinálásában. Ez fontos kérdéseket vet fel: Hatékony-e az összes rendelkezésre álló eszköz használata? Javítja-e a projektmenedzserek által használt rendszerek száma a munkaeredményeket? Vagy elegendő lenne egyetlen átfogó, kulcsfontosságú funkciókat tartalmazó projektmenedzsmenteszköz? Vizsgáljuk meg a rendelkezésre álló lehetőségeket és azok felhasználási módját.

Különböző eszközök használata

A következő gondolatok mind a speciális, dedikált projektmenedzsment-rendszereket használó projektmenedzsereknek, mind pedig a projektmenedzsmentet támogató, szétszórt informatikai eszközökre támaszkodó projektmenedzsereknek szólnak. Sok vállalat, amely több, a vállalat számára különböző fontosságú projektet irányít, több szétszórt és nem integrált informatikai eszközt használ. Ezek az eszközök elsősorban az Excel, a MS Project, a PowerPoint, a Word, a SharePoint, az Outlook vagy más e-mail rendszer, a Teams vagy a Zoom, az MS Planner és mások. Bármely összetett projekt megkezdésekor elengedhetetlen, hogy az alapokkal kezdjük: a projekt ütemtervének elkészítésével. A cégek elsődleges eszköze erre a célra nem a MS Project, hanem az Excel. Ez a program számos lehetőséget kínál a képletekkel, és némi jártassággal alapvető vagy közepesen összetett projektütemezéseket lehet vele készíteni. Az Excel azonban megköveteli a felhasználóktól a speciális funkciók ismeretét, amelyek nem intuitívak, így gyakran a projektcsapat minden tagja nem használja ki kellőképpen. Emellett a több csapattagot érintő projektek esetében az Excel korlátozott lehetőségeket kínál a hatékony csoportos együttműködésre. Ennek ellenére az Excel rendkívül hatékony a projektköltségvetések készítésében, amelyre sok vállalat támaszkodik. A SharePointot viszont gyakran használják dokumentumtárként, és ez egy meglehetősen hatékony megoldás. A projektek állapotáról szóló jelentések készítésekor szintén jelentős szerepet játszik az Excel, amelyet PowerPoint prezentációk támogatnak. A projektmenedzsment iroda (PMO) Excelben készít jelentéseket, az összefoglaló státuszokat pedig PowerPoint prezentációkban, amelyeket aztán elküldenek a vállalat vezetőségének. Az információcsere e-mailben történik, és egyre gyakrabban használnak olyan eszközöket, mint a Teams vagy a Zoom a kommunikációhoz.

Lásd még

Hogyan készítsünk projekt ütemtervet? Tanuljon gyakorlati példán!

Tovább a cikkhez

Dedikált eszköz kiválasztása

A fent leírt rendszer működőképes, de a modern időkben rendkívül kevéssé hatékony. Ilyen szétszórt eszközkészlet mellett az információk gyakran torzulnak, nem érnek célba időben, és a projektcsapatok és a PMO munkatársai jelentős időt töltenek olyan manuális feladatokkal, amelyek kevés hozzáadott értéket képviselnek – olyan feladatokkal, amelyek könnyen automatizálhatók lennének. A legjobb megoldás természetesen egy olyan dedikált eszköz bevezetése, amely átfogóan támogatja a projekt- és portfóliómenedzsmentet, miközben megbízható eszközként szolgál a projektek állapotának jelentésére és ellenőrzésére. Egyesek azt állítják, hogy a probléma nem az eszközökben, hanem az emberek projektmenedzsmenthez való hozzáállásában rejlik, és ezzel egyet is értek. Azonban döntő fontosságú, hogy egyszerre változtassuk meg az emberek viselkedését – a projektmenedzsment-kultúra kialakítását – és digitalizáljuk a vállalatot a munkát támogató informatikai eszközök bevezetésével. A „digitális PMO ” kifejezés egyre inkább elterjedt, és olyan projektmenedzsment irodákra utal, amelyek hatékony munkát végeznek robusztus IT-eszközökkel. Véleményem szerint ez az egyetlen irány, amelyet érdemes követni a 21. században.