Combien d'outils informatiques sont utilisés quotidiennement par les chefs de projet et les équipes de projet ?

Avec le rythme rapide de l’automatisation et de la numérisation des processus, nous nous appuyons de plus en plus sur des outils pour nous aider dans nos tâches quotidiennes, en particulier pour gérer et coordonner de multiples éléments de projet. Cela soulève des questions importantes : L’utilisation de tous les outils disponibles est-elle efficace ? Le nombre de systèmes utilisés par les gestionnaires de projet améliore-t-il les résultats du travail ? Ou bien un seul outil de gestion de projet complet doté de fonctions clés suffirait-il ? Examinons les options disponibles et la manière dont elles sont utilisées.

Utilisation de divers outils

Les réflexions qui suivent s’adressent à la fois aux gestionnaires de projets qui utilisent des systèmes spécialisés et dédiés à la gestion de projets et à ceux qui s’appuient sur des outils informatiques dispersés pour la gestion de projets. De nombreuses entreprises gérant plusieurs projets d’importance variable pour l’entreprise utilisent plusieurs outils informatiques dispersés et non intégrés. Ces outils comprennent principalement Excel, MS Project, PowerPoint, Word, SharePoint, Outlook ou un autre système de messagerie électronique, Teams ou Zoom, MS Planner, et d’autres encore. Au début de tout projet complexe, il est essentiel de commencer par une base : la création d’un calendrier de projet. Le principal outil utilisé par les entreprises à cette fin n’est pas MS Project mais Excel. Ce programme offre de nombreuses possibilités de formules et, avec une certaine maîtrise, il peut être utilisé pour créer des calendriers de projets basiques ou modérément complexes. Cependant, Excel exige des utilisateurs qu’ils connaissent des fonctions spécialisées qui ne sont pas intuitives, ce qui fait qu’il est souvent sous-utilisé par tous les membres de l’équipe de projet. En outre, dans les projets impliquant plusieurs membres de l’équipe, Excel offre peu de possibilités de collaboration efficace au sein du groupe. Néanmoins, Excel s’avère très efficace pour créer des budgets de projet, ce dont dépendent de nombreuses entreprises. SharePoint, quant à lui, est souvent utilisé comme référentiel de documents, et c’est une solution assez efficace. Lorsqu’il s’agit de rendre compte de l’état d’avancement d’un projet, Excel joue également un rôle important, soutenu par des présentations PowerPoint. Le bureau de gestion de projet (PMO) prépare des rapports dans Excel et des états récapitulatifs dans des présentations PowerPoint, qui sont ensuite envoyés à la direction de l’entreprise. L’échange d’informations se fait par courrier électronique et, de plus en plus, des outils tels que Teams ou Zoom sont utilisés pour la communication.

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Choisir un outil dédié

Le système décrit ci-dessus est fonctionnel mais très inefficace à l’heure actuelle. Avec un ensemble d’outils aussi dispersés, les informations sont souvent déformées, n’arrivent pas à destination à temps et les équipes de projet et le personnel du PMO consacrent beaucoup de temps à des tâches manuelles qui n’apportent que peu de valeur ajoutée – des tâches qui pourraient facilement être automatisées. La meilleure solution consiste évidemment à mettre en œuvre un outil dédié qui prenne en charge de manière complète la gestion des projets et des portefeuilles, tout en servant d’outil fiable pour le reporting et la vérification de l’état d’avancement des projets. Certains diront que le problème ne réside pas dans les outils mais dans l’approche de la gestion de projet, et je suis d’accord avec eux. Cependant, il est crucial de changer simultanément le comportement des personnes – en encourageant une culture de gestion de projet – et de numériser l’entreprise en introduisant des outils informatiques pour soutenir le travail. Le terme « Digital PMO » est de plus en plus courant et désigne les bureaux de gestion de projet qui travaillent efficacement à l’aide d’outils informatiques robustes. À mon avis, c’est la seule direction qui vaille la peine d’être suivie au XXIe siècle.