Ile narzędzi IT wykorzystuje w swojej codziennej pracy Kierownik Projektu oraz zespoły projektowe?

W związku z postępującą w zawrotnym tempie automatyzacją i cyfryzacja procesów, w swoim życiu codziennym, a przede wszystkim w pracy, polegającej na koordynowaniu wielu elementów, wykorzystujemy coraz więcej narzędzi odciążających nas w poszczególnych czynnościach. W wyścigu firm konkurujących o dostęp do najnowszych technologii, pojawiają się pytania – czy korzystanie ze wszystkich oferowanych narzędzi jest dla nas efektywne? Czy większa ilość systemów, z których korzystają kierownicy projektów wpływa pozytywnie na wyniki pracy? A może wystarczyłby jeden program do zarządzania projektami, posiadający kluczowe funkcje? Przyjrzyjmy się poniżej dostępnym możliwościom oraz sposobie ich wykorzystania.

Wykorzystywanie poszczególnych narzędzi

Oczywiście poniższe przemyślenia, skierowane są zarówno do kierowników projektów, którzy w swojej pracy wykorzystują wyspecjalizowany, dedykowany system do zarządzania projektami jak też dla tych, którzy w swojej pracy korzystają z rozproszonych narzędzi informatycznych wspierających zarządzanie projektami.

Wiele firm, które zarządzają jednocześnie kilkoma projektami o różnej wadze dla przedsiębiorstwa, korzystają w tym celu z wielu rozproszonych i niezintegrowanych ze sobą narzędzi informatycznych. Te narzędzia to przede wszystkim: Excel, MS Project, Power Point, Word, Sharepoint, Outlook albo inny system poczty elektronicznej, Teamsy bądź Zoom, MS Planner czy też inne.

Realizując każdy kompleksowy projekt konieczne jest zaczęcie od podstaw, czyli od stworzenia harmonogramu projektu. Podstawowym narzędziem, z którego korzystają firmy w tym celu nie jest MS Project, ale Excel. Program ten oferuje dużo możliwości, jeśli chodzi o użycie formuł i przy pewnych umiejętnościach pracy z tym narzędziem da się zrobić podstawowy, bądź średnio-rozbudowany harmonogram projektu. Trzeba pamiętać jednak, że Excel wymaga znajomości specjalistycznych funkcji przez użytkownika, które ciężko nazwać intuicyjnymi, przez co często jest narzędziem, które nie jest wykorzystywane w równym stopniu, przez wszystkie osoby biorące udział w projekcie. Podczas realizacji projektów, w których uczestniczy co najmniej kilku członków zespołu projektowego Excel daje bardzo ograniczone możliwości efektywnej pracy grupowej. Program Excel jest także wykorzystywany przez wiele firm w celu tworzenia budżetów projektów i tutaj, co należy podkreślić, Excel w tej roli mocno się sprawdza.

Program Sharepoint wykorzystywany jest natomiast jako repozytorium dokumentów i akurat jest to dość efektywne rozwiązanie.

Przejdźmy do raportowania statusu projektów- tutaj też dużą rolę odgrywa Excel wspomagany przez prezentacje w Power Point. Biuro Zarządzania Projektami przygotowuje raporty w Excelu oraz statusy podsumowujące przebieg projektów w prezentacjach .ppt i wysyła je do kierownictwa firmy. Wymiana informacji odbywa się w mailach a obecnie często do komunikacji wykorzystywane są Teamsy albo Zoom.

Zobacz również

Jak stworzyć harmonogram projektu? Zobacz praktyczny przykład!

Przejdź do artykułu

Wybór dedykowanego narzędzia

System pracy opisany powyżej jest możliwy, natomiast w obecnych czasach jest dość nieefektywny. Przy tak rozproszonej ilości narzędzi, szereg informacji jest zniekształconych, nie dociera na czas, jak również zespoły projektowe i pracownicy PMO poświęcają dużo czasu na manualne czynności, nie dodające wartości dodanej których z łatwością można uniknąć.

Oczywiście najlepszym rozwiązaniem jest wdrożenie dedykowanego narzędzia, które kompleksowo wspiera zarządzanie projektami jak i portfelami projektów, a także będzie rzetelnym narzędziem raportowania oraz weryfikacji statusu realizowanych projektów. Jeśli pojawią się teraz głosy, że problem nie tkwi w narzędziach tylko w podejściu ludzi do zarządzania projektami to z takim stwierdzeniem się zgodzę. Nie zmienia to jednak faktu, że najlepiej jednocześnie zmieniać zachowania ludzi- czyli budować kulturę zarządzania projektami oraz informatyzować firmę, a więc wprowadzać narzędzia IT wspomagające pracę. Coraz częściej można spotkać określenie „Cyfrowe PMO” – dotyczy ono właśnie Biur Zarządzania Projektami, które bardzo efektywnie pracują wykorzystując dobre narzędzia informatyczne. Wg mnie w dwudziestym pierwszym wieku jest to jedyny kierunek, w jakim warto podążać.