Kolik IT nástrojů denně používají projektoví manažeři a projektové týmy?

S rychlým tempem automatizace a digitalizace procesů se stále více spoléháme na nástroje, které nám pomáhají při plnění každodenních úkolů, zejména při řízení a koordinaci více projektových prvků. To vyvolává důležité otázky: Je používání všech dostupných nástrojů efektivní? Zlepšuje počet systémů používaných projektovými manažery výsledky práce? Nebo by stačil jeden komplexní nástroj pro řízení projektů s klíčovými funkcemi? Prozkoumejme dostupné možnosti a jejich využití.

Použití různých nástrojů

Následující úvahy jsou určeny jak projektovým manažerům, kteří používají specializované systémy pro řízení projektů, tak těm, kteří se spoléhají na rozptýlené IT nástroje podporující řízení projektů. Mnoho společností, které řídí více projektů různého významu pro podnik, používá několik rozptýlených a neintegrovaných IT nástrojů. Mezi tyto nástroje patří především Excel, MS Project, PowerPoint, Word, SharePoint, Outlook nebo jiný e-mailový systém, Teams nebo Zoom, MS Planner a další. Při zahájení jakéhokoli složitého projektu je nezbytné začít od základu: vytvořením harmonogramu projektu. Primárním nástrojem, který firmy k tomuto účelu používají, není MS Project, ale Excel. Tento program nabízí mnoho možností pomocí vzorců a při určité zběhlosti jej lze použít k vytvoření základních nebo středně složitých projektových harmonogramů. Excel však vyžaduje od uživatelů znalost specializovaných funkcí, které nejsou intuitivní, a proto jej často nevyužívají všichni členové projektového týmu. V projektech, na kterých se podílí více členů týmu, navíc Excel nabízí omezené možnosti efektivní skupinové spolupráce. Přesto se Excel osvědčuje jako velmi efektivní nástroj pro tvorbu projektových rozpočtů, na které se spoléhá mnoho firem. SharePoint se naopak často používá jako úložiště dokumentů, což je poměrně efektivní řešení. Pokud jde o vykazování stavu projektu, hraje Excel také významnou roli, podporovaný prezentacemi v aplikaci PowerPoint. Kancelář řízení projektů (PMO) připravuje zprávy v Excelu a souhrnné stavy v prezentacích PowerPoint, které jsou pak zasílány vedení společnosti. Výměna informací probíhá prostřednictvím e-mailu a stále častěji se ke komunikaci používají nástroje jako Teams nebo Zoom.

Viz více

Jak vytvořit harmonogram projektu? Učte se na praktickém příkladu!

Přejít na článek

Výběr specializovaného nástroje

Výše popsaný systém je funkční, ale v moderní době velmi neefektivní. S takto rozptýleným souborem nástrojů dochází často ke zkreslení informací, které se nedostanou včas na místo určení, a projektové týmy a pracovníci PMO tráví značnou část času manuálními úkoly, které mají jen malou přidanou hodnotu – úkoly, které by mohly být snadno automatizovány. Nejlepším řešením je samozřejmě zavedení specializovaného nástroje, který komplexně podporuje řízení projektů a portfolia a zároveň slouží jako spolehlivý nástroj pro podávání zpráv a ověřování stavu projektů. Někdo může namítnout, že problém nespočívá v nástrojích, ale v přístupu lidí k řízení projektů, a já bych s ním souhlasil. Je však nezbytné současně změnit chování lidí – podpořit kulturu projektového řízení – a digitalizovat společnost zavedením IT nástrojů pro podporu práce. Stále častěji se používá termín „digitální PMO „, který označuje kanceláře projektového řízení, které efektivně pracují s využitím robustních IT nástrojů. Podle mého názoru je to jediný směr, který stojí za to v 21. století sledovat.