Wie viele IT-Tools werden täglich von Projektmanagern und Projektteams verwendet?

Mit dem rasanten Tempo der Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen verlassen wir uns zunehmend auf Tools, die uns bei unseren täglichen Aufgaben unterstützen, insbesondere bei der Verwaltung und Koordination mehrerer Projektelemente. Dies wirft wichtige Fragen auf: Ist die Verwendung aller verfügbaren Tools effizient? Verbessert die Anzahl der von den Projektmanagern verwendeten Systeme die Arbeitsergebnisse? Oder würde ein umfassendes Projektmanagement-Tool mit den wichtigsten Funktionen ausreichen? Lassen Sie uns die verfügbaren Optionen und ihre Nutzung untersuchen.

Verschiedene Tools verwenden

Die folgenden Überlegungen richten sich sowohl an Projektmanager, die spezialisierte, dedizierte Projektmanagementsysteme verwenden, als auch an diejenigen, die sich auf verstreute IT-Tools zur Unterstützung des Projektmanagements verlassen. Viele Unternehmen, die mehrere Projekte von unterschiedlicher Bedeutung für das Unternehmen verwalten, verwenden mehrere verstreute und nicht integrierte IT-Tools. Zu diesen Tools gehören vor allem Excel, MS Project, PowerPoint, Word, SharePoint, Outlook oder ein anderes E-Mail-System, Teams oder Zoom, MS Planner und andere. Wenn Sie ein komplexes Projekt beginnen, ist es wichtig, mit einer Grundlage zu beginnen: der Erstellung eines Projektplans. Das wichtigste Tool, das Unternehmen zu diesem Zweck verwenden, ist nicht MS Project, sondern Excel. Dieses Programm bietet viele Möglichkeiten mit Formeln, und mit etwas Geschick können Sie damit einfache oder mäßig komplexe Projektpläne erstellen. Allerdings erfordert Excel von den Benutzern die Kenntnis spezieller Funktionen, die nicht intuitiv sind, so dass es oft nicht von allen Mitgliedern des Projektteams genutzt wird. Außerdem bietet Excel bei Projekten, an denen mehrere Teammitglieder beteiligt sind, nur begrenzte Möglichkeiten für eine effektive Zusammenarbeit in der Gruppe. Dennoch erweist sich Excel als äußerst effektiv für die Erstellung von Projektbudgets, auf die viele Unternehmen angewiesen sind. SharePoint hingegen wird häufig als Dokumentenspeicher verwendet, und das ist eine recht effektive Lösung. Wenn es um die Berichterstattung über den Projektstatus geht, spielt Excel ebenfalls eine wichtige Rolle, unterstützt durch PowerPoint-Präsentationen. Das Project Management Office (PMO) erstellt Berichte in Excel und zusammenfassende Statusberichte in PowerPoint-Präsentationen, die dann an die Unternehmensleitung geschickt werden. Der Informationsaustausch erfolgt per E-Mail, und zunehmend werden Tools wie Teams oder Zoom für die Kommunikation eingesetzt.

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Auswahl eines speziellen Tools

Das oben beschriebene System ist zwar funktional, aber in der heutigen Zeit äußerst ineffizient. Mit einem derart verstreuten Satz von Tools werden Informationen oft verzerrt, erreichen ihr Ziel nicht rechtzeitig und die Projektteams und PMO-Mitarbeiter verbringen viel Zeit mit manuellen Aufgaben, die wenig Mehrwert bringen – Aufgaben, die leicht automatisiert werden könnten. Die beste Lösung ist natürlich die Implementierung eines speziellen Tools, das das Projekt- und Portfoliomanagement umfassend unterstützt und gleichzeitig als zuverlässiges Werkzeug für die Berichterstattung und Überprüfung des Projektstatus dient. Einige mögen argumentieren, dass das Problem nicht bei den Tools liegt, sondern bei der Herangehensweise der Menschen an das Projektmanagement, und ich würde dem zustimmen. Es ist jedoch entscheidend, gleichzeitig das Verhalten der Menschen zu ändern – eine Projektmanagement-Kultur zu fördern – und das Unternehmen zu digitalisieren, indem IT-Tools zur Unterstützung der Arbeit eingeführt werden. Der Begriff „Digitales PMO“ wird immer häufiger verwendet und bezieht sich auf Projektmanagementbüros, die effektiv mit robusten IT-Tools arbeiten. Meiner Meinung nach ist dies die einzige Richtung, die es im 21. Jahrhundert wert ist, verfolgt zu werden.