Quanti strumenti informatici vengono utilizzati quotidianamente dai Project Manager e dai team di progetto?

Con il rapido ritmo dell’automazione e della digitalizzazione dei processi, ci affidiamo sempre più spesso a strumenti per supportare le nostre attività quotidiane, soprattutto nella gestione e nel coordinamento di più elementi del progetto. Ciò solleva importanti domande: L’utilizzo di tutti gli strumenti disponibili è efficiente? Il numero di sistemi utilizzati dai Project Manager migliora i risultati del lavoro? Oppure è sufficiente un unico strumento di gestione del progetto completo di funzioni chiave? Esploriamo le opzioni disponibili e il loro utilizzo.

Utilizzo di vari strumenti

Le riflessioni che seguono sono rivolte sia ai project manager che utilizzano sistemi di gestione dei progetti specializzati e dedicati, sia a quelli che si affidano a strumenti informatici sparsi a supporto della gestione dei progetti. Molte aziende che gestiscono più progetti di varia importanza per l’impresa utilizzano diversi strumenti informatici dispersi e non integrati tra loro. Questi strumenti includono principalmente Excel, MS Project, PowerPoint, Word, SharePoint, Outlook o un altro sistema di posta elettronica, Teams o Zoom, MS Planner e altri. Quando si inizia un progetto complesso, è fondamentale partire da una base: la creazione di un programma di progetto. Lo strumento principale che le aziende utilizzano a questo scopo non è MS Project ma Excel. Questo programma offre molte possibilità con le formule e, con un po’ di esperienza, può essere utilizzato per creare piani di progetto di base o moderatamente complessi. Tuttavia, Excel richiede agli utenti la conoscenza di funzioni specializzate che non sono intuitive, il che lo rende spesso poco utilizzato da tutti i membri del team di progetto. Inoltre, nei progetti che coinvolgono diversi membri del team, Excel offre limitate opportunità di collaborazione di gruppo. Tuttavia, Excel si rivela molto efficace per la creazione di budget di progetto, su cui molte aziende fanno affidamento. SharePoint, invece, viene spesso utilizzato come archivio di documenti e rappresenta una soluzione piuttosto efficace. Anche per quanto riguarda la rendicontazione degli stati di avanzamento dei progetti, Excel svolge un ruolo importante, supportato dalle presentazioni in PowerPoint. L’ufficio di gestione dei progetti (PMO) prepara dei report in Excel e degli stati di avanzamento in presentazioni PowerPoint, che vengono poi inviati alla direzione aziendale. Lo scambio di informazioni avviene tramite e-mail e, sempre più spesso, per comunicare si utilizzano strumenti come Teams o Zoom.

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Scegliere uno strumento dedicato

Il sistema descritto sopra è funzionale ma altamente inefficiente nei tempi moderni. Con un insieme di strumenti così dispersi, le informazioni spesso vengono distorte, non arrivano a destinazione in tempo e i team di progetto e il personale del PMO spendono molto tempo in attività manuali che aggiungono poco valore, attività che potrebbero essere facilmente automatizzate. La soluzione migliore, ovviamente, è l’implementazione di uno strumento dedicato che supporti in modo completo la gestione dei progetti e del portafoglio e che funga da strumento affidabile per la reportistica e la verifica dello stato dei progetti. Alcuni potrebbero sostenere che il problema non risiede negli strumenti ma nell’approccio delle persone alla gestione dei progetti, e io sono d’accordo. Tuttavia, è fondamentale cambiare contemporaneamente il comportamento delle persone, promuovendo una cultura di project management, e digitalizzare l’azienda introducendo strumenti informatici a supporto del lavoro. Il termine “Digital PMO” è sempre più comune e si riferisce agli uffici di gestione dei progetti che lavorano in modo efficace utilizzando solidi strumenti informatici. A mio avviso, questa è l’unica direzione che vale la pena perseguire nel 21° secolo.