¿Cuántas herramientas informáticas utilizan a diario los Jefes de Proyecto y los equipos de proyecto?

Con el rápido ritmo de automatización y digitalización de los procesos, cada vez dependemos más de las herramientas para apoyar nuestras tareas diarias, especialmente en la gestión y coordinación de múltiples elementos del proyecto. Esto plantea cuestiones importantes: ¿Es eficaz utilizar todas las herramientas disponibles? ¿El número de sistemas utilizados por los gestores de proyectos mejora los resultados del trabajo? ¿O bastaría con una herramienta integral de gestión de proyectos con funciones clave? Exploremos las opciones disponibles y cómo se utilizan.

Utilizar varias herramientas

Las siguientes reflexiones van dirigidas tanto a los gestores de proyectos que utilizan sistemas de gestión de proyectos especializados y dedicados, como a los que confían en herramientas informáticas dispersas de apoyo a la gestión de proyectos. Muchas empresas que gestionan múltiples proyectos de importancia variable para la empresa utilizan varias herramientas informáticas dispersas y no integradas. Estas herramientas incluyen principalmente Excel, MS Project, PowerPoint, Word, SharePoint, Outlook u otro sistema de correo electrónico, Teams o Zoom, MS Planner y otras. Al iniciar cualquier proyecto complejo, es esencial empezar por una base: crear un calendario del proyecto. La principal herramienta que utilizan las empresas para este fin no es MS Project, sino Excel. Este programa ofrece muchas posibilidades con fórmulas y, con cierta destreza, puede utilizarse para crear calendarios de proyectos básicos o moderadamente complejos. Sin embargo, Excel requiere que los usuarios conozcan funciones especializadas que no son intuitivas, lo que a menudo hace que sea infrautilizado por todos los miembros del equipo del proyecto. Además, en los proyectos en los que participan varios miembros del equipo, Excel ofrece oportunidades limitadas para una colaboración eficaz en grupo. Aun así, Excel resulta muy eficaz para crear presupuestos de proyectos, en los que confían muchas empresas. SharePoint, por otra parte, se utiliza a menudo como repositorio de documentos, y es una solución bastante eficaz. Cuando se trata de informar sobre el estado de los proyectos, Excel también desempeña un papel importante, apoyado por las presentaciones de PowerPoint. La Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) prepara informes en Excel y estados resumidos en presentaciones de PowerPoint, que luego se envían a la dirección de la empresa. El intercambio de información se realiza por correo electrónico y, cada vez más, se utilizan herramientas como Teams o Zoom para la comunicación.

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Elegir una herramienta específica

El sistema descrito anteriormente es funcional, pero muy ineficaz en los tiempos modernos. Con un conjunto de herramientas tan disperso, la información a menudo se distorsiona, no llega a su destino a tiempo y los equipos de proyecto y el personal de la PMO dedican mucho tiempo a tareas manuales que aportan poco valor, tareas que podrían automatizarse fácilmente. La mejor solución, por supuesto, es implantar una herramienta dedicada que respalde de forma integral la gestión de proyectos y carteras, al tiempo que sirva como herramienta fiable para informar y verificar el estado de los proyectos. Algunos pueden argumentar que el problema no radica en las herramientas, sino en el enfoque de la gestión de proyectos por parte de las personas, y yo estaría de acuerdo. Sin embargo, es crucial cambiar simultáneamente el comportamiento de las personas -fomentar una cultura de gestión de proyectos- y digitalizar la empresa introduciendo herramientas informáticas de apoyo al trabajo. El término «PMO digital» es cada vez más común y se refiere a las Oficinas de Gestión de Proyectos que trabajan eficazmente utilizando sólidas herramientas informáticas. En mi opinión, ésta es la única dirección que merece la pena seguir en el siglo XXI.