Câte instrumente IT sunt utilizate zilnic de managerii de proiect și de echipele de proiect?
Odată cu ritmul rapid al automatizării și digitalizării proceselor, ne bazăm din ce în ce mai mult pe instrumente pentru a ne sprijini în sarcinile zilnice, în special în gestionarea și coordonarea mai multor elemente de proiect. Acest lucru ridică întrebări importante: Este eficientă utilizarea tuturor instrumentelor disponibile? Numărul de sisteme utilizate de managerii de proiect îmbunătățește rezultatele muncii? Sau ar fi suficient un singur instrument cuprinzător de gestionare a proiectelor cu funcții-cheie? Să explorăm opțiunile disponibile și modul în care acestea sunt utilizate.
Utilizarea diferitelor instrumente
Următoarele reflecții se adresează atât managerilor de proiect care utilizează sisteme specializate și dedicate de gestionare a proiectelor, cât și celor care se bazează pe instrumente IT dispersate care sprijină gestionarea proiectelor. Multe întreprinderi care gestionează mai multe proiecte de importanță variabilă pentru întreprindere utilizează mai multe instrumente IT dispersate și neintegrate. Aceste instrumente includ în principal Excel, MS Project, PowerPoint, Word, SharePoint, Outlook sau un alt sistem de e-mail, Teams sau Zoom, MS Planner și altele. La demararea oricărui proiect complex, este esențial să se înceapă cu o bază: crearea unui calendar al proiectului. Instrumentul principal utilizat de companii în acest scop nu este MS Project, ci Excel. Acest program oferă multe posibilități cu ajutorul formulelor și, cu o anumită competență, poate fi utilizat pentru a crea planificări de proiect de bază sau moderat complexe. Cu toate acestea, Excel necesită ca utilizatorii să cunoască funcții specializate care nu sunt intuitive, ceea ce îl face adesea să fie subutilizat de toți membrii echipei de proiect. În plus, în proiectele care implică mai mulți membri ai echipei, Excel oferă oportunități limitate pentru colaborarea eficientă în grup. Cu toate acestea, Excel se dovedește foarte eficient pentru crearea bugetelor proiectelor, pe care se bazează multe companii. SharePoint, pe de altă parte, este adesea utilizat ca depozit de documente, iar aceasta este o soluție destul de eficientă. În ceea ce privește raportarea stadiului proiectelor, Excel joacă, de asemenea, un rol important, susținut de prezentările PowerPoint. Biroul de gestionare a proiectelor (PMO) întocmește rapoarte în Excel și situații rezumative în prezentări PowerPoint, care sunt apoi trimise conducerii companiei. Schimbul de informații are loc prin e-mail și, din ce în ce mai mult, pentru comunicare sunt utilizate instrumente precum Teams sau Zoom.
Learn how to create a project schedule to achievement of the project goals.
Alegerea unui instrument dedicat
Sistemul descris mai sus este funcțional, dar extrem de ineficient în epoca modernă. Cu un astfel de set dispersat de instrumente, informațiile sunt adesea distorsionate, nu ajung la destinație la timp, iar echipele de proiect și personalul PMO petrec mult timp cu sarcini manuale care adaugă puțină valoare – sarcini care ar putea fi ușor automatizate. Cea mai bună soluție este, desigur, implementarea unui instrument dedicat care să sprijine în mod cuprinzător gestionarea proiectelor și a portofoliului, servind în același timp drept instrument fiabil pentru raportarea și verificarea stadiului proiectelor. Unii ar putea susține că problema nu constă în instrumente, ci în abordarea oamenilor față de gestionarea proiectelor, iar eu aș fi de acord. Cu toate acestea, este esențial să schimbăm simultan comportamentul oamenilor – promovând o cultură a managementului proiectelor – și să digitalizăm compania prin introducerea unor instrumente IT care să sprijine activitatea. Termenul „Digital PMO” este din ce în ce mai comun și se referă la birourile de gestionare a proiectelor care lucrează eficient folosind instrumente IT robuste. În opinia mea, aceasta este singura direcție care merită urmărită în secolul XXI.
