Product Breakdown Structure (PBS) – Como organizar o âmbito do teu projeto de forma inteligente?

O que é uma estrutura de decomposição do produto (PBS)?

Uma Estrutura Analítica do Produto é simplesmente um mapa hierárquico das tarefas a realizar. No entanto, em vez de se concentrar nas tarefas, a PBS concentra-se no que deve ser criado como resultado do projeto. Na prática, isto significa dividir o produto final principal em componentes mais pequenos e mais fáceis de gerir – até ao nível em que a responsabilidade pela sua criação pode ser atribuída. Isto permite definir claramente o que tem de ser entregue antes de a equipa do projeto começar a pensar em como e quando o fazer.

Um modelo hierárquico dos resultados do teu projeto

Imagina que um projeto é uma árvore. No topo está o fruto principal dos esforços da equipa do projeto, ou seja, o produto final. Abaixo estão os ramos, que são os componentes principais. Estes, por sua vez, ramificam-se em elementos ainda mais pequenos, até às folhas, que são os componentes mais pequenos que têm de ser criados. Esta estrutura hierárquica facilita a compreensão do objetivo final do projeto e da forma como o todo se relaciona com os seus elementos individuais. É importante notar que a estrutura do PBS se concentra exclusivamente nos resultados e não nas tarefas ou actividades.

Definir o “quê” antes do “como” e do “quando”

Um dos erros mais comuns cometidos pelas equipas de projeto é começar a trabalhar estabelecendo um calendário e atribuindo tarefas sem um resultado claramente definido. Muitos projectos falham não porque a equipa não sabia como fazer algo, mas porque não tinha a certeza absoluta do que era suposto ser feito.

A estrutura analítica do produto inverte esta ordem – organiza o âmbito do projeto, centrando-se nos resultados e não nas actividades. Afinal de contas, só quando é claro o que deve ser entregue é que uma equipa pode planear de forma significativa como e quando será feito. Desta forma, o âmbito e o calendário do projeto não são elementos reunidos ao acaso, mas sim partes logicamente relacionadas de um plano em que o calendário decorre diretamente do âmbito previamente definido e organizado.

Uma estrutura clara do âmbito do projeto elimina as ambiguidades e incertezas na fase de planeamento. Isto é particularmente valioso para projectos complexos, em várias fases ou realizados por equipas distribuídas.

Como construir um PBS? É fácil! Começa com o produto final, decompõe-no em componentes-chave e divide cada componente em subcomponentes mais pequenos e fáceis de gerir.

4 benefícios principais da utilização do PBS em projectos

Agora que já sabes como definir o âmbito do projeto com o PBS, está na altura de o pôr em prática! Porque é que vale a pena? Aqui estão os benefícios mais importantes da decomposição do escopo do projeto.

1. Compreende melhor o âmbito completo do produto

Não há nada pior do que uma situação em que todos entendem o objetivo do projeto de forma diferente. Com o PBS, toda a equipa do projeto, bem como as partes interessadas, podem ver a preto e branco em que consiste o produto final. Cada elemento é identificado e depois colocado nos contextos apropriados. Como resultado, reduz o risco de mal-entendidos, alterações de âmbito e expectativas divergentes. Menos adivinhações e mais clareza é sempre uma receita comprovada para o sucesso!

2. Planeamento mais eficiente

Quando a equipa do projeto sabe o que tem de ser feito, é mais fácil determinar as acções necessárias, quem as deve executar e quando devem ser realizadas. A estrutura analítica do produto cria uma base sólida para o planeamento de acções futuras e para a atribuição de recursos, e o calendário deixa de ser um conjunto de tarefas soltas. Torna-se um caminho logicamente estruturado que conduz a um resultado específico.

3. Melhoria da qualidade e do acompanhamento dos progressos

Decompondo a estrutura do produto em projeto, é muito mais fácil acompanhar o progresso e verificar a qualidade em cada fase. Nunca foi tão fácil acompanhar o trabalho, verificar a sua conformidade com as especificações e detetar quaisquer desvios em relação aos parâmetros previstos!

4. Comunicação mais clara com as partes interessadas

A estrutura analítica do produto também simplifica a comunicação, tanto no seio da equipa do projeto como com as partes interessadas externas. Com a PBS, podes apresentar claramente o âmbito do projeto aos clientes, patrocinadores e outras partes interessadas. Esta estrutura mostra claramente o que vai ser entregue, evitando assim expectativas contraditórias. É também um ponto de referência valioso quando se trata de informar sobre o progresso do trabalho.

Como construir um PBS em 3 passos simples

Como criar um PBS em projectos Agile ou Waterfall? É um processo relativamente simples que pode ser concluído em três etapas fáceis.

Passo 1: Define o produto ou serviço final

Começa por definir claramente o resultado principal que pretendes alcançar com o projeto. Sem isso, não chegarás a lado nenhum! O que deves fazer nesta fase? Basta nomear o produto final, respondendo à pergunta: o que é que o projeto deve, em última análise, produzir? Este é um ponto de partida importante para a decomposição posterior na estrutura analítica do produto.

Passo 2: Divide-o em componentes principais

Pensa em dividir o âmbito do projeto. Para isso, analisa cuidadosamente em que elementos maiores consiste o produto e identifica os seus principais componentes. Por exemplo, se o projeto envolve a criação de uma aplicação móvel, estes podem ser:

• interface do utilizador
• sistema de login
• sistema de recomendação de produtos (motor de recomendação)
• back-end da aplicação
• painel de administração

Outros exemplos de gestão de projectos PBS podem incluir a implementação de um sistema de gestão de armazéns, a modernização da rede de TI de uma empresa ou a criação de um sistema de registo de pacientes numa unidade médica.

Passo 3: Continua a decompor até as unidades serem atribuíveis

Continua a dividir cada componente até chegares a elementos que possam ser claramente atribuídos a uma equipa ou pessoa. Desta forma, terás uma estrutura de produto abrangente, que te permitirá atribuir responsabilidades executivas. Nesta fase, é boa ideia criar as chamadas passagens do produto, que são grupos coerentes de componentes que podem ser geridos eficazmente.

Segue-se um exemplo de uma decomposição em 3 camadas do PBS para a aplicação móvel acima mencionada.

PBS vs WBS – qual é a diferença?

À primeira vista, o PBS e o WBS (Work Breakdown Structure) podem parecer bastante semelhantes. No entanto, a diferença entre PBS e WBS é clara. Continua a ler para saberes mais sobre PBS vs WBS.

PBS = componentes do produto; WBS = tarefas de trabalho

Enquanto a PBS na gestão de projectos descreve os produtos a entregar e se concentra nos resultados, a Work Breakdown Structure (WBS) concentra-se nas actividades necessárias para os alcançar, ou seja, o trabalho. Assim, a PBS responde à pergunta “O que é que vai ser criado?” e a EAP responde “O que é que tem de ser feito para o criar?”.

Na prática, estas duas ferramentas complementam-se mutuamente, fornecendo uma imagem completa do projeto. A estrutura analítica do projeto ajuda a definir o que deve ser criado e a estrutura analítica do trabalho ajuda a definir a forma de o realizar.

Como o FlexiProject apoia o PBS no planeamento do âmbito

Quando deves utilizar o PBS no teu plano de projeto? Esta ferramenta é útil quando queres definir claramente o que deve ser entregue no projeto, ter controlo total sobre o âmbito do trabalho e estrutura do produto, e evitar mal-entendidos sobre os resultados finais. As ferramentas de gestão de projectos como o FlexiProject oferecem suporte completo para trabalhar com o PBS, apoiando tanto a gestão do âmbito do projeto como o planeamento da entrega do produto dentro do projeto. Com funcionalidades dedicadas à estrutura do PBS, os utilizadores deste sistema de gestão de projectos podem planear com precisão, atribuir responsabilidades e acompanhar o progresso.

Cria o teu âmbito com o PBS antes de programar

Como definir o âmbito antes do calendário? É fácil! O FlexiProject oferece a possibilidade de construir uma estrutura de âmbito independentemente do calendário. O que isso significa na prática? Mesmo antes do início do planeamento de tarefas, os utilizadores podem definir com precisão o que exatamente deve ser criado dentro do projeto.

Esta ordem de trabalho elimina os típicos erros de planeamento “cegos” e evita situações em que as acções são tomadas antes de o objetivo ter sido claramente definido. Na prática, isto traduz-se numa maior consistência do plano, num melhor controlo do âmbito do projeto e em resultados finais mais previsíveis.

Atribui componentes de produtos a equipas ou proprietários

A próxima etapa do trabalho com a estrutura do produto no FlexiProject é ligar elementos da estrutura do produto a equipas específicas e tarefas do projeto. Por outras palavras, cada componente pode ser atribuído a um proprietário ou unidade responsável pela sua implementação. O resultado? Facilita o planeamento e a contabilização do trabalho.

Desta forma, a equipa não só sabe o que tem de entregar, como também compreende porquê e em que contexto o seu trabalho se enquadra no resultado global do projeto. É uma forma simples de aumentar eficazmente o envolvimento, a responsabilidade e a eficiência da tua equipa de projeto.

Acompanha o progresso com base na estrutura do produto

Usar o FlexiProject para gerir o plano do projeto permite-te monitorizar o progresso do projeto não só em termos de tarefas, mas também através do estado dos componentes individuais do produto. Isso é particularmente importante em projetos onde a qualidade e a integridade dos resultados entregues são cruciais, em vez de simplesmente o número de tarefas concluídas.

A estrutura visual do âmbito do projeto facilita a visualização dos componentes que já estão concluídos, dos que estão em curso e dos que ainda não foram iniciados. Esta divisão hierárquica dos resultados do projeto permite aos gestores de projeto avaliar o progresso real do trabalho numa base contínua.

Psst! Depois de criares um PBS usando o FlexiProject, o gráfico de Gantt torna-se particularmente útil. Ele pode ser usado para planejar a sequência e o tempo de componentes individuais de forma lógica. Além disso, o gráfico de Gantt para planejamento de processos pode servir como uma extensão operacional do PBS, transformando uma estrutura de projeto estática em um plano de ação dinâmico.

Como podes ver, o PBS é uma das principais ferramentas que todos os gestores de projectos responsáveis pelas entregas no planeamento de projectos devem ter no seu arsenal. O planeamento de projectos baseado em produtos organiza o âmbito, simplifica o planeamento e aumenta as hipóteses de entregar um produto a tempo e de acordo com as expectativas.