Product Breakdown Structure (PBS) – Jak chytře uspořádat rozsah projektu?

Co je to struktura rozdělení produktu (PBS)?

Struktura rozdělení produktu je jednoduše hierarchická mapa úkolů, které je třeba dokončit. Místo na úkoly se však PBS zaměřuje na to, co má být výsledkem projektu. V praxi to znamená rozdělení hlavního konečného produktu na menší, lépe zvládnutelné součásti – až na úroveň, na které lze přiřadit odpovědnost za jejich vytvoření. To umožňuje jasně definovat, co je třeba dodat, než projektový tým přejde k přemýšlení o tom, jak a kdy to udělat.

Hierarchický model výstupů vašeho projektu

Představte si, že projekt je strom. Na samém vrcholu je hlavní plod úsilí projektového týmu, tj. konečný produkt. Dole jsou větve, což jsou klíčové součásti. Ty se zase větví na ještě menší prvky až k listům, což jsou nejmenší komponenty, které je třeba vytvořit. Tato hierarchická struktura usnadňuje pochopení toho, z čeho se vlastně skládá konečný cíl projektu a jak celek souvisí s jeho jednotlivými prvky. Důležité je, že struktura v PBS se zaměřuje výhradně na výsledky, nikoli na úkoly nebo činnosti.

Definování „co“ před „jak“ a „kdy“

Jednou z nejčastějších chyb, kterých se projektové týmy dopouštějí, je zahájení práce stanovením harmonogramu a zadáním úkolů bez jasně definovaného výsledku. Mnoho projektů selhává ne proto, že by tým nevěděl, jak něco udělat, ale proto, že si nebyl zcela jistý, co se má udělat.

Struktura členění produktu toto pořadí obrací – organizuje rozsah projektu tak, že se zaměřuje spíše na výsledky než na činnosti. Koneckonců pouze tehdy, když je jasné, co přesně má být dodáno, může tým smysluplně naplánovat, jak a kdy to bude provedeno. Rozsah a harmonogram projektu tak nejsou náhodně sestavenými prvky, ale logicky navazujícími částmi plánu, v němž harmonogram přímo vyplývá z předem definovaného a uspořádaného rozsahu.

Jasná struktura rozsahu projektu odstraňuje nejasnosti a nejistoty ve fázi plánování. To je zvláště cenné u složitých, víceetapových projektů nebo projektů realizovaných distribuovanými týmy.

Jak vytvořit systém PBS? Je to snadné! Začněte s konečným produktem, rozdělte jej na klíčové součásti a každou součást rozdělte na menší, zvládnutelné dílčí součásti.

4 hlavní výhody používání systému PBS v projektech

Nyní, když už víte, jak definovat rozsah projektu pomocí PBS, je na čase uvést to do praxe! Proč se to vyplatí? Zde jsou nejdůležitější výhody dekompozice rozsahu projektu.

1. Lepší pochopení celého rozsahu produktu

Není nic horšího než situace, kdy každý chápe cíl projektu jinak. Díky systému PBS vidí celý projektový tým i zainteresované strany černé na bílém, z čeho se skládá konečný produkt. Každý prvek je identifikován a následně zařazen do příslušných souvislostí. Díky tomu se snižuje riziko nedorozumění, změn rozsahu a rozdílných očekávání. Méně dohadů a více přehlednosti je vždy osvědčeným receptem na úspěch!

2. Efektivnější plánování

Když projektový tým ví, co je třeba udělat, je snazší určit potřebné kroky, kdo je má provést a kdy je má provést. Struktura členění produktu vytváří pevný základ pro další plánování činností a přidělování zdrojů a harmonogram již není souborem volných úkolů. Stává se logicky strukturovanou cestou, která vede ke konkrétnímu výsledku.

3. Zlepšení kvality a sledování pokroku

Dekompozice struktury produktu v projektu usnadňuje sledování postupu a kontrolu kvality v každé fázi. Průběžné sledování práce, testování jejího souladu se specifikacemi a odhalování případných odchylek od očekávaných parametrů nebylo nikdy jednodušší!

4. Jasnější komunikace se zúčastněnými stranami

Struktura členění produktu také zjednodušuje komunikaci, a to jak v rámci projektového týmu, tak s externími zúčastněnými stranami. Díky PBS můžete klientům, sponzorům a dalším zainteresovaným stranám jasně prezentovat rozsah projektu. Tato struktura jasně ukazuje, co přesně bude dodáno, čímž předchází rozporným očekáváním. Je také cenným referenčním bodem při podávání zpráv o postupu prací.

Jak vytvořit systém PBS ve 3 jednoduchých krocích

Jak vytvořit PBS v agilních nebo Waterfall projektech? Jedná se o poměrně jednoduchý proces, který lze zvládnout ve třech snadných krocích.

Krok 1: Definujte konečný produkt nebo službu

Začněte tím, že jasně definujete hlavní výsledek, kterého chcete projektem dosáhnout. Bez toho se nikam nedostanete! Co byste měli v této fázi udělat? Jednoduše pojmenujte konečný produkt tím, že si odpovíte na otázku: Co má projekt v konečném důsledku přinést? To je důležitý výchozí bod pro další dekompozici v rámci struktury členění produktu.

Krok 2: Rozdělení na hlavní součásti

Přemýšlejte o rozdělení rozsahu projektu. Za tímto účelem pečlivě analyzujte, z jakých větších prvků se produkt skládá, a určete jeho hlavní součásti. Pokud projekt zahrnuje například vytvoření mobilní aplikace, mohou to být např:

• uživatelské rozhraní
• přihlašovací systém
• systém doporučování produktů (doporučovací motor)
• back-end aplikace
• panel pro správu

Dalšími příklady řízení projektů PBS mohou být zavedení systému řízení skladu, modernizace podnikové IT sítě nebo vytvoření systému registrace pacientů ve zdravotnickém zařízení.

Krok 3: Pokračujte v rozkladu, dokud nebudou jednotky přiřaditelné.

Pokračujte v rozdělování jednotlivých složek, dokud nedosáhnete prvků, které lze jasně přiřadit k týmu nebo osobě. Tím získáte ucelenou strukturu produktu, která vám umožní přiřadit výkonnou odpovědnost. Psst! V této fázi je dobré vytvořit tzv. produktové pasáže, což jsou ucelené skupiny komponent, které lze efektivně řídit.

Zde je příklad tříúrovňového rozdělení PBS pro výše uvedenou mobilní aplikaci.

PBS vs. WBS – jaký je mezi nimi rozdíl?

Na první pohled mohou PBS a WBS (Work Breakdown Structure) vypadat dost podobně. Rozdíl mezi PBS a WBS je však zřejmý. Přečtěte si další informace o PBS a WBS.

PBS = komponenty produktu; WBS = pracovní úkoly

Zatímco PBS v projektovém řízení popisuje produkty, které mají být dodány, a zaměřuje se na výsledky, Work Breakdown Structure (WBS) se soustředí na činnosti nezbytné k jejich dosažení, tj. na práci. PBS tedy odpovídá na otázku „Co bude vytvořeno?“ a WBS odpovídá na otázku „Co je třeba udělat, aby to bylo vytvořeno?“.

V praxi se tyto dva nástroje vzájemně doplňují a poskytují ucelený obraz o projektu. Struktura členění projektu pomáhá definovat, co má být vytvořeno, a Work Breakdown Structure pomáhá definovat, jak toho dosáhnout.

Jak FlexiProject podporuje PBS při plánování rozsahu projektu

Kdy byste měli v plánu projektu použít systém PBS? Tento nástroj je užitečný, když chcete jasně definovat, co má být v projektu dodáno, mít plnou kontrolu nad rozsahem prací a strukturou produktu a vyhnout se nedorozuměním ohledně konečných výsledků. Nástroje pro řízení projektů, jako je FlexiProject, nabízejí plnou podporu pro práci s PBS a podporují jak řízení rozsahu projektu, tak plánování dodávek produktů v rámci projektu. Díky funkcím věnovaným struktuře PBS mohou uživatelé tohoto webu systém řízení projektů přesně plánovat, přidělovat odpovědnosti a sledovat postup prací.

Vytvořte si rozsah pomocí služby PBS před plánováním

Jak definovat rozsah před plánem? Je to snadné! FlexiProject nabízí možnost vytvořit strukturu rozsahu nezávisle na harmonogramu. Co to znamená v praxi? Ještě před zahájením plánování úkolů mohou uživatelé přesně definovat, co přesně má být v rámci projektu vytvořeno.

Toto pořadí prací eliminuje typické chyby při plánování „naslepo“ a zabraňuje situacím, kdy jsou činnosti prováděny před jasným vymezením cíle. V praxi to znamená větší konzistenci plánu, lepší kontrolu nad rozsahem projektu a předvídatelnější konečné výsledky.

Přiřazení komponent produktu týmům nebo vlastníkům

Další fází práce se strukturou produktu ve FlexiProject je propojení prvků struktury produktu s konkrétními týmy a úkoly projektu. Jinými slovy, každý prvek lze přiřadit vlastníkovi nebo útvaru odpovědnému za jeho realizaci. Výsledek? Snadnější plánování a účtování práce.

Tým tak nejen ví, co má dodat, ale také chápe, proč a v jakém kontextu jeho práce zapadá do celkového výsledku projektu. Je to jednoduchý způsob, jak efektivně zvýšit angažovanost, odpovědnost a efektivitu projektového týmu.

Sledování pokroku na základě struktury produktu

Použití FlexiProject pro správu plánu projektu umožňuje sledovat průběh projektu nejen z hlediska úkolů, ale také prostřednictvím stavu jednotlivých komponent produktu. To je důležité zejména v projektech, kde je rozhodující kvalita a úplnost dodaných výsledků, nikoli pouze počet splněných úkolů.

Vizuální struktura rozsahu projektu usnadňuje přehled o tom, které součásti jsou již dokončeny, které jsou ve fázi realizace a které ještě nebyly zahájeny. Toto hierarchické členění výstupů projektu umožňuje projektovým manažerům průběžně hodnotit skutečný postup prací.

Psst! Po vytvoření PBS pomocí FlexiProject je Ganttův diagram obzvláště užitečný. Lze jej použít k logickému plánování pořadí a časování jednotlivých komponent. Navíc může Ganttův diagram pro plánování procesů sloužit jako operativní rozšíření PBS, které statickou strukturu projektu přemění na dynamický plán činností.

Jak vidíte, PBS je jedním z klíčových nástrojů, které by měl mít ve svém arzenálu každý projektový manažer zodpovědný za výstupy při plánování projektu. Plánování projektu založené na produktech organizuje rozsah, zefektivňuje plánování a zvyšuje šance na dodání produktu včas a v souladu s očekáváním.