Struttura di scomposizione del prodotto (PBS) - Come organizzare l'ambito del progetto in modo intelligente?

I progetti sono come costruire qualcosa con i mattoncini LEGO. Senza istruzioni e una struttura chiara, è facile ritrovarsi nel caos e perdersi in un labirinto di compiti. La Product Breakdown Structure (PBS) viene in soccorso. Questo strumento ti permette di organizzare l’ambito di un progetto prima di pianificare il calendario o di allocare le risorse. Scopri gli obiettivi e i vantaggi della struttura di scomposizione del prodotto e scopri come applicarla nella pratica.

In questo articolo imparerai a conoscere:

Cos’è la Struttura di Ripartizione del Prodotto (PBS) e come aiuta a definire i deliverable del progetto.
Perché concentrarsi sui risultati prima di pianificare i compiti migliora la chiarezza e il controllo.
Come costruire un PBS passo dopo passo, dal prodotto finale ai componenti più piccoli.
I principali vantaggi del PBS, tra cui una migliore pianificazione, comunicazione e monitoraggio dei progressi.

Che cos'è una struttura di ripartizione del prodotto (PBS)?

Una struttura di ripartizione del prodotto è semplicemente una mappa gerarchica dei compiti da portare a termine. Tuttavia, invece di concentrarsi sui compiti, la PBS si concentra su ciò che deve essere creato come risultato del progetto. In pratica, questo significa suddividere il prodotto finale principale in componenti più piccoli e gestibili, fino al livello in cui è possibile assegnare la responsabilità della loro creazione. In questo modo è possibile definire chiaramente ciò che deve essere consegnato prima che il team di progetto si occupi di come e quando farlo.

Un modello gerarchico dei deliverable del progetto

Immagina che un progetto sia un albero. In cima c’è il frutto principale degli sforzi del team di progetto, cioè il prodotto finale. In basso ci sono i rami, ovvero i componenti chiave. Questi, a loro volta, si diramano in elementi ancora più piccoli, fino alle foglie, che sono i componenti più piccoli che devono essere creati. Questa struttura gerarchica rende più facile capire in cosa consista l’obiettivo finale del progetto e come l’insieme sia collegato ai suoi singoli elementi. È importante notare che la struttura del PBS si concentra esclusivamente sui risultati, non sui compiti o sulle attività.

Definire il “cosa” prima del “come” e del “quando”.

Uno degli errori più comuni commessi dai team di progetto è quello di iniziare il lavoro stabilendo un calendario e assegnando compiti senza un risultato chiaramente definito. Molti progetti falliscono non perché il team non sapeva come fare qualcosa, ma perché non era del tutto sicuro di ciò che doveva essere fatto.

La struttura di scomposizione del prodotto capovolge questo ordine: organizza l’ambito del progetto concentrandosi sui risultati piuttosto che sulle attività. Dopo tutto, solo quando è chiaro cosa deve essere consegnato esattamente, un team può pianificare in modo significativo come e quando sarà fatto. In questo modo, l’ambito e la schedulazione del progetto non sono elementi assemblati a caso, ma parti logicamente collegate di un piano in cui la schedulazione deriva direttamente dall’ambito precedentemente definito e organizzato.

Una struttura chiara dell’ambito del progetto elimina le ambiguità e le incertezze nella fase di pianificazione. Questo è particolarmente utile per i progetti complessi, in più fasi o realizzati da team distribuiti.

Come costruire un PBS? È facile! Parti dal prodotto finale, scomponilo in componenti chiave e dividi ogni componente in sottocomponenti più piccole e gestibili.

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4 vantaggi chiave dell'utilizzo della PBS nei progetti

Ora che sai come definire l’ambito di un progetto con la PBS, è il momento di metterlo in pratica! Perché ne vale la pena? Ecco i principali vantaggi della scomposizione dell’ambito del progetto.

1. Migliore comprensione dell’intera gamma di prodotti

Non c’è niente di peggio di una situazione in cui tutti capiscono l’obiettivo del progetto in modo diverso. Con la PBS, l’intero team di progetto, così come gli stakeholder, possono vedere nero su bianco in cosa consiste il prodotto finale. Ogni elemento viene identificato e poi inserito nel contesto appropriato. Di conseguenza, si riduce il rischio di fraintendimenti, modifiche dell’ambito e aspettative divergenti. Meno congetture e più chiarezza sono sempre una ricetta di successo!

2. Una pianificazione più efficiente

Quando il team di progetto sa cosa deve essere fatto, è più facile determinare le azioni necessarie, chi deve eseguirle e quando devono essere eseguite. La struttura di scomposizione del prodotto crea una base solida per la pianificazione di ulteriori azioni e l’allocazione delle risorse e il programma non è più un insieme di attività non definite. Diventa un percorso logicamente strutturato che porta a un risultato specifico.

3. Miglioramento della qualità e del monitoraggio dei progressi

Decomporre la struttura del prodotto in un progetto rende molto più facile tracciare i progressi e controllare la qualità in ogni fase. Il monitoraggio continuo del lavoro, la verifica della sua conformità alle specifiche e l’individuazione di eventuali deviazioni dai parametri previsti non sono mai stati così facili!

4. Comunicazione più chiara con gli stakeholder

La struttura di scomposizione del prodotto semplifica anche la comunicazione, sia all’interno del team di progetto che con gli stakeholder esterni. Con la PBS, puoi presentare chiaramente l’ambito del progetto a clienti, sponsor e altre parti interessate. Questa struttura mostra chiaramente cosa verrà consegnato, evitando così aspettative contrastanti. È anche un prezioso punto di riferimento per i resoconti sull’avanzamento dei lavori.

Inizia

Come costruire un PBS in 3 semplici passi

Come creare una PBS in un progetto agile o waterfall? Si tratta di un processo relativamente semplice che può essere completato in tre facili passi.

Fase 1: Definire il prodotto o il servizio finale

Inizia definendo chiaramente il risultato principale che vuoi raggiungere con il progetto. Senza questo, non arriverai da nessuna parte! Cosa devi fare in questa fase? Definisci semplicemente il prodotto finale rispondendo alla domanda: che cosa deve consegnare il progetto in ultima analisi? Questo è un importante punto di partenza per un’ulteriore scomposizione all’interno della struttura di scomposizione del prodotto.

Fase 2: Suddivisione in componenti principali

Pensa a suddividere l’ambito del progetto. A tal fine, analizza attentamente quali sono gli elementi più grandi di cui si compone il prodotto e identifica i suoi componenti principali. Ad esempio, se il progetto prevede la realizzazione di un’applicazione mobile, questi potrebbero essere:

interfaccia utente
sistema di login
sistema di raccomandazione dei prodotti (motore di raccomandazione)
applicazione back-end
pannello di amministrazione

Altri esempi di gestione di progetti PBS possono essere l’implementazione di un sistema di gestione del magazzino, la modernizzazione della rete informatica di un’azienda o la creazione di un sistema di registrazione dei pazienti in una struttura medica.

Fase 3: continuare a scomporre fino a quando le unità sono assegnabili

Continua a scomporre ogni componente fino a raggiungere elementi che possono essere chiaramente assegnati a un team o a una persona. In questo modo otterrai una struttura di prodotto completa, che ti permetterà di assegnare le responsabilità esecutive. In questa fase è bene creare i cosiddetti passaggi di prodotto, ovvero gruppi coerenti di componenti che possono essere gestiti in modo efficace.

Ecco un esempio di ripartizione a 3 livelli di PBS per l’applicazione mobile di cui sopra.

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PBS vs WBS: qual è la differenza?

A prima vista, la PBS e la WBS (Work Breakdown Structure) possono sembrare molto simili. Tuttavia, la differenza tra PBS e WBS è evidente. Continua a leggere per saperne di più su PBS e WBS.

PBS = componenti del prodotto; WBS = attività di lavoro

Mentre la PBS nella gestione dei progetti descrive i prodotti da consegnare e si concentra sui risultati, la Work Breakdown Structure (WBS) si concentra sulle attività necessarie per raggiungerli, cioè sul lavoro. Quindi, la PBS risponde alla domanda “Cosa verrà creato?” e la WBS risponde a “Cosa bisogna fare per crearlo?”.

In pratica, questi due strumenti si completano a vicenda, fornendo un quadro completo del progetto. La struttura di scomposizione del progetto aiuta a definire ciò che deve essere creato e la struttura di scomposizione del lavoro aiuta a definire come realizzarlo.

Per saperne di più

Che cos’è una Work Breakdown Structure (WBS)?

Vai all'articolo

Come FlexiProject supporta la PBS nella pianificazione dell'ambito

Quando dovresti usare il PBS nel tuo piano di progetto? Questo strumento è utile quando si vuole definire chiaramente ciò che deve essere consegnato nel progetto, avere il pieno controllo sull’ambito di lavoro e sulla struttura del prodotto ed evitare malintesi sui risultati finali. Gli strumenti di gestione dei progetti come FlexiProject offrono un supporto completo per lavorare con la PBS, supportando sia la gestione dell’ambito del progetto che la pianificazione dei prodotti da consegnare all’interno del progetto. Grazie alle funzioni dedicate alla struttura PBS, gli utenti di questo sistema di gestione dei progetti possono pianificare con precisione, assegnare le responsabilità e monitorare i progressi.

Costruisci il tuo ambito con PBS prima di programmare

Come definire l’ambito prima della pianificazione? È facile! FlexiProject offre la possibilità di costruire una struttura dell’ambito indipendentemente dalla pianificazione. Cosa significa in pratica? Prima ancora di iniziare la pianificazione delle attività, gli utenti possono definire con precisione ciò che deve essere creato all’interno del progetto.

Questo ordine di lavoro elimina i tipici errori di pianificazione “alla cieca” ed evita situazioni in cui le azioni vengono intraprese prima che l’obiettivo sia stato chiaramente definito. In pratica, questo si traduce in una maggiore coerenza del piano, in un migliore controllo della portata del progetto e in risultati finali più prevedibili.

Assegna i componenti del prodotto ai team o ai proprietari

La fase successiva del lavoro con la struttura del prodotto in FlexiProject consiste nel collegare gli elementi della struttura del prodotto a specifici team e compiti del progetto. In altre parole, ogni componente può essere assegnato a un proprietario o a un’unità responsabile della sua implementazione. Il risultato? Pianificazione e contabilità del lavoro più semplici.

In questo modo, il team non solo sa cosa consegnare, ma capisce anche perché e in quale contesto il suo lavoro si inserisce nel risultato complessivo del progetto. È un modo semplice per aumentare efficacemente il coinvolgimento, la responsabilità e l’efficienza del tuo team di progetto.

Traccia i progressi in base alla struttura del prodotto

L’utilizzo di FlexiProject per la gestione del piano di progetto ti permette di monitorare i progressi del progetto non solo in termini di attività, ma anche attraverso lo stato dei singoli componenti del prodotto. Questo è particolarmente importante nei progetti in cui la qualità e la completezza dei risultati consegnati sono fondamentali, piuttosto che il semplice numero di attività completate.

La struttura visiva dell’ambito del progetto permette di vedere facilmente quali componenti sono già stati completati, quali sono in corso e quali non sono ancora stati avviati. Questa suddivisione gerarchica dei risultati del progetto consente ai project manager di valutare l’effettivo avanzamento dei lavori su base continuativa.

Dopo aver creato un PBS con FlexiProject, il diagramma di Gantt diventa particolarmente utile. Può essere utilizzato per pianificare la sequenza e la tempistica dei singoli componenti in modo logico. Inoltre, il diagramma di Gantt per la pianificazione dei processi può fungere da estensione operativa del PBS, trasformando una struttura di progetto statica in un piano d’azione dinamico.

Come puoi vedere, la PBS è uno degli strumenti chiave che ogni project manager responsabile dei deliverable nella pianificazione del progetto dovrebbe avere nel proprio arsenale. La pianificazione del progetto basata sui prodotti organizza l’ambito, semplifica la pianificazione e aumenta le possibilità di consegnare un prodotto in tempo e in linea con le aspettative.

Włodzimierz Makowski

CEO FlexiProject

Włodzimierz è membro del consiglio di amministrazione di FlexiProject ed esperto in gestione dei progetti. Per oltre 20 anni ha maturato un’esperienza approfondita lavorando con aziende polacche e internazionali nella realizzazione di decine di grandi progetti - oggi applica con passione questa competenza nello sviluppo del sistema FlexiProject. Guida il team responsabile del suo sviluppo, implementazione e promozione, aiutando le imprese moderne a raggiungere i loro obiettivi.