Marcos no gráfico de Gantt: como adicioná-los e interpretá-los

O que é um marco num gráfico de Gantt?

Um marco é um ponto de referência no cronograma: um momento específico em que algo importante deve acontecer. Ao contrário de uma atividade, não tem duração; marca uma única data, em vez de um período. Num gráfico de Gantt, não é, portanto, uma barra, mas sim um marcador num único ponto da linha do tempo. Aqui, focamo-nos na aparência e no funcionamento dos marcos no gráfico; o seu papel ao longo de todo o projeto é abordado no nosso artigo sobre marcos na gestão de projetos.

Um marco versus uma atividade rotineira

Uma atividade no gráfico de Gantt é uma barra: tem um início, um fim e um comprimento que corresponde à sua duração. Um marco não tem comprimento, porque representa um momento, não um trabalho. É por isso que é representado de forma diferente, como um único marcador em vez de uma barra. A diferença prática é esta: uma atividade responde à pergunta «quanto tempo vai demorar», enquanto um marco responde «quando é que tem de estar concluído». Em um cronograma bem elaborado, as atividades conduzem aos marcos, e os marcos assinalam os pontos em que verificas se o projeto está a correr conforme o planeado.

O que significa um marco na linha do tempo

Num gráfico de Gantt, um marco aparece na forma de um losango (um quadrado rodado) colocado exatamente num único dia. Esta forma é uma convenção na maioria das ferramentas, por isso, ao olhares para qualquer gráfico de Gantt, consegues distinguir os marcos das atividades num instante. Um marco geralmente assinala algo que tem de acontecer num determinado dia: a aprovação de uma fase, uma autorização, um resultado a entregar, um prazo definido por contrato. A sua vantagem é que se vê logo à primeira vista, por isso, mesmo num cronograma cheio, os pontos mais importantes não se perdem entre as barras.

Como adicionar e consultar marcos num gráfico de Gantt

Adicionar um marco e ler um são as duas competências básicas que bastam para começares a usar os marcos na prática.

Como adicionar um marco ao cronograma

No FlexiProject, podes adicionar um marco de duas formas: diretamente como um marco, ou adicionando uma atividade normal e alterando o seu tipo para «marco» assim que perceberes que esse ponto não precisa de duração, apenas de uma única data. Dás ao marco um nome que descreva o que se pretende que aconteça («Aprovação da fase», «Aprovação do projeto») e uma data. Há uma limitação que decorre da lógica do cronograma: uma atividade de resumo não pode ser um marco, porque abrange todo um conjunto de trabalhos ao longo do tempo, enquanto um marco marca um único momento. Por isso, define-se os marcos ao nível de pontos específicos, e não nos cabeçalhos das fases.

Como definir dependências com Marcos

Um marco só ganha significado quando o ligas a dependências. Num gráfico de Gantt, estabeleces uma dependência entre as atividades e os marcos, para que fique claro o que os marcos estão a aguardar, ou seja, quais as atividades que têm de estar concluídas antes de se chegar a esse momento. Isso mostra logo quais os atrasos que podem afetar os marcos: se uma das atividades anteriores se atrasar, a data do marco muda com ela. Uma dependência também pode funcionar ao contrário, do marco para as atividades seguintes, quando atingir o marco (uma aprovação de fase, por exemplo) desbloqueia o trabalho a seguir. Dessa forma, o marco não é apenas um ponto de referência vago, mas um nó no cronograma: podes ver o que o afeta e o que ele afeta.

Como interpretar os marcos na linha do tempo

Ao leres um gráfico de Gantt, trata os marcos como pontos de referência. O losango indica quando um evento-chave está no cronograma, e as dependências que conduzem a ele mostram-te o que tem de acontecer primeiro. Compara isso com a linha do dia de hoje: se o marco estiver à direita dessa linha, ainda está à tua frente; se estiver à esquerda e ainda não tiver sido concluído, tens um atraso que precisa de uma resposta. São os marcos, e não as atividades individuais, que dão a resposta mais rápida sobre se o projeto está a avançar em direção aos seus prazos.

Marcos importantes em todos os projetos: o roteiro do portfólio

Um gráfico de Gantt mostra os marcos de um projeto. Mas quando estás a gerir vários, ou até uma dúzia, precisas de uma visão geral: quais são os marcos que se aproximam em todos os projetos ao mesmo tempo e onde é que já há atrasos. No FlexiProject, o roteiro do portfólio faz exatamente isso: é um gráfico de Gantt para vários projetos ao mesmo tempo.

Uma barra por projeto, com os Marcos logo abaixo

No roteiro do portfólio, cada projeto é apresentado como uma barra única que se estende até ao final do projeto, com os seus marcos colocados por baixo dessa barra. Em vez de abrires cada cronograma separadamente, vês todos os projetos numa única linha do tempo, e os marcos por baixo das barras mostram os pontos-chave de cada um. É o mesmo gráfico de Gantt que usas num único projeto, só que ampliado para a escala de todo o portfólio. Além disso, os marcos de diferentes projetos podem ser ligados entre si, e o roteiro do portfólio mostra essas dependências entre projetos, para que possas ver como um atraso num projeto pode afetar um marco noutro.

Marcos em atraso visíveis de uma só vez

O mais importante nesta visualização é que interpretas o estado dos marcos através da cor. Um marco concluído aparece a verde, e um marco em atraso — ou seja, cuja data já passou da linha de hoje e ainda não foi concluído — aparece a vermelho. Assim, ao olhares para o roteiro do portfólio, percebes logo qual é o projeto cujo marco está atrasado, sem precisares de ir ver cada projeto um a um. A partir daqui, também podes ver as linhas de base dos Marcos e comparar as datas atuais com as inicialmente previstas. Para um gestor ou para o gabinete de projetos, esta é a forma mais rápida de perceber onde é preciso intervir.

FlexiProject: o melhor sistema para gráficos de Gantt com Marcos

No FlexiProject, os marcos funcionam da mesma forma tanto ao nível de um único projeto como de todo o portfólio, pelo que vês os mesmos pontos de verificação a partir de duas perspetivas.

Marcos num gráfico de Gantt de um projeto

Num gráfico de Gantt de um projeto, adicionas marcos, ligas-os através de dependências e defines as suas datas, e o sistema mostra-os como losangos na linha do tempo. Juntamente com a linha do dia de hoje e o caminho crítico, os marcos tornam-se os pontos de verificação em torno dos quais planeias as revisões e aprovações. Alterar a data de uma atividade anterior desloca o marco de acordo com as dependências, para que a visão geral do Cronograma se mantenha consistente.

Acompanhamento dos marcos ao longo de todo o portfólio

O roteiro do portfólio eleva esses mesmos marcos ao nível de vários projetos: uma barra por projeto, com os marcos por baixo, o estado indicado pela cor — verde para concluídos e vermelho para atrasados em relação à data de hoje. A partir desta visualização, podes ver as linhas de base dos marcos e acompanhar as dependências que ligam os marcos entre diferentes projetos. Isto fecha o ciclo, desde um único marco no gráfico de Gantt de um projeto até uma análise dos marcos em todo o portfólio, numa única ferramenta. Para um gabinete de projetos, isso significa ter um único local para verificar se os pontos-chave de cada projeto estão sob controlo.

Perguntas frequentes

Como é que se adiciona um marco a um gráfico de Gantt?

No FlexiProject, adicionas um elemento de cronograma e defines o seu tipo como «marco», ou transformas uma atividade já existente num marco. Atribuis-lhe um nome e uma data e, se for preciso, associas-o a dependências, para que as atividades anteriores conduzam a ele.

Em que é que um marco difere de uma atividade?

Uma atividade tem uma duração e é representada por uma barra num gráfico de Gantt; um marco marca uma única data e não tem duração, e é por isso que é representado por um losango. Uma atividade indica «quanto tempo vai demorar», um marco indica «quando é que tem de ser feito».

Um marco tem uma duração?

Não. Um marco representa um momento, não um trabalho, por isso a sua duração é zero. É por isso que, num gráfico de Gantt, é um marcador num único ponto da linha do tempo, e não uma barra.

Como é que se mostram os marcos de vários projetos ao mesmo tempo?

O roteiro do portfólio no FlexiProject faz exatamente isso: é um gráfico de Gantt para vários projetos. Cada projeto é representado por uma barra com marcos por baixo, e o estado dos marcos é indicado pela cor: verde significa concluído, vermelho significa atrasado em relação à data de hoje. A partir daqui, também podes ver as linhas de base dos marcos e as dependências entre os projetos.

O que são marcos na gestão de projetos?

São pontos de verificação que marcam os momentos-chave de um projeto. Abordamos o seu papel e como planeá-los em pormenor num artigo à parte sobre Marcos na gestão de projetos.

Resumo

Os marcos são a forma mais simples de assinalar os momentos que realmente importam num gráfico de Gantt, sem sobrecarregar o cronograma. Ao nível do projeto, são losangos na linha do tempo que podes adicionar, ligar a dependências e comparar com a linha do dia de hoje. Ao nível do portfólio, esses mesmos marcos alinham-se num roteiro, onde cada projeto é uma barra com marcos por baixo, e o seu estado é indicado por cores — verde para concluído, vermelho para atrasado —, em todos os projetos ao mesmo tempo. Essa transição de um único cronograma para uma visão do portfólio completo é o que transforma os marcos de simples indicadores numa verdadeira ferramenta de controlo. Abre o teu próprio projeto, adiciona os teus primeiros marcos e vê como ficam num gráfico de Gantt e no roteiro do portfólio.