Come fare un diagramma di Gantt in Excel (passo dopo passo)

Cosa ti serve per creare un diagramma di Gantt in Excel

La tabella delle attività dietro ogni diagramma di Gantt in Excel

Ogni diagramma di Gantt parte da dati strutturati, non dal diagramma stesso. Prima di creare qualcosa di visivo, predisponi una tabella delle attività pulita, perché il diagramma vale solo quanto i dati che lo sostengono. La spina dorsale di quella tabella è la tua struttura di scomposizione del lavoro (WBS): scomponi il progetto in attività riepilogative, poi suddividi ogni attività riepilogativa nelle attività più piccole che la realizzano. Un esempio semplice: un’attività riepilogativa «1. Progettazione» potrebbe contenere «1.1 Bozza del layout», «1.2 Revisione interna» e «1.3 Approvazione finale». È questa gerarchia a rendere leggibile un cronoprogramma in seguito, che viva in Excel o altrove.

Inizia la tabella con una colonna WBS che numeri questa struttura (1, 1.1, 1.2, 2, 2.1 e così via), così che l’ordine e la relazione padre-figlio siano evidenti a colpo d’occhio. Poi aggiungi le quattro colonne che svolgono il lavoro pesante: nome dell’attività, data di inizio, data di fine e responsabile. Il diagramma stesso ha bisogno di un altro valore, la durata, che è semplicemente il numero di giorni tra la data di inizio e quella di fine. Mantieni le date in vero formato data, non come testo, perché Excel deve trattarle come numeri per posizionare correttamente le barre sulla linea temporale.

Per le attività riepilogative conta una regola: le loro date non si digitano, si ricavano. Un’attività riepilogativa inizia alla data di inizio più precoce delle sue sottoattività e finisce alla data di fine più tardiva delle sue sottoattività. Se una sottoattività slitta, l’attività riepilogativa dovrebbe estendersi di conseguenza. In Excel lo mantieni a mano, con formule MIN e MAX sulle righe delle sottoattività, ed è una cosa in più da tenere sincronizzata. Proprio questa stessa struttura, WBS, nome, inizio, fine, responsabile, è ciò che strumenti come FlexiProject si aspettano quando poi importi il file, perciò conviene impostarla bene fin dall’inizio.

Modello gratuito di diagramma di Gantt in Excel (download)

Non devi costruire la tabella da un foglio vuoto. Il modello gratuito qui sopra ha già le colonne giuste impostate, WBS, nome dell’attività, data di inizio, data di fine, responsabile e durata, più un grafico a barre in pila funzionante collegato ai dati. Sostituisci le righe di esempio con le tue attività e il grafico si aggiorna da solo.

Il modello usa la disposizione delle colonne che si traduce in modo pulito nel software di project management, così lo stesso file in cui pianifichi può poi essere importato in FlexiProject senza rilavorazioni. Scaricalo, compilalo e usa i passaggi qui sotto se vuoi capire come è stato costruito o ricrearlo da zero.

⬇ Scarica il modello gratuito di diagramma di Gantt in Excel

Come fare un diagramma di Gantt in Excel: 5 passaggi

Passo 1: costruisci la tabella delle attività (WBS, date, responsabile)

Apri un foglio vuoto e crea sei colonne: WBS, Attività, Data di inizio, Data di fine, Responsabile e Durata. Nella colonna WBS, numera la tua struttura (1, 1.1, 1.2, 2 e così via) e inserisci le attività in quell’ordine, prima le attività riepilogative con le loro sottoattività elencate sotto. Nella colonna Durata, sottrai la data di inizio dalla data di fine così che Excel restituisca il numero di giorni. Per le righe delle attività riepilogative, usa MIN delle date di inizio delle sottoattività e MAX delle date di fine invece di digitare le date a mano. Assicurati che le celle delle date siano formattate come date, non come testo, altrimenti il grafico non si traccerà correttamente.

Passo 2: inserisci un grafico a barre in pila

Seleziona le colonne Attività e Data di inizio, poi apri la scheda Inserisci e scegli un grafico a barre in pila 2D. Excel non ha un tipo di diagramma di Gantt dedicato, quindi questa barra in pila è la base che modellerai per ottenerne uno. Poi aggiungi la colonna Durata come seconda serie di dati, così che ogni riga mostri ora due segmenti impilati: lo scostamento di inizio e la lunghezza dell’attività.

Passo 3: nascondi la serie della data di inizio

È il trucco che trasforma un semplice grafico a barre in un diagramma di Gantt. Fai clic sulla prima serie, quella basata sulla data di inizio, apri le opzioni di riempimento e impostala su Nessun riempimento. Il segmento della data di inizio diventa invisibile, e ciò che resta è una barra di durata che sembra fluttuare e iniziare alla data corretta. Ripeti per il bordo se è ancora visibile una linea.

Passo 4: inverti l’ordine delle attività e correggi l’asse delle date

Per impostazione predefinita Excel mette la prima attività in basso. Apri le opzioni dell’asse verticale e spunta «Categorie in ordine inverso» così che le tue attività si leggano dall’alto in basso, come dovrebbe essere in un diagramma di Gantt. Poi regola l’asse orizzontale delle date: imposta i limiti minimo e massimo sulle date di inizio e fine del progetto così che le barre riempiano il grafico invece di stringersi in un angolo. Excel memorizza le date come numeri seriali, quindi potresti dover inserire quei limiti come numeri.

Passo 5: formatta il diagramma di Gantt

Sistema il risultato. Riduci l’ampiezza dell’intervallo così che le barre sembrino una vera linea temporale, colora le barre di durata, aggiungi etichette dati o nomi delle attività se aiutano, e ripulisci le linee della griglia. Se vuoi mostrare l’avanzamento, alcuni aggiungono una terza serie più scura dimensionata sulla percentuale completata, anche se ciò aggiunge altra manutenzione manuale. A questo punto hai un diagramma di Gantt leggibile in Excel.

Limiti di un diagramma di Gantt in Excel

Nessuna dipendenza tra attività né percorso critico in Excel

Un diagramma di Gantt in Excel è un’immagine, non un cronoprogramma. Le barre non sanno l’una dell’altra. Se l’attività B può iniziare solo dopo la fine dell’attività A, Excel non lo imporrà e non sposterà l’attività B quando l’attività A slitta. Non c’è nemmeno un percorso critico: Excel non può calcolare quale catena di attività determini davvero la tua data di fine, che è la cosa più utile che un vero cronoprogramma ti dice.

Aggiornamenti manuali che cedono su larga scala

Il primo grafico è soddisfacente. Il decimo aggiornamento no. Ogni volta che una data cambia, modifichi la tabella, ricontrolli la formula della durata e spesso ritocchi i limiti dell’asse e la formattazione. Per un piano di cinque attività va bene. Per un progetto di cinquanta attività che cambia ogni settimana, diventa un lavoro part-time, e ogni modifica manuale è un’occasione per introdurre un errore che nessuno nota finché non conta.

Niente milestone, allegati o commenti

Un cronoprogramma serio porta più delle barre. Ha milestone per segnare i punti decisionali chiave, allegati così che la specifica o il disegno stiano sull’attività a cui appartengono, e commenti così che il team possa discutere un’attività nel suo contesto. Excel ti dà una cella e un grafico. Non c’è un posto naturale per fissare una milestone, allegare un file a un’attività specifica o tenere una conversazione sul perché una data si è spostata.

Niente notifiche né vista tra progetti

Excel non dirà mai a nessuno che un’attività scade domani o è già in ritardo; il file se ne sta lì finché qualcuno non lo apre. E poiché ogni progetto vive nel proprio foglio di calcolo, non c’è un unico posto per vedere le attività di più progetti contemporaneamente. Nel momento in cui gestisci più di un progetto, o lavori con un team che ha bisogno di promemoria, il foglio di calcolo smette di stare al passo.

Un’alternativa migliore al diagramma di Gantt in Excel: FlexiProject

Un diagramma di Gantt intuitivo, senza trucchi di formattazione

FlexiProject include un diagramma di Gantt, quindi niente espediente con le barre in pila né serie invisibile da mantenere. Trascini un’attività per spostarla sulla linea temporale, trascini il suo bordo per cambiare la durata e trascini una maniglia per impostare l’avanzamento, e le date si aggiornano all’istante. Le dipendenze non sono una formula; tracci una linea da un’attività all’altra con il mouse, e il cronoprogramma la rispetta. Un solo interruttore sovrappone il percorso critico, la linea di oggi, le milestone e il carico delle risorse, e la modifica in blocco ti consente di cambiare responsabili o date su molte attività in una volta. In altre parole, tutto ciò che il metodo di Excel non sa fare qui è l’impostazione predefinita.

Sposta il tuo cronoprogramma dentro e fuori FlexiProject

Importa il tuo diagramma di Gantt di Excel in FlexiProject

Non perdi il lavoro che hai messo in Excel. FlexiProject importa il tuo foglio di calcolo direttamente: vai alla scheda Progetti, clicca su Nuovo progetto e scegli «Da Microsoft Excel». Allega il tuo file, poi mappa ogni colonna sul campo corrispondente, nome dell’attività, inizio, fine, responsabile, e salta ciò che non ti serve. Imposta il formato data se Excel ne ha usato uno regionale, scegli le funzionalità che vuoi, e il sistema costruisce un progetto vivo dai tuoi dati e lo apre sul cronoprogramma. La tabella delle attività pulita del Passo 1 è esattamente ciò che rende questa mappatura indolore.

Lavori già in Microsoft Project? Lo stesso flusso gestisce i file .mpp tramite l’opzione «Da Microsoft Project», mappando Nome, Inizio, Fine e Predecessori, così che anche le tue dipendenze vengano trasferite.

Esporta da FlexiProject verso Excel, PDF, PNG e Microsoft Project

Lavorare in FlexiProject non blocca i tuoi dati. Dalla lista del cronoprogramma puoi esportare l’intero cronoprogramma in un file Excel o in un file XML che si apre in Microsoft Project. Dalla vista del diagramma di Gantt puoi esportare la linea temporale come PDF per report e archiviazione, come PNG da inserire in una presentazione, o come XML per Microsoft Project. L’esportazione mantiene la tua vista corrente, inclusi filtri e zoom, così ciò che invii è ciò che vedi.

Diagramma di Gantt in Excel: FAQ

Excel ha un diagramma di Gantt integrato?

No. Excel non ha un tipo di diagramma di Gantt dedicato. Ne crei uno costruendo un grafico a barre in pila e rendendo invisibile la serie della data di inizio, come descritto nei passaggi qui sopra. Funziona, ma è un espediente più che una funzione creata apposta.

Si possono mostrare le dipendenze tra attività in un diagramma di Gantt di Excel?

Non automaticamente. Puoi tracciare frecce a mano, ma Excel non collegherà le attività né sposterà un’attività dipendente quando cambia il suo predecessore. Per dipendenze reali e un percorso critico calcolato, ti serve un software di pianificazione creato per questo.

Come importo un cronoprogramma di Excel in un software di progetti?

In FlexiProject, vai su Progetti, clicca su Nuovo progetto e scegli «Da Microsoft Excel». Carica il file, mappa ogni colonna (nome dell’attività, inizio, fine, responsabile) sul campo corrispondente, e il sistema crea un progetto vivo dal tuo foglio di calcolo.

Posso esportare un diagramma di Gantt da FlexiProject verso Excel o PDF?

Sì. La lista del cronoprogramma si esporta in Excel o in XML di Microsoft Project, e la vista del diagramma di Gantt si esporta in PDF, PNG o XML. Il file esportato mantiene i tuoi filtri e il livello di zoom correnti.

Excel è sufficiente per la pianificazione dei progetti?

Per un piano piccolo e stabile, può esserlo. Una volta che hai dipendenze, milestone, un team che ha bisogno di notifiche o più progetti da seguire contemporaneamente, un foglio di calcolo manuale smette di stare al passo e uno strumento dedicato fa risparmiare più tempo di quanto costi.

Da un grafico veloce a un cronoprogramma vivo

Costruire un diagramma di Gantt in Excel è un’abilità utile, e per una vista rapida e occasionale fa il suo lavoro. Il metodo è semplice una volta che conosci il trucco della barra in pila: struttura le tue attività con una WBS, compila nomi, date e responsabili, e modella il grafico da lì. Ciò che Excel non sa fare è mantenere vivo quel cronoprogramma. Dipendenze, percorso critico, milestone, allegati, notifiche e una vista tra progetti restano fuori dalla sua portata. È la linea in cui uno strumento dedicato si guadagna il suo posto. Con FlexiProject disegni lo stesso cronoprogramma una volta, il grafico si mantiene da solo, e puoi spostare i dati da Excel o verso Excel, PDF e Microsoft Project ogni volta che ti serve. Se hai già un foglio di calcolo, importalo e vedi la differenza sul tuo progetto.