Comparatifs

Applications comme Asana : que rechercher au-delà des listes de tâches

La plupart des équipes qui cherchent des applications comme Asana ne sont pas mécontentes d’Asana. Elles atteignent simplement le point où le travail qu’elles pilotent cesse d’être une liste de tâches et devient un projet doté d’un budget, d’une date à laquelle quelqu’un s’est engagé et de personnes déjà affectées à trois autres choses. Les outils qui ressortent de cette recherche paraissent interchangeables sur une page de fonctionnalités, mais ils appartiennent à des classes de logiciels différentes, et la classe compte bien plus que le logo. Cet article laisse de côté le classement et parcourt les huit capacités qui séparent réellement une classe d’une autre, avec FlexiProject comme exemple concret de ce qu’un système de projet fait différemment.

Tableau de bord du portefeuille stratégique dans FlexiProject avec diagramme de Gantt et indicateurs d'état des projets sur un ordinateur portable

Points clés :

  • La classe d’abord, la marque ensuite — les applications semblables à Asana se répartissent en applications de tâches, plateformes de gestion du travail et systèmes de gestion de projet. Les comparer d’une classe à l’autre est l’erreur la plus fréquente au moment de choisir un outil.
  • Le planning est la ligne de partage — une frise chronologique stocke des dates, un planning les recalcule dès qu’une tâche se déplace, à l’aide de types de dépendance, de délais et d’un chemin critique.
  • Une référence de base rend le retard visible — sans plan approuvé auquel se comparer, un projet dérive en silence et le dépassement n’apparaît qu’à la fin.
  • Argent, risque et capacité sont des modules distincts — des budgets avec prévision jusqu’à l’achèvement, un registre des risques avec des responsables et la charge des ressources sont précisément ce que les applications de tâches ne tentent même pas.
  • Testez avec un vrai projet — un essai sur un planning vivant avec de vraies personnes et de vrais coûts répond en deux semaines à ce qu’une comparaison de fonctionnalités ne répondra jamais.

Pourquoi les équipes se mettent à chercher des applications comme Asana

Asana fait bien ce pour quoi il a été conçu. Il offre à une équipe un lieu partagé pour les tâches, les affectations, les commentaires et les fichiers, il s’apprend vite et les gens s’en servent réellement, ce qui est une barre plus haute que celle que franchit la plupart des logiciels. Quand les équipes cherchent des alternatives, le déclencheur est rarement un défaut. C’est un changement de ce qu’on leur demande de piloter : une équipe qui coordonnait des campagnes livre désormais une mise en œuvre client assortie d’une valeur de contrat, ou une entreprise qui menait quatre projets à la fois en mène désormais trente. Les tâches ne sont pas devenues plus difficiles ; la responsabilité, si.

Le point où un système de gestion de projet devient indispensable mérite d’être nommé avec précision, car il détermine le type d’outil que vous devriez rechercher. Quelqu’un demande désormais quand le projet se terminera, combien il reste du budget et si les personnes nécessaires en mars seront disponibles en mars. Si votre réponse est « il nous faut plus d’ordre dans les tâches », le marché des alternatives à Asana est vaste et largement interchangeable. Si c’est « nous devons piloter des projets, pas des tâches », la plus grande partie de ce marché ne vous concerne pas du tout.

Là où une liste de tâches cesse d’être un plan

Une liste de tâches contient des dates. Un plan contient des relations entre les dates. La différence est invisible tant que rien ne change, et totale dès que tout change. Quand un fournisseur confirme deux semaines plus tard que prévu, une liste de tâches vous laisse modifier cette seule date d’échéance ; chaque tâche qui en dépendait conserve sa date d’origine et le plan est désormais silencieusement faux. Quelqu’un doit le remarquer, réfléchir aux effets en cascade et modifier à la main quinze autres dates.

Les symptômes sont reconnaissables : l’état reconstitué de mémoire lors de la réunion hebdomadaire au lieu d’être lu dans le plan, un planning tenu dans un tableur à côté de l’outil de tâches, personne capable de dire quel retard menace vraiment la date, et des dépassements de budget découverts par une facture plutôt que prévus par une prévision. Rien de tout cela n’est un manque de discipline. C’est un outil bâti pour répondre à « qui fait quoi » à qui l’on demande de répondre à « y arriverons-nous, et à quel coût ».

Trois classes d’outils derrière la même recherche

Presque toute liste d’outils comme Asana mélange trois classes de logiciels sans le dire, et c’est pourquoi les lecteurs en ressortent plus confus qu’au départ.

  • Applications de tâches et de to-do organisent le travail personnel et celui de petites équipes : listes, tableaux, rappels, une vue partagée. Elles ne modélisent ni dépendances, ni budgets, ni capacité, et ne cherchent pas à le faire.
  • Plateformes de gestion du travail sont là où se situe Asana elle-même. Elles ajoutent plusieurs vues, des champs personnalisés, des automatisations, des objectifs et un reporting inter-équipes. Leur couche de planification est le plus souvent une frise chronologique : des dates que l’on peut faire glisser, avec une logique de dépendances limitée ou optionnelle.
  • Systèmes de gestion de projet et de portefeuille sont construits autour du projet comme objet doté d’un planning, d’un budget, de risques, de ressources, de livrables et d’un historique d’approbations. Le centre de gravité est le plan et son exécution par rapport à ce plan.

Le système de gestion de projet FlexiProject appartient à la troisième classe. C’est le positionnement honnête : si votre problème est un tableau de tâches surchargé, c’est la mauvaise réponse. Il devient la bonne réponse au point où le plan, l’argent et les personnes doivent être pilotés comme un seul objet plutôt que trois tableurs. Une comparaison capacité par capacité dans la comparaison de FlexiProject et Asana couvre le même terrain pour cet outil précis.

Try FlexiProject!

Prenez le contrôle total de vos projets avec un logiciel PPM avancé, commencez gratuitement dès aujourd'hui.

FlexiProject

Huit capacités qui séparent les applications semblables à Asana

Retirez le marketing des comparaisons d’outils et les différences qui comptent en pratique se réduisent à huit capacités. Chacune est soit présente comme un vrai module, soit absente, et aucune quantité de champs personnalisés ne remplace celles qui manquent.

Applications de tâches et de gestion du travail Système de gestion de projet
Structure du planning Listes plates, sections, parfois sous-tâches WBS illimitée : phases, étapes, tâches, jalons
Dépendances Liens basiques ou optionnels Quatre types de relation, délai fixe, relations rigides, chemin critique
Référence de base Non disponible Référence de base approuvée avec suivi des écarts
Budget Champs personnalisés ou une intégration Coûts et revenus, réel et prévision jusqu’à l’achèvement
Risque Une tâche avec une étiquette Registre des risques avec matrice, responsables et plans de réponse
Ressources Charge par nombre de tâches ou heures Disponibilité quotidienne, charge dans le diagramme de Gantt, vue de toute l’entreprise
Gouvernance Commentaires et mentions Charte, modèles, circuits d’approbation, revues récurrentes
Portefeuille Regroupement et tableaux de bord Portefeuilles, programmes avec dépendances inter-projets, notation

Le reste de cet article reprend ces lignes une par une, car le tableau vous dit ce qui existe, pas pourquoi cela compte. Séparément, nous expliquons comment aborder la planification de projets que le système tient à jour.

Un planning qui se recalcule tout seul quand les dates bougent

Dans une plateforme de gestion du travail, une frise chronologique est une visualisation de dates que vous entretenez. Dans un système de projet, le planning est un modèle : vous décrivez comment le travail est structuré et comment les éléments dépendent les uns des autres, et le modèle vous dit quelles sont les dates. Cette distinction devient concrète la première fois que la réalité intervient. Une tâche clé glisse de cinq jours ; dans un planning fondé sur un modèle, tout ce qui suit se décale automatiquement, le chemin critique est recalculé et vous voyez immédiatement si la date de fin a bougé ou si la marge a absorbé le retard. Le travail du chef de projet devient de décider quoi faire, non de calculer ce que cela signifie.

Diagramme de Gantt avec le module de gestion des ressources dans le système PPM FlexiProject

Une WBS illimitée au lieu d’une liste de tâches plate

Les projets d’une même organisation diffèrent énormément d’échelle. Une amélioration de processus dure six semaines avec une douzaine de tâches ; un investissement industriel dure trois ans avec plusieurs centaines, regroupées en phases et étapes. Un outil qui limite la profondeur d’imbrication oblige à découper le plus grand projet en plusieurs « projets » artificiels pour qu’il rentre, et à partir de là le reporting est faux, car aucun objet unique ne représente l’entreprise réelle.

Le module de planning du projet de FlexiProject n’a aucune limite de profondeur d’imbrication, si bien qu’un Quick Win peut rester plat tandis qu’un investissement pluriannuel porte une structure de découpage du travail complète, les deux dans la même interface et les deux remontant au même portefeuille. Le même planning est disponible en trois vues partageant un seul jeu de données : une liste de tâches pour le détail, le diagramme de Gantt dans FlexiProject pour le travail sur les dépendances et un tableau Kanban pour suivre l’avancement. Cela compte pour l’adoption, car le chef de projet peut travailler dans la vue structurée pendant que l’équipe reste sur le tableau qui lui est familier, sans que personne n’entretienne une seconde copie de la vérité.

Dépendances, délai et chemin critique

Savoir tracer une ligne entre deux tâches n’est pas la même chose que savoir exprimer de quel type de relation il s’agit. FlexiProject prend en charge les quatre types de relation standard, si bien que vous pouvez dire que le test commence quand le développement se termine, que deux flux de travail commencent ensemble, qu’ils doivent se terminer ensemble, ou le cas plus rare où le début d’une tâche pilote la fin d’une autre. Un délai fixe couvre les jours qui doivent simplement s’écouler et pendant lesquels personne ne travaille : la prise du béton, un délai de consultation imposé par la loi, le délai de livraison d’un fournisseur. Les modéliser comme un délai sur la relation, et non comme une fausse tâche, garde le planning honnête, car le temps d’attente se déplace avec la tâche qui le précède. Les relations rigides empêchent le lien de se rompre par un glissement inattentif, ce qui protège les séquences où l’ordre est une exigence technique ou contractuelle.

Au-dessus de cette structure se trouve le chemin critique. Il répond à la question que tout comité de pilotage finit par poser : parmi les six choses en retard, lesquelles menacent vraiment la date. Sans ce calcul, chaque retard paraît aussi alarmant, et l’attention de la direction se répartit également entre des problèmes d’importance très inégale. Le calendrier du projet en dessous gère les jours chômés et les absences, si bien qu’une tâche planifiée sur cinq jours ouvrés ne consomme pas discrètement un week-end.

Un avancement qui se consolide vers le haut et des retards que vous voyez aussitôt

Dans la plupart des outils de tâches, le pourcentage d’achèvement d’une phase est quelque chose qu’un humain saisit. Ce nombre est une estimation, il est périmé à l’instant de la saisie, et c’est le nombre qui finit dans le rapport au comité. FlexiProject ne demande l’avancement qu’au niveau des tâches individuelles et calcule les étapes, les phases et le projet entier à partir d’elles, si bien que les chiffres des vues de portefeuille et des rapports sont cohérents par construction, non par discipline.

Les tâches en retard sont surlignées en rouge directement dans le planning, si bien que le chef de projet voit les points qui exigent une intervention dès l’ouverture du projet, sans générer d’abord un rapport. L’écart entre l’apparition d’un problème et le moment où quelqu’un le remarque est là où s’accumule l’essentiel des dégâts sur le planning, et réduire cet écart d’une semaine à un instant change ce qui est encore réparable.

Une référence de base : le plan sur lequel on peut réellement vous demander des comptes

Demandez à une équipe sans référence de base si son projet est en retard et vous obtiendrez une réponse réfléchie, sincère et irréfutable. Ce n’est pas de la malhonnêteté. C’est que le plan et la réalité n’ont fait qu’un seul document tout du long : chaque fois qu’une date bougeait, le plan bougeait avec elle, si bien qu’à tout instant le projet est exactement dans les temps d’un planning réécrit une douzaine de fois.

Une référence de base rompt cette boucle. Une fois le planning et le budget convenus, ils sont approuvés et figés comme point de référence, et à partir de là le système signale l’écart entre ce à quoi on s’est engagé et ce qui se passe. L’approbation passe par un circuit défini dans FlexiProject plutôt que par une signature sur une impression, si bien qu’il reste une trace de qui a approuvé quelle version et quand. Ce que vous achetez ainsi, c’est du temps : un projet en retard de quatre jours au deuxième mois d’un planning de dix-huit mois est une conversation, tandis que le même projet découvert en retard de six semaines au seizième mois est une crise sans option restante.

Un budget de projet avec prévision jusqu’à l’achèvement

Un champ personnalisé nommé « budget » sur une fiche de projet n’est pas de la gestion budgétaire ; c’est un nombre que quelqu’un met à jour de temps en temps et auquel plus personne ne fait confiance au deuxième mois. Piloter le budget d’un projet, c’est suivre les montants planifiés, les dépenses réelles et le coût restant attendu, à un niveau de détail qui montre d’où vient l’écart.

Module de budget du projet dans le système FlexiProject

Coûts, revenus et résultat du projet

Le module de budget du projet construit le budget des deux côtés, coûts et revenus, avec des postes regroupés comme l’organisation en a besoin. Pour les projets générant des revenus, le système montre le résultat planifié, l’écart par rapport au plan et la prévision du résultat financier final, pas seulement le versant dépenses. Pour une société de services professionnels ou d’ingénierie où chaque projet est un contrat, c’est le chiffre que la direction demande réellement, et il ne se déduit pas d’un total de coûts à lui seul.

Les postes budgétaires peuvent être liés dynamiquement aux tâches du planning, si bien que lorsque la date d’une tâche change, la date du poste budgétaire correspondant change avec elle et la trésorerie reflète toujours le plan actuel. Chaque poste peut porter les attributs dont la finance a besoin, y compris centre de coûts, nature de dépense, catégorie et fournisseur, avec les factures rattachées à la ligne concernée. FlexiProject s’intègre en outre aux systèmes comptables et importe les factures liées au projet avec leur date, montant, numéro de pièce et fournisseur, ce qui supprime la double saisie qui fait sinon dériver les budgets de projet par rapport à la comptabilité.

Pourquoi « combien avons-nous dépensé » est la mauvaise question

Les dépenses réelles décrivent le passé. Le temps qu’elles montrent un problème, l’argent est parti. La question qui change les décisions est de savoir combien sera encore dépensé avant la fin du projet, et y répondre exige une prévision tenue à côté du réel.

FlexiProject affiche trois valeurs à la fois pour chaque ligne de budget : le plan, le montant dépensé jusqu’ici et la prévision du coût restant, avec l’écart qui en résulte. Un chef de projet qui voit au troisième mois que la prévision dépasse le plan de douze pour cent a des options : renégocier le périmètre, escalader tôt, puiser dans une réserve. Le même chef de projet travaillant seulement avec le réel l’apprend au huitième mois, quand la seule option restante est de l’expliquer. La finance peut aussi se faire concevoir des rapports selon la coupe dont elle a besoin, par catégorie, fournisseur ou période, toujours avec des données à jour. À part, nous détaillons ce qu’est un vrai contrôle du budget de projet.

Try FlexiProject!

Faites progresser votre portefeuille de projets avec un puissant logiciel PPM, gratuit pendant 30 jours.

FlexiProject

Un registre des risques qui fonctionne au-dessus d’un seul projet

Dans un outil de tâches, un risque devient une tâche avec une étiquette, ou une puce dans un document d’état que personne ne relit. Un registre des risques est un autre objet : chaque entrée a une évaluation de probabilité et d’impact, un responsable, un plan de réponse et un historique, et il vit à côté du planning plutôt que dans un document parallèle.

Onglet des risques dans la vue de portefeuille de projets dans FlexiProject

Le registre des risques de FlexiProject vous laisse configurer les dimensions de la matrice des risques lors du déploiement. Cela ressemble à un réglage mineur et c’est souvent la raison pour laquelle un module de risques reste inutilisé : une organisation qui travaille depuis des années avec une matrice trois sur trois n’adoptera pas un système qui fige cinq sur cinq, si bien que le module est abandonné en silence et que la gestion des risques revient sur une diapositive. Les risques récurrents sont gérés via des modèles, si bien qu’une équipe démarrant une nouvelle mise en œuvre ne part pas d’un registre vide, mais d’une base sélectionnée qu’elle ajuste à ce projet. Cela transforme l’identification des risques d’un exercice d’imagination en une revue de l’expérience accumulée de l’organisation.

Au-dessus du projet individuel, chaque portefeuille a son propre onglet de risques qui rassemble en un seul endroit les risques de tous ses projets. Cela fait apparaître quelque chose d’autrement invisible : trois chefs de projet gèrent indépendamment le même risque fournisseur, y consacrent le triple d’effort et parviennent à trois conclusions différentes. Vu au niveau du portefeuille, ce risque reçoit un responsable et une réponse, et les rapports de risques permettent à une équipe démarrant un nouveau projet de passer en revue ce qui a réellement menacé des projets similaires auparavant. Nous montrons également à quoi ressemble la gestion des risques du projet en pratique.

La charge des ressources avant de vous engager sur une date

La question la plus difficile dans une organisation pilotée par projets n’est pas « que devons-nous faire », mais « qui va le faire et est-il libre ». Les applications de tâches montrent la charge comme un décompte d’affectations, ce qui ne dit presque rien, car huit petites tâches et une tâche de trois semaines se ressemblent et consomment des parts du mois d’une personne totalement différentes.

Charge des ressources dans FlexiProject en vues service, employé et projet

FlexiProject aborde cela comme un logiciel de gestion des ressources : il modélise la disponibilité par personne et par jour, tient compte des congés et des absences, et alerte quand la charge planifiée dépasse la capacité disponible. Cela évite le piège connu où un expert apparaît en même temps dans les plans de dix projets, chaque plan raisonnable pris isolément et la somme impossible. La charge est visible directement depuis le diagramme de Gantt : en déplaçant les tâches dans le temps, vous observez la charge évoluer, ce qui fait de la planification une simulation que vous exécutez avant d’approuver le plan plutôt qu’une découverte que vous faites après.

Au-dessus du projet individuel, l’organisation obtient une vue de toutes les ressources de projet pour les mois à venir, ventilée par structure organisationnelle. Le PMO et la direction voient quand des équipes précises ont de la capacité libre, ce qui transforme deux décisions récurrentes de l’instinct en arithmétique : répondre ou non à un travail qui arrive sur le bureau, et quand commencer à recruter.

Une charte de projet et des modèles qui portent votre standard

La plupart des organisations qui pilotent des projets sérieusement ont un standard. Il vit le plus souvent dans un modèle Word, une présentation et la tête de deux personnes expérimentées, ce qui signifie qu’il est suivi quand ces deux-là sont impliquées et improvisé sinon. Un outil qui porte le standard est une proposition différente d’un outil qui se tient à côté.

Le module de charte du projet de FlexiProject est assemblé à partir de composants, sans aucune programmation, si bien que le document reflète la disposition que l’organisation a déjà affinée sur des centaines de projets, au lieu d’un modèle figé d’un éditeur. Vous pouvez définir plus d’un standard de charte : des projets de R&D avec des champs pertinents pour le développement, des projets marketing avec des différenciateurs de marché et des canaux, des projets d’investissement avec des champs de technologie et de retour sur investissement, tandis qu’un ensemble de champs au niveau de l’entreprise reste commun à tous. C’est ce qui permet à la standardisation de survivre au contact de la réalité, car les services ne sont pas contraints à un document de compromis qui ne convient à aucun.

Une part importante de la charte se remplit d’elle-même : jalons, risques clés et autres éléments sont extraits automatiquement du planning et du registre des risques, si bien que la charte reste cohérente avec les données sous-jacentes. Les chartes sont versionnées et approuvées via des circuits d’approbation, et chaque version approuvée laisse une trace de qui l’a approuvée et quand. La même logique s’étend aux modèles de projet de FlexiProject, qui empaquettent la structure du planning, les risques typiques et les dispositions de documents par type de projet, si bien qu’un nouveau projet démarre à partir de la pratique accumulée de l’organisation plutôt que d’un écran vide.

Portefeuilles et programmes : la vue au-dessus d’un projet

Quand une organisation mène trente, cinquante ou cent projets, les questions utiles changent. Personne au niveau de la direction ne veut savoir ce qu’une personne précise fait le jeudi. On veut savoir quels projets glissent, lesquels consomment plus que prévu et si le portefeuille reflète encore la stratégie. Les tableaux de bord qui agrègent des décomptes de tâches ne répondent à rien de tout cela.

Rapport des projets en cours dans le portefeuille dans le système FlexiProject

Ce manque est comblé par le logiciel de portefeuille de projets. FlexiProject fournit une vue stratégique dédiée : une feuille de route des projets avec jalons et leur état, une comparaison au plan et l’avancement financier de chaque projet et du portefeuille dans son ensemble. Un projet peut appartenir à plusieurs portefeuilles à la fois, ce qui compte plus qu’il n’y paraît, car un seul investissement informatique fait souvent partie à la fois d’un portefeuille technologique et d’un programme de transformation. Les programmes ajoutent la couche au-dessus : des groupes de projets liés avec des dépendances courant entre eux, ce qui est le point de rupture de la plupart des livraisons multi-équipes, car chaque plan est cohérent en interne tandis que les transferts sont gérés par e-mail. La notation des projets étaie la décision qui précède tout cela, et le module de revues de projets maintient l’état venant du système plutôt que d’une tournée de relances. Nous décrivons à part ce que doit offrir une alternative à Asana pour un PMO.

Try FlexiProject!

Prenez le contrôle total de vos programmes de projets et de toutes les fonctions pendant 30 jours, gratuitement.

FlexiProject

Licences, langues et où résident vos données

Trois critères apparaissent rarement dans les comparaisons de fonctionnalités et décident régulièrement du résultat dès qu’une organisation dépasse le pilote.

Le premier est le modèle de licence. La plupart des systèmes facturent un tarif comparable pour chaque utilisateur, si bien qu’une organisation paie un siège complet pour des personnes qui ouvrent l’outil afin de mettre à jour leurs propres tâches et de consulter un état. FlexiProject propose trois niveaux adaptés au rôle réel : une licence complète pour les chefs de projet, les membres du PMO, les sponsors et les décideurs ; une licence standard pour les participants actifs qui remontent l’avancement et collaborent aux tâches ; et une licence gratuite pour les personnes qui n’ont besoin que de visibilité sur leur propre travail. L’organisation décide du dosage, ce qui maintient le coût de couverture de l’équipe élargie proportionnel à la valeur que ces personnes en retirent.

Le deuxième est la langue. L’interface de FlexiProject est disponible en 28 langues, dont l’anglais, l’allemand, le français, l’espagnol, l’italien, le néerlandais, le polonais, le tchèque, le slovaque, le hongrois, le roumain, le bulgare, l’ukrainien, le suédois, le danois, le norvégien, le finnois, l’estonien, le letton, le lituanien, le slovène, le grec, le portugais, le turc, le russe, l’indonésien, le japonais et le chinois. La documentation utilisateur est disponible en 11 langues et les vidéos de formation en polonais et en anglais. Pour un groupe avec des filiales dans plusieurs pays, c’est ce qui permet un standard et un système pendant que chacun travaille dans sa propre langue. Le troisième est le déploiement : FlexiProject est disponible on-premise à côté du cloud, ce qui, pour les secteurs réglementés, n’est pas une préférence mais une condition pour seulement être envisagé.

Comment tester des applications semblables à Asana sans gâcher un trimestre

Les comparaisons de fonctionnalités ont un mauvais bilan comme méthode de sélection, car la page de chaque éditeur dit oui à tout. Un essai de deux semaines sur un vrai projet répond à plus qu’un mois de démos, à condition d’être monté pour tester ce qui diffère réellement. Mettez un projet vivant dans l’outil, pas un projet de démonstration : prenez un projet déjà en cours, avec son vrai planning, ses personnes et son budget, et reconstruisez-le. La friction rencontrée pendant cette reconstruction est la friction que vous rencontrerez chaque semaine ensuite, et elle sert en plus de formation, car qui apprend le système sur son propre projet retient davantage que qui accomplit un exercice sur des données inventées.

Ensuite, exécutez les quatre tests qui séparent les classes. Déplacez une tâche au milieu du planning d’une semaine et regardez ce qui se recalcule. Approuvez une référence de base, faites un changement et regardez si l’écart est visible sans que personne ne le calcule. Saisissez le budget avec une prévision jusqu’à l’achèvement et vérifiez si l’écart est lisible. Affectez deux personnes déjà occupées ailleurs et regardez si l’outil vous avertit. Si un outil passe ces quatre tests, le reste est affaire de goût ; s’il y échoue, aucune quantité de champs personnalisés ne comblera l’écart.

Enfin, soyez délibéré sur ce que vous emportez. Une migration est le seul moment où il est économique de laisser derrière soi les catégories que personne n’utilise et les conventions qui étaient des contournements des limites de l’outil précédent. Emportez le travail ouvert, la structure que vous voulez pour l’avenir et les projets historiques dont il vaut la peine d’apprendre.

Foire aux questions

À quoi servent les applications comme Asana ?

Les applications comme Asana servent à organiser et suivre le travail d’équipe en un lieu partagé : tâches, responsables, dates, commentaires et fichiers. Elles sont les plus fortes sur le travail collaboratif et récurrent, comme le marketing, les opérations et le support. Quand le travail a un planning avec des dépendances, un budget et des ressources affectées, un système de gestion de projet convient mieux.

Quelle est la différence entre une application de tâches et un logiciel de gestion de projet ?

Une application de tâches stocke des éléments de travail et des dates. Un logiciel de gestion de projet modélise le projet : il recalcule le planning quand les dates changent, compare l’exécution à une référence de base approuvée, suit les coûts et les prévisions, tient un registre des risques et pilote la capacité des ressources. Le test pratique est de savoir si déplacer une tâche décale automatiquement tout ce qui en dépend.

Asana a-t-il une référence de base de projet ?

Asana ne fournit pas de référence de base de projet approuvée avec suivi des écarts. Sa frise chronologique reflète l’état actuel du plan, si bien que lorsque les dates changent, l’engagement initial n’est plus disponible pour comparaison. Les systèmes de la classe PPM, dont FlexiProject, approuvent et figent une référence de base puis signalent l’écart entre elle et l’exécution réelle.

Les applications semblables à Asana peuvent-elles gérer les budgets de projet ?

La plupart ne le peuvent pas, au-delà d’un champ personnalisé contenant un nombre. Piloter le budget d’un projet exige des montants planifiés, des dépenses réelles et une prévision du coût restant par ligne, liée au planning pour que les dates restent cohérentes. Dans FlexiProject, le budget couvre coûts et revenus et affiche le plan, le réel et la prévision jusqu’à l’achèvement côte à côte.

Quand est-il trop tôt pour quitter Asana ?

Si vos projets sont courts, menés avec une poignée de personnes, sans budget formel ni engagements externes de dates, changer d’outil ajoutera du processus sans ajouter de contrôle. Le signal du changement est structurel : des dépendances que vous ne pouvez pas exprimer, un budget tenu dans un tableur à part et des réunions d’état tenues pour reconstituer une information qui devrait déjà être dans le système.

Combien de temps faut-il pour sortir un projet d’Asana ?

Reconstruire un seul projet en cours dans un nouveau système prend en général quelques heures pour la structure de planning et de budget, et quelques jours si l’on définit modèles et standards en même temps. Le déploiement à l’échelle d’une organisation dépend moins des données que des décisions : quel standard, quels modèles et qui approuve quoi.

La recherche d’applications comme Asana commence le plus souvent comme une question d’outil et se révèle être une question sur ce que l’organisation pilote réellement. Si la réponse est la collaboration d’équipe sur un travail partagé, le marché est bien servi et les différences entre les principales options relèvent surtout de l’interface et du prix. Si la réponse est des projets assortis d’engagements, les capacités pertinentes ne sont pas celles qui apparaissent sur les pages de comparaison : un planning qui se recalcule tout seul, une référence de base approuvée qui rend le retard visible tant qu’il est encore petit, un budget avec prévision plutôt qu’un total de dépenses, un registre des risques qui fonctionne au-dessus du niveau d’un projet, et une capacité de ressources que vous pouvez vérifier avant de promettre une date. FlexiProject est construit autour de ces choses, ce qui en fait le mauvais choix pour une équipe qui a besoin d’un tableau de tâches plus net, et le bon pour une organisation qui doit rendre des comptes sur des dates et de l’argent. La façon la plus fiable de savoir qui vous êtes n’est pas un tableau de fonctionnalités, mais une quinzaine de jours : prenez un vrai projet, reconstruisez-le, déplacez une tâche et regardez ce que l’outil vous dit.

Łukasz Celeda
Łukasz Celeda
Business Analyst at FlexiProject

Łukasz est analyste métier et systèmes, avec une vaste expérience dans la conception de logiciels d’entreprise. Chez FlexiProject, il traduit efficacement des exigences complexes en fonctionnalités intuitives du système, depuis l’analyse initiale et les wireframes UX jusqu’aux solutions technologiques prêtes à l’emploi. Il est diplômé de l’Université des sciences de la vie de Varsovie et de l’Université de technologie de Varsovie. Dans son travail quotidien, il privilégie le pragmatisme et combine naturellement les perspectives métier, technique et utilisateur.