Alternativa ad Asana per il controllo del budget di progetto: sei requisiti

Dove finisce il controllo del budget in uno strumento di task

Conviene dire con chiarezza cosa fa Asana qui, altrimenti si compra facilmente una soluzione a un problema mal posto. Puoi registrare una cifra di budget come campo personalizzato su un progetto, associare un costo a un task e costruire una vista che somma quei numeri. Per un team che vuole avere a portata di mano un ordine di grandezza a volte basta, e un confronto funzione per funzione tra FlexiProject e Asana mostra dove passa il divario più ampio.

Il confine è dove il budget smette di essere informazione e diventa qualcosa che gestisci. Controllare il budget significa che il sistema conosce il piano, registra i dati effettivi, accetta una previsione del costo residuo e calcola da sé lo scostamento, con ciascuno di questi valori che porta una data proveniente dal cronoprogramma. Uno strumento di task non ha alcun oggetto simile al di sotto, quindi tutto ciò che sta sopra la somma va costruito accanto, ed è anche lì che il ciclo di controllo dei costi in quattro fasi smette di essere eseguibile dentro lo strumento.

Tre soluzioni di ripiego che i team usano davvero

La prima è un campo personalizzato con il budget e un secondo con l’importo speso. Funziona finché qualcuno non chiede di cosa si compone la differenza, perché un campo non ha struttura e non può essere scomposto in righe.

La seconda è un foglio di calcolo tenuto accanto allo strumento, di solito dal project manager e talvolta da un controller. È flessibile, per questo è diffuso, ma richiede qualcuno che lo mantenga a mano coerente con il cronoprogramma, le fatture e le decisioni prese altrove. La terza è un’integrazione con un sistema finanziario, che porta i costi effettivi ma non il piano né la previsione, perché lo strumento di task non ha dove metterli.

Quanto costa il ripiego

Ciascuno funziona e ciascuno ha lo stesso difetto: il costo vive separato dal piano che lo causa. Ne seguono tre conseguenze. La prima è la doppia digitazione, lavoro che non produce alcuna informazione nuova. La seconda è la divergenza tra budget di progetto e libri, che di solito emerge a fine trimestre e finisce in una discussione su quali numeri siano quelli veri.

La terza è quella costosa: decisioni prese su dati vecchi di settimane. Quando aggiornare il budget richiede sforzo, lo si fa di rado, e meno lo si fa, meno è affidabile nel momento in cui serve davvero. Uno sforamento allora non viene rilevato, ma scoperto, ed è così che si verificano gli sforamenti dei budget di progetto anche sotto una gestione attenta. Vediamo anche cosa cercare quando si valutano app come Asana.

Sei requisiti per il controllo del budget di progetto

Togli il marketing dal confronto e il controllo del budget si riduce a sei cose. Ciascuna è o una meccanica del sistema o un compito svolto da una persona.

Insieme descrivono ciò che un software per il budget di progetto deve offrire prima che il controllo sia anche solo possibile. Il resto dell’articolo passa i requisiti in ordine e mostra come ciascuno è gestito in FlexiProject.

Un budget che matura con il progetto

Il conflitto tipico all’inizio è questo: autorizzare un progetto richiede una base finanziaria, e un budget affidabile richiede un lavoro sprecato se la risposta è no. La maggior parte delle organizzazioni sbaglia in una direzione o nell’altra, o decide senza numeri o produce piani dettagliati per cose che non iniziano mai.

Il modulo del charter di progetto può portare un budget stimato a livello di grandi voci, per esempio trasferte aziendali per duecentomila, e ciò basta alla decisione. Solo dopo l’approvazione del charter, durante la pianificazione, il project manager scompone quelle voci in trasferte nazionali, trasferte internazionali, trasporto esterno e trasporto proprio. Il dettaglio compare nel punto in cui inizia a ripagarsi, e non prima che qualcuno sappia se servirà, che è anche la logica dietro la creazione e il controllo di un budget durante la realizzazione.

Un budget a due livelli ai cancelli di fase

Nei progetti di ricerca e investimento lo stesso problema torna a ogni fase, perché le fasi successive semplicemente non possono essere quotate in anticipo. FlexiProject supporta per questo caso un budget a due livelli: la fase corrente ha un piano dettagliato con voci specifiche, mentre le fasi restanti portano una stima basata su ciò che si sa all’inizio.

A ogni cancello il project manager produce il budget dettagliato della fase successiva e corregge le stime del resto, usando ciò che la fase corrente gli ha insegnato. Il comitato guida approva le spese solo entro la fase successiva, che è il senso dei cancelli: il denaro viene rilasciato a porzioni anziché con una sola firma all’inizio. Le versioni successive del budget vengono archiviate, così un anno dopo si vede come e perché le ipotesi sono cambiate.

Costi, ricavi e risultato del progetto

La maggior parte degli strumenti tratta il budget di progetto come il lato delle spese, cosa che basta solo quando il progetto non produce nulla. Nei progetti commerciali, nelle implementazioni per cliente, nelle iniziative di R&S con un ritorno atteso o negli investimenti con un modello di rientro, la domanda non è cosa è stato speso, ma cosa il progetto guadagnerà.

FlexiProject costruisce il budget da entrambi i lati, costi e ricavi, con righe raggruppate come serve all’organizzazione. Per i progetti che generano ricavi il sistema mostra il profitto previsto, lo scostamento rispetto al piano e la previsione del risultato finanziario finale. È il numero di cui chiede la direzione, e non può essere ricavato dal solo totale dei costi, perché spostare una data di accettazione cambia entrambi i lati dell’equazione insieme.

Voci di budget legate al cronoprogramma

È qui che la maggior parte degli strumenti finanziari e la maggior parte degli strumenti di progetto divergono di più. I budget vengono di solito trattati come un modulo a sé, mentre in realtà le righe di costo sono strettamente correlate alle date dei task. L’acconto al fornitore parte all’ordine, il pagamento finale dopo l’accettazione, il costo del lavoro durante l’installazione.

In FlexiProject le voci di budget possono essere collegate dinamicamente ai task del modulo di cronoprogramma del progetto. Quando cambia la data di un task, la data della voce di budget corrispondente si aggiorna con essa, così il flusso di cassa del progetto riflette sempre il piano corrente senza sincronizzazione manuale. La differenza pratica è semplice: senza quel legame, ogni cambio di cronoprogramma invalida in silenzio la previsione di cassa, e nessuno se ne accorge finché il denaro non manca nel mese in cui doveva esserci.

Un progetto fotovoltaico lo mostra con chiarezza. Righe come pannelli, inverter, strutture, lavoro e progettazione sono legate a task specifici, il sistema ricalcola il totale quando cambiano prezzi o quantità, e le fatture dei subappaltatori cadono automaticamente sulle righe giuste. Lo scostamento rispetto al piano è visibile in continuo anziché a fine fase. A parte spieghiamo come affrontare la pianificazione dei progetti che il sistema mantiene da sé.

Piano, effettivo e previsione al completamento

Il controllo del budget ha bisogno di tre valori, non due. La maggior parte degli strumenti conosce il piano e l’effettivo, quindi risponde solo a domande sul passato.

Perché «quanto abbiamo speso» è una domanda sul passato

L’effettivo descrive denaro già andato. Quando mostra un problema restano poche opzioni, perché il costo è già stato sostenuto. FlexiProject consente di registrare la spesa reale e mantenere allo stesso tempo una previsione del costo residuo, così il project manager vede sempre tre valori insieme: il piano, ciò che è stato speso e la previsione al completamento, insieme allo scostamento risultante.

EAC ed ETC, e su cosa decide davvero lo sponsor

Su questa base il sistema mostra la previsione finale. Entrambi derivano dall’indice di performance dei costi (CPI): l’EAC risponde a quanto il progetto costerà infine al ritmo di spesa attuale, e l’ETC a quanto resta da spendere. Entrambi di solito pesano più degli scostamenti già avvenuti.

La differenza in pratica è notevole. Uno sponsor che sente che il budget è stato superato del cinque per cento riceve uno stato. Uno sponsor che vede che la previsione al completamento è uno sforamento del diciotto per cento riceve una base per decidere, e ha ancora tempo per farlo: ridurre l’ambito, aggiungere risorse, spostare la data o scalare. Una decisione presa presto è di solito meno costosa della stessa decisione presa vicino alla fine. Mostriamo inoltre come funziona la gestione dei rischi di progetto nella pratica.

Attributi contabili e report per la funzione finanza

Un budget di progetto che non si può riconciliare con i libri finisce col non essere più usato, perché in ogni disputa sui numeri vince la contabilità. Per questo ogni riga di budget in FlexiProject può portare gli attributi che servono alla finanza: centro di costo, tipo di spesa, categoria di costo e fornitore. Fatture e ordini possono essere allegati alla riga pertinente.

Il secondo elemento è l’integrazione. FlexiProject preleva dal sistema contabile le fatture legate al progetto insieme ai loro attributi, la data, l’importo, il numero del documento e il fornitore, e le collega alla riga di budget corretta. Il project manager può ripartire un costo su più righe, e il legame con il documento resta nel sistema. Ridigitare gli stessi dati in due punti scompare, e con esso la fonte più comune di divergenza.

Il terzo è la reportistica. La finanza raramente ha bisogno della vista standard del budget di progetto e più spesso vuole il proprio taglio: per categoria, per fornitore, per periodo, con scostamenti e previsioni. Questi report si progettano una volta e poi restano disponibili con dati aggiornati, esportabili in Excel per chi vuole lavorare oltre sui numeri. Il project manager smette di essere un intermediario nella consegna dei numeri. A parte spieghiamo che cosa deve offrire un’alternativa ad Asana per un PMO.

Un budget approvato e una modifica formale

Tutto quanto sopra funziona solo se c’è un punto di riferimento. Un budget che cambia insieme alla realtà torna sempre e non dice mai nulla. Per questo nel sistema di project management FlexiProject un budget approvato viene congelato come baseline, e il sistema segnala lo scostamento tra l’impegno e lo stato attuale.

Le modifiche restano possibili, ma sono modifiche. Una correzione di budget significativa può essere presentata come richiesta con una giustificazione di business e passa per un iter di approvazione, diventando la nuova versione del piano una volta approvata. Le richieste vengono archiviate, così dopo la chiusura del progetto si può ricostruire quando il budget è cresciuto e perché. Senza questo, una discussione su uno sforamento si riduce alla domanda su rispetto a cosa esattamente lo si misura.

Quando questo è più di quanto il tuo progetto richieda

Se gestisci una manciata di progetti senza budget formale, senza impegni con i clienti e senza una funzione finanza dall’altra parte, la meccanica descritta sopra aggiungerà lavoro senza aggiungere controllo. Un campo personalizzato con una cifra basta, e cambiare strumento risolverebbe un problema che non hai.

La situazione è diversa dove l’intero modello poggia su ore fatturabili e fatturazione al cliente. È una classe di esigenza a sé, più vicina ai sistemi da agenzia che alla gestione del budget di un’iniziativa, e una panoramica dei software per la gestione dei costi di progetto costruiti attorno a tariffe e redditività delle commesse è il punto di partenza giusto. FlexiProject è più forte dove il budget si compone di righe di costo e ricavo, influenza una decisione di investimento e deve quadrare con i libri.

Come provarlo sul tuo budget in due settimane

I confronti di funzionalità decidono poco, perché la pagina di ogni fornitore risponde sì a tutto. Prendi un progetto in corso con un budget reale e ricostruiscilo: la struttura a righe, gli importi previsti, la spesa finora. Già questo passo mostra se la struttura di budget che usi entra nello strumento senza doverla forzare.

Poi quattro test. Sposta un task nel cronoprogramma di due settimane e verifica se la data della riga di budget collegata si è spostata con esso. Inserisci una previsione del costo residuo e osserva se lo scostamento e la previsione al completamento si sono calcolati da soli. Preleva una fattura dal sistema contabile e controlla che cada sulla riga giusta con un set completo di attributi. Progetta un report nel formato che la finanza di solito chiede. Uno strumento che supera questi quattro gestirà il resto.

Domande frequenti

Asana permette di controllare il budget di un progetto?

Solo in misura limitata. Lì il budget non fa parte del modello del progetto, quindi gli importi si registrano in campi personalizzati, in un componente aggiuntivo o in uno strumento a sé. Basta per annotare un ordine di grandezza, ma non per calcolare lo scostamento, prevedere il costo residuo o riconciliare i numeri con la contabilità.

Che differenza c’è tra tracciare i costi e controllare il budget?

Tracciare i costi risponde a quanto è stato speso. Controllare il budget richiede in più un piano con struttura a righe, una previsione del costo residuo e uno scostamento calcolato, con date che vengono dal cronoprogramma. Il test pratico è se il sistema ti dice che il progetto va verso uno sforamento prima che accada.

Cosa si ottiene legando le voci di budget al cronoprogramma?

Mantiene il flusso di cassa aggiornato. Quando la data di un task si sposta, la data del pagamento collegato si sposta con essa, così la previsione riflette il piano vigente senza correzione manuale. Senza quel legame, ogni cambio di cronoprogramma invalida in silenzio la previsione.

Un budget di progetto può essere riconciliato con il sistema contabile?

Sì, a patto che le righe di budget portino gli attributi che servono alla contabilità: centro di costo, tipo di spesa, categoria e fornitore. In FlexiProject le fatture legate al progetto possono essere prelevate automaticamente e allegate alle righe giuste, il che elimina la doppia digitazione.

Il budget da solo è un buon motivo per cambiare strumento?

Raramente è solo il budget. Se i costi si tengono in un foglio accanto allo strumento, di solito è perché nello stesso foglio c’è il cronoprogramma o la previsione, il che significa che lo strumento non tiene il piano nel suo insieme. Il budget può però bastare come motivo quando il progetto viene rendicontato a una direzione o a un ente finanziatore.

In questo caso si cerca un’alternativa ad Asana non perché lo strumento sia scadente, ma perché il budget ha raggiunto il limite del suo modello dati. Registrare una cifra e controllare un budget sono cose diverse, e la differenza emerge proprio quando è più costosa: alla domanda se il progetto rientrerà nel piano. I sei requisiti sopra si riducono a un’idea. Il denaro dovrebbe vivere nello stesso posto del piano che lo genera, avere una struttura a righe, maturare con il progetto, coprire i ricavi oltre ai costi, accettare una previsione e quadrare con i libri. Se il budget di progetto nella tua organizzazione vive in un foglio accanto allo strumento, il modo più economico per scoprire se vale la pena cambiare è ricostruire un progetto reale e spostarvi un task.