Alternative zu Asana für die Budgetkontrolle im Projekt: sechs Anforderungen

Wo die Budgetkontrolle in einem Aufgaben-Tool endet

Es lohnt sich, klar zu benennen, was Asana hier leistet, denn sonst kauft man leicht eine Lösung für ein falsch gestelltes Problem. Sie können eine Budgetzahl als eigenes Feld am Projekt erfassen, einer Aufgabe Kosten zuordnen und eine Ansicht bauen, die diese Zahlen summiert. Für ein Team, das eine grobe Größenordnung griffbereit haben will, reicht das mitunter, und ein Funktion-für-Funktion-Vergleich von FlexiProject und Asana zeigt, wo die größere Lücke verläuft.

Die Grenze liegt dort, wo das Budget aufhört, Information zu sein, und zu etwas wird, das Sie steuern. Budgetkontrolle bedeutet, dass das System den Plan kennt, die Ist-Werte erfasst, eine Prognose der Restkosten aufnimmt und die Abweichung selbst berechnet, wobei jeder dieser Werte ein Datum aus dem Zeitplan trägt. Ein Aufgaben-Tool hat kein solches Objekt darunter, also muss alles oberhalb der Summe daneben aufgebaut werden, und genau dort lässt sich auch der vierstufige Kostenkontrollzyklus im Tool nicht mehr ausführen.

Drei Behelfslösungen, die Teams tatsächlich nutzen

Die erste ist ein eigenes Feld für das Budget und ein zweites für den ausgegebenen Betrag. Das funktioniert, bis jemand fragt, woraus die Differenz besteht, denn ein Feld hat keine Struktur und lässt sich nicht in Zeilen zerlegen.

Die zweite ist eine Tabelle, die neben dem Tool gepflegt wird, meist vom Projektleiter, manchmal von einem Controller. Sie ist flexibel und deshalb beliebt, verlangt aber jemanden, der sie von Hand mit dem Zeitplan, den Rechnungen und anderswo getroffenen Entscheidungen konsistent hält. Die dritte ist eine Integration mit einem Finanzsystem, die die Ist-Kosten hereinholt, aber nicht den Plan oder die Prognose, weil das Aufgaben-Tool keinen Platz dafür hat.

Was die Behelfslösung kostet

Jede davon funktioniert und jede hat denselben Mangel: Die Kosten leben getrennt von dem Plan, der sie verursacht. Daraus folgen drei Konsequenzen. Die erste ist Doppelerfassung, also Arbeit, die keine neue Information erzeugt. Die zweite ist das Auseinanderdriften von Projektbudget und Büchern, das meist zum Quartalsende auftaucht und in einer Diskussion darüber endet, wessen Zahlen echt sind.

Die dritte ist die teure: Entscheidungen auf Basis von Daten, die Wochen alt sind. Wenn die Aktualisierung des Budgets Aufwand kostet, geschieht sie selten, und je seltener sie geschieht, desto weniger verlässlich ist sie in dem Moment, in dem sie wirklich gebraucht wird. Eine Überschreitung wird dann nicht erkannt, sondern entdeckt, und genau so kommt es zu Budgetüberschreitungen im Projekt selbst bei aufmerksamer Führung. Wir zeigen außerdem, worauf es bei Apps wie Asana wirklich ankommt.

Sechs Anforderungen an die Budgetkontrolle im Projekt

Nimmt man das Marketing aus dem Vergleich, läuft Budgetkontrolle auf sechs Dinge hinaus. Jedes davon ist entweder eine Mechanik im System oder eine Aufgabe, die ein Mensch erledigt.

Zusammen beschreiben sie, was eine Projektbudget-Software leisten muss, bevor Kontrolle überhaupt möglich ist. Der Rest dieses Artikels geht die Anforderungen der Reihe nach durch und zeigt, wie jede in FlexiProject umgesetzt wird.

Ein Budget, das mit dem Projekt reift

Der typische Konflikt am Anfang sieht so aus: Ein Projekt zu genehmigen verlangt eine finanzielle Grundlage, und ein belastbares Budget verlangt Arbeit, die verschwendet ist, wenn die Antwort Nein lautet. Die meisten Organisationen machen das in die eine oder andere Richtung falsch, entscheiden ohne Zahlen oder erstellen detaillierte Pläne für Dinge, die nie beginnen.

Das Modul Projektauftrag kann ein geschätztes Budget auf Ebene der Hauptpositionen tragen, etwa Geschäftsreisen mit zweihunderttausend, und das reicht für die Entscheidung. Erst nachdem der Projektauftrag genehmigt ist, gliedert der Projektleiter in der Planung diese Positionen in Inlandsreisen, Auslandsreisen, Fremdtransport und Eigentransport auf. Detailtiefe entsteht dort, wo sie sich zu rechnen beginnt, und nicht bevor jemand weiß, ob sie gebraucht wird, was auch die Logik hinter dem Erstellen und Kontrollieren eines Budgets während der Umsetzung ist.

Ein zweistufiges Budget an den Phasentoren

In Forschungs- und Investitionsprojekten kehrt dasselbe Problem in jeder Phase zurück, weil spätere Phasen sich schlicht nicht im Voraus kalkulieren lassen. FlexiProject unterstützt für diesen Fall ein zweistufiges Budget: Die aktuelle Phase hat einen detaillierten Plan mit konkreten Positionen, während die übrigen Phasen eine Schätzung tragen, die auf dem beruht, was zu Beginn bekannt ist.

An jedem Tor erstellt der Projektleiter das detaillierte Budget für die nächste Phase und korrigiert die Schätzungen für den Rest, gestützt auf das, was die aktuelle Phase gelehrt hat. Der Lenkungsausschuss genehmigt Ausgaben nur innerhalb der nächsten Phase, und genau darum geht es beim Gating: Geld wird in Portionen freigegeben statt in einer einzigen Unterschrift am Anfang. Aufeinanderfolgende Budgetversionen werden archiviert, sodass ein Jahr später sichtbar ist, wie und warum sich die Annahmen geändert haben.

Kosten, Erlöse und das Projektergebnis

Die meisten Tools behandeln ein Projektbudget als die Ausgabenseite, was nur genügt, wenn das Projekt nichts hervorbringt. In kommerziellen Projekten, Kundeneinführungen, F&E-Initiativen mit erwarteter Rendite oder Investitionen mit Amortisationsmodell lautet die Frage nicht, was ausgegeben wurde, sondern was das Projekt einbringen wird.

FlexiProject baut das Budget von beiden Seiten auf, Kosten und Erlöse, mit Positionen, die so gruppiert werden, wie die Organisation es braucht. Für erlösbringende Projekte zeigt das System den geplanten Gewinn, die Abweichung gegenüber dem Plan und das prognostizierte finanzielle Endergebnis. Das ist die Zahl, nach der der Vorstand fragt, und sie lässt sich nicht allein aus einer Kostensumme ableiten, denn das Verschieben eines Abnahmetermins verändert beide Seiten der Gleichung zugleich.

Budgetpositionen, die mit dem Zeitplan verbunden sind

Hier laufen die meisten Finanz-Tools und die meisten Projekt-Tools am weitesten auseinander. Budgets werden meist als eigenes Modul behandelt, während Kostenzeilen in Wirklichkeit eng mit den Aufgabenterminen zusammenhängen. Die Anzahlung an den Lieferanten geht bei Bestellung raus, die Schlusszahlung nach Abnahme, die Personalkosten während der Installation.

In FlexiProject lassen sich Budgetpositionen dynamisch mit Aufgaben im Modul Projektzeitplan verknüpfen. Ändert sich ein Aufgabentermin, aktualisiert sich der Termin der zugehörigen Budgetposition mit, sodass der Projekt-Cashflow ohne manuelle Abstimmung immer den aktuellen Plan abbildet. Der praktische Unterschied ist einfach: Ohne diese Verbindung entwertet jede Zeitplanänderung stillschweigend die Cashflow-Prognose, und niemand bemerkt es, bis das Geld in dem Monat fehlt, in dem es da sein sollte.

Ein Photovoltaikprojekt zeigt das deutlich. Positionen wie Module, Wechselrichter, Unterkonstruktionen, Arbeit und Planung sind mit konkreten Aufgaben verknüpft, das System berechnet die Summe neu, wenn sich Preise oder Mengen ändern, und Rechnungen von Subunternehmern landen automatisch auf den richtigen Positionen. Die Abweichung gegenüber dem Plan ist laufend sichtbar statt erst am Ende einer Phase. Gesondert behandeln wir, was eine gute Alternative für die Projektplanung ausmacht.

Plan, Ist und die Prognose bis zum Abschluss

Budgetkontrolle braucht drei Werte, nicht zwei. Die meisten Tools kennen den Plan und die Ist-Werte, beantworten also nur Fragen zur Vergangenheit.

Warum „wie viel haben wir ausgegeben“ eine Frage zur Vergangenheit ist

Ist-Werte beschreiben Geld, das bereits weg ist. Wenn sie ein Problem zeigen, bleiben nur noch wenige Optionen, weil die Kosten schon angefallen sind. FlexiProject lässt Sie die tatsächlichen Ausgaben erfassen und zugleich eine Prognose der Restkosten pflegen, sodass der Projektleiter stets drei Werte auf einmal sieht: den Plan, das Ausgegebene und die Prognose bis zum Abschluss, samt der daraus folgenden Abweichung.

EAC und ETC und worüber der Sponsor tatsächlich entscheidet

Auf dieser Grundlage zeigt das System die Endprognose. Beide leiten sich aus dem Cost Performance Index ab: EAC beantwortet, was das Projekt beim aktuellen Ausgabentempo letztlich kosten wird, und ETC, wie viel noch auszugeben ist. Beide zählen meist mehr als bereits eingetretene Abweichungen.

Der Unterschied in der Praxis ist erheblich. Ein Sponsor, der hört, das Budget sei um fünf Prozent überschritten, bekommt einen Status. Ein Sponsor, der sieht, dass die Prognose zum Abschluss eine Überschreitung von achtzehn Prozent ergibt, bekommt eine Entscheidungsgrundlage und hat noch Zeit zu handeln: Umfang kürzen, Ressourcen ergänzen, den Termin verschieben oder eskalieren. Eine früh getroffene Entscheidung ist meist günstiger als dieselbe Entscheidung kurz vor Schluss. Ebenso erklären wir, wie Risikomanagement im Projekt in der Praxis aussieht.

Buchhaltungsattribute und Berichte für die Finanzabteilung

Ein Projektbudget, das sich nicht mit den Büchern abstimmen lässt, wird irgendwann nicht mehr genutzt, denn in jedem Streit um Zahlen gewinnt die Buchhaltung. Deshalb kann jede Budgetzeile in FlexiProject die Attribute tragen, die die Finanzabteilung braucht: Kostenstelle, Ausgabenart, Kostenkategorie und Lieferant. Rechnungen und Bestellungen lassen sich der jeweiligen Zeile anhängen.

Das zweite Element ist die Integration. FlexiProject holt projektbezogene Rechnungen aus dem Buchhaltungssystem samt ihren Attributen, dem Datum, dem Betrag, der Belegnummer und dem Lieferanten und verbindet sie mit der richtigen Budgetzeile. Der Projektleiter kann eine Kostenposition auf mehrere Zeilen aufteilen, und die Verbindung zum Beleg bleibt im System. Das erneute Eintippen derselben Daten an zwei Stellen entfällt, und mit ihm die häufigste Quelle für das Auseinanderdriften.

Das dritte ist das Berichtswesen. Die Finanzabteilung braucht selten die Standardansicht des Projektbudgets und will häufiger ihren eigenen Blick: nach Kategorie, nach Lieferant, nach Zeitraum, mit Abweichungen und Prognosen. Solche Berichte werden einmal gestaltet und bleiben dann mit aktuellen Daten verfügbar, exportierbar nach Excel für alle, die die Zahlen weiterbearbeiten wollen. Der Projektleiter ist nicht länger Mittelsmann bei der Lieferung von Zahlen. Separat beschreiben wir, was eine Asana-Alternative für ein PMO leisten muss.

Ein genehmigtes Budget und eine formale Änderung

All das funktioniert nur, wenn es einen Bezugspunkt gibt. Ein Budget, das sich mit der Realität mitverändert, geht immer auf und sagt nie etwas aus. Deshalb wird im Projektmanagementsystem FlexiProject ein genehmigtes Budget als Basisplan eingefroren, und das System weist die Abweichung zwischen der Zusage und dem aktuellen Stand aus.

Änderungen bleiben möglich, aber sie sind Änderungen. Eine wesentliche Budgetkorrektur kann als Antrag mit geschäftlicher Begründung gestellt werden und durchläuft einen Genehmigungsweg, um nach Freigabe zur neuen Version des Plans zu werden. Anträge werden archiviert, sodass sich nach Projektabschluss rekonstruieren lässt, wann das Budget wuchs und warum. Ohne das reduziert sich eine Diskussion über eine Überschreitung auf die Frage, woran genau sie eigentlich gemessen wird.

Wann das mehr ist, als Ihr Projekt braucht

Wenn Sie eine Handvoll Projekte ohne formales Budget, ohne Kundenzusagen und ohne Finanzabteilung auf der Gegenseite führen, fügt die oben beschriebene Mechanik Arbeit hinzu, ohne Kontrolle hinzuzufügen. Ein eigenes Feld mit einer Zahl genügt, und ein Werkzeugwechsel würde ein Problem lösen, das Sie nicht haben.

Anders liegt der Fall, wenn das gesamte Modell auf abrechenbaren Stunden und Kundenfakturierung ruht. Das ist eine eigene Bedarfsklasse, näher an Agentursystemen als am Steuern des Budgets eines Vorhabens, und eine Übersicht über Software für das Projektkostenmanagement rund um Stundensätze und Auftragsrentabilität ist der richtige Ausgangspunkt. FlexiProject ist am stärksten dort, wo das Budget aus Kosten- und Erlöspositionen besteht, eine Investitionsentscheidung beeinflusst und mit den Büchern übereinstimmen muss.

Wie Sie es in zwei Wochen an Ihrem eigenen Budget prüfen

Funktionsvergleiche entscheiden wenig, denn jede Anbieterseite antwortet auf alles mit Ja. Nehmen Sie ein laufendes Projekt mit einem echten Budget und bauen Sie es nach: die Zeilenstruktur, die geplanten Beträge, die bisherigen Ausgaben. Schon dieser Schritt zeigt, ob die Budgetstruktur, die Sie verwenden, ins Tool passt, ohne verbogen zu werden.

Dann vier Tests. Verschieben Sie eine Aufgabe im Zeitplan um zwei Wochen und prüfen Sie, ob der Termin der verknüpften Budgetzeile mitgezogen ist. Geben Sie eine Prognose der Restkosten ein und sehen Sie, ob sich Abweichung und Prognose zum Abschluss selbst berechnet haben. Ziehen Sie eine Rechnung aus dem Buchhaltungssystem und prüfen Sie, ob sie mit einem vollständigen Satz Attribute auf der richtigen Zeile landet. Gestalten Sie einen Bericht in dem Format, das die Finanzabteilung üblicherweise verlangt. Ein Tool, das diese vier besteht, bewältigt auch den Rest.

Häufig gestellte Fragen

Lässt sich mit Asana ein Projektbudget kontrollieren?

Nur eingeschränkt. Das Budget ist dort kein Teil des Projektmodells, also werden Beträge in eigenen Feldern, in einer Erweiterung oder in einem separaten Tool erfasst. Das reicht, um eine Größenordnung festzuhalten, aber nicht, um Abweichungen zu berechnen, Restkosten zu prognostizieren oder die Zahlen mit der Buchhaltung abzustimmen.

Was ist der Unterschied zwischen Kostenverfolgung und Budgetkontrolle?

Kostenverfolgung beantwortet, wie viel ausgegeben wurde. Budgetkontrolle verlangt zusätzlich einen Plan mit Zeilenstruktur, eine Prognose der Restkosten und eine berechnete Abweichung, mit Terminen aus dem Zeitplan. Der praktische Test ist, ob das System Ihnen sagt, dass das Projekt auf eine Überschreitung zusteuert, bevor sie eintritt.

Was bringt die Verbindung von Budgetpositionen mit dem Zeitplan?

Sie hält den Cashflow aktuell. Verschiebt sich ein Aufgabentermin, zieht der Termin der verknüpften Zahlung mit, sodass die Prognose ohne manuelle Korrektur den geltenden Plan abbildet. Ohne diese Verbindung entwertet jede Zeitplanänderung stillschweigend die Prognose.

Lässt sich ein Projektbudget mit dem Buchhaltungssystem abstimmen?

Ja, sofern die Budgetzeilen die Attribute tragen, die die Buchhaltung braucht: Kostenstelle, Ausgabenart, Kategorie und Lieferant. In FlexiProject lassen sich projektbezogene Rechnungen automatisch hereinholen und den richtigen Zeilen zuordnen, was die Doppelerfassung beseitigt.

Ist allein das Budget ein guter Grund, das Tool zu wechseln?

Selten ist es nur das Budget. Werden die Kosten in einer Tabelle neben dem Tool gehalten, liegt das meist daran, dass auch der Zeitplan oder die Prognose in derselben Tabelle stehen, das Tool den Plan also nicht als Ganzes hält. Das Budget kann aber Grund genug sein, wenn das Projekt gegenüber einem Vorstand oder einer Förderinstitution abgerechnet wird.

Eine Alternative zu Asana wird in diesem Fall nicht gesucht, weil das Tool schlecht wäre, sondern weil das Budget an die Grenze seines Datenmodells gestoßen ist. Eine Zahl zu erfassen und ein Budget zu kontrollieren sind verschiedene Dinge, und der Unterschied zeigt sich genau dann, wenn er am teuersten ist: bei der Frage, ob das Projekt im Plan landet. Die sechs Anforderungen oben laufen auf einen Gedanken hinaus. Das Geld sollte am selben Ort leben wie der Plan, der es erzeugt, eine Zeilenstruktur haben, mit dem Projekt reifen, neben den Kosten auch die Erlöse abdecken, eine Prognose aufnehmen und sich mit den Büchern abstimmen. Wenn das Projektbudget in Ihrer Organisation in einer Tabelle neben dem Tool lebt, ist der günstigste Weg herauszufinden, ob sich ein Wechsel lohnt, ein echtes Projekt nachzubauen und darin eine Aufgabe zu verschieben.