Asana-alternatíva a projekt költségvetésének ellenőrzéséhez: hat követelmény
A gond nem az, hogy az Asanában ne lehetne összeget rögzíteni. Lehet, méghozzá többféleképpen is. A gond az, hogy ott a költségvetés nem a projekt objektuma, hanem mellé csatolt információ, így a pénz mindig a terv mellett él, amely létrehozza. Amíg a projekt kicsi, a különbség nem látszik. Amint elszámolásra kerül a sor, kiderül, hogy az eszköz meg tudja jeleníteni a beírt összeget, de nem tudja kiszámolni, előre jelezni vagy a könyveléssel egyeztetni. Ez a cikk azt a hat követelményt mutatja be, amelyet egy eszköznek teljesítenie kell ahhoz, hogy egy költségvetés valóban ellenőrizhető legyen, és a mögöttük álló mechanikát.
Legfontosabb tudnivalók:
- Egy összeg rögzítése nem költségvetés-ellenőrzés. Az ellenőrzés ott kezdődik, ahol a rendszer kiszámolja az eltérést, előre jelzi a hátralévő költséget, és összhangban marad a könyveléssel.
- A költségvetésnek a projekttel együtt kell érnie. Egy becslés a projektchartában elég az indítás jóváhagyásához; a részletezés csak e döntés meghozatala után éri meg.
- A költségvetési sorok az ütemtervhez tartoznak. Ha egy feladat mozgatása nem mozgatja a fizetés dátumát, a pénzáramlás elavul még abban a hétben, amelyben elkészült.
- Az előrejelzés fontosabb a tényadatoknál. A „40 %-ot elköltöttünk” a múltat írja le; a döntés csak akkor változik, ha tudod, mi van még hátra elkölteni.
- Könyvelési attribútumok nélkül a projekt költségvetése és a könyvek eltérnek. A költséghely, a kiadástípus és a beszállító minden soron azt tartja fenn, hogy mindkét oldal ugyanarról a pénzről beszéljen.
Hol ér véget a költségvetés ellenőrzése egy feladatkezelőben
Érdemes világosan kimondani, mit tud itt az Asana, különben könnyű rosszul megfogalmazott problémára megoldást venni. Rögzíthetsz egy költségvetési számot egyéni mezőként egy projekten, hozzárendelhetsz költséget egy feladathoz, és építhetsz egy nézetet, amely összegzi ezeket a számokat. Egy csapatnak, amely egy nagyságrendet szeretne kéznél tartani, ez néha elég, és a FlexiProject és az Asana funkciónkénti összehasonlítása megmutatja, hol húzódik a tágabb rés.
A határ ott van, ahol a költségvetés megszűnik információ lenni, és olyasmivé válik, amit kezelsz. A költségvetés ellenőrzése azt jelenti, hogy a rendszer ismeri a tervet, rögzíti a tényadatokat, elfogadja a hátralévő költség előrejelzését, és maga számolja ki az eltérést, miközben mindegyik érték az ütemtervből származó dátumot hordoz. Egy feladatkezelő alatt nincs ilyen objektum, így az összeg fölött mindent mellé kell építeni, és ez az a pont is, ahol a négylépéses költségellenőrzési ciklus az eszközön belül futtathatatlanná válik.
Három kerülőmegoldás, amelyet a csapatok tényleg használnak
Az első egy egyéni mező a költségvetéssel és egy második az elköltött összeggel. Addig működik, amíg valaki meg nem kérdezi, miből áll a különbség, mert egy mezőnek nincs szerkezete, és nem bontható sorokra.
A második egy táblázat, amelyet az eszköz mellett vezetnek, jellemzően a projektvezető, olykor egy kontroller. Rugalmas, ezért népszerű, de kell valaki, aki kézzel összhangban tartja az ütemtervvel, a számlákkal és a máshol hozott döntésekkel. A harmadik egy integráció egy pénzügyi rendszerrel, amely behozza a tényleges költségeket, de nem a tervet vagy az előrejelzést, mert a feladatkezelőnek nincs hová tennie őket.
Mibe kerül a kerülőmegoldás
Mindegyik működik, és mindegyiknek ugyanaz a hibája: a költség külön él a tervtől, amely okozza. Ebből három következmény adódik. Az első a kettős rögzítés, olyan munka, amely semmilyen új információt nem hoz létre. A második a projekt költségvetése és a könyvek közötti eltérés, amely rendszerint a negyedév végén bukkan fel, és abban a vitában végződik, hogy kinek a számai a valódiak.
A harmadik a drága: hetes adatokon hozott döntések. Amikor a költségvetés frissítése erőfeszítést kíván, ritkán történik, és minél ritkábban történik, annál kevésbé megbízható abban a pillanatban, amikor valóban szükség van rá. Egy túllépést ekkor nem észlelnek, hanem felfedeznek, és így jönnek létre a projektköltségvetés-túllépések még figyelmes vezetés mellett is. Azt is megnézzük, mire érdemes figyelni az Asanához hasonló alkalmazások esetében.
Hat követelmény a projekt költségvetésének ellenőrzéséhez
Vedd ki a marketinget az összehasonlításból, és a költségvetés ellenőrzése hat dologra egyszerűsödik. Mindegyik vagy a rendszer mechanikája, vagy egy ember által végzett feladat.
| Követelmény | Mi törik el nélküle |
| Sorszerkezetű költségvetés | Egyetlen szám nem árulja el, honnan ered az eltérés |
| Idővel érő költségvetés | Vagy olyan projekteket részletezel, amelyek sosem indulnak, vagy pénzügyi alap nélkül döntesz |
| Költségek és bevételek | Látod a kiadást, de nem a projekt eredményét, amelyről a vezetés kérdez |
| Kapcsolat az ütemtervvel | A pénzáramlás eltér az első alkalommal, amikor egy dátum mozdul |
| Terv, tény és előrejelzés | Tudod, mit költöttek el, de nem, hogy beleférsz-e |
| Könyvelési attribútumok és integráció | A projekt költségvetése és a könyvek ugyanazt a pénzt két különböző számmal írják le |
Együtt leírják, mit kell nyújtania egy projektköltségvetési szoftvernek, mielőtt az ellenőrzés egyáltalán lehetséges lenne. A cikk további része sorra veszi a követelményeket, és megmutatja, hogyan kezeli mindegyiket a FlexiProject.
Tapasztald meg a projektvezérlés új szintjét fejlett PPM-szoftverrel, kezdd el ma ingyen.
Költségvetés, amely a projekttel együtt érik
A szokásos konfliktus az elején így néz ki: egy projekt jóváhagyása pénzügyi alapot kíván, egy megbízható költségvetés pedig olyan munkát, amely kárba vész, ha a válasz nem. A legtöbb szervezet ezt az egyik vagy a másik irányba rontja el, vagy számok nélkül dönt, vagy részletes terveket készít olyasmire, ami sosem kezdődik el.
A projektcharta modul hordozhat becsült költségvetést a fő sorok szintjén, például üzleti utazások kétszázezerért, és ez elég a döntéshez. Csak a charta jóváhagyása után, a tervezés során bontja a projektvezető ezeket a sorokat belföldi utazásokra, külföldi utazásokra, külső szállításra és saját szállításra. A részletezés ott jelenik meg, ahol elkezd megtérülni, és nem előbb, mint hogy bárki tudná, szükség lesz-e rá, ami egyben a megvalósítás során a költségvetés létrehozásának és ellenőrzésének logikája is.
Kétszintű költségvetés a fáziskapuknál
Kutatási és beruházási projektekben ugyanez a probléma minden fázisban visszatér, mert a későbbi fázisokat egyszerűen nem lehet előre beárazni. A FlexiProject erre az esetre kétszintű költségvetést támogat: az aktuális fázisnak részletes terve van konkrét sorokkal, míg a fennmaradó fázisok az elején ismert dolgokra alapozott becslést hordoznak.
Minden kapunál a projektvezető elkészíti a következő fázis részletes költségvetését, és a többire vonatkozó becsléseket az aktuális fázis tanulságai alapján javítja. Az irányítóbizottság csak a következő fázison belül hagyja jóvá a kiadást, ami a kapuk lényege: a pénz részletekben szabadul fel, nem egyetlen aláírással az elején. Az egymást követő költségvetési verziók archiválódnak, így egy évvel később látható, hogyan és miért változtak a feltételezések.
Költségek, bevételek és a projekt eredménye
A legtöbb eszköz a projekt költségvetését a kiadási oldalként kezeli, ami csak akkor elég, ha a projekt semmit sem termel. Kereskedelmi projektekben, ügyfélbevezetésekben, elvárt megtérülésű K+F kezdeményezésekben vagy megtérülési modellel bíró beruházásokban a kérdés nem az, mit költöttek el, hanem hogy mit fog hozni a projekt.
A FlexiProject a költségvetést mindkét oldalról építi fel, költségekből és bevételekből, a szervezet igényei szerint csoportosított sorokkal. Bevételt termelő projekteknél a rendszer megmutatja a tervezett nyereséget, a tervtől való eltérést és a végső pénzügyi eredmény előrejelzését. Ez az a szám, amelyről a vezetés kérdez, és nem vezethető le pusztán egy költségösszegből, mert egy átvételi dátum mozgatása az egyenlet mindkét oldalát egyszerre változtatja meg.
Az ütemtervhez kötött költségvetési sorok
Itt tér el egymástól a legjobban a legtöbb pénzügyi eszköz és a legtöbb projekteszköz. A költségvetéseket rendszerint külön modulként kezelik, miközben a valóságban a költségsorok szorosan összefüggnek a feladatok dátumaival. A beszállítói előleg a megrendeléskor megy ki, a végszámla az átvétel után, a munkaerőköltség a telepítés során.
A FlexiProjectben a költségvetési sorok dinamikusan összeköthetők a projekt ütemterve modul feladataival. Amikor egy feladat dátuma változik, a hozzá tartozó költségvetési sor dátuma is frissül vele, így a projekt pénzáramlása mindig az aktuális tervet tükrözi, kézi szinkronizálás nélkül. A gyakorlati különbség egyszerű: e kapcsolat nélkül minden ütemtervváltozás csendben érvényteleníti a pénzáramlás-előrejelzést, és senki sem veszi észre, amíg hiányzik a pénz abban a hónapban, amikor ott kellett volna lennie.
Egy napelemes projekt ezt jól mutatja. Az olyan sorok, mint panelek, inverterek, tartószerkezetek, munka és tervezés, konkrét feladatokhoz kapcsolódnak, a rendszer újraszámolja az összeget, amikor az árak vagy a mennyiségek változnak, és az alvállalkozói számlák automatikusan a megfelelő sorokra kerülnek. A tervtől való eltérés folyamatosan látható, nem csak egy fázis végén. Külön elmagyarázzuk, milyen egy jó alternatíva a projekttervezéshez.
Terv, tény és az előrejelzés a befejezésig
A költségvetés ellenőrzéséhez három érték kell, nem kettő. A legtöbb eszköz ismeri a tervet és a tényt, így csak a múltra vonatkozó kérdésekre válaszol.
Miért múltbeli kérdés, hogy „mennyit költöttünk”
A tény már elment pénzt ír le. Mire problémát mutat, kevés lehetőség marad, mert a költség már felmerült. A FlexiProject lehetővé teszi a tényleges kiadás rögzítését és ezzel egyidejűleg a hátralévő költség előrejelzésének fenntartását, így a projektvezető mindig három értéket lát egyszerre: a tervet, az elköltöttet és az előrejelzést a befejezésig, az ebből adódó eltéréssel együtt.
EAC és ETC, és miről dönt valójában a szponzor
Ezen az alapon a rendszer megmutatja a végső előrejelzést. Mindkettő a költséghatékonysági mutatóból (CPI) származik: az EAC arra válaszol, mennyibe kerül végül a projekt a jelenlegi költési ütem mellett, az ETC pedig arra, mennyit kell még elkölteni. Mindkettő rendszerint többet nyom a latban, mint a már bekövetkezett eltérések.
A különbség a gyakorlatban jelentős. Egy szponzor, aki azt hallja, hogy a költségvetést öt százalékkal túllépték, egy státuszt kap. Egy szponzor, aki azt látja, hogy a befejezéskori előrejelzés tizennyolc százalékos túllépés, döntési alapot kap, és még van ideje meghozni: szűkíteni a hatókört, erőforrást adni, mozgatni a dátumot vagy eszkalálni. Egy korán meghozott döntés rendszerint olcsóbb, mint ugyanaz a döntés a vég közelében. Bemutatjuk azt is, hogyan néz ki a gyakorlatban a projekt kockázatkezelése.
Emeld a szintre projektportfóliódat egy erős PPM-szoftverrel, 30 napig ingyen.
Könyvelési attribútumok és jelentések a pénzügynek
Egy projekt költségvetése, amelyet nem lehet a könyvekkel egyeztetni, végül kikopik a használatból, mert a számokról szóló bármely vitában a könyvelés nyer. Ezért a FlexiProjectben minden költségvetési sor hordozhatja a pénzügynek szükséges attribútumokat: költséghely, kiadástípus, költségkategória és beszállító. A számlák és megrendelések a megfelelő sorhoz csatolhatók.
A második elem az integráció. A FlexiProject a könyvelési rendszerből behúzza a projekthez kötött számlákat az attribútumaikkal, a dátummal, az összeggel, a bizonylatszámmal és a beszállítóval együtt, és a megfelelő költségvetési sorhoz kapcsolja őket. A projektvezető egy költséget több sorra oszthat, és a bizonylattal való kapcsolat a rendszerben marad. Ugyanazon adatok két helyre való újragépelése megszűnik, és vele az eltérés leggyakoribb forrása.
A harmadik a jelentéskészítés. A pénzügynek ritkán kell a projektköltségvetés szabványos nézete, és gyakrabban a saját metszetét kéri: kategória, beszállító, időszak szerint, eltérésekkel és előrejelzésekkel. Az ilyen jelentéseket egyszer tervezik meg, majd aktuális adatokkal elérhetők maradnak, Excelbe exportálhatók bárkinek, aki tovább akar dolgozni a számokkal. A projektvezető megszűnik közvetítő lenni a számok átadásában. Külön cikkben nézzük meg, mit nyújt egy Asana-alternatíva egy projektirodának.
Jóváhagyott költségvetés és formális változtatás
A fentiek mindegyike csak akkor működik, ha van viszonyítási pont. Egy költségvetés, amely a valósággal együtt változik, mindig kijön, és sosem mond semmit. Ezért a FlexiProject projektmenedzsment-rendszerben egy jóváhagyott költségvetés alaptervként befagy, és a rendszer jelenti az eltérést a vállalás és az aktuális állapot között.
A változtatások továbbra is lehetségesek, de változtatások. Egy jelentős költségvetési korrekció üzleti indoklással ellátott kérelemként nyújtható be, jóváhagyási úton halad, és jóváhagyás után a terv új verziójává válik. A kérelmek archiválódnak, így a projekt lezárása után rekonstruálható, mikor nőtt a költségvetés és miért. Enélkül egy túllépésről szóló vita arra a kérdésre szűkül, hogy pontosan mihez mérik.
Amikor ez több, mint amennyire a projektednek szüksége van
Ha egy maroknyi projektet vezetsz formális költségvetés, ügyfélvállalások és a másik oldalon álló pénzügyi osztály nélkül, a fent leírt mechanika munkát ad hozzá anélkül, hogy ellenőrzést adna. Egy egyéni mező egy számmal elég, és az eszközváltás olyan problémát oldana meg, amelyed nincs.
Más a helyzet ott, ahol az egész modell számlázható órákon és ügyfélszámlázáson nyugszik. Ez külön igényosztály, közelebb az ügynökségi rendszerekhez, mint egy vállalkozás költségvetésének kezeléséhez, és a díjszabás és a megbízások jövedelmezősége köré épülő projektköltség-kezelő szoftver áttekintése a jó kiindulópont. A FlexiProject ott a legerősebb, ahol a költségvetés költség- és bevételi sorokból áll, befolyásol egy beruházási döntést, és egyeznie kell a könyvekkel.
Hogyan teszteld a saját költségvetéseden két hét alatt
A funkcióösszehasonlítások keveset döntenek el, mert minden gyártó oldala mindenre igent mond. Végy egy futó projektet valódi költségvetéssel, és építsd fel újra: a sorszerkezetet, a tervezett összegeket, az eddigi kiadást. Már ez a lépés megmutatja, hogy a használt költségvetési szerkezeted belefér-e az eszközbe anélkül, hogy meghajlítanád.
Aztán négy teszt. Mozgass egy feladatot az ütemtervben két héttel, és nézd meg, mozdult-e vele a kapcsolt költségvetési sor dátuma. Adj meg egy hátralévőköltség-előrejelzést, és nézd, kiszámolta-e magát az eltérés és a befejezéskori előrejelzés. Húzz be egy számlát a könyvelési rendszerből, és ellenőrizd, hogy a megfelelő sorra kerül-e a teljes attribútumkészlettel. Tervezz meg egy jelentést abban a formátumban, amelyet a pénzügy általában kér. Egy eszköz, amely átmegy ezen a négyen, a többivel is elbánik.
Gyakran ismételt kérdések
Lehet-e az Asanával egy projekt költségvetését ellenőrizni?
Csak korlátozottan. Ott a költségvetés nem része a projekt modelljének, így az összegeket egyéni mezőkben, egy bővítményben vagy külön eszközben rögzítik. Ez elég egy nagyságrend feljegyzéséhez, de nem az eltérés kiszámításához, a hátralévő költség előrejelzéséhez vagy a számok könyveléssel való egyeztetéséhez.
Mi a különbség a költségkövetés és a költségvetés-ellenőrzés között?
A költségkövetés arra válaszol, mennyit költöttek el. A költségvetés-ellenőrzés ezen felül sorszerkezetű tervet, a hátralévő költség előrejelzését és egy kiszámított eltérést kíván, az ütemtervből származó dátumokkal. A gyakorlati teszt az, hogy a rendszer megmondja-e, hogy a projekt túllépés felé tart, mielőtt bekövetkezne.
Mit ér el a költségvetési sorok ütemtervhez kötése?
Naprakészen tartja a pénzáramlást. Amikor egy feladat dátuma mozdul, a kapcsolt fizetés dátuma is mozdul vele, így az előrejelzés kézi javítás nélkül tükrözi az érvényes tervet. E kapcsolat nélkül minden ütemtervváltozás csendben érvényteleníti az előrejelzést.
Egyeztethető-e egy projekt költségvetése a könyvelési rendszerrel?
Igen, feltéve, hogy a költségvetési sorok hordozzák a könyveléshez szükséges attribútumokat: költséghely, kiadástípus, kategória és beszállító. A FlexiProjectben a projekthez kötött számlák automatikusan behúzhatók és a megfelelő sorokhoz csatolhatók, ami megszünteti a kettős rögzítést.
Elég jó ok-e önmagában a költségvetés az eszközváltásra?
Ritkán csak a költségvetés. Ha a költségeket az eszköz mellett egy táblázatban vezetik, rendszerint azért, mert az ütemterv vagy az előrejelzés is ugyanabban a táblázatban van, ami azt jelenti, hogy az eszköz nem tartja a tervet egészében. A költségvetés azonban elég ok lehet, amikor a projektet egy vezetőség vagy egy finanszírozó intézmény felé kell elszámolni.
Ebben az esetben nem azért keresnek Asana-alternatívát, mert az eszköz rossz, hanem mert a költségvetés elérte adatmodellje határát. Egy szám rögzítése és egy költségvetés ellenőrzése különböző dolgok, és a különbség pontosan akkor bukkan fel, amikor a legdrágább: annál a kérdésnél, hogy a projekt tartja-e a tervet. A fenti hat követelmény egyetlen gondolatra egyszerűsödik. A pénznek ugyanott kell élnie, ahol a terv, amely létrehozza, sorszerkezettel kell rendelkeznie, a projekttel együtt kell érnie, a költségek mellett a bevételeket is le kell fednie, el kell fogadnia egy előrejelzést, és egyeznie kell a könyvekkel. Ha a projekt költségvetése a szervezetedben az eszköz mellett egy táblázatban él, a legolcsóbb módja annak, hogy megtudd, megéri-e váltani, ha újraépítesz egy valódi projektet, és mozgatsz benne egy feladatot.
