Cos’è un modello di maturità nella gestione dei progetti e perché solo il 6% delle organizzazioni raggiunge la maturità completa?

Cos’è un modello di maturità nella gestione dei progetti?

Un modello di maturità nella gestione dei progetti è un quadro strutturato che descrive come si evolve nel tempo la capacità di un’organizzazione di portare a termine i progetti, di solito attraverso cinque livelli progressivi. Al livello più basso, il lavoro sui progetti è improvvisato e dipende dall’impegno individuale. A quello più alto, è standardizzato, misurato e continuamente perfezionato grazie all’uso dei dati. Il modello offre ai leader due cose contemporaneamente: un quadro realistico della situazione attuale dell’organizzazione e una tabella di marcia che indica i passi concreti da compiere per salire di livello.

Il concetto è nato dal lavoro di miglioramento dei processi, in particolare dal famoso Modello di Maturità delle Capacità (Capability Maturity Model) sviluppato dal Software Engineering Institute della Carnegie Mellon, ed è stato poi adattato alla gestione dei progetti da framework come PMMM, OPM3 e P3M3. Ciò che li accomuna è l’idea fondamentale che la maturità non sia un singolo strumento o certificato, ma un modo di lavorare ripetibile e integrato in tutta l’organizzazione.

Un’organizzazione matura non ottiene buoni risultati solo perché le è stato assegnato per caso un manager di talento, ma perché i suoi processi fanno sì che ottenere buoni risultati sia la norma. Questa distinzione ridefinisce l’obiettivo: raggiungere una maggiore maturità non significa acquistare più software o assumere più manager, ma rendere le pratiche giuste costanti e inevitabili. È proprio qui che la maggior parte degli sforzi di miglioramento si arena, ed è su questo che si concentra il resto di questa guida.

Perché la maturità nella gestione dei progetti conta più dell’ambizione

Si è tentati di pensare che le organizzazioni non riescano a ottenere buoni risultati nei progetti perché non ci tengono abbastanza o non si impegnano abbastanza. I fatti dimostrano il contrario. Il divario tra le organizzazioni che ottengono risultati costanti e quelle che non ci riescono raramente è una questione di ambizione, ma piuttosto di metodo: dipende dalla presenza di pratiche ripetibili e documentate che resistono al ricambio del personale, al cambiamento delle priorità e alla pressione di un trimestre intenso.

Ecco perché un modello di maturità è più utile di una semplice spinta motivazionale. Ti indica quali capacità specifiche sviluppare in seguito, invece di chiedere ai team semplicemente di lavorare di più. Un’organizzazione bloccata ai primi livelli non ha bisogno di più impegno, ma di un metodo definito per avviare i progetti, di una Baseline approvata a cui fare riferimento, di un registro dei rischi che venga effettivamente aggiornato e di revisioni che si svolgano secondo un cronoprogramma prestabilito, anziché in preda al panico. Senza questi elementi, anche i team più motivati producono risultati incostanti.

La realtà dei fatti: solo poche organizzazioni sono davvero mature

Uno studio del 2023 di Woźniak e Sliż ha applicato un modello a cinque livelli basato sul PMMM a 48 grandi organizzazioni e ha scoperto che solo tre di esse potevano essere considerate “mature dal punto di vista della gestione dei progetti”. La stragrande maggioranza rimaneva a livelli di maturità inferiori. In altre parole, meno di un’organizzazione su quindici, circa il 6%, aveva raggiunto il punto in cui una gestione matura dei progetti era la norma piuttosto che l’eccezione.

Questo dato è sorprendente perché il campione era composto da grandi organizzazioni con risorse significative, strutture gestionali consolidate e personale specializzato. Se persino loro fanno fatica a integrare pratiche di progetto mature, il problema chiaramente non è la mancanza di risorse o di volontà. È la difficoltà di trasformare le intenzioni in una pratica standardizzata che valga per tutta l’organizzazione, non solo per alcuni team selezionati, ed è proprio questo che una roadmap di maturità è pensata per risolvere.

Quanto costa una maturità bassa?

La scarsa maturità non è un punteggio astratto, ma si riflette nei numeri che stanno a cuore ai dirigenti. Quando l’ambito di un progetto è definito in modo approssimativo, ne conseguono frequenti cambiamenti e malintesi. Senza una Baseline approvata, è difficile valutare i progressi effettivi. Un approccio non sistematico al rischio fa sì che le minacce vengano individuate solo quando iniziano a incidere sul Cronoprogramma o sul Budget.

La rendicontazione manuale aggrava il problema, assorbendo gran parte del tempo dei Project Manager e del PMO. Invece di analizzare la situazione e prendere decisioni, i team si concentrano sulla preparazione di presentazioni e sintesi sullo stato di avanzamento. I risultati sono ben noti alla maggior parte delle organizzazioni: ritardi, sforamenti di budget, risorse sovraccariche e benefici aziendali inferiori alle aspettative.

La cosa incoraggiante è che ognuno di questi problemi corrisponde a un’area specifica della maturità organizzativa. Aumentare la maturità non è un concetto astratto, ma un processo che consiste nell’introdurre in modo sistematico standard e pratiche che migliorano l’affidabilità nella realizzazione dei progetti.

I cinque livelli di maturità nella gestione dei progetti

La maggior parte dei modelli di maturità, dal CMM al PMMM fino al P3M3, segue una logica simile di sviluppo organizzativo. Le denominazioni dei singoli livelli possono variare, ma il loro significato è coerente. Un’organizzazione passa da un lavoro caotico che dipende dai singoli individui a processi basati su Standard, misurazione e miglioramento continuo. Capire questi livelli ti aiuta a valutare la situazione attuale e a decidere quali azioni avranno il maggiore impatto nella fase successiva.

Livello 1 – Iniziale

Al primo livello, la gestione dei progetti è improvvisata. L’organizzazione non ha standard coerenti e lo svolgimento dei progetti dipende principalmente dall’esperienza e dalle competenze di persone specifiche. Progetti simili possono essere gestiti in modi completamente diversi perché ogni manager usa i propri metodi. La documentazione è limitata, i processi non sono descritti formalmente e le conoscenze rimangono sparse tra i vari team. Le organizzazioni a questo livello possono portare a termine progetti con successo, ma è difficile ripetere quel successo.

Livello 2 – Ripetibile

Al secondo livello compaiono i primi elementi di un approccio strutturato. Alcuni team o manager selezionati utilizzano cronoprogrammi, monitorano i budget, organizzano riunioni periodiche per fare il punto della situazione e documentano le informazioni chiave. Queste pratiche, però, non sono ancora uno standard in tutta l’organizzazione. I vari dipartimenti continuano a lavorare secondo le proprie regole, il che rende difficile condividere le esperienze acquisite. L’organizzazione diventa più prevedibile, ma la qualità dipende ancora dal dipartimento o dal manager specifico.

Livello 3 – Definito

Il terzo livello rappresenta il momento cruciale dello sviluppo per molte organizzazioni. I processi di gestione dei progetti sono ormai documentati, descritti e applicati in modo coerente in tutta l’organizzazione. I progetti partono tutti allo stesso modo, utilizzano modelli condivisi e seguono regole di governance uniformi. La qualità non dipende più esclusivamente dall’esperienza dei singoli. È proprio questo il livello che più spesso distingue le organizzazioni che gestiscono i progetti in modo professionale da quelle che si affidano principalmente alle competenze individuali.

Livello 4 – Gestito

Al quarto livello, l’organizzazione inizia a utilizzare i dati in modo sistematico per monitorare e migliorare i progetti. Cronoprogrammi, budget, rischi e utilizzo delle risorse vengono misurati e analizzati continuamente. I Key Performance Indicators vengono monitorati regolarmente e le decisioni si basano sui fatti piuttosto che sull’intuizione. Gli scostamenti dal piano vengono individuati tempestivamente, consentendo una risposta più rapida. L’organizzazione non solo applica gli standard, ma è anche in grado di valutare quanto siano efficaci.

Livello 5 – Ottimizzato

Il massimo livello di maturità significa che il miglioramento dei processi diventa parte integrante del modo in cui opera l’organizzazione. Gli insegnamenti tratti dai progetti portati a termine vengono analizzati in modo sistematico e utilizzati per perfezionare gli standard operativi. I dati dei progetti supportano le decisioni strategiche e l’organizzazione cerca continuamente modi per migliorare l’efficienza. A questo livello, la gestione dei progetti è parte integrante dell’attuazione della strategia aziendale e i problemi legati a ritardi o sforamenti di budget si verificano molto raramente.

I modelli di maturità nella gestione dei progetti più noti

Anche se ci sono tanti modelli per valutare la maturità di un progetto, la maggior parte si basa su presupposti simili. Si differenziano soprattutto per l’ambito della valutazione e il livello di dettaglio.

Modello di maturità delle capacità (CMM)

Il Capability Maturity Model è stato sviluppato presso il Software Engineering Institute della Carnegie Mellon. Inizialmente veniva utilizzato per valutare la maturità dei processi nelle aziende di software. Il suo contributo fondamentale è stato quello di dimostrare che la capacità di un’organizzazione di ottenere risultati può essere descritta come un percorso attraverso fasi successive di sviluppo. Il CMM è diventato la fonte di ispirazione per la maggior parte dei modelli successivi utilizzati nella gestione dei progetti.

PMMM – Modello di maturità della gestione dei progetti

Il PMMM, sviluppato da PM Solutions, è uno dei modelli di maturità dei progetti più conosciuti. Combina cinque livelli di maturità con le dieci aree di conoscenza descritte nella Guida PMBOK, come l’ambito, il cronoprogramma, i costi, la comunicazione e la gestione dei rischi. Questo permette a un’organizzazione non solo di valutare il proprio livello di maturità complessivo, ma anche di individuare le aree specifiche che necessitano di miglioramenti, rendendo il PMMM uno strumento pratico per pianificare lo sviluppo organizzativo.

OPM3

Il Modello di maturità della gestione dei progetti organizzativi (OPM3), sviluppato dal Project Management Institute, estende la valutazione della maturità oltre i singoli progetti. Il modello copre anche i programmi e i portafogli di progetti, permettendo così di valutare la capacità di un’organizzazione di attuare la propria strategia attraverso i progetti. L’OPM3 offre una serie completa di pratiche e linee guida per lo sviluppo dell’organizzazione attraverso i vari livelli di maturità.

P3M3

Il modello di maturità per la gestione di portafogli, programmi e progetti (P3M3) è stato ideato per le organizzazioni che gestiscono un gran numero di progetti, programmi e portafogli. Il modello valuta, tra le altre cose, la governance dei progetti, la gestione dei rischi, la gestione delle risorse, la gestione dei benefici, il controllo finanziario e i processi decisionali. Il P3M3 è particolarmente diffuso nelle grandi organizzazioni e nelle istituzioni pubbliche, dove la gestione dei progetti è una parte fondamentale dell’attuazione della strategia.

Come valutare il livello di maturità della tua organizzazione

Per valutare la maturità di un progetto non è necessario partire da un audit approfondito o da un punteggio complesso. In pratica, ciò che conta di più è dare uno sguardo sincero a come i progetti vengono effettivamente portati avanti all’interno dell’organizzazione. È utile partire da alcune domande di base:

• Tutti i progetti partono seguendo le stesse regole?
• Esistono modelli obbligatori per i documenti di progetto?
• I cronoprogrammi hanno una versione di Baseline approvata?
• I rischi vengono registrati, assegnati ai responsabili e sottoposti a revisioni regolari?
• Gli stati dei progetti derivano da dati in tempo reale o da rapporti preparati manualmente?
• La dirigenza ha una visione aggiornata dell’intero portafoglio di progetti?

Le risposte di solito permettono di capire in fretta a quale livello di maturità si trova l’organizzazione. L’errore più comune, però, è considerare la valutazione stessa come l’obiettivo finale. Un punteggio ha senso solo se porta a azioni concrete di sviluppo.

Sviluppare con costanza una capacità organizzativa dopo l’altra porta molto più valore che cercare di raggiungere subito il massimo livello. In molte aziende, il primo passo consiste proprio nel mettere ordine nel processo di avvio dei progetti, introdurre Baseline o standardizzare la rendicontazione. La maturità dei progetti si costruisce gradualmente, e ogni nuovo standard aumenta la prevedibilità e riduce la dipendenza dalle abitudini individuali.

Come aumentare la maturità di un progetto nella pratica?

Essere consapevoli del proprio livello di maturità non basta di per sé. La sfida più grande è tradurre le buone pratiche nel lavoro quotidiano dei team. In molte organizzazioni, gli Standard esistono solo sulla carta. I Project Manager sanno come dovrebbe essere il processo, ma il fatto che venga seguito dipende dal tempo a disposizione, dall’esperienza e dalla disciplina individuale.

Di conseguenza, alcuni progetti procedono secondo le regole concordate, mentre altri ricadono in un modo di lavorare improvvisato. Uno sviluppo efficace della maturità richiede quindi non solo la definizione di Standard, ma anche la creazione di un ambiente che ne faciliti l’applicazione coerente. È proprio qui che i sistemi di classe PPM, come FlexiProject, svolgono un ruolo importante.

Standardizzare il processo di avvio del progetto

Una delle cause più comuni dei problemi nei progetti è un approccio incoerente nell’avvio di nuove iniziative. Se ogni progetto parte in modo diverso, si crea subito confusione riguardo all’ambito di intervento, alle responsabilità, al Budget e ai risultati attesi. Il primo passo per raggiungere una maggiore maturità dovrebbe quindi essere quello di standardizzare il modo in cui si avvia un progetto.

In FlexiProject puoi utilizzare le Carte dei progetti e i modelli di progetto che garantiscono a ogni nuova iniziativa una struttura uniforme. Ogni progetto contiene le stesse informazioni di base relative all’ambito, al cronoprogramma, al Budget, ai Rischi e alle parti interessate. Questo approccio aumenta la trasparenza e rende più facile confrontare i progetti realizzati da team diversi.

Usa la Baseline per monitorare i progressi

È difficile gestire un progetto in modo efficace senza un punto di riferimento chiaro. Una Baseline registra quali date, costi e ambito di lavoro sono stati approvati all’inizio del progetto. Questo permette di monitorare costantemente gli scostamenti e di reagire rapidamente ai problemi che si presentano. Nelle organizzazioni con una maggiore maturità progettuale, la Baseline è il punto di partenza per valutare i progressi e la qualità dei risultati.

FlexiProject ti permette di approvare i piani attraverso percorsi di approvazione e poi confrontare i risultati effettivi con le ipotesi formulate durante la pianificazione. Questo significa che i Project Manager e il PMO possono individuare prima i rischi legati al cronoprogramma o al budget.

Un approccio sistematico alla gestione dei rischi

Nelle organizzazioni con un basso livello di maturità, i rischi vengono spesso discussi durante le riunioni ma non monitorati in modo sistematico. Di conseguenza, i problemi diventano evidenti solo quando iniziano a influire sui risultati. Le organizzazioni mature adottano un approccio diverso: i rischi vengono identificati, valutati, assegnati a responsabili specifici e sottoposti a revisioni regolari.

FlexiProject supporta questo approccio tramite un registro dei rischi che contiene informazioni sulla probabilità che si verifichino, sull’impatto sul progetto, sulle azioni preventive e sulle persone incaricate di monitorare le minacce. Questo approccio aumenta la prevedibilità del progetto e aiuta a limitare le conseguenze dei problemi prima ancora che si verifichino.

Reportistica basata sui dati

Preparare manualmente i rapporti sullo stato di avanzamento è una delle parti più dispendiose in termini di tempo del lavoro di un Project Manager. Nelle organizzazioni con un livello di maturità più elevato, la rendicontazione si basa sui dati raccolti direttamente nel sistema di gestione dei progetti. Di conseguenza, le informazioni relative allo stato di avanzamento, all’utilizzo del budget, ai rischi e al carico di lavoro delle risorse sono disponibili in modo continuo.

FlexiProject offre dashboard di gestione, rapporti di progetto e meccanismi di revisione periodica che ti permettono di monitorare la situazione senza dover compilare manualmente i riepiloghi. Questo aumenta l’affidabilità dei dati e riduce il tempo necessario per preparare le informazioni per la dirigenza.

Collegare i progetti alla strategia aziendale

I livelli più alti di maturità dei progetti vanno oltre la semplice gestione dei singoli progetti. L’organizzazione inizia a valutare i progetti in base al loro impatto sugli obiettivi strategici. Questo significa rispondere a domande come: quali progetti sostengono gli obiettivi più importanti dell’azienda, quali iniziative generano il maggior valore aziendale e a quali dovrebbero essere assegnate in via prioritaria risorse e finanziamenti.

FlexiProject supporta questo approccio grazie a funzionalità di gestione del portafoglio progetti, al punteggio dell’attrattività delle iniziative e alla possibilità di collegare i progetti agli obiettivi strategici e ai KPI. Di conseguenza, l’organizzazione non solo può portare a termine i progetti in modo più efficiente, ma anche gestire in modo più efficace l’intero portafoglio degli investimenti nei progetti.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra un modello di maturità e una valutazione della maturità?

Un modello di maturità definisce i livelli di sviluppo organizzativo e i criteri relativi a ciascuno di essi. Una valutazione della maturità, invece, verifica in che misura l’organizzazione soddisfi tali criteri e a quale livello si trovi attualmente. Si potrebbe dire che il modello è il punto di riferimento e la valutazione è l’atto di misurazione.

Quanto tempo ci vuole per passare al livello di maturità successivo?

Non esiste un’unica tempistica universale. Il tempo necessario dipende dalle dimensioni dell’organizzazione, dalla portata del cambiamento e dal grado di impegno della leadership. In pratica, aumentare in modo duraturo il livello di maturità richiede solitamente da alcuni mesi a qualche anno. Ciò che conta non è la velocità del cambiamento, ma quanto bene viene integrato. Implementare bene un unico Standard porta a risultati migliori rispetto al tentativo di cambiare molte aree contemporaneamente.

Anche le piccole aziende hanno bisogno di un modello di maturità dei progetti?

Sì, anche se il modo in cui lo usano dovrebbe essere adeguato alle dimensioni dell’azienda. Le piccole organizzazioni non hanno bisogno di procedure complesse o di strutture di governance dei progetti a più livelli. Possono comunque trarre notevoli vantaggi dalla standardizzazione delle modalità di avvio dei progetti, di pianificazione dei cronoprogrammi, di gestione dei rischi e di monitoraggio dei progressi. Mettere in atto fin dall’inizio degli standard di base rende più facile l’espansione in seguito.

Quale modello di maturità dovresti scegliere?

La scelta dipende soprattutto dalle esigenze dell’organizzazione. Se l’obiettivo è migliorare la gestione dei singoli progetti, il PMMM può essere un buon punto di riferimento. Le organizzazioni che gestiscono programmi e portafogli ricorrono più spesso all’OPM3 o al P3M3. In pratica, la cosa più importante non è scegliere il modello perfetto, ma applicare con coerenza un unico approccio e effettuare regolarmente delle revisioni dei progressi.

È possibile far maturare un progetto senza ricorrere a software specializzati?

Sì. Molte organizzazioni iniziano a sviluppare la propria maturità organizzativa mettendo ordine nei processi e definendo Standard di base, senza investire in strumenti avanzati. Man mano che il numero e la complessità dei progetti aumentano, però, emerge la necessità di automazione, dati centralizzati e coerenza a livello aziendale. È proprio in quel momento che i sistemi di tipo PPM iniziano a svolgere un ruolo importante. Uno strumento non sostituirà il processo, ma può rendere molto più facile applicarlo e farlo rispettare.

La maturità è il risultato di una pratica costante, non un obiettivo fine a se stesso

Questa ricerca offre una correzione utile a un presupposto un po’ troppo comodo. Quando solo una piccola parte delle grandi organizzazioni raggiunge i livelli più alti di maturità, il problema non è semplicemente la mancanza di risorse, competenze o impegno da parte dei dipendenti. La sfida più grande è creare un ambiente in cui le buone pratiche diventino uno standard valido per tutta l’organizzazione.

La maturità di un progetto non nasce da sola. È il risultato dell’attuazione coerente di processi per l’avvio, la pianificazione, la gestione dei rischi, la rendicontazione e il processo decisionale basato sui dati. I modelli di maturità aiutano a determinare il livello attuale di un’organizzazione e indicano la direzione per il lavoro futuro, ma da soli non risolvono i problemi. Ciò che conta è introdurre sistematicamente ogni nuovo Standard e integrarlo nel lavoro quotidiano dei team.

FlexiProject ti aiuta a mettere in pratica i comportamenti che caratterizzano i livelli di maturità più elevati: avvio standardizzato dei progetti, controllo delle Baseline, gestione dei rischi, reportistica basata su dati aggiornati e allineamento dei progetti agli obiettivi strategici. Qualunque sia il modello o lo strumento che scegli, c’è un principio che vale la pena ricordare: la maturità di progetto non è un obiettivo fine a se stesso, ma un modo per aumentare la prevedibilità, l’efficacia e la qualità dei progetti che realizzi. Le organizzazioni che raggiungono i livelli più alti non basano i propri risultati su singoli eroi, ma su processi che funzionano in modo coerente indipendentemente dai cambiamenti di personale.