Rôles dans les projets

L'analyse des parties prenantes : Qu'est-ce que c'est, pourquoi c'est important et comment gérer efficacement les parties prenantes ?

Tout projet, quel que soit son secteur d’activité ou sa taille, affecte non seulement ceux qui le mettent en œuvre, mais aussi ceux qui y sont liés d’une manière ou d’une autre. C’est pourquoi l’une des premières et plus importantes étapes du lancement d’un nouveau projet est l’analyse des parties prenantes. Découvrez pourquoi elle est si importante.

Dans cet article, vous apprendrez : Qu’est-ce que l’analyse des parties prenantes et pourquoi est-elle importante ? Qui sont les parties prenantes et comment les identifier Comment cartographier les parties prenantes en fonction de leur pouvoir et de leurs intérêts Comment planifier une communication efficace Les erreurs courantes à éviter Outils et conseils pour la gestion des parties prenantes 2025 Exemples concrets d’engagement réussi des parties prenantes

Qu'est-ce qu'une partie prenante ? - Définition + contexte du projet

Une analyse des parties prenantes bien menée peut déterminer le succès ou l’échec d’un projet entier. Mais qu’est-ce que cela signifie réellement ? Et pourquoi est-ce si important dans la gestion de projet ? Pour comprendre ce concept, concentrons-nous d’abord sur la signification du mot « partie prenante ». Une définition claire des parties prenantes permet aux équipes de projet d’identifier et de hiérarchiser les personnes et les groupes avec lesquels elles doivent s’engager tout au long du cycle de vie du projet.

La notion de partie prenante est souvent mal comprise, mais elle fait généralement référence à toute personne, groupe ou organisation susceptible d’influencer un projet ou d’être affecté par celui-ci.

Qu'est-ce que l'analyse des parties prenantes ? Pourquoi est-elle essentielle ?

L’analyse des parties prenantes est un processus qui permet d’identifier tous les individus, groupes ou organisations qui influencent un projet ou sont influencés par lui. La structure de gestion du projet définit leurs rôles et responsabilités.

Il est important de noter que les parties prenantes sont parfois des décideurs, parfois de futurs utilisateurs du produit, parfois des partenaires, des fournisseurs ou même des résidents locaux. L’objectif de l’analyse des parties prenantes est de comprendre leurs besoins, leurs attentes et la manière dont elles peuvent soutenir le projet ou… constituer une menace pour sa réussite.

Avantages de l’analyse des parties prenantes

La gestion efficace des parties prenantes d’un projet comporte de nombreux défis. Si l’on n’identifie pas les parties prenantes à temps, on risque de négliger des exigences importantes et de ne pas répondre aux besoins réels des utilisateurs finaux. Il peut également s’avérer difficile pour une personne influente de soulever une objection à un moment où il est trop tard pour apporter des changements. Pour éviter cela, il convient de procéder à une analyse des parties prenantes.

L’analyse des parties prenantes permet de répondre à deux questions fondamentales :

• Qui doit être tenu informé de l’avancement du projet ?
• Qui peut aider et qui peut entraver la réalisation des objectifs fixés ?

En outre, elle doit prendre en compte le processus de prise de décision du projet, en veillant à ce que les besoins et les attentes des différents acteurs du projet soient pris en compte. N’oubliez pas que l’instauration de la confiance dans la gestion de projet est essentielle pour favoriser une communication ouverte et assurer la coopération des parties prenantes.

Comment effectuer une analyse des parties prenantes ?

L’analyse des parties prenantes est une tâche relativement complexe. Heureusement, grâce à notre guide étape par étape, c’est un jeu d’enfant !

Définir les parties prenantes – qui influence le projet ?

Dressez une liste de toutes les personnes et entités susceptibles d’avoir un lien avec le projet. Pensez non seulement à ceux qui sont officiellement impliqués, mais aussi à ceux qui pourraient être affectés par le projet.

À ce stade, le rôle important du comité de projet ou du comité exécutif peut déjà apparaître, car il ne se contente pas de donner des avis, mais approuve souvent les décisions relatives à la gestion des parties prenantes et à la communication avec ces dernières.

Engagement des parties prenantes et influence sur les projets : Intérêt vs. réseau électrique

Une fois que la liste des parties prenantes est prête, y compris les parties prenantes internes et externes, elle doit être organisée dans une matrice des parties prenantes. En effet, tout le monde n’a pas la même influence sur le projet et tout le monde ne s’y intéresse pas de la même manière. Pour planifier correctement vos activités, concentrez-vous sur deux critères :

• l’influence, c’est-à-dire la mesure dans laquelle une partie prenante donnée peut influencer le déroulement ou le résultat du projet
• l’intérêt, c’est-à-dire la mesure dans laquelle une partie prenante donnée est intéressée par la réussite ou l’échec du projet

Impact	Intérêt	Approche
Haut	Élevée	Maintenir un contact régulier, s’engager activement et consulter sur les décisions.
Haut	Faible	Informer sur les questions clés et maintenir de bonnes relations.
Faible	Haut	Implication limitée, partage de nouvelles.
Faible	Faible	Surveiller à distance, fournir des mises à jour occasionnelles.

Matrice des intérêts et de l’influence

Les types de parties prenantes et la manière de les gérer

La dernière étape consiste à établir un plan de communication avec les parties prenantes. Pour certains, un bref rapport mensuel suffira. Pour d’autres, il faudra participer à des ateliers ou à des réunions de travail. Un alignement efficace des parties prenantes garantit que les objectifs du projet sont en phase avec les objectifs plus larges de l’organisation, ce qui minimise les résistances et maximise la valeur.

Une gestion efficace des parties prenantes nécessite une stratégie adéquate. À cette fin, répondez aux questions suivantes :

• Comment la communication avec les parties prenantes sera-t-elle assurée ?
• Quelles informations devez-vous leur fournir et à quelle fréquence ?
• Qui, au sein de l’équipe, est responsable d’une relation spécifique ?

La clé du succès consiste à adapter la communication aux besoins et aux attentes réels des différentes parties prenantes. L’équipe de gestion du projet, qui planifie en permanence l’affectation des ressources, peut participer à ce processus. Elle est soutenue par le sponsor du projet, dont les responsabilités incluent le contrôle du budget du projet.

Le rôle du gestionnaire de projet dans la gestion des parties prenantes

La gestion des parties prenantes d’un projet est un processus dans lequel le chef de projet joue un rôle clé. Il est chargé de superviser le projet, d’expliquer les intentions, de résoudre les conflits, d’assurer une communication fluide et de veiller à ce que personne ne se sente exclu.

La supervision des projets n’est pas une mince affaire. Un bon gestionnaire de projet peut sentir les tensions, identifier les risques et entretenir avec les parties prenantes des relations qui, au lieu de ralentir le projet, soutiennent sa mise en œuvre. Voici les cinq piliers d’une analyse efficace des parties prenantes.

Outils de gestion des parties prenantes : que faut-il utiliser ?

Pour analyser efficacement les acteurs clés d’un projet , il faut disposer d’outils efficaces permettant d’identifier, d’évaluer et de gérer les relations avec les personnes et les groupes qui jouent un rôle essentiel dans le projet. Voici ce que vous devez garder à l’esprit.

Diagramme des parties prenantes – guide de la cartographie des parties prenantes

Il s’agit d’un outil de base pour classer les types de parties prenantes en fonction de leur impact sur le projet et de leur niveau d’intérêt. Cela permet de déterminer qui doit être activement impliqué et qui doit simplement être tenu informé de l’avancement du projet.

La documentation des informations clés sur les parties prenantes devrait inclure leurs rôles, leurs attentes, leur niveau d’influence et leurs préférences en matière de communication. Tous ces éléments facilitent grandement la planification des actions et le suivi de l’implication des individus et des groupes.

L’automatisation du flux de travail dans la gestion de projet peut constituer un défi pour tout projet lorsqu’il s’agit de communiquer avec les parties prenantes. Grâce aux plans de communication, vous pouvez facilement déterminer quelles informations doivent être fournies aux parties prenantes, quand et comment. En outre, les tableaux de bord d’interaction vous permettent de surveiller en permanence les contacts et l’engagement des parties prenantes, afin de pouvoir répondre rapidement à l’évolution des besoins et des attentes.

Dans les grands projets, il est également utile de mettre en place un système de gestion de projet qui facilite la documentation des décisions et l’organisation des réunions. Un système de gestion de projet rend les processus plus transparents et améliore l’efficacité du travail. Comment l’intégrer? Suivez notre liste de contrôle !

▢ Toutes les parties prenantes clés ont été identifiées. ▢ L’impact et le niveau d’intérêt ont été évalués. ▢ Une stratégie de communication et un plan de gestion ont été élaborés. ▢ Des gestionnaires de relations ont été désignés. ▢ La possibilité de mettre à jour la liste des parties prenantes a été garantie.

Liste de contrôle pour l’analyse des parties prenantes

Erreurs courantes dans la gestion des parties prenantes

L’analyse des parties prenantes semble souvent être un jeu d’enfant. Les apparences peuvent être trompeuses ! En pratique, cette étape peut déterminer la suite du projet. Découvrez les erreurs les plus courantes et comment les éviter.

Absence d’identification des principales parties prenantes

Souvent, les plus gros problèmes proviennent de… petits oublis. Certaines personnes ou certains groupes peuvent ne pas être suffisamment visibles au début du projet. Pourtant, leur influence sur les décisions ou la mise en œuvre des résultats du projet peut être énorme !

Comment éviter cela ? Veillez à identifier toutes les personnes concernées dès la phase de planification, et ne vous limitez pas aux noms « évidents ». Pensez également aux personnes qui peuvent être indirectement concernées par le projet. N’oubliez pas de consulter la liste des parties prenantes avec les personnes des différents départements de l’équipe de projet.

Absence d’analyse des attitudes et de l’influence

Une liste de parties prenantes ne suffit absolument pas. Vous devez connaître leur attitude à l’égard du projet. Sont-ils favorables au projet ? Neutres ? Ou peut-être sont-ils sceptiques ? Vérifiez également l’influence réelle qu’ils peuvent avoir sur le projet.

Pour éviter cette erreur, classez-les en utilisant la cartographie des parties prenantes. Tenez compte des émotions, des préoccupations et des expériences antérieures. Ces éléments déterminent souvent l’attitude des parties prenantes !

Éviter les conversations difficiles

Toutes les parties prenantes ne sont pas enthousiastes à l’égard du projet. Parfois, les gens ont des inquiétudes, des doutes, voire s’opposent carrément au changement. Le fait de balayer les problèmes sous le tapis peut conduire à des conflits plus tard dans le projet, lorsque les changements sont coûteux et difficiles à mettre en œuvre.

Essayez de traiter la critique comme une source d’information plutôt que comme une menace et communiquez ouvertement dès le début du projet. N’oubliez pas d’écouter activement. Parfois, la résistance est une couverture pour des besoins spécifiques qui peuvent être inclus dans le projet.

Applications concrètes de l'analyse des parties prenantes

L’analyse des parties prenantes est largement utilisée dans les projets du monde réel, qu’il s’agisse de la construction d’infrastructures, de la mise en œuvre de nouvelles technologies ou d’initiatives locales. Par exemple, dans un projet de construction, la prise en compte des intérêts de la communauté locale ou des organisations environnementales peut permettre d’éviter les protestations et les retards. Dans les projets informatiques, la compréhension des besoins des utilisateurs finaux et des services opérationnels permet de trouver des solutions qui répondent réellement à leurs besoins. Quelle que soit l’application, une meilleure visibilité du projet permet aux parties prenantes de suivre les progrès, de comprendre les défis et de prendre des décisions en temps utile.

Want d’identifier les acteurs clés et d’assurer l’alignement du projet dès le premier jour ? Découvrez comment FlexiProject vous aide à gérer les parties prenantes de manière plus intelligente et à établir des relations durables.