Roluri de proiect

Analiza părților interesate: Ce este, de ce este importantă și cum să gestionați eficient părțile interesate

Fiecare proiect, indiferent de industrie sau dimensiune, îi afectează nu numai pe cei care îl implementează, ci și pe cei care sunt conectați în vreun fel la acesta. Acesta este motivul pentru care unul dintre primii și cei mai importanți pași în demararea unui nou proiect este analiza părților interesate. Aflați de ce este atât de importantă.

În acest articol, veți afla: Ce este analiza părților interesate și de ce este importantă Cine sunt părțile interesate și cum să le identificăm Cum să cartografiem părțile interesate în funcție de putere și interese Cum să planificați o comunicare eficientă Greșeli frecvente de evitat Instrumente și sfaturi pentru gestionarea părților interesate în 2025 Exemple din lumea reală de implicare de succes a părților interesate

Ce este o parte interesată? - Definiție + Contextul proiectului

O analiză bine realizată a părților interesate poate determina succesul sau eșecul unui întreg proiect. Dar ce înseamnă de fapt acest lucru? Și de ce este atât de importantă în gestionarea proiectelor? Pentru a înțelege acest concept, să ne concentrăm mai întâi asupra semnificației cuvântului „parte interesată”. O definiție clară a părților interesate ajută echipele de proiect să identifice și să prioritizeze persoanele și grupurile cu care trebuie să se implice pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului.

Semnificația părților interesate este adesea înțeleasă greșit, dar se referă în general la orice persoană, grup sau organizație care poate influența un proiect sau poate fi afectată de acesta.

Ce este analiza părților interesate? De ce este esențială?

Analiza părților interesate este un proces în cadrul căruia sunt identificate toate persoanele, grupurile sau organizațiile care influențează un proiect sau sunt influențate de acesta. Structura de gestionare a proiectului definește rolurile și responsabilitățile acestora.

Este important de reținut că părțile interesate sunt uneori factori de decizie, alteori viitori utilizatori ai produsului, iar alteori parteneri, furnizori sau chiar rezidenți locali. Scopul analizei părților interesate este de a le înțelege nevoile, așteptările și modul în care pot sprijini proiectul sau… pot reprezenta o amenințare la adresa succesului acestuia.

Beneficiile analizei părților interesate

Gestionarea eficientă a părților interesate în cadrul unui proiect implică multe provocări. Neidentificarea la timp a părților interesate poate duce la neglijarea unor cerințe importante și la incapacitatea de a răspunde nevoilor reale ale utilizatorilor finali. De asemenea, poate fi o provocare atunci când cineva influent ridică o obiecție într-un moment în care este prea târziu pentru a face schimbări. Pentru a evita acest lucru, ar trebui efectuată o analiză a părților interesate.

Analiza părților interesate oferă răspunsuri la două întrebări fundamentale:

• Cine ar trebui să fie informat cu privire la evoluția proiectului?
• Cine poate ajuta și cine poate împiedica atingerea obiectivelor stabilite?

În plus, ar trebui să ia în considerare procesul de luare a deciziilor în cadrul proiectului, asigurându-se că nevoile și așteptările părților interesate individuale ale proiectului sunt luate în considerare. Nu uitați că construirea încrederii în gestionarea proiectelor este esențială pentru promovarea unei comunicări deschise și asigurarea cooperării părților interesate.

Cum să efectuați o analiză a părților interesate

Realizarea unei analize a părților interesate este o sarcină destul de complexă. Din fericire, cu ajutorul ghidului nostru pas cu pas, este floare la ureche!

Definirea părților interesate – cine influențează proiectul?

Faceți o listă a tuturor persoanelor și entităților care ar putea avea legătură cu proiectul. Gândiți-vă nu numai la cei care sunt implicați oficial, ci și la cei care ar putea fi afectați de acesta.

În acest stadiu, rolul important al comitetului de proiect sau al comitetului executiv poate deveni deja evident, deoarece nu numai că oferă opinii, ci și aprobă adesea decizii privind gestionarea părților interesate și comunicarea cu acestea.

Implicarea părților interesate și influența proiectului: Interes vs. rețea electrică

Odată ce lista părților interesate este gata, incluzând atât părțile interesate interne, cât și externe, aceasta trebuie organizată într-o matrice a părților interesate. La urma urmei, nu toată lumea are aceeași influență asupra proiectului și nu toată lumea este la fel de interesată de acesta. Pentru a vă planifica corect activitățile, concentrați-vă pe două criterii:

• influența, și anume măsura în care o anumită parte interesată poate influența cursul sau rezultatul proiectului
• interesul, adică în ce măsură o anumită parte interesată este interesată de succesul sau eșecul proiectului

Impact	Interes	Abordare
Înaltă	Ridicat	Păstrați un contact regulat, implicați-vă activ și consultați-vă cu privire la decizii.
Înaltă	scăzută	Informarea cu privire la aspectele-cheie și menținerea unor relații bune.
Scăzut	ridicat	Implicare într-o măsură limitată, schimb de informații.
Scăzut	scăzut	Monitorizați de la distanță, oferiți actualizări ocazionale.

Matricea interes vs. influență

Tipuri de părți interesate și modul de gestionare a acestora

Pasul final este elaborarea unui plan de comunicare cu părțile interesate. Pentru unii, un scurt raport o dată pe lună va fi suficient. Alții vor necesita implicarea în ateliere sau întâlniri de lucru. Alinierea eficientă a părților interesate din afaceri asigură sincronizarea obiectivelor proiectului cu obiectivele organizaționale mai largi, minimizând rezistența și maximizând valoarea.

Gestionarea eficientă a părților interesate necesită o strategie adecvată. În acest scop, răspundeți la următoarele întrebări:

• Cum va fi realizată comunicarea cu părțile interesate?
• Ce informații trebuie să le furnizați și cât de des?
• Cine din echipă este responsabil pentru o anumită relație?

Cheia succesului este adaptarea comunicării la nevoile și așteptările reale ale fiecărei părți interesate. Echipa de gestionare a proiectului, care planifică alocarea resurselor în mod continuu, poate participa la acest proces. Ei sunt sprijiniți de sponsorul proiectului, ale cărui responsabilități includ controlul bugetului proiectului.

Rolul unui manager de proiect în gestionarea părților interesate

Gestionarea părților interesate de proiect este un proces în care managerul de proiect joacă un rol-cheie. Acesta este responsabil de supravegherea proiectului – explicarea intențiilor, soluționarea disputelor, menținerea unei comunicări fluente și asigurarea faptului că nimeni nu se simte lăsat pe dinafară.

Supravegherea în cadrul proiectelor nu este floare la ureche. Un bun manager de proiect poate simți tensiunile, identifica riscurile și menține astfel de relații cu părțile interesate care, în loc să încetinească proiectul, sprijină implementarea acestuia. Iată care sunt cei cinci piloni ai unei analize eficiente a părților interesate.

Instrumente de gestionare a părților interesate: ce să folosiți?

O analiză eficientă a actorilor-cheie ai proiectului necesită instrumente eficiente care să sprijine identificarea, evaluarea și gestionarea relațiilor cu persoanele și grupurile care sunt esențiale pentru proiect. Iată ce trebuie să aveți în vedere.

Diagrama părților interesate – ghid pentru cartografierea părților interesate

Acesta este un instrument de bază pentru clasificarea tipurilor de părți interesate în funcție de impactul lor asupra proiectului și de nivelul lor de interes. Acest lucru permite să se stabilească cine ar trebui să fie implicat activ și cine ar trebui să fie pur și simplu informat cu privire la progresele înregistrate.

Documentarea informațiilor cheie despre părțile interesate ar trebui să includă rolurile, așteptările, nivelul de influență și preferințele de comunicare ale acestora. Toate acestea facilitează în mare măsură planificarea acțiunilor și monitorizarea implicării persoanelor și grupurilor.

Automatizarea fluxului de lucru în gestionarea proiectelor poate fi o provocare pentru orice proiect atunci când comunică cu părțile interesate. Cu ajutorul planurilor de comunicare, puteți determina cu ușurință ce informații trebuie furnizate părților interesate, când și cum. În plus, tablourile de bord de interacțiune vă permit să monitorizați contactele și implicarea părților interesate în mod continuu, astfel încât să puteți răspunde rapid la nevoile și așteptările în schimbare.

În cazul proiectelor mari, merită, de asemenea, să implementați un sistem de gestionare a proiectelor care să faciliteze documentarea deciziilor și organizarea reuniunilor. Un sistem de management al proiectelor face procesele mai transparente și îmbunătățește eficiența muncii. Cum să îl integrați? Respectați lista noastră de verificare!

▢ Toate părțile interesate cheie au fost identificate. ▢ Impactul și nivelul de interes au fost evaluate. ▢ Au fost elaborate o strategie de comunicare și un plan de gestionare. ▢ Au fost desemnați manageri de relații. ▢ A fost asigurată capacitatea de a actualiza lista părților interesate.

Lista de verificare pentru efectuarea analizei părților interesate

Greșeli frecvente în gestionarea părților interesate

Analiza părților interesate pare adesea floare la ureche. Aparențele pot fi înșelătoare! În practică, această etapă poate determina cursul ulterior al proiectului. Aflați despre cele mai frecvente greșeli și cum să le evitați.

Eșecul de a identifica principalele părți interesate

Adesea, cele mai mari probleme apar din… mici neglijențe. Unele persoane sau grupuri pot să nu fie suficient de vizibile la începutul proiectului. Cu toate acestea, influența lor asupra deciziilor sau asupra punerii în aplicare a rezultatelor proiectului poate fi enormă!

Cum puteți evita acest lucru? Asigurați-vă că identificați toate persoanele în etapa de planificare și nu vă limitați la numele „evidente”. Gândiți-vă și la persoanele care pot fi afectate indirect de proiect. Nu uitați să consultați lista părților interesate cu persoane din diferite departamente ale echipei de proiect.

Lipsa de analiză a atitudinilor și a influenței

Doar o listă a părților interesate nu este suficientă. Trebuie să știți care este atitudinea lor față de proiect. Sunt favorabile? Sunt neutre? Sau poate sunt sceptici? De asemenea, verificați ce influență reală pot avea asupra proiectului.

Pentru a evita această greșeală, clasificați-le utilizând cartografierea părților interesate. Luați în considerare emoțiile, preocupările și experiențele anterioare. Acestea modelează adesea atitudinea părților interesate!

Evitarea conversațiilor dificile

Nu toate părțile interesate sunt entuziasmate de proiect. Uneori, oamenii au preocupări, îndoieli sau chiar o opoziție totală față de schimbare. Ascunderea problemelor sub preș poate duce la conflicte mai târziu în cadrul proiectului, când schimbările sunt costisitoare și dificil de implementat.

Încercați să tratați criticile mai degrabă ca pe o sursă de informații decât ca pe o amenințare și comunicați deschis încă de la începutul proiectului. Nu uitați să ascultați activ. Uneori, rezistența este o acoperire pentru nevoi specifice care pot fi incluse în proiect.

Aplicații în lumea reală ale analizei părților interesate

Analiza părților interesate este utilizată pe scară largă în proiectele din lumea reală, de la construcția infrastructurii și implementarea de noi tehnologii la inițiative locale. De exemplu, în cadrul unui proiect de construcție, luarea în considerare a intereselor comunității locale sau ale organizațiilor de mediu poate contribui la evitarea protestelor și a întârzierilor. În proiectele IT, înțelegerea nevoilor atât ale utilizatorilor finali, cât și ale departamentelor operaționale conduce la soluții care răspund cu adevărat nevoilor acestora. Indiferent de aplicație, îmbunătățirea vizibilității proiectului permite părților interesate să monitorizeze progresul, să înțeleagă provocările și să sprijine luarea deciziilor în timp util.

Want să identificați actorii cheie și să asigurați alinierea proiectului din prima zi? Descoperiți cum FlexiProject vă ajută să gestionați părțile interesate mai inteligent și să construiți relații durabile.