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Stakeholder-Analyse: Was sie ist, warum sie wichtig ist und wie man Stakeholder effektiv verwaltet

Jedes Projekt, unabhängig von Branche oder Größe, betrifft nicht nur diejenigen, die es durchführen, sondern auch diejenigen, die in irgendeiner Weise damit verbunden sind. Deshalb ist einer der ersten und wichtigsten Schritte beim Start eines neuen Projekts die Stakeholder-Analyse. Finden Sie heraus, warum sie so wichtig ist.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr: Was eine Stakeholder-Analyse ist und warum sie wichtig ist Wer sind die Stakeholder und wie kann man sie identifizieren? Wie Sie Stakeholder nach Macht und Interessen abbilden Wie Sie effektive Kommunikation planen Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten Tools und Tipps für das Stakeholder-Management 2025 Beispiele aus der Praxis für erfolgreiches Stakeholder-Engagement

Was ist ein Stakeholder? - Definition + Projektkontext

Eine gut durchgeführte Stakeholder-Analyse kann über den Erfolg oder Misserfolg eines ganzen Projekts entscheiden. Aber was bedeutet das eigentlich? Und warum ist sie im Projektmanagement so wichtig? Um dieses Konzept zu verstehen, sollten wir uns zunächst mit der Bedeutung des Wortes „Stakeholder“ beschäftigen. Eine klare Definition der Stakeholder hilft den Projektteams dabei, die Personen und Gruppen zu identifizieren und zu priorisieren, mit denen sie während des gesamten Projektlebenszyklus in Kontakt treten müssen.

Die Bedeutung des Begriffs Stakeholder wird oft missverstanden, aber er bezieht sich im Allgemeinen auf jede Person, Gruppe oder Organisation, die ein Projekt beeinflussen kann oder von ihm betroffen ist.

Was ist eine Stakeholder-Analyse? Warum ist sie so wichtig?

Die Stakeholder-Analyse ist ein Prozess, bei dem alle Personen, Gruppen oder Organisationen, die ein Projekt beeinflussen oder von ihm beeinflusst werden, identifiziert werden. In der Projektmanagement-Struktur werden ihre Rollen und Verantwortlichkeiten festgelegt.

Wichtig ist, dass die Stakeholder manchmal Entscheidungsträger, manchmal zukünftige Nutzer des Produkts und manchmal Partner, Lieferanten oder sogar Anwohner sind. Der Zweck der Stakeholder-Analyse besteht darin, ihre Bedürfnisse und Erwartungen zu verstehen und herauszufinden, auf welche Weise sie das Projekt unterstützen oder… den Erfolg des Projekts gefährden können.

Vorteile der Stakeholder-Analyse

Ein effektives Stakeholder-Management für ein Projekt ist mit vielen Herausforderungen verbunden. Wenn es nicht gelingt, die Stakeholder rechtzeitig zu identifizieren, kann dies dazu führen, dass wichtige Anforderungen übersehen werden und nicht auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Endbenutzer eingegangen wird. Es kann auch eine Herausforderung sein, wenn ein einflussreicher Beteiligter zu einem Zeitpunkt Einwände erhebt, an dem es zu spät ist, Änderungen vorzunehmen. Um dies zu vermeiden, sollte eine Stakeholder-Analyse durchgeführt werden.

Die Stakeholder-Analyse liefert Antworten auf zwei grundlegende Fragen:

• Wer sollte über den Fortschritt des Projekts informiert werden?
• Wer kann helfen und wer kann die Erreichung der gesetzten Ziele behindern?

Darüber hinaus sollte es den Prozess der Entscheidungsfindung im Projekt berücksichtigen und sicherstellen, dass die Bedürfnisse und Erwartungen der einzelnen Projektbeteiligten berücksichtigt werden. Vergessen Sie nicht, dass der Aufbau von Vertrauen im Projektmanagement eine wesentliche Voraussetzung für die Förderung einer offenen Kommunikation und die Sicherstellung der Zusammenarbeit der Stakeholder ist.

Wie Sie eine Stakeholder-Analyse durchführen

Die Durchführung einer Stakeholder-Analyse ist eine ziemlich komplexe Aufgabe. Zum Glück ist sie mit unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung ein Kinderspiel!

Definition der Stakeholder – wer beeinflusst das Projekt?

Erstellen Sie eine Liste aller Personen und Einrichtungen, die etwas mit dem Projekt zu tun haben könnten. Denken Sie dabei nicht nur an diejenigen, die offiziell beteiligt sind, sondern auch an diejenigen, die davon betroffen sein könnten.

In dieser Phase kann die wichtige Rolle des Projektausschusses oder des Exekutivausschusses bereits deutlich werden, da dieser nicht nur Stellungnahmen abgibt, sondern oft auch Entscheidungen über das Stakeholder-Management und die Kommunikation mit den Stakeholdern genehmigt.

Engagement der Stakeholder und Einfluss auf das Projekt: Interesse vs. Stromnetz

Sobald die Liste der Stakeholder fertig ist, die sowohl interne als auch externe Stakeholder umfasst, muss sie in einer Stakeholder-Matrix organisiert werden. Schließlich hat nicht jeder den gleichen Einfluss auf das Projekt und nicht jeder ist gleichermaßen daran interessiert. Um Ihre Aktivitäten richtig zu planen, sollten Sie sich auf zwei Kriterien konzentrieren:

• Einfluss, d.h. das Ausmaß, in dem ein bestimmter Stakeholder den Verlauf oder das Ergebnis des Projekts beeinflussen kann
• Interesse, d.h. wie sehr ein bestimmter Stakeholder am Erfolg oder Misserfolg des Projekts interessiert ist

Auswirkungen	Interesse	Annäherung
Hoch	Hoch	Halten Sie regelmäßigen Kontakt, engagieren Sie sich aktiv und beraten Sie sich bei Entscheidungen.
Hoch	Niedrig	Informieren Sie über wichtige Themen und pflegen Sie gute Beziehungen.
Niedrig	Hoch	In begrenztem Umfang einbeziehen, Nachrichten teilen.
Niedrig	Niedrig	Überwachen Sie aus der Ferne, liefern Sie gelegentlich Updates.

Matrix Interesse vs. Einfluss

Arten von Stakeholdern und wie man sie verwaltet

Der letzte Schritt besteht darin, einen Kommunikationsplan für die Stakeholder zu erstellen. Für einige reicht ein kurzer Bericht einmal im Monat aus. Andere müssen in Workshops oder Arbeitstreffen einbezogen werden. Eine effektive Abstimmung mit den Stakeholdern stellt sicher, dass die Projektziele mit den allgemeinen Unternehmenszielen übereinstimmen, wodurch Widerstände minimiert und der Wert maximiert wird.

Ein effektives Stakeholder-Management erfordert die richtige Strategie. Beantworten Sie zu diesem Zweck die folgenden Fragen:

• Wie wird die Kommunikation mit den Interessengruppen erfolgen?
• Welche Informationen müssen Sie ihnen zur Verfügung stellen, und wie oft?
• Wer im Team ist für eine bestimmte Beziehung verantwortlich?

Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, die Kommunikation auf die tatsächlichen Bedürfnisse und Erwartungen der einzelnen Beteiligten abzustimmen. Das Projektmanagement-Team, das die Zuteilung von Ressourcen laufend plant, kann sich an diesem Prozess beteiligen. Unterstützt werden sie dabei vom Projektsponsor, zu dessen Aufgaben die Kontrolle des Projektbudgets gehört.

Die Rolle eines Projektmanagers beim Stakeholder-Management

Das Management der Projektbeteiligten ist ein Prozess, bei dem der Projektmanager eine Schlüsselrolle spielt. Sie sind für die Projektaufsicht verantwortlich – sie erklären die Absichten, lösen Streitigkeiten, sorgen für eine reibungslose Kommunikation und stellen sicher, dass sich niemand übergangen fühlt.

Die Überwachung von Projekten ist kein Kinderspiel. Ein guter Projektmanager ist in der Lage, Spannungen zu erkennen, Risiken zu identifizieren und solche Beziehungen zu den Stakeholdern zu pflegen, die das Projekt nicht verlangsamen, sondern seine Durchführung unterstützen. Hier sind die fünf Säulen einer effektiven Stakeholder-Analyse.

Tools für das Stakeholder-Management: Was ist zu verwenden?

Eine effektive Analyse der wichtigsten Projektakteure erfordert wirksame Tools, die die Identifizierung, Bewertung und Verwaltung der Beziehungen zu Einzelpersonen und Gruppen unterstützen, die für das Projekt entscheidend sind. Das sollten Sie dabei beachten.

Stakeholder-Diagramm – Leitfaden für Stakeholder-Mapping

Dies ist ein grundlegendes Instrument zur Klassifizierung der Stakeholder-Typen nach ihrem Einfluss auf das Projekt und dem Grad ihres Interesses. Auf diese Weise lässt sich bestimmen, wer aktiv einbezogen werden sollte und wer lediglich über den Fortschritt informiert werden sollte.

Die Dokumentation der wichtigsten Informationen über die Interessengruppen sollte deren Rollen, Erwartungen, Einflussmöglichkeiten und Kommunikationspräferenzen umfassen. All dies erleichtert die Aktionsplanung und die Überwachung der Beteiligung von Einzelpersonen und Gruppen erheblich.

Die Workflow-Automatisierung im Projektmanagement kann für jedes Projekt eine Herausforderung sein, wenn es um die Kommunikation mit den Beteiligten geht. Mit Kommunikationsplänen können Sie leicht festlegen, welche Informationen den Stakeholdern wann und wie zur Verfügung gestellt werden sollen. Darüber hinaus können Sie mit Interaktions-Dashboards die Kontakte und das Engagement der Stakeholder laufend überwachen, so dass Sie schnell auf veränderte Bedürfnisse und Erwartungen reagieren können.

Bei großen Projekten lohnt es sich auch, ein Projektmanagement-System zu implementieren, das die Dokumentation von Entscheidungen und die Organisation von Sitzungen erleichtert. Ein Projektmanagementsystem macht Prozesse transparenter und verbessert die Arbeitseffizienz. Wie integriert man es? Halten Sie sich an unsere Checkliste!

Alle wichtigen Interessengruppen wurden identifiziert. ▢ Die Auswirkungen und das Interesse wurden bewertet. Es wurden eine Kommunikationsstrategie und ein Managementplan entwickelt. ▢ Es wurden Beziehungsmanager zugewiesen. Die Möglichkeit, die Stakeholder-Liste zu aktualisieren, wurde sichergestellt.

Checkliste für die Durchführung einer Stakeholder-Analyse

Häufige Fehler beim Stakeholder-Management

Eine Stakeholder-Analyse scheint oft ein Kinderspiel zu sein. Der Schein kann trügen! In der Praxis kann diese Phase über den weiteren Verlauf des Projekts entscheiden. Erfahren Sie mehr über die häufigsten Fehler und wie Sie sie vermeiden können.

Versäumnis, die wichtigsten Interessengruppen zu identifizieren

Oft entstehen die größten Probleme durch… kleine Versäumnisse. Einige Personen oder Gruppen sind zu Beginn des Projekts vielleicht nicht ausreichend sichtbar. Ihr Einfluss auf Entscheidungen oder die Umsetzung von Projektergebnissen kann jedoch enorm sein!

Wie können Sie dies vermeiden? Stellen Sie sicher, dass Sie alle Personen in der Planungsphase identifizieren, und beschränken Sie sich nicht auf die „offensichtlichen“ Namen. Denken Sie auch an die Personen, die indirekt von dem Projekt betroffen sein könnten. Vergessen Sie nicht, die Liste der Stakeholder mit Personen aus verschiedenen Abteilungen des Projektteams abzusprechen.

Fehlende Analyse von Einstellungen und Einfluss

Eine Liste von Stakeholdern allein ist definitiv nicht ausreichend. Sie müssen wissen, wie deren Einstellung zu dem Projekt ist. Sind sie unterstützend? Neutral? Oder sind sie vielleicht skeptisch? Prüfen Sie auch, welchen tatsächlichen Einfluss sie auf das Projekt haben können.

Um diesen Fehler zu vermeiden, klassifizieren Sie sie mithilfe des Stakeholder-Mappings. Berücksichtigen Sie Emotionen, Bedenken und frühere Erfahrungen. Diese prägen oft die Einstellung der Stakeholder!

Schwierigen Gesprächen aus dem Weg gehen

Nicht jeder Stakeholder ist von dem Projekt begeistert. Manchmal haben sie Bedenken, Zweifel oder lehnen die Veränderungen sogar ganz ab. Probleme unter den Teppich zu kehren, kann später im Projekt zu Konflikten führen, wenn die Änderungen kostspielig und schwierig umzusetzen sind.

Versuchen Sie, Kritik als Informationsquelle und nicht als Bedrohung zu betrachten, und kommunizieren Sie von Beginn des Projekts an offen. Vergessen Sie nicht, aktiv zuzuhören. Manchmal ist Widerstand ein Vorwand für bestimmte Bedürfnisse, die in das Projekt aufgenommen werden können.

Real-World-Anwendungen der Stakeholder-Analyse

Stakeholder-Analysen werden in vielen realen Projekten eingesetzt, vom Bau von Infrastrukturen über die Einführung neuer Technologien bis hin zu lokalen Initiativen. Wenn Sie beispielsweise bei einem Bauprojekt die Interessen der örtlichen Gemeinde oder von Umweltorganisationen berücksichtigen, können Sie Proteste und Verzögerungen vermeiden. Bei IT-Projekten führt das Verständnis für die Bedürfnisse der Endbenutzer und der operativen Abteilungen zu Lösungen, die ihren Anforderungen wirklich gerecht werden. Unabhängig von der Anwendung ermöglicht eine verbesserte Projekttransparenz den Beteiligten, den Fortschritt zu überwachen, Herausforderungen zu verstehen und eine rechtzeitige Entscheidungsfindung zu unterstützen.

WWie können Sie die wichtigsten Akteure identifizieren und sicherstellen, dass das Projekt vom ersten Tag an abgestimmt ist? Entdecken Sie, wie FlexiProject Ihnen hilft, Stakeholder intelligenter zu verwalten und dauerhafte Beziehungen aufzubauen.