Ruoli del progetto

Analisi degli stakeholder: Che cos'è, perché è importante e come gestire gli stakeholder in modo efficace

Ogni progetto, a prescindere dal settore o dalle dimensioni, ha un impatto non solo su coloro che lo realizzano ma anche su coloro che sono in qualche modo collegati ad esso. Ecco perché uno dei primi e più importanti passi per l’avvio di un nuovo progetto è l’analisi degli stakeholder. Scopri perché è così importante.

In questo articolo imparerai a conoscere: Cos’è l’analisi degli stakeholder e perché è importante Chi sono gli stakeholder e come identificarli Come mappare gli stakeholder in base al potere e agli interessi Come pianificare una comunicazione efficace Errori comuni da evitare Strumenti e suggerimenti per la gestione degli stakeholder 2025 Esempi reali di coinvolgimento degli stakeholder di successo

Che cos'è uno stakeholder? - Definizione + contesto del progetto

Un’analisi degli stakeholder ben condotta può determinare il successo o il fallimento di un intero progetto. Ma cosa significa in realtà? E perché è così importante nella gestione dei progetti? Per capire questo concetto, concentriamoci innanzitutto sul significato della parola “stakeholder”. Una chiara definizione di stakeholder aiuta i team di progetto a identificare e dare priorità alle persone e ai gruppi con cui devono confrontarsi durante il ciclo di vita del progetto.

Il significato di stakeholder è spesso frainteso, ma in generale si riferisce a qualsiasi persona, gruppo o organizzazione che può influenzare un progetto o esserne influenzata.

Cos'è l'analisi degli stakeholder? Perché è fondamentale?

L’analisi degli stakeholder è un processo in cui vengono identificati tutti gli individui, i gruppi o le organizzazioni che influenzano un progetto o ne sono influenzati. La struttura di gestione del progetto definisce i loro ruoli e le loro responsabilità.

È importante notare che gli stakeholder sono a volte i responsabili delle decisioni, a volte i futuri utenti del prodotto, a volte i partner, i fornitori o addirittura i residenti locali. Lo scopo dell’analisi degli stakeholder è comprendere le loro esigenze, le loro aspettative e i modi in cui possono sostenere il progetto o… rappresentare una minaccia per il suo successo.

Vantaggi dell’analisi degli stakeholder

Una gestione efficace degli stakeholder di un progetto comporta molte sfide. Se non si riesce a identificare per tempo gli stakeholder, si rischia di trascurare requisiti importanti e di non rispondere alle reali esigenze degli utenti finali. Può anche essere una sfida quando qualcuno di influente solleva un’obiezione in un momento in cui è troppo tardi per apportare modifiche. Per evitare tutto ciò, è necessario effettuare un’analisi degli stakeholder.

L’analisi degli stakeholder fornisce risposte a due domande fondamentali:

• Chi deve essere informato sull’andamento del progetto?
• Chi può aiutare e chi può ostacolare il raggiungimento degli obiettivi prefissati?

Inoltre, dovrebbe prendere in considerazione il processo decisionale del progetto, assicurando che le esigenze e le aspettative dei singoli stakeholder del progetto siano prese in considerazione. Non dimenticare che la creazione di fiducia nella gestione del progetto è essenziale per promuovere una comunicazione aperta e garantire la cooperazione degli stakeholder.

Come condurre un'analisi degli stakeholder

Condurre un’analisi degli stakeholder è un compito piuttosto complesso. Fortunatamente, con la nostra guida passo passo, è un gioco da ragazzi!

Definire gli stakeholder: chi influenza il progetto?

Fai un elenco di tutte le persone e gli enti che possono avere a che fare con il progetto. Non pensare solo a coloro che sono ufficialmente coinvolti, ma anche a coloro che potrebbero essere interessati dal progetto.

In questa fase, il ruolo importante del comitato di progetto o del comitato esecutivo potrebbe già essere evidente, in quanto non solo fornisce pareri ma spesso approva anche le decisioni relative alla gestione degli stakeholder e alla comunicazione con gli stessi.

Coinvolgimento degli stakeholder e influenza del progetto: Interessi e rete elettrica

Una volta che l’elenco degli stakeholder è pronto, compresi gli stakeholder interni ed esterni, è necessario organizzarlo in una matrice degli stakeholder. Dopo tutto, non tutti hanno la stessa influenza sul progetto e non tutti sono interessati allo stesso modo. Per pianificare correttamente le tue attività, concentrati su due criteri:

• l’influenza, cioè la misura in cui un determinato stakeholder può influenzare il corso o l’esito del progetto
• interesse, ovvero quanto un determinato stakeholder sia interessato al successo o al fallimento del progetto

Impatto	Interesse	Approccio
Alto	Alto	Mantenere contatti regolari, impegnarsi attivamente e consultarsi sulle decisioni.
Alto	Basso	Informare sulle questioni chiave e mantenere buoni rapporti.
Basso	Alto	Coinvolgere in misura limitata, condividere le notizie.
Basso	Basso	Monitorare a distanza, fornire aggiornamenti occasionali.

Matrice Interessi vs. Influenza

Tipi di stakeholder e come gestirli

Il passo finale consiste nel definire un piano di comunicazione con gli stakeholder. Per alcuni sarà sufficiente una breve relazione una volta al mese. Altri richiederanno il coinvolgimento in workshop o riunioni di lavoro. Un efficace allineamento degli stakeholder aziendali assicura che gli obiettivi del progetto siano in sincronia con quelli più ampi dell’organizzazione, minimizzando le resistenze e massimizzando il valore.

Una gestione efficace degli stakeholder richiede la giusta strategia. A tal fine, rispondi alle seguenti domande:

• Come avverrà la comunicazione con gli stakeholder?
• Quali informazioni devi fornire loro e con quale frequenza?
• Chi nel team è responsabile di una relazione specifica?

La chiave del successo è adattare la comunicazione alle reali esigenze e aspettative dei singoli stakeholder. Il team di gestione del progetto, che pianifica l’allocazione delle risorse su base continuativa, può partecipare a questo processo. Sono supportati dallo sponsor del progetto, le cui responsabilità includono il controllo del budget del progetto.

Il ruolo di un Project Manager nella gestione degli stakeholder

La gestione degli stakeholder del progetto è un processo in cui il project manager svolge un ruolo fondamentale. È responsabile della supervisione del progetto – spiegando le intenzioni, risolvendo le controversie, mantenendo una comunicazione fluida e assicurandosi che nessuno si senta escluso.

La supervisione dei progetti non è un gioco da ragazzi. Un buon project manager è in grado di percepire le tensioni, identificare i rischi e mantenere relazioni con gli stakeholder che, invece di rallentare il progetto, ne favoriscano la realizzazione. Ecco i cinque pilastri di un’analisi efficace degli stakeholder.

Strumenti di gestione degli stakeholder: quali usare?

Un’analisi efficace degli attori chiave del progetto richiede strumenti efficaci che supportino l’identificazione, la valutazione e la gestione delle relazioni con individui e gruppi critici per il progetto. Ecco cosa devi tenere a mente.

Diagramma degli stakeholder – guida alla mappatura degli stakeholder

Si tratta di uno strumento di base per classificare i tipi di stakeholder in base al loro impatto sul progetto e al loro livello di interesse. In questo modo è possibile stabilire chi deve essere coinvolto attivamente e chi invece deve essere semplicemente tenuto al corrente dei progressi.

La documentazione delle informazioni chiave sugli stakeholder dovrebbe includere i loro ruoli, le aspettative, il livello di influenza e le preferenze di comunicazione. Tutto ciò facilita notevolmente la pianificazione delle azioni e il monitoraggio del coinvolgimento di individui e gruppi.

L‘automazione del flusso di lavoro nella gestione dei progetti può rappresentare una sfida per qualsiasi progetto quando si tratta di comunicare con gli stakeholder. Con i piani di comunicazione, puoi determinare facilmente quali informazioni devono essere fornite agli stakeholder, quando e come. Inoltre, le dashboard di interazione ti permettono di monitorare i contatti e l’impegno degli stakeholder su base continuativa, in modo da poter rispondere rapidamente alle mutevoli esigenze e aspettative.

Nei progetti di grandi dimensioni, vale la pena implementare un sistema di gestione del progetto che faciliti la documentazione delle decisioni e l’organizzazione delle riunioni. Un sistema di gestione dei progetti rende i processi più trasparenti e migliora l’efficienza del lavoro. Come integrarlo? Segui la nostra lista di controllo!

▢ Sono stati identificati tutti i principali stakeholder. Sono stati valutati l’impatto e il livello di interesse. Sono stati sviluppati una strategia di comunicazione e un piano di gestione. Sono stati assegnati dei responsabili delle relazioni. ▢ È stata garantita la possibilità di aggiornare l’elenco degli stakeholder.

Lista di controllo per l’analisi degli stakeholder

Errori comuni nella gestione degli stakeholder

L’analisi degli stakeholder spesso sembra un gioco da ragazzi. Le apparenze possono ingannare! In pratica, questa fase può determinare il corso del progetto. Scopri gli errori più comuni e come evitarli.

Mancata identificazione dei principali stakeholder

Spesso i problemi maggiori derivano da… piccole sviste. Alcuni individui o gruppi possono non essere sufficientemente visibili all’inizio del progetto. Tuttavia, la loro influenza sulle decisioni o sull’attuazione dei risultati del progetto può essere enorme!

Come puoi evitarlo? Assicurati di identificare tutti nella fase di pianificazione e non limitarti ai nomi “ovvi”. Pensa anche alle persone che potrebbero essere indirettamente interessate dal progetto. Non dimenticare di consultare l’elenco degli stakeholder con le persone dei diversi reparti del team di progetto.

Mancanza di analisi degli atteggiamenti e dell’influenza

Un elenco di stakeholder da solo non è sufficiente. Devi sapere qual è il loro atteggiamento nei confronti del progetto. Sono favorevoli? Neutrali? O forse sono scettici? Verifica anche quale influenza reale possono avere sul progetto.

Per evitare questo errore, classificali utilizzando la mappatura degli stakeholder. Tieni conto delle emozioni, delle preoccupazioni e delle esperienze precedenti. Spesso sono queste a determinare l’atteggiamento degli stakeholder!

Evitare le conversazioni difficili

Non tutti gli stakeholder sono entusiasti del progetto. A volte ci sono preoccupazioni, dubbi o addirittura una vera e propria opposizione al cambiamento. Nascondere i problemi sotto il tappeto può portare a conflitti più avanti nel progetto, quando i cambiamenti sono costosi e difficili da implementare.

Cerca di trattare le critiche come una fonte di informazioni piuttosto che come una minaccia e comunica apertamente fin dall’inizio del progetto. Non dimenticare di ascoltare attivamente. A volte la resistenza è una copertura per esigenze specifiche che possono essere incluse nel progetto.

Applicazioni reali dell'analisi degli stakeholder

L‘analisi degli stakeholder è ampiamente utilizzata nei progetti del mondo reale, dalla costruzione di infrastrutture all’implementazione di nuove tecnologie, fino alle iniziative locali. Ad esempio, in un progetto di costruzione, pensare agli interessi della comunità locale o delle organizzazioni ambientaliste può aiutare a evitare proteste e ritardi. Nei progetti IT, la comprensione delle esigenze degli utenti finali e dei reparti operativi porta a soluzioni che soddisfano realmente le loro necessità. Indipendentemente dall’applicazione, una migliore visibilità del progetto consente agli stakeholder di monitorare i progressi, di comprendere le sfide e di prendere decisioni tempestive.

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