Stage-Gate Methodology: Fazele și porțile în managementul proiectelor

Ce este Stage-Gate Methodology?

Stage-Gate Methodology (SGM) este un standard global pentru proiectarea și implementarea eficientă a produselor noi. Binecunoscuta metodologie de gestionare a proiectelor PRINCE 2, care gestionează proiecte complexe de diferite tipuri, se bazează pe principiile SGM.

Fazele și obiectivele unui exemplu de proiect

Să ne imaginăm că dorim să lansăm un nou model de bicicletă electrică.
Am făcut o scanare preliminară a pieței, iar acest segment de piață al bicicletelor va fi probabil promițător.
Cu toate acestea, la început, nu știam de la ce furnizor vom obține motorul, care va fi costul acestuia, nu aveam date precise cu privire la segmentul de piață pe care dorim să îl atingem, dacă avem competențele necesare pentru a-l construi și vinde, dacă dorim să fabricăm totul noi înșine sau să folosim subcontractanți – într-un cuvânt, necunoscutele și riscurile potențiale sunt multe.
Chiar și în acest stadiu al proiectului, este clar că acesta va dura cel puțin un an și jumătate și este complex.
Stage-Gate Methodology spune că are mai mult sens să se planifice cu precizie întregul proiect complex încă de la început.
Stage-Gate Methodology împarte procesul în faze (Stages), iar între fiecare fază, construiește porți de decizie (Gates).
Această abordare presupune că, cu cât suntem mai departe într-un astfel de proiect, cu atât vom avea mai multe informații și date.
Apoi, vom fi capabili să luăm decizii mai precise.
Diagrama de mai jos demonstrează cu claritate aplicarea strategică a Stage-Gate Methodology.
Aceasta arată modul în care un proiect poate fi împărțit în mod eficient în etape distincte, cu grile de decizie poziționate strategic între fiecare etapă.
Această plasare strategică a porților de decizie asigură că luarea deciziilor în cunoștință de cauză se bazează pe datele disponibile în fiecare moment, insuflând încredere în eficiența metodei. În practică, pentru a avea o idee despre ceea ce întreprindem, ar trebui elaborat de la început un plan la nivel înalt pentru un astfel de proiect (plan la nivel înalt).
Un astfel de plan ar include o descriere a ideilor noastre pentru o bicicletă electrică, o analiză a punctajelor, un buget și o durată estimate pentru fiecare fază, precum și cele mai importante riscuri. Conform figurii de mai sus, planul nostru la nivel înalt presupune că proiectul va necesita aproximativ 7 milioane PLN și va dura aproximativ doi ani.
Am decis să cheltuim 7 milioane PLN în acest moment, dar trebuie să știm că, dacă ipotezele noastre sunt corecte, ne putem permite o astfel de întreprindere.
Pentru a demara proiectul, consiliul de administrație al companiei (sau alt organism decizional) ar trebui să decidă că vom lansa faza 1, și anume, dezvoltarea conceptului de produs.
Pentru a lua o astfel de decizie, echipa de proiect ar trebui să elaboreze în prealabil un calendar detaliat pentru faza 1 și un buget detaliat și să definească ce produse vor rezulta în urma finalizării fazei
1. Prin lansarea fazei 1, consiliul de administrație al societății acceptă un buget de 150 000 PLN, care poate fi pus în aplicare; bugetele fazelor ulterioare sunt înghețate.
După finalizarea fazei 1, ajungem la poarta de decizie 1, unde echipa de proiect prezintă rezultatele muncii, ajustează planul la nivel înalt și prezintă un calendar și un buget detaliate pentru faza
2. Pe parcursul executării fazei 1, echipa a analizat mai multe criterii și a obținut informații noi, care, împreună, i-au permis să facă programul și bugetul întregului proiect mai realiste. Pe baza cunoștințelor actuale, echipa de proiect estimează că bugetul revizuit pentru întregul proiect se va ridica la 8 630 000 PLN (adică va depăși presupunerea inițială cu 1 380 000 PLN) și va dura aproximativ 31 de luni (cu aproximativ cinci luni mai mult decât se presupunea inițial).
Conducerea societății decide dacă să continue sau să întrerupă proiectul pe baza acestor informații revizuite.
Un astfel de proces se repetă în fiecare fază ulterioară și în fiecare poartă care urmează.

Beneficiile utilizării Stage-Gate Methodology

• Permite proiectelor să demareze mai rapid, ca urmare a unor idei bune, fără a fi nevoie de o planificare detaliată încă de la început.
• Permite ca deciziile necesare să fie luate în locurile potrivite.
• Aceasta nu impune o decizie obligatorie de a lansa inițial bugetul total al proiectului.
• Are puncte de control clare – Porți – la care este necesară decizia de a continua sau de a opri proiectul, reducând riscul unor investiții greșite.
• Noile informații constituie baza pentru a face ipotezele proiectului mai realiste.
• Toate proiectele sunt implementate în conformitate cu standardele acceptate de companie, ceea ce sporește eficiența.

Suport de sistem pentru automatizarea gestionării proiectelor pe baza Stage-Gate Methodology

Există pe piață soluții IT care susțin metodologia Stage-Gate.
Un astfel de sistem este software-ul de management al proiectelor FlexiProject dezvoltat de echipa noastră, care:

• Acesta vă permite să concepeți scheme bazate pe metodologia Stage-Gate pentru proiectele pe care doriți să le implementați.
  Atunci când lansează un proiect nou, managerul descarcă schema acestuia din sistem, iar sistemul de asistență pentru gestionarea proiectelor îl ghidează pe parcursul procesului.
• Acesta permite gestionarea celor mai bune practici ale companiei, adunând cunoștințe din diferite proiecte.
• Acesta are un modul de analiză a punctajelor care obiectivează selectarea celor mai bune idei pentru implementare.
• Acesta are un mecanism integrat de faze și porți și un mecanism explicit al căii de acceptare pentru a sprijini procesul decizional.
• Acesta este dotat cu un mecanism pentru revizuirea sistematică a proiectelor.