Asana-alternatíva a projekt kockázatkezeléséhez: nyilvántartás, amely nem lista
Az Asana kínál kockázatinyilvántartás-sablont és kockázatimátrix-sablont. Ott rögzíthetsz egy fenyegetést, értékelheted, és felelőst rendelhetsz hozzá. A gond máshol van. Ez a nyilvántartás egy szokványos, feladatokból álló projekt néhány hozzáadott mezővel, nem a rendszer külön modulja. Az első néhány kockázatnál ez nem számít. Akkor kezd számítani, amikor húsz kockázatod van, több projekted, és valaki megkérdezi, hogy egy másik csapat nem foglalkozik-e már ugyanazzal a fenyegetéssel. Ez a cikk megmutatja, mit nem tud egy ilyen lista, és leírja a mechanizmusokat, amelyek zárják a rést.
Legfontosabb tudnivalók:
- Egy nyilvántartás-sablon szokványos feladatlista. Egy feladatként rögzített kockázat nem köthető össze egy másik feladattal, és nem hasonlítható össze a többi projekted kockázataival.
- A kockázati mátrixnak azt a skálát kell használnia, amellyel már dolgozol. Egy három a háromszor skálát használó cég nem vált öt az ötszörre. A modul üresen marad.
- Egy kockázat feladathoz kötése megváltoztatja a munkamódot. Miután az ütemterv mozdul, azonnal látod, mely fenyegetések váltak sürgőssé.
- A kockázat az egész szervezet tudása kell, hogy legyen. A tipikus kockázatokat tartalmazó sablonok és a lezárókártyák kiindulópontot adnak a csapatnak üres lista helyett.
- A legnagyobb megtakarítás az újragépelés vége. A projektcharta és a havi jelentés automatikusan behúzza a kockázatokat a nyilvántartásból.
Kockázati nyilvántartás, amely feladatlista
Az Asanának van kész kockázatinyilvántartás-sablonja és mátrixsablonja. A logikájuk helytálló: leírod a fenyegetést, értékeled a valószínűségét és a hatását, megnevezel egy felelőst, és hozzáadsz egy reagálási tervet. Egy projekttel és egy tucat kockázattal ez elég. Egy táblázatot is felülmúl, mert a nyilvántartás ott ül, ahol a munka zajlik, és a FlexiProject és az Asana funkciónkénti összehasonlítása felvázolja a tágabb képet.
A korlát a felépítésben van. Egy kockázat itt nem külön objektum, csak egy feladat extra mezőkkel. Minden, ami abból következik, hogy egy kockázat nem elvégzendő munka, az eszközön kívül szervezendő.
Mit ad a sablon és mit nem tud
A sablon rendszerezi az információt, és ez a valódi értéke. Három dolgot nem ad.
Egy kockázat nem mutathat egy másik feladatra, mert maga is feladat. Így nem rögzítheted, hogy egy adott fenyegetés az ütemterv egy konkrét szállítását érinti. A kockázatok projektek között sem hasonlíthatók össze, mert az egyéni mezők csak egy projekten belül működnek. És nincs a projekt fölötti szint. Minden nyilvántartás önmagában teljes, és vak arra, ami mellette van. Három csapat kezelheti ugyanazt a beszállítói kockázatot, és egyikük sem tud róla.
Három jel, hogy a nyilvántartás megszűnt működni
Egy nyilvántartás, amelyet csak az irányítóbizottság előtt frissítenek, nem a munka során. Ha a frissítés külön tevékenység, akkor történik, amikor valaki kéri. Rendszerint túl későn ahhoz, hogy bármit is változtatni lehessen.
Kézzel a projektchartába és a havi jelentésbe újragépelt kockázatok. Ez a munka semmilyen új információt nem hoz létre, és a cégnél végül ugyanannak a listának három verziója kering.
A „foglalkozik ezzel már valaki” kérdés, akihez nincs kit fordulni. Egy szint nélkül, ahol a különböző projektek kockázatai találkoznak, mindegyiket a nulláról oldják meg. Azt is megnézzük, mire érdemes figyelni az Asanához hasonló alkalmazások esetében.
Mit várj el egy kockázati nyilvántartástól
A lista és a modul közötti különbség hét dologra egyszerűsödik. Mindegyiket vagy a rendszer kezeli, vagy kézzel végzik.
| Követelmény | Mi törik el nélküle |
| A kockázat mint külön objektum | Nem köthető feladathoz, és nem különíthető el az elvégzendő munkától |
| Konfigurálható mátrix | A rendszer olyan skálát erőltet, amit nem használsz, és a modult elhagyják |
| Kapcsolat az ütemtervvel | Egy dátum mozgása után nem látod, mely kockázatok váltak sürgőssé |
| Szervezetszinten megosztott kategóriák | Nem gyűjthetsz jogi vagy technológiai kockázatokat több projektből |
| Portfólió szint | Többen párhuzamosan dolgoznak ugyanazon a fenyegetésen |
| Kockázati tudásbázis | Minden csapat a nulláról azonosít kockázatokat, és a céges tapasztalat elvész |
| Dokumentumok automatikus feltöltése | A chartát és a jelentést kézzel kell kitölteni |
Együtt leírják, mit kell nyújtania egy kockázatkezelő szoftvernek. Alább egyenként veszem a követelményeket, és megmutatom, hogyan kezeli őket a FlexiProject.
Azonosítsd, ellenőrizd, kövesd és kezeld a projektkockázatokat, próbáld ki a FlexiProjectet 30 napig ingyen.
Mátrix a már használt dimenziókban
A kockázati mátrix beállítása részletnek tűnik. Egyike a leggyakoribb okoknak, amiért egy PPM-rendszerben a kockázati modul üresen marad. Egy cég évekig fejlesztett egy három a háromszor mátrixot, a bevezetett rendszerbe pedig öt az ötször van fixen beégetve. Senki sem képez át harminc projektvezetőt egy új skálára, mert egy gyártó így döntött. Az eredmény kiszámítható: a modul használatlan marad, a kockázat pedig visszakerül egy diára.
A FlexiProjectben a mátrix dimenzióit a bevezetés során állítják be, programozás nélkül. A cég behozza a skálát, amelyet az emberei ismernek, azzal a szokással együtt, hogy egy adott értékelés adott reagálást kíván. A kifejlesztett szabványod így túléli az eszközváltást.
Kockázati kártya egy táblázatsor helyett
A FlexiProject projektmenedzsment-rendszerben a kockázati nyilvántartás a projekt külön modulja. Minden kockázatnak van neve, státusza, felelőse, kapcsolata egy ütemtervbeli feladattal, kategóriája, hatása, valószínűsége és azonosítási dátuma. Az ütemtervre és a költségvetésre gyakorolt hatást külön értékelik. Ez a gyakorlatban számít: egy kockázat, amely egy hónappal késlelteti az átvételt, és egy kockázat, amely százezerrel növeli a költséget, eltérő reagálást kíván. Egy közös „magas hatás” értékelés nem különbözteti meg őket.
A nyilvántartás fölött egy kockázati kártya ül. A nyilvántartási adatokon túl mellékleteket, az adott fenyegetés kezelési tervét és egy üzenőt tartalmaz, ahol a csapat ezt a konkrét kockázatot megvitatja. Apróságnak tűnik, de valódi problémát old meg. Egy csapatcsatornán zajló vita két nap alatt eltűnik. Egy a kockázaton rögzített beszélgetés vele marad. Amikor valaki fél évvel később megkérdezi, miért ezt a reagálást választották, a válasz ugyanott van, ahol a döntés.
Ütemtervbeli feladathoz tűzött kockázat
A kockázati nyilvántartások rendszerint laposak. Egy egész projektet érintő kockázatot, például erőforráshiányt, ugyanúgy kezelnek, mint egy egyetlen feladatot érintő kockázatot, például egy alvállalkozói szállítást. Ez két különböző helyzet, és másképp kezelendő.
A FlexiProjectben minden kockázat összeköthető egy konkrét feladattal a projekt ütemterve modulban. Egy beszállítói kockázatot a szállítástól függő feladathoz rendelsz, egy szabályozási kockázatot pedig a jóváhagyási feladathoz. Ettől kezdve az ütemterv fenyegetésekre vonatkozó információt hordoz. A feladat során egy felkiáltójeles háromszög jelenik meg, mellette egy kör: piros, ha a kockázat aktív, szürke, ha nem. A projektvezető a nyilvántartás megnyitása nélkül látja a figyelmet igénylő helyeket.
Ez akkor segít a legtöbbet, amikor a terv változik. Amikor az ütemterv mozdul, azonnal tudod, mely kockázatok váltak sürgetőbbé. Olyan feladatokat érintenek, amelyek közelebb kerültek egy kemény határidőhöz, vagy a kritikus útra kerültek. Ez az információ egy lapos nyilvántartásban is megvan, de magadnak kell levezetned két lista összehasonlításával. Így rendszerint senki sem teszi. Külön elmagyarázzuk, milyen egy jó alternatíva a projekttervezéshez.
A kockázat mint a szervezet tudása, nem egyetlen projekté
A legtöbb cégnél az, ahogyan a csapatok azonosítják és értékelik a projektkockázatokat, egy nyitóértekezletre egyszerűsödik, ahol valaki elképzeli, mi mehet rosszul. A módszer megbízhatatlan. Az emberek alábecsülik azokat a fenyegetéseket, amelyekkel korábban nem találkoztak. A cég egésze rendszerint már látta őket, csak egy másik projekten.
Sablonok tipikus kockázatok listájával
Egy adott projekttípushoz tartozó lehetséges kockázatok listája beépíthető a sablonba. Egy ügyfélbevezetést, kutatási projektet vagy beruházást indító csapat kész alappal kezd, és a saját esetéhez igazítja. Ez megváltoztatja az értekezlet jellegét. Fenyegetések kitalálása helyett a csapat átnézi az ismerteket, és eldönti, melyek érvényesek. Gyorsabb és hatékonyabb, különösen kevésbé tapasztalt csapatokban.
A lezárókártya és a kockázati jelentések
E mechanizmus másik oldala annak rögzítése, ami valójában megtörtént. A projekt lezárókártyája felsorolhatja a bekövetkezett kockázatokat és megoldásuk módját. A későbbi projekteket tervező csapatok hozzáférnek a korábbi lezárókártyákhoz.
A harmadik elem a jelentések. A jelentésmodulban felépíthetsz egy kockázati nézetet egy kategória vagy egy szervezeti terület projektjeihez. Egy új csapat konkrét választ kap: ezek azok a fenyegetések, amelyek hasonló projektekben bekövetkeztek. Együtt e három mechanizmus azt eredményezi, hogy a kockázatkezelés többé nem egyetlen vezető kompetenciáján múlik.
Kezeld hatékonyan a projektkockázatokat kockázati nyilvántartással és cselekvési tervekkel, kezdd el ma ingyen a FlexiProjectet.
Kockázati kategóriák és a nézet a részlegeknek
A kockázat ritkán érinti csak a projektvezetőt. A jogi terület tudni akarja, milyen kötelezettségek és jogviták vannak a portfólióban. A gyártás a technológiai kihívásokról kérdez, a beszerzés a beszállítói oldal fenyegetéseiről. Egy projektbe zárt nyilvántartással egyikük sem teheti fel a kérdését.
A FlexiProject beállításaiban saját kockázatikategória-listát határozol meg, ahhoz igazítva, ahogyan a felelősség a cégben megoszlik. Itt egy kockázati bontási struktúra (RBS) megszűnik diagram lenni, és olyasmivé válik, amire a rendszer szűrni tud. Erre épülnek a projektek közötti jelentések. A jogi terület látja az összes projekt jogi kockázatait, a gyártás a sajátjait, a beszerzés a sajátjait. A kockázat megszűnik a projektvezető magánügye lenni. Külön kifejtjük, mit jelent a projekt költségvetésének ellenőrzése a valóságban.
Portfólió szint, avagy vége ugyanazon kockázat háromszori kezelésének
Több tucat projekt esetén egyes fenyegetések természetüknél fogva ismétlődnek. Ugyanaz a beszállító, ugyanaz a szabályozásváltozás, ugyanaz az éretlen technológia. Ha a nyilvántartások projektekbe zártak, minden vezető a saját verzióját vezeti annak a kockázatnak, és kissé eltérő következtetésekre jut.
A projektportfólió-szoftver ezt másképp oldja meg. A FlexiProjectben minden portfóliónak külön kockázati füle van. Összegyűjti a fenyegetéseket az adott portfólió minden projektjéből. A koordinátor látja az ismétlődést, és központilag oldhatja meg a kockázatot, az összes elérhető tudást használva egyetlen nézőpont helyett. A háromszoros erőfeszítés egy felelőssé és egy reagálássá válik. Megszünteti azt a helyzetet is, amikor három projekt három különböző stratégiát alkalmaz ugyanarra a beszállítóra. Külön cikkben nézzük meg, mit nyújt egy Asana-alternatíva egy projektirodának.
Vége az újragépelésnek: a charta és a státuszjelentés
A legszembetűnőbb megtakarítás az újragépelést érinti, nem az elemzést. Sok cégnél az eljárás megköveteli, hogy a legjelentősebb kockázatok bekerüljenek a projektchartába, havonta egyszer pedig a vezetőségnek szóló jelentésbe. Külön nyilvántartással valaki átmozgatja ugyanazokat a bejegyzéseket két helyre, és ellenőrzi, hogy a verziók egyeznek-e.
A FlexiProjectben a projektcharta modul automatikusan behúzza a kockázatokat a nyilvántartásból. Mindkét dokumentum kialakításából adódóan konzisztens, nem valakinek a gondosságából. A ciklikus státuszjelentés ugyanígy működik. Ha a jelentés kockázati szakaszt tartalmaz, magától feltöltődik a nyilvántartásból, és a vezetőnek egy megjegyzés marad arról, hogyan kezelik ezeket a fenyegetéseket. Egy tevékenység, amely semmilyen új információt nem hozott létre, eltűnik, méghozzá a hónap legrosszabb hetéből.
Amikor egy sablon elég
Egy projektet vezetsz, magad kezeled, van egy tucat kockázatod, és senki sem kér formális jelentést? Egy nyilvántartás-sablon egy feladatkezelőben elég. Egy külön modul formalitást ad hozzá, nem ellenőrzést, mert a fent leírt problémák nagyobb léptékben jelennek meg. Ha tágabb rálátást szeretnél a lehetőségekre, a legjobb kockázatkezelő szoftvert külön összehasonlítottuk.
A jelek, hogy ez a lépték megérkezett, konkrétak. Megjelenik egy második és egy harmadik projekt, és a kockázatokat össze kell hasonlítani közöttük. Valaki a projekten kívülről rákérdez a fenyegetésekre egy adott metszetben. Az eljárás kockázatokat kíván a chartában és a jelentésben. Ettől a ponttól egy egyéni mezős lista több munkába kerül, mint amennyit megtakarít.
Hogyan teszteld a saját nyilvántartásodon két hét alatt
A funkcióösszehasonlítások keveset döntenek el, mert minden gyártó oldala mindenre igent mond. A saját adataidon végzett teszt többet mond. Vedd egy futó projekt nyilvántartását, és vidd át teljes egészében, az értékelési skáláddal együtt. Ez az első lépés megmutatja, hogy a mátrixod belefér-e az eszközbe a csapat szokásainak megváltoztatása nélkül.
Aztán négy teszt. Köss három kockázatot ütemtervbeli feladatokhoz, és ellenőrizd, hogy látod-e őket a Gantt-diagramon. Mozgass el egyet ezek közül a feladatok közül két héttel, és nézd meg, változik-e a fenyegetések képe. Építs kockázati jelentést egy kategóriához, például a beszállítókhoz, több projektet lefedve. Nyisd meg a portfólió kockázati fülét, és ellenőrizd, hogy valamely fenyegetés több helyen is ismétlődik-e. Ez az utolsó teszt rendszerint önmagában indokolja a váltást.
Gyakran ismételt kérdések
Van az Asanának kockázati nyilvántartása?
Az Asana kínál kockázatinyilvántartás-sablont és mátrixsablont. Egy listát hoznak létre olyan mezőkkel, mint valószínűség, hatás, felelős és reagálási terv. Ez nem külön modul, csak feladatokból álló projekt. Így nem köthetsz kockázatot ütemtervbeli feladathoz, nem hasonlíthatod össze projektek között, és nem láthatod portfólió szinten.
Mi a különbség egy kockázati nyilvántartás és egy egyéni mezős feladatlista között?
Ugyanaz a különbség, mint egy kockázat és egy elvégzendő munka között. Egy nyilvántartás a kockázatot külön objektumként kezeli saját életciklussal, értékeléssel, felelőssel, reagálási tervvel, valamint az ütemtervhez és a költségvetéshez fűződő kapcsolatokkal. Egy feladatlista hagyja rögzíteni ezt az információt, de nem használni egy projekten kívül.
Mit ér el egy kockázat ütemtervbeli feladathoz kötése?
Megmutatja, hol ül a fenyegetés a tervben. A FlexiProjectben egy kockázattal összekötött feladat figyelmeztető ikont hordoz a Gantt-diagramon, és a mellette lévő szín megmondja, aktív-e a kockázat. Az ütemterv minden változása után látod, mely fenyegetések váltak sürgetőbbé.
Megtarthatjuk a saját kockázati mátrixunkat?
Igen. A mátrix dimenzióit a bevezetés során állítják be, így egy három a háromszor skálán dolgozó cégnek nem kell öt az ötszörre váltania. Ez az egyik fontosabb feltétele annak, hogy egy kockázati modult használjanak, ne pedig kerüljék.
Hogyan kezdjünk, ha a kockázati nyilvántartásunk ma Excelben van?
Egy futó projekt átvitelével, a jelenlegi értékelési skálájával és kategóriáival együtt. A táblázat rendszerint minden szükséges információt tartalmaz. Ami hiányzik belőle, azok a kapcsolatok: a feladatokhoz, más projektekhez és a dokumentumokhoz, amelyeket amúgy is kézzel töltesz ki. Ezek a kapcsolatok a váltás oka, nem pusztán az, hogy nyilvántartást vezetsz.
Az Asana-alternatívát a projekt kockázatkezeléséhez nem azért keresik, mert ne volna hova rögzíteni egy fenyegetést. Az ok más: egy rögzített fenyegetés ezután nem csinál semmit. Egy nyilvántartás, amely lista, a dokumentációnál ér véget. Az információ létezik, de nem kapcsolódik az ütemtervhez, nem összegződik projektek között, nem tér vissza a céghez a következő projekten, és minden dokumentumba külön kell újragépelni. Egy nyilvántartás, amely modul, ezt a négy dolgot magától elvégzi. A vezetőnek azt az egy dolgot hagyja, amit egyetlen rendszer sem végez el helyette: eldönteni, hogyan reagáljon. Ha a nyilvántartásod ma főként az irányítóbizottság előtt frissül, a legolcsóbb módja ennek ellenőrzésére, ha átviszel egy projektet, és három kockázatot ütemtervbeli feladatokhoz kötsz.
