A legjobb Asana-alternatíva egy projektirodának: hét feladat, amelyet el kell látnia
Egy projektiroda ritkán hagyja el az Asanát azért, mert az eszköz csalódást okozott. Azért hagyja el, mert megváltozott a saját munkája. A feladatok csapatok közötti koordinálása az, amire az Asanát tervezték, és ezt elég jól teszi ahhoz, hogy a projektvezetők ellenállás nélkül átvegyék. Egy portfólió irányítása más feladat: eldönteni, mely projektek kapnak finanszírozást, ellenőrizni, hogy mindegyik átment-e a kapuján, és megmondani a vezetésnek, mennyit ér a portfólió és hol sodródik el. Amikor egyetlen eszköznek kell mindkettőt vinnie, a különbséget a PMO saját óráiban fizetik meg. Ez a cikk végigveszi azt a hét dolgot, amelyet egy PMO havonta valóban előállít, és hogy mi változik mindegyikben, ha a portfólió egy projektmenedzsment-rendszerben ül, nem egy feladateszközben.
Legfontosabb tudnivalók:
- A töréspont nem a csapatméret, hanem a munka jellege — egy PMO akkor növi ki a feladateszközt, amikor az irányítás és a portfólió összegzése napi munkává válik, nem alkalmi gyakorlattá.
- A cserét az alapján ítéld meg, mi szűnik meg kézinek lenni — ne a funkciólista alapján, hanem az alapján, mennyit állít elő a rendszer maga a PMO havi teljesítményéből.
- Az egyszer megtervezett riportok naprakészek maradnak — az automatizált ellenőrzések összegyűjtik az állapotot, egy riportgenerátor pedig összeállítja, így a vezetés egy alkalmi kérdéséből állandó riport lesz.
- A standardnak túl kell élnie az eszközváltást — egy konfigurálható alapokmány, egy saját dimenziójú kockázati mátrix és munkaterületenkénti jóváhagyási útvonalak többet érnek, mint bármely önálló funkció.
- A licencszintek döntik el, megfizethető-e a bevezetés — a szervezet nagy része csak az állapotot olvassa és a saját feladatait frissíti, és teljes helyeket fizetni ezért az, ami elakasztja a PMO-bevezetéseket.
Mikor növi ki egy PMO az Asanát
Érdemes pontosnak lenni abban, miben jó az Asana, mert egy PMO, amely rosszul diagnosztizálja a problémát, rossz cserét vásárol. Az Asana közös helyet ad a csapatoknak a feladatoknak, a felelősöknek, a dátumoknak, a megjegyzéseknek és a fájloknak. Gyorsan megtanulható, nem igényel adminisztrátort, és az emberek önként használják, ami magasabb léc, mint amit a legtöbb vállalati szoftver megugrik. A munka csapaton belüli koordinálásához ezek a megfelelő tulajdonságok, és a képességről képességre haladó összehasonlítás a FlexiProject és az Asana összevetésében megmutatja, hol tér el valóban a két eszköz.
A töréspont akkor jön, amikor megváltozik a PMO saját teljesítménye. A munka koordinálása arra a kérdésre válaszol, ki mit csinál és mikorra. Egy portfólió irányítása, ami a legtöbb szervezetben a PMO központi szerepe, más kérdésekre válaszol: a szervezet a megfelelő kezdeményezéseket finanszírozza-e, mindegyiknek van-e még indokoltsága, elérhető-e a hozzájuk rendelt pénz és ember, és mit mondjunk a vezetésnek. Ezek a kérdések nem az első nehezebb változatai. Más adatokat igényelnek alattuk, és egy feladatok köré épült eszköz nem tartalmazza őket.
A következmény, hogy a PMO kompenzáló réteggé válik. Minden képességet, amely az eszközből hiányzik, egy ember fedez le: valaki összerakja a portfólió-nézetet, valaki észreveszi a projektet, amely kihagyta az ellenőrzését, valaki egyezteti a költségvetést a könyvelési rendszerrel. Ezek egyike sem jelenik meg licencköltségként, ezért általában évekig fut, mielőtt valaki összeszámolná, és ezért egy feladatkövető nem elég egy PMO-nak.
A portfólió-ellenőrzés előtti hét
A probléma felismerhető formája a vezetői értekezlet előtti hét. Valaki egyenként megnyit harminc vagy negyven projekttért, kimásol egy állapotot az egyikből és egy százalékot a másikból, és beilleszti egy prezentációba, amely már azelőtt elavult, hogy az értekezlet elkezdődne. Maguk az állapotok attól függnek, hogy a projektvezetők emlékeznek-e frissíteni őket, így a vezetői nézet mindig csak annyira naprakész, mint az utolsó ember, aki hozzáért.
Irányítás, amelyet valakinek kézzel kell figyelnie
A feladat másik fele a betartatás. Egy PMO nemcsak megfigyeli a projekteket, hanem folyamatban tartja őket: üzleti indoklás a finanszírozás előtt, ellenőrzés a következő fázis előtt, jóváhagyott változtatás, mielőtt a hatókör nőne. Az egyéni mezők és az automatizálási szabályok rögzíthetik, hogy egy ellenőrzési pont megtörtént, de semmi sem értékeli, hogy már meg kellett volna-e történnie, így valakinek észre kell vennie a projektet, amely jóváhagyott alapokmány nélkül lépett megvalósításba. Öt projektnél ez beszélgetés; negyvennél, több osztályon szétosztva, teljes állású adminisztratív szerep, és ez az első, amit elhagynak, amikor a PMO le van terhelve. Külön kifejtjük, mit jelent a projekt költségvetésének ellenőrzése a valóságban.
Mit kell egy Asana-alternatívának tudnia egy PMO-hoz
Amint a diagnózis tiszta, a követelménylista lerövidül. Ez a hét szempont az, amely elválasztja a portfóliórendszert egy tetejére tett irányítópulttal ellátott feladateszköztől, és mindegyik valami olyasminek felel meg, amit egy PMO előállít, nem egy funkciókategóriának.
| Mit érdemes nézni | Miért PMO-probléma ez, nem projektvezetői |
| Objektív befogadás és pontozás | A PMO felel azért a kérdésért, mely projektek létezzenek, és védhető válaszra van szüksége, nem preferenciára |
| Élő adatokon futó riportolás | A PMO legnagyobb ismétlődő költsége olyan információ összerakása, amely már létezik valahol a rendszerben |
| Portfólió-szintézis egy képernyőn | Egy ellenőrzés, amely negyven projektnek három-három percet ad, diavetítés; a PMO-nak másodpercek alatt kell megtalálnia a kivételeket |
| Betartatható kapuk és változáskezelés | A nyomot hagyó jóváhagyások teszik a folyamatot valóságossá, nem pusztán kinyilvánítottá |
| Kapacitás az egész szervezetben | A határidős és ügyfél felé tett vállalások attól függnek, léteznek-e az emberek, amit egyetlen projektterv sem tud eldönteni |
| Pénzügyi és kockázati összegzés | Az eltérés és az ismétlődő kockázat portfólió-szinten látható, projektről projektre láthatatlan |
| Konfigurálható standard | Egy módszertannak, amelyet a szervezet már finomított, illeszkednie kell az eszközhöz, különben az eszközt megkerülik |
Együtt leírják, mit kell egy PMO-szoftvernek lefednie, mielőtt elbírná a portfólió irányítását. A cikk további része egyesével veszi őket, abban a sorrendben, ahogy egy PMO egy év során találkozik velük. Azt is megnézzük, mire érdemes figyelni az Asanához hasonló alkalmazások esetében.
Szerezd meg a teljes kontrollt a projektjeid felett fejlett PPM szoftverrel, kezdd el ingyen még ma.
Befogadás: annak eldöntése, mely projektek jutnak be
Az első dolog, amiért egy PMO felel, az a döntés arról, mi kerül a portfólióba. A legtöbb szervezetben ezt a döntést stratégia, precedens és aközött hozzák meg, aki a leghevesebben érvelt, és utólag védik meg, nem előre. Egy feladateszköznek itt nincs mit kínálnia, mert a befogadás azelőtt történik, hogy lenne követhető projekt.
A FlexiProject ezt a szervezet saját modelljére épített projektpontozó modullal oldja meg. Meghatározod a számító szempontokat, legyen az a stratégiához való illeszkedés, a várt hozam, a kockázati kitettség vagy az erőforrás elérhetősége, súlyokat rendelsz hozzájuk, és beállítod, milyen pontosnak kell lenniük a válaszoknak. Az ötleteket ezután ugyanazon az alapon pontozzák, és a PMO-nak van egy rangsora, amelyet meggyőzés nélkül tehet egy irányítóbizottság elé.
Két részlet dönti el a különbséget egy használt és egy elhagyott pontozási modell között. Az első, hogy minden pontozási kérdés a saját értékelői csoportjához irányítható. A műszaki összetettségről szóló kérdések az architektekhez, a jövedelmezőségről szólók a kontrollinghoz, a jogi kitettségről szólók a jogi osztályhoz kerülnek, és a végső pontszám több tájékozott véleményt összesít, nem egy embert, aki a szakterületén kívül találgat. A második, hogy a pontozás nem korlátozódik az indulásra. Egy projekt a megvalósítás közben újraértékelhető, ahogy új információ érkezik, ami a PMO-nak olyan mechanizmust ad, amely általában hiányzik neki: strukturált módot arra, hogy leállítson egy kezdeményezést, amely már nem érdemli meg a költségvetését, mielőtt még két negyedévet felemésztene.
Állapotjelentés diák összerakása nélkül
Egyszer megtervezett riportok, onnantól naprakészen
A FlexiProject ezt két mechanizmusra bontja. Az automatizált projekt-ellenőrzések meghatározott ütemben gyűjtik be az állapotot a projektvezetőktől, így a bemenet telefonálgatós kör nélkül érkezik. A riportgenerátor ezután élő adatokból állítja össze a kimenetet: bármely riport megtervezhető egy szerkesztőben, és lefedi a projekteket, feladatokat, mérföldköveket, költségvetési tételeket, kockázatokat, eredményeket vagy tervváltozásokat, a kérdés által megkívánt szempontok szerint szűrve.
A gyakorlati hatás az alkalmi kéréseknél mutatkozik meg. Amikor egy vezetőségi tag rákérdez minden bizonyos költségvetés feletti projektre, amelynek mérföldköve ebben a negyedévben csúszott, a jelenlegi válasz általában egy délutánnyi export több helyről. A riportszerkesztőben egyszer megtervezve ez a kérdés állandó riporttá válik, amely azonnal elérhető aktuális adatokkal, és amikor legközelebb felteszik, nincs munka. Egy PMO, amely ezt egy éve csinálja, olyan könyvtárral rendelkezik, amely lefedi annak nagy részét, amire a vezetés rendszeresen rákérdez, ami a gyakorlati módja annak, hogy hatékonyabban jelentse a projektek állapotát egy újabb értekezlet hozzáadása nélkül.
Amikor a PMO megszűnik a riportolás szűk keresztmetszete lenni
A második változás szerkezeti. A legtöbb szervezetben minden osztály a saját adatszeletét kéri a PMO-tól: a pénzügy a költségeket kategória, beszállító és időszak szerint, a jogi osztály a portfólió egészéből összegyűjtött jogi kockázatokat, egy gyártási divízió csak a saját projektjeit. Minden kérés külön munka, és a PMO-ból várólista lesz.
Mivel a riportokat megtervezik, nem összeállítják, minden osztálynak lehet saját készlete. A PMO egyszer felépíti őket, és aktuális adatokkal elérhetők maradnak, Excelbe exportálhatóan bárkinek, aki tovább akar dolgozni a számokkal. A pénzügy a saját riportjait olvassa, a jogi a saját kockázati listáját, és a PMO megszűnik olyan információhoz való hozzáférés fölött dönteni, amely nem az övé.
Portfólió-ellenőrzések, amelyek túllépnek a projektenkénti három percen
A portfólió-ellenőrzés az, ahol az irányítás vagy megtörténik, vagy eljátsszák. Egy kétórás értekezlet, amely negyven projektet fed le, amelyek közül tizenötnek valós gondja van, minden projektnek három percet ad. Ez nem ellenőrzés. Ez határozatképes diavetítés, és ezt a teremben mindenki tudja.
A mechanizmus, amely ezt orvosolja, a szintézis a részletek előtt. A projektportfólió-szoftver egyetlen képernyőn mutatja a portfóliót: mérföldkő-állapot, projektegészség, költségvetési eltérés, tervhez viszonyított haladás. A vezetés vagy az irányítóbizottság másodpercek alatt felismeri, mely projektek igényelnek valódi vitát, és ezek mélyebb formátumot kapnak dedikált idővel, míg a terv szerint haladók egy perc alatt átfutnak. Az értekezlet megszűnik riportok sorozata lenni, és döntések sorozatává válik, és mivel a projektellenőrzések modul ütemezi a kadenciát és a projektekből húzza az anyagot, a felkészülés is eltűnik vele.
Fáziskapuk és tervváltozások, amelyek nyomot hagynak
Egy januárban jóváhagyott terv és egy júniusban érvényes terv ritkán ugyanaz a terv, és a különbség egy irányított és egy nem irányított portfólió között az, meg tudja-e valaki mondani, hogyan változott. Egy feladateszközben a terv egyszerűen azzá válik, ami épp most, az érvelés pedig e-mailben él.
A FlexiProject a tervváltozást formális objektumként kezeli. A dátumok, a költségvetés vagy a hatókör bármely jelentős változtatása üzleti indoklással ellátott változtatási kérésként vethető fel, és a kérés egymás mellett mutatja az aktuális és a javasolt tervet, beleértve a Gantt-diagramot a projektütemterv-modulban, így a döntéshozó látja annak méretét, amit jóváhagy, ahelyett hogy egy leírást olvasna. A kérés ezután jóváhagyási útvonalon halad át, és jóváhagyás után a terv új verziójává válik. Minden kérést archiválnak, ami azt jelenti, hogy a PMO évekkel később is rekonstruálni tudja, hogyan alakult egy projekt és miért, ami pontosan az, amire egy auditnak vagy egy tanulságok gyakorlatnak szüksége van, és amivel szinte soha nem rendelkezik. Külön elmagyarázzuk, milyen egy jó alternatíva a projekttervezéshez.
Erősítsd a projektportfóliód stratégiai összhangját, próbáld ki a FlexiProjectet 30 napig ingyen.
Erőforrás-kapacitás, amelyet a PMO meg tud védeni
A FlexiProject ezt erőforrás-kezelő szoftverként közelíti meg: személyenként és naponta modellezi a rendelkezésre állást, a szabadságokkal és a távollétekkel együtt, és jelzi, amikor a tervezett terhelés meghaladja azt, ami egy adott időszakban elérhető. Ez fogja meg az ismert helyzetet, amikor egy szakértő egyszerre bukkan fel tíz projekt tervében, minden terv külön-külön ésszerű, az összegük pedig lehetetlen. A terhelés közvetlenül a Gantt-diagramról látható, így egy feladat időbeli mozgatása azonnal megmutatja a kapacitásra gyakorolt hatást, ami a tervezést olyan szimulációvá teszi, amelyet a projektvezető a terv jóváhagyása előtt futtat.
Az egyes projekt fölött a PMO nézetet kap az összes projekt-erőforrásról a következő hónapokban, a szervezeti struktúra szerint lebontva. Épp ez a nézet teszi lehetővé a PMO-nak, hogy védhető választ adjon két kérdésre, amelyeket rendszeresen feltesznek neki, és amelyekre általában ösztönből válaszol: elköteleződjön-e az épp az asztalon lévő lehetőség mellett, és mikor kell elkezdenie a toborzást a már megtett vállalásokhoz. Egy olyan szervezet PMO-jának, amelynek bevétele a projektektől függ, ez a nézet üzleti eszköz, nem tervezési kényelem.
Pénz és kockázat az egyes projekt fölött
Két dolog portfólió-szinten látható és projektről projektre láthatatlan. Mindkettő általában a PMO felelőssége, és egyik sem fér el egy feladateszközben.
Költségvetési eltérés a befejezésig szóló előrejelzéssel
Egy költségvetési számot tartalmazó mező nem költségvetés-kezelés. Egy projekt költségvetésének kezelése azt jelenti, hogy soronként tudod, mi volt tervezve, mit költöttek el, és mit várható még elkölteni a projekt lezárása előtt. A projekt-költségvetés modul ezt a három értéket mutatja az ebből adódó eltéréssel, a költség- és a bevételi oldalon egyaránt, így a bevételt termelő projekteknél a PMO az előrejelzett pénzügyi eredményt látja, nem csak a kiadásokat.
Kockázati nyilvántartás, amelyet a portfólió el tud olvasni
A kockázat egy feladateszközben címkével ellátott feladat. Egy portfóliórendszerben értékelésekkel, felelősökkel, válaszlépésekkel és előzménnyel bíró nyilvántartás, és van egy szintje a projekt fölött. A FlexiProject kockázati nyilvántartásának van portfólió-szintje: minden portfóliónak saját kockázati füle van, amely egy helyre gyűjti az összes projektje kockázatát.
Amit ez felszínre hoz, az a párhuzamosság. Három projektvezető, akik egymástól függetlenül kezelik ugyanazt a beszállítói kockázatot, háromszoros erőfeszítést fordítanak rá, és három különböző következtetésre jutnak, és senki sem látja, mert minden nyilvántartás a saját keretei közt teljes. Portfólió-szinten ez a kockázat egy felelőst és egy választ kap. A kockázati riportok a másik irányban is működnek: egy új projektet kezdő csapat kihúzhatja a hasonló projekteknél rögzített kockázatokat, és a szervezet tapasztalatából indulhat, nem egy üres nyilvántartásból és egy óra képzelgésből. Bemutatjuk azt is, hogyan néz ki a gyakorlatban a projekt kockázatkezelése.
A te PMO-standardodat visszük, nem a szállítóét
Alapokmány és kockázati mátrix, amely illik ahhoz, amit már használsz
A projektalapokmány-modult programozás nélkül, komponensekből állítják össze, így a dokumentum azt az elrendezést tükrözi, amelyet a szervezet már használ. Egyszerre több alapokmány-standard is létezhet: fejlesztési projektek a K+F-hez releváns mezőkkel, marketingprojektek piaci megkülönböztetőkkel és csatornákkal, beruházási projektek a technológia és a megtérülés mezőivel, miközben egy vállalati mezőkészlet mindegyiknek közös marad. Az osztályokat nem kényszerítik egy kompromisszumos dokumentumba, amely egyiknek sem felel meg, ami általában megöli a standardizációt.
A kockázati mátrix ugyanígy működik. Dimenzióit a bevezetéskor konfigurálják, így egy szervezet, amely évekig három a háromhoz értékeléssel dolgozott, nem kényszerül öt az öthöz-re váltani csak azért, mert a szoftver ezt feltételezi. Az alapokmányok verziózottak és elektronikusan hagyják jóvá őket, és mindegyik egy része magától kitöltődik az ütemtervből és a kockázati nyilvántartásból, így a dokumentum konzisztens marad az alapadatokkal, ahelyett hogy az aláírás napjától avulna.
Munkaterületenkénti jóváhagyási útvonalak
A jóváhagyási szabályok egy szervezeten belül ritkán egységesek, egy cégcsoporton belül pedig szinte soha. A FlexiProject munkaterületenként dedikált jóváhagyási útvonalakat tesz lehetővé: külön költségvetés-jóváhagyási útvonalat egy gyártási divízióban, közös útvonalat ott, ahol a megosztás értelmes, rövid útvonalat az üzemeltetési projekteknek és hosszabbat a stratégiaiaknak. A PMO a létező szabályokat kódolja, ahelyett hogy egyetlen útvonalra alkudná le őket, amelyet mindenki eltűr.
Van egy másodlagos haszon, amelyet a PMO-vezetők egy éven belül észrevesznek. Amikor az alapokmány, a sablonok, a jóváhagyási útvonalak és az ellenőrzési formátumok mind a rendszerben élnek, a módszertan megszűnik a tapasztalt kollégák fejében élni. Egy új PMO-tag úgy tanulja meg a szervezet standardját, hogy megtanulja az eszközt, és a betanulás, amely korábban hónapokig tartott, jelentősen lerövidül.
Bevezetés: licencszintek, nyelvek és telepítés
Az első a licencmodell. A FlexiProject projektmenedzsment-rendszer a hozzáférést szerep, nem fejszám szerint számlázza. A legtöbb rendszer mindenkiért hasonló díjat számol fel, ami azt jelenti, hogy a szervezet teljes helyet fizet olyanokért, akik csak azért nyitják meg az eszközt, hogy frissítsék a saját feladataikat és megnézzenek egy állapotot. Három szintet kínál a valós szerephez igazítva: teljes licencet a projektvezetőknek, a PMO tagjainak, a szponzoroknak és a döntéshozóknak, standard licencet az aktív résztvevőknek, akik haladást jelentenek és feladatokon működnek együtt, és ingyenes licencet azoknak, akiknek csak a saját munkájukra van rálátásuk. A PMO dönti el az arányt, ami a tágabb szervezet lefedését arányossá teszi, nem költségvetési alkudozássá.
A második a nyelv. A felület 28 nyelven érhető el, a felhasználói dokumentáció pedig 11-en, ami számít egy több országban leányvállalatokkal rendelkező csoport PMO-jának. Egy standard és egy rendszer, amelyben mindenki a saját nyelvén dolgozik, gyakran a különbség a valós bevezetés és a kisebb telephelyeken tapasztalt udvarias mellőzés között.
A harmadik a telepítés. A FlexiProject a felhő mellett on-premises is elérhető. A szabályozott iparágakban működő szervezeteknek, vagy azoknak, amelyeknek belső szabályzatuk van arról, hol vannak az adatok, ez nem preferencia, hanem feltétel ahhoz, hogy egyáltalán értékeljék.
Szerezz teljes kontrollt a projektprogramjaid és minden funkció felett 30 napig, ingyen.
Amikor ez nem a megfelelő válasz a PMO-dnak
Egy PMO, amely három vagy négy projektet támogat formális költségvetés és külső határidős vállalások nélkül, még nem igényel portfólió-irányítást, és bevezetése folyamatot ad hozzá, kontrollt nem. A becsületes ajánlás ott az, hogy tartsd meg a feladateszközt, és térj vissza a kérdéshez, amikor a portfólió nő.
És ha a PMO központi feladata beruházási költségvetések modellezése és erőforrások előrejelzése több ezer emberre egy erősen szabályozott tőkeberuházási környezetben, a pontosan erre épített nehézsúlyú platformok kiérdemlik a bevezetési költségüket. A FlexiProject melletti érv ott a legerősebb, ahol a PMO-nak irányításra, portfólió-átláthatóságra és automatizált riportolásra van szüksége egy több negyedéves konfigurációs projekt nélkül.
Hogyan ellenőrizd két hét alatt
Építs újra három valódi projektet, ne mintaprojekteket. Végy egy nagy projektet függőségekkel, egy kis üzemeltetési projektet és egyet, amely épp bajban van, a valós ütemtervükkel, embereikkel és költségvetésükkel. A súrlódás, amelybe ütközöl, ugyanaz a súrlódás, amelybe minden héten ütközni fogsz, és egyben képzésként is szolgál, mert aki a saját projektjein tanulja a rendszert, többet jegyez meg, mint aki kitalált adatokon végez gyakorlatot.
Aztán futtass négy tesztet, amely a PMO saját teljesítményét célozza. Készítsd el a riportot, amelyet általában kézzel raksz össze, és mérd az időt. Tarts egy portfólió-ellenőrzést csak azzal, ami a képernyőn van, előkészített prezentáció nélkül. Told át egy tervváltozást egy jóváhagyási útvonalon, és ellenőrizd, hogy a nyom utána megmutatja, mi változott és ki hagyta jóvá. Rendelj hozzá egy embert, aki máshol már le van kötve, és nézd meg, figyelmeztet-e a rendszer a terv jóváhagyása előtt. Egy eszköz, amely ezt a négyet kezeli, a többit is kezeli; egy eszközt, amely megbukik rajtuk, nem mentenek meg az egyéni mezők.
Gyakran ismételt kérdések
Az Asana projektportfólió-kezelő eszköz?
Nem abban az értelemben, ahogy egy PMO-nak szüksége van rá. Az Asana a feladatok, a projektek és az együttműködés köré épült munkakezelés, felsőbb szintjein portfólió-nézetekkel és célokkal. Ezek a nézetek a feladataktivitást összegzik, ahelyett hogy a portfóliót a stratégiához, a költségvetéshez és a kapukhoz mérten irányítanák, és attól függnek, hogy a projektvezetők kézzel naprakészen tartják-e az állapotokat. Egy dedikált portfóliórendszer a portfólió állapotát az alapadatokból olvassa.
Mire van szüksége egy PMO-nak, amit egy feladateszköz nem ad meg?
A gyakorlatban hét dologra: objektív befogadási pontozásra, élő adatokon futó riportolásra, egy képernyős portfólió-szintézisre, betartatható kapukra és változáskezelésre, az egész szervezetre kiterjedő kapacitásra, a projekt fölötti pénzügyi és kockázati összegzésre, és egy konfigurálható standardra. Egy feladateszköz némelyiket egyéni mezőkkel közelítheti, de a közelítést a PMO tartja karban, nem a rendszer.
Dolgozhatnak a projektvezetők úgy tovább, mint most?
Nagyrészt igen, és ez a fő meghatározója annak, sikerül-e egy bevezetés. Az ütemterv feladatlistaként, Gantt-diagramként és Kanban-táblaként is elérhető ugyanazon az adaton, így egy projektvezető, aki táblán dolgozik, továbbra is táblán dolgozhat, miközben a portfólióréteg konzisztens marad. Ami változik, az az, hogy a haladást a feladatokon jelentik és automatikusan összegződik, ahelyett hogy fázisszinten gépelnék be százalékként.
Az egész szervezetnek fizetős licenc kell?
Nem. Három licencszint érhető el, és az ingyenes szint lefedi azokat, akiknek a saját munkájukra van rálátásuk és alapvető projektinformációra van szükségük. A legtöbb szervezetben ez a felhasználók nagy része, ami a tágabb csapat lefedésének költségét arányban tartja azzal, amit ezek az emberek kapnak belőle.
Megtarthatjuk a meglévő alapokmányunkat és kockázati mátrixunkat?
Igen, és érdemes ragaszkodni hozzá. Az alapokmányt komponensekből építik, és különböző projekttípusokhoz több alapokmány-standard is együtt élhet, a kockázati mátrix dimenzióit pedig a bevezetéskor konfigurálják. Egy PMO-nak nem kell elhagynia egy értékelési skálát, amelyet a szervezet ért, hogy bevezesse a rendszert.
A legjobb Asana-alternatíva keresése egy projektiroda számára többnyire eszköz-összehasonlításként indul, és a PMO saját munkaterheléséről szóló kérdésnek bizonyul. Ha az iroda a hónapját már létező információ összerakásával, kapuk kézi figyelésével és erőforrás-döntések ösztönből való védésével tölti, a szükséges képesség nem egy jobb feladattábla. Hanem egy befogadási pontozás, amelyet a bizottság elé tehet, egyszer megtervezett és onnantól naprakész riportok, egy portfólió, amelyet másodpercek alatt elolvas, nyomot hagyó változtatások, egy védhető kapacitás, és mindez azt a standardot viselve, amelyet a szervezet már finomított, nem egy szállító verzióját. A megbízható módja annak, hogy megtudd, ez-e a te helyzeted, az, hogy veszel két hetet, három valódi projektet és a riportot, amelynek összerakásától rettegsz, és megnézed, mennyit állít elő belőle a rendszer nélküled.
