7 характеристик сучасного офісу управління проектами
Чи може офіс управління проектами йти в ногу з сучасними бізнес-тенденціями?
Багатозадачність та координація віддаленої роботи проектних команд є життєво важливими характеристиками, якими повинен володіти сучасний “цифровий ОУП”.
Тут важко вести розгорнуту полеміку, оскільки відправною точкою, безсумнівно, буде впровадження хорошої програми, яка практично автоматично принесе нову якість в управління проектами та роботу ОУП.
Після впровадження такого інструменту офіс управління проектами отримає щонайменше дві ключові переваги: він поступово стане цифровим, а його роль стане більш стратегічною.
Час, який ОУП витрачає на збір інформації та підготовку звітів, буде замінено аналізом, формулюванням висновків та консультуванням керівників і менеджерів проектів.
Офіс продовжуватиме відігравати важливу роль у розробці та впровадженні стандартів, поширенні знань та моніторингу проектної дисципліни.
Ключові функції цифрового ОУП
Нижче наведено перелік функціональних можливостей, на які варто звернути особливу увагу при виборі та впровадженні ІТ-інструменту для управління проектами, щоб підтримати роботу сучасного цифрового офісу управління проектами.
- Чітка прив’язка стратегічних цілей компанії до проектів і показників KPI. Керівництву компанії необхідно забезпечити адекватну підтримку стратегії конкретними ініціативами, з чітким розподілом відповідальності за їх реалізацію та прогрес, який можна відстежувати за допомогою конкретних показників KPI та статусів реалізації проектів.
- Механізм оцінки привабливості проектних ідей (скорингова система ) дозволяє відібрати ті з них, які мають найбільш значний потенціал для розвитку компанії та досягнення її цілей, а також полегшує обговорення на раді директорів.
Потенційні проектні ідеї можна збирати в системі, що підвищує культуру залучення співробітників до розвитку та постійного вдосконалення організації. - Контроль за змінами в плані проекту – дуже прозора система, що показує “еволюцію” проекту з моменту його створення, гарантує, що проекти більше не будуть котитися по колу до нескінченності.
Власник проекту санкціонує кожну значну зміну в плані проекту, а історія таких змін з їх обґрунтуванням є легкодоступною. - Автоматичні огляди проектів полегшують роботу ОУП, а правління компанії має доступ до статусів щодо поточної ситуації з проектами компанії.
- Гнучке створення будь-яких звітів. Сучасні системи управління проектами дозволяють співробітникам PMO легко створювати будь-які звіти.
- Ефективна система управління проектами повинна передбачати чіткі шляхи затвердження та забезпечувати потік інформації в режимі реального часу, сприяючи тим самим швидкому прийняттю рішень.
- Управління ризиками: Реєстрація ризиків проекту дозволяє вчасно їх ідентифікувати та вчасно вжити заходів для запобігання реалізації ризиків.
Enhance project management efficiency with a integrated tool for complex projects, quick wins, and daily tasks, boosting productivity significantly.
Програма для PMO – офісу управління проектами
Якби я хотів запропонувати короткий список систем, які повністю або частково відповідають описаним вище вимогам, він би виглядав наступним чином:
- FlexiProject,
- Planview,
- BlueAnt,
- MS Project,
- Workfront,
Перш ніж приймати рішення, ваша організація повинна визначити найбільш значущі виклики, з якими ви можете зіткнутися в процесі оцифрування роботи вашої ОКУ.
Такий проактивний підхід забезпечить вам належну підготовку до будь-яких перешкод.
