Alternativă la Asana pentru managementul riscurilor de proiect: un registru care nu este o listă

Un registru de riscuri care este o listă de sarcini

Asana are un șablon gata de registru de riscuri și un șablon de matrice. Logica lor este solidă: descrii amenințarea, evaluezi probabilitatea și impactul, numești un responsabil și adaugi un plan de răspuns. Cu un proiect și o duzină de riscuri este de ajuns. Bate și o foaie de calcul, pentru că registrul stă acolo unde se desfășoară munca, iar o comparație funcție cu funcție între FlexiProject și Asana conturează tabloul mai larg.

Limitarea este în construcție. Un risc aici nu este un obiect separat, ci doar o sarcină cu câmpuri în plus. Tot ce decurge din faptul că un risc nu este muncă de făcut trebuie organizat în afara instrumentului.

Ce îți dă șablonul și ce nu poate

Șablonul organizează informația, și aceasta este adevărata lui valoare. Trei lucruri nu îți dă.

Un risc nu poate arăta spre o altă sarcină, pentru că el însuși este o sarcină. Așa că nu poți înregistra că o anumită amenințare privește o livrare precisă din grafic. Riscurile nici nu pot fi comparate între proiecte, pentru că prin câmpurile personalizate funcționează doar în interiorul unui proiect. Și nu există un nivel deasupra proiectului. Fiecare registru este complet în sine și orb la ce se află alături. Trei echipe pot gestiona același risc de furnizor și niciuna nu va afla.

Trei semne că registrul a încetat să funcționeze

Un registru actualizat chiar înainte de comitetul de coordonare în loc de pe parcursul muncii. Dacă actualizarea este o activitate separată, se întâmplă când cineva o cere. De obicei prea târziu pentru a mai schimba ceva.

Riscuri rescrise manual în carta proiectului și în raportul lunar. Acea muncă nu creează nicio informație nouă, iar în firmă ajung să circule trei versiuni ale aceleiași liste.

Întrebarea „se ocupă deja cineva de asta” fără să ai pe cine întreba. Fără un nivel unde riscurile din proiecte diferite se întâlnesc, fiecare este rezolvat de la zero. Analizăm de asemenea ce să cauți când te uiți la aplicații precum Asana.

Ce să ceri de la un registru de riscuri

Diferența dintre o listă și un modul se reduce la șapte lucruri. Fiecare este fie tratat de sistem, fie făcut manual.

Împreună descriu ce trebuie să ofere un software de management al riscurilor. Mai jos parcurg cerințele una câte una și arăt cum le tratează FlexiProject.

O matrice în dimensiunile pe care deja le folosești

Configurarea matricei riscurilor pare un detaliu. Este unul dintre cele mai frecvente motive pentru care un modul de riscuri într-un sistem PPM rămâne gol. O firmă a petrecut ani dezvoltând o matrice trei pe trei, iar sistemul care se implementează are cinci pe cinci fixat în cod. Nimeni nu va recalifica treizeci de manageri de proiect pe o scală nouă pentru că a decis un furnizor. Rezultatul este previzibil: modulul rămâne nefolosit și riscul se întoarce pe un slide.

În FlexiProject dimensiunile matricei se stabilesc în timpul implementării, fără programare. Firma aduce scala pe care oamenii ei o cunosc, împreună cu obiceiul că o anumită evaluare cere un anumit răspuns. Standardul pe care l-ai dezvoltat supraviețuiește astfel schimbării instrumentului.

O fișă de risc în loc de un rând într-un tabel

În sistemul de management de proiect FlexiProject registrul de riscuri este un modul separat al proiectului. Fiecare risc are un nume, un status, un responsabil, o legătură cu o sarcină din grafic, o categorie, un impact, o probabilitate și o dată de identificare. Impactul asupra graficului și impactul asupra bugetului se evaluează separat. Contează în practică: un risc care întârzie recepția cu o lună și un risc care adaugă o sută de mii la cost cer răspunsuri diferite. O evaluare comună de „impact mare” nu le va deosebi.

Deasupra registrului stă o fișă de risc. Pe lângă datele din registru, ea ține atașamente, planul de gestiune a acelei amenințări și un mesager unde echipa discută acest risc anume. Pare un lucru mărunt, dar rezolvă o problemă reală. O discuție într-un canal de echipă dispare în două zile. O conversație înregistrată pe risc rămâne cu el. Când cineva întreabă șase luni mai târziu de ce a fost ales acel răspuns, răspunsul se află în același loc cu decizia.

Risc prins de o sarcină din grafic

Registrele de riscuri sunt de obicei plate. Tratează un risc care privește tot proiectul, de exemplu o lipsă de resurse, la fel ca un risc care privește o singură sarcină, precum o livrare de la un subcontractor. Acestea sunt două situații diferite și se gestionează diferit.

În FlexiProject fiecare risc poate fi legat de o sarcină anume din modulul de grafic al proiectului. Atribui un risc de furnizor sarcinii care depinde de livrare, și un risc de reglementare sarcinii de aprobare. De atunci graficul poartă informații despre amenințări. Pe rândul sarcinii apare un triunghi cu un semn de exclamare, cu un cerc alături: roșu când riscul este activ, gri când nu este. Managerul de proiect vede locurile care cer atenție fără să deschidă registrul.

Ajută cel mai mult când planul se schimbă. Când graficul se mută, știi imediat ce riscuri au devenit mai presante. Ele privesc sarcini care s-au apropiat de un termen ferm sau au trecut pe drumul critic. Această informație există și într-un registru plat, dar trebuie să o deduci singur comparând două liste. Așa că de obicei nimeni nu o face. Separat explicăm cum să abordezi planificarea proiectelor pe care sistemul o menține singur.

Riscul ca o cunoaștere a organizației, nu a unui singur proiect

În majoritatea firmelor felul în care echipele identifică și evaluează riscurile de proiect se reduce la o ședință de deschidere în care cineva își imaginează ce ar putea merge prost. Metoda nu este de încredere. Oamenii subestimează amenințările pe care nu le-au întâlnit înainte. Firma în ansamblu le-a văzut de obicei deja, doar că pe alt proiect.

Șabloane cu o listă de riscuri tipice

O listă de riscuri potențiale pentru un anumit tip de proiect poate fi integrată în șablon. O echipă care pornește o implementare la client, un proiect de cercetare sau o investiție începe cu o bază gata și o ajustează la cazul ei. Asta schimbă natura ședinței. În loc să inventeze amenințări, echipa trece în revistă cele cunoscute și decide care se aplică. Este mai rapid și mai eficace, mai ales în echipele mai puțin experimentate.

Fișa de închidere și rapoartele de riscuri

Cealaltă latură a acestui mecanism este înregistrarea a ceea ce s-a întâmplat de fapt. Fișa de închidere a proiectului poate lista riscurile care au apărut și cum au fost rezolvate. Echipele care planifică proiecte ulterioare au acces la fișe de închidere istorice.

Al treilea element sunt rapoartele. În modulul de rapoarte poți construi o vizualizare a riscurilor pentru proiectele dintr-o categorie sau dintr-o zonă a organizației. O echipă nouă primește un răspuns concret: acestea sunt amenințările care au apărut în proiecte similare. Împreună, aceste trei mecanisme fac ca managementul riscurilor să nu mai depindă de competența unui singur responsabil.

Categorii de riscuri și vizualizarea pentru departamente

Riscul privește rareori doar managerul de proiect. Juridicul vrea să știe ce obligații și litigii se află în portofoliu. Producția întreabă despre provocările tehnologice, achizițiile despre amenințările dinspre furnizori. Cu un registru închis într-un proiect, niciunul dintre ei nu își poate pune întrebarea.

În setările FlexiProject îți definești propria listă de categorii de riscuri, aliniată cu felul în care este împărțită responsabilitatea în firmă. Aici o structură de descompunere a riscurilor (RBS) încetează să fie o diagramă și devine ceva după care sistemul poate filtra. Pe asta se construiesc rapoartele între proiecte. Juridicul vede riscurile juridice din toate proiectele, producția pe ale ei, achizițiile pe ale lor. Riscul încetează să fie treaba privată a managerului de proiect. Separat detaliem ce înseamnă cu adevărat controlul bugetului de proiect.

Nivel de portofoliu, sau sfârșitul gestionării aceluiași risc de trei ori

Cu câteva zeci de proiecte, unele amenințări se repetă prin natura lor. Același furnizor, aceeași schimbare de reglementare, aceeași tehnologie imatură. Dacă registrele sunt închise în proiecte, fiecare responsabil ține propria versiune a acelui risc și ajunge la concluzii ușor diferite.

Software-ul de portofoliu de proiecte rezolvă asta altfel. Fiecare portofoliu din FlexiProject are o filă de riscuri separată. Ea adună amenințările din toate proiectele acelui portofoliu. Coordonatorul vede repetiția și poate rezolva riscul centralizat, folosind toată cunoașterea disponibilă în loc de o singură perspectivă. Efortul triplu devine un responsabil și un răspuns. Elimină și situația în care trei proiecte aplică trei strategii diferite aceluiași furnizor. Separat descriem ce trebuie să ofere o alternativă la Asana pentru un PMO.

Gata cu rescrierea: carta și raportul de status

Economia cea mai vizibilă privește rescrierea, nu analiza. În multe firme procedura cere ca cele mai semnificative riscuri să ajungă în carta proiectului și, o dată pe lună, în raportul pentru conducere. Cu un registru separat, cineva mută aceleași intrări în două locuri și verifică dacă versiunile se potrivesc.

În FlexiProject modulul cartă a proiectului preia riscurile din registru automat. Ambele documente sunt coerente prin proiectare, nu prin sârguința cuiva. Raportarea ciclică de status funcționează la fel. Dacă raportul conține o secțiune de riscuri, se completează singur din registru, iar responsabilului îi rămâne un comentariu despre cum sunt gestionate acele amenințări. O activitate care nu crea nicio informație nouă dispare, și a dispărut din cea mai proastă săptămână a lunii.

Când un șablon este de ajuns

Conduci un proiect, îl gestionezi singur, ai o duzină de riscuri și nimeni nu cere raportare formală? Un șablon de registru într-un instrument de sarcini este de ajuns. Un modul separat va adăuga formalitate, nu control, pentru că problemele descrise mai sus apar la o scară mai mare. Dacă vrei o privire mai largă asupra opțiunilor, am comparat separat cel mai bun software de management al riscurilor.

Semnalele că această scară a sosit sunt concrete. Apar un al doilea și un al treilea proiect, și riscurile trebuie comparate între ele. Cineva din afara proiectului întreabă despre amenințări într-o anumită tăietură. Procedura cere riscuri în cartă și în raport. Din acel punct, o listă cu câmpuri personalizate costă mai multă muncă decât economisește.

Cum să îl testezi pe propriul registru în două săptămâni

Comparațiile de funcții hotărăsc puțin, pentru că pagina fiecărui furnizor răspunde da la tot. Un test pe propriile date spune mai mult. Ia registrul unui proiect în derulare și mută-l în întregime, împreună cu scala ta de evaluare. Acest prim pas arată dacă matricea ta intră în instrument fără să schimbe obiceiurile echipei.

Apoi patru teste. Leagă trei riscuri de sarcini din grafic și verifică dacă le vezi pe diagrama Gantt. Mută una dintre acele sarcini cu două săptămâni și vezi dacă tabloul amenințărilor se schimbă. Construiește un raport de riscuri pentru o categorie, furnizorii de exemplu, care să acopere mai multe proiecte. Deschide fila de riscuri a portofoliului și verifică dacă vreo amenințare se repetă în mai multe locuri. Acest ultim test justifică de obicei schimbarea de unul singur.

Întrebări frecvente

Are Asana un registru de riscuri?

Asana oferă un șablon de registru de riscuri și un șablon de matrice. Ele produc o listă cu câmpuri precum probabilitate, impact, responsabil și plan de răspuns. Nu este un modul separat, ci doar un proiect făcut din sarcini. Așa că nu poți lega un risc de o sarcină din grafic, nu îl poți compara între proiecte și nici nu îl poți vedea la nivel de portofoliu.

Care este diferența dintre un registru de riscuri și o listă de sarcini cu câmpuri personalizate?

Aceeași diferență ca între un risc și munca de făcut. Un registru tratează riscul ca un obiect separat cu propriul ciclu de viață, evaluare, responsabil, plan de răspuns și legături cu graficul și bugetul. O listă de sarcini te lasă să înregistrezi acea informație, dar nu să o folosești în afara unui proiect.

Ce se obține legând un risc de o sarcină din grafic?

Arată unde în plan se află amenințarea. În FlexiProject o sarcină cu un risc legat poartă o pictogramă de avertizare pe diagrama Gantt, iar culoarea de alături spune dacă riscul este activ. După fiecare schimbare a graficului vezi ce amenințări au devenit mai presante.

Putem păstra propria matrice a riscurilor?

Da. Dimensiunile matricei se stabilesc în timpul implementării, așa că o firmă care lucrează cu o scală trei pe trei nu trebuie să treacă la cinci pe cinci. Este una dintre condițiile mai importante pentru ca un modul de riscuri să fie folosit în loc de evitat.

Cum începem dacă registrul nostru de riscuri este astăzi în Excel?

Mutând un proiect în derulare, împreună cu scala lui de evaluare și categoriile actuale. Foaia de calcul conține de obicei toată informația necesară. Ce îi lipsește sunt legăturile: cu sarcinile, cu alte proiecte și cu documentele pe care oricum le completezi manual. Aceste legături sunt motivul pentru schimbare, nu simplul fapt că ții un registru.

Se caută o alternativă la Asana pentru managementul riscurilor de proiect nu pentru că nu ar exista unde să înregistrezi o amenințare. Motivul este altul: o amenințare înregistrată nu face apoi nimic. Un registru care este o listă se termină la documentație. Informația există, dar nu se leagă de grafic, nu se însumează între proiecte, nu se întoarce la firmă la proiectul următor și trebuie rescrisă în fiecare document separat. Un registru care este un modul face aceste patru lucruri singur. Îi lasă responsabilului singurul lucru pe care niciun sistem nu îl va face în locul lui: să decidă cum să răspundă. Dacă registrul tău astăzi este actualizat mai ales înainte de comitetul de coordonare, cel mai ieftin mod de a verifica este să muți un proiect și să legi trei riscuri de sarcini din grafic.