Projektmanagement-Arbeitsbereich: Wie lässt sich ein Gleichgewicht zwischen Flexibilität und Steuerung im PPM herstellen?
Große Unternehmen stehen im Projektmanagement vor einem grundlegenden Spannungsfeld: Wie lassen sich unternehmensweite Standards durchsetzen, ohne dabei die Flexibilität einzuschränken, die die verschiedenen Geschäftsbereiche benötigen? Die „Workspace“-Funktion in FlexiProject löst diese Herausforderung, indem sie es jedem Geschäftsbereich ermöglicht, sein eigenes Projektmanagement-Ökosystem aufzubauen und gleichzeitig eine zentrale Steuerung aufrechtzuerhalten.
Wichtigste Erkenntnisse:
- Warum eine einheitliche PPM-Methodik zu betrieblichen Engpässen führt
- Wie Arbeitsbereiche es Abteilungen ermöglichen, Zugriff, Sichtbarkeit und Dokumentation eigenständig zu steuern
- Wie spezielle Genehmigungsabläufe und Projektvorlagen in der Praxis aussehen
- Wie lässt sich lokale Flexibilität mit unternehmensweiter Steuerung in einem einzigen System vereinen?
- Warum die Einführung von Arbeitsbereichen ein entscheidender Schritt zum Aufbau eines agilen PMO ist
Die Herausforderungen einer einheitlichen Projektmanagement-Methodik
In der Praxis führen Unternehmen häufig eine einheitliche Projekt- und Portfoliomanagement-Methodik ein, die unternehmens- bzw. konzernweit gilt. Ein solcher einheitlicher Ansatz erfordert jedoch zwangsläufig Kompromisse.
Diese Kompromisse ergeben sich in der Regel aus den folgenden Herausforderungen.
Diskrepanz hinsichtlich des Reifegrades der Teams
Verschiedene Abteilungen oder Tochtergesellschaften können sich in unterschiedlichen Reifegraden des Projektmanagements befinden. Ein standardmäßiger Ansatz zur PPM-Implementierung geht häufig von der Schaffung einer einzigen, starren Methodik für das gesamte Unternehmen aus – in der Praxis führt dies jedoch zu mehreren Effizienzhindernissen.
Unflexible Dokumentation
Eine universelle Projektcharta wird den Anforderungen der Bereiche Marketing, IT und Fertigungsinvestitionen selten gleichzeitig gerecht.
Entscheidungsbürokratie
Standardisierte Genehmigungsabläufe verlangsamen häufig kleinere Projekte oder Initiativen mit besonderen Merkmalen.
Moderne Unternehmen benötigen sowohl Schnelligkeit (Time-to-Market) als auch Präzision. Um dies zu erreichen, müssen Unternehmen ihre Methodiken (Waterfall, Agile, Hybrid) an bestimmte Arten von Projekten und Initiativen anpassen. „ FlexiProject “ ermöglicht diesen Grad an Individualisierung und gewährleistet gleichzeitig unternehmensweite Governance und Konsistenz.
Durch die Implementierung der „Arbeitsbereiche“-Funktion in FlexiProject können Unternehmen operative Flexibilität und Unternehmensführung effektiv miteinander verbinden. Die Lösung ermöglicht es den Geschäftsbereichen, Standards an ihre spezifischen Anforderungen anzupassen und gleichzeitig die Konsistenz der wichtigsten Management-Rahmenwerke im gesamten Unternehmen zu gewährleisten.
Welche Funktionen bietet der Arbeitsbereich in FlexiProject?
Arbeitsbereiche ermöglichen die logische Untergliederung des PPM-Systems entsprechend organisatorischen oder geschäftlichen Strukturen. Sie können Folgendes abbilden:
- Organisationseinheiten: Geschäftsbereiche, Abteilungen, Tochtergesellschaften oder Unternehmenszentrale.
- Geschäftsprozesse: Strategisches Management, Forschung und Entwicklung (F&E) oder Innovationsinkubatoren.
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Welche Vorteile lassen sich durch die Einrichtung von Arbeitsbereichen erzielen?
Der geschäftliche Nutzen der Implementierung der Arbeitsbereiche lässt sich am besten anhand eines praktischen Beispiels veranschaulichen.
Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das für seinen Fertigungsbereich einen eigenen Arbeitsbereich namens „Fertigung“ einrichtet. Im Rahmen dieses Betriebsmodells erlangt das Unternehmen die folgenden Fähigkeiten.
1. Spezieller Zugang für Mitarbeiter der Fertigung
Der Arbeitsbereich kann ausschließlich Mitarbeiter umfassen, die im Geschäftsbereich Fertigung tätig sind. Folglich haben nur diese Mitarbeiter Zugriff auf Projekte, die innerhalb dieses Geschäftsbereichs durchgeführt werden.
2. Flexibles Management der Projekttransparenz
Im Arbeitsbereich „Fertigung“ können neue Projekte angelegt werden, und Administratoren können festlegen, ob diese nur für Mitarbeiter der Fertigung sichtbar sein sollen oder auch für andere Arbeitsbereiche freigegeben werden sollen.
Dieser Ansatz ermöglicht eine flexible Steuerung der Projektsichtbarkeit auf der Grundlage der strategischen Bedeutung. So kann beispielsweise eine Initiative mit hoher Priorität wie „Einführung von künstlicher Intelligenz und Robotik“ gleichzeitig sowohl im Arbeitsbereich „Fertigung“ als auch im Arbeitsbereich „Zentrale“ sichtbar sein, wodurch die Geschäftsleitung in Echtzeit Einblick in den Projektfortschritt erhält.
Gleichzeitig bleiben operative Projekte nur für die Mitarbeiter des jeweiligen Geschäftsbereichs sichtbar, wodurch die Informationsflut verringert und ein angemessenes Maß an Datenschutz und Autonomie gewährleistet wird.
3. Spezielle Dokumentationsstandards
Unternehmen können Dokumentationsstandards erstellen, die speziell auf die Anforderungen des Geschäftsbereichs Fertigung zugeschnitten sind, darunter:
- Eine spezielle Projektcharta mit Informationen zu Investitionsprojekten und zur Optimierung von Fertigungsprozessen.
- Ein eigens erstellter Projektabschlussbericht.
- Ein spezielles Formular zur Einreichung von Projektideen, das von Mitarbeitern der Fertigung genutzt wird, um neue Initiativen vorzuschlagen.
Im Gegensatz dazu kann der Arbeitsbereich „Vertrieb“ zwar ähnliche Dokumenttypen verwenden, enthält jedoch Inhalte, die speziell auf vertriebsbezogene Prozesse und Anforderungen zugeschnitten sind.
4. Spezielle Genehmigungs- und Entscheidungsabläufe
Unternehmen können Genehmigungsabläufe entwerfen, die auf einzelne Arbeitsbereiche zugeschnitten sind.
Manche Genehmigungspfade gelten möglicherweise ausschließlich für einen einzelnen Arbeitsbereich, während andere für mehrere Arbeitsbereiche gemeinsam genutzt werden können. Dies ermöglicht es Unternehmen, die Governance aufrechtzuerhalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Entscheidungsprozesse auf die spezifischen Anforderungen der einzelnen Geschäftsbereiche abgestimmt bleiben.
5. Standardisierte Projektvorlagen
Mithilfe von Arbeitsbereichen können Unternehmen Vorlagen für wiederkehrende Projekttypen erstellen. Beispiele hierfür sind:
- Vorlagen für Investitions- oder Instandhaltungsprojekte im Arbeitsbereich „Fertigung“.
- Vorlagen für die Einführung neuer Produkte im Arbeitsbereich des Vertriebs.
Diese Vorlagen beschleunigen den Projektstart und gewährleisten gleichzeitig Einheitlichkeit sowie die Einhaltung interner Standards.
Synergieeffekte durch Standardisierung: Verbindung von lokaler Flexibilität und Unternehmensführung
Es stellt sich eine wichtige Frage: Wie kann ein Unternehmen unternehmensweite Standards für das Projektmanagement aufrechterhalten, wenn einzelne Arbeitsbereiche ihre eigenen Standards festlegen dürfen?
Dieses Thema ist insbesondere in großen Unternehmensgruppen von Bedeutung, in denen Tochtergesellschaften in völlig unterschiedlichen Branchen oder Geschäftsbereichen tätig sein können. Ebenso wichtig ist es jedoch in großen Unternehmen, in denen einzelne Geschäftsbereiche bestrebt sind, mithilfe von FlexiProject-Arbeitsbereichen ihre eigenen Projektmanagementpraktiken zu etablieren.
FlexiProject bewältigt diese Herausforderung auf einfache und effektive Weise.
Wie bereits erwähnt, können Organisationen einen eigenen Arbeitsbereich namens „Hauptsitz“ einrichten und Standards festlegen, die für das gesamte Unternehmen oder den gesamten Konzern gelten. Wenn also die Vertriebsabteilung ein strategisches Projekt durchführt, kann dieses Projekt den im Arbeitsbereich „Hauptsitz“ festgelegten Standards folgen.
Dieser Ansatz verbindet lokale Flexibilität mit zentraler Steuerung und gewährleistet so, dass strategische Initiativen unternehmensweit einheitlich umgesetzt werden.
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Von der Standardisierung zur Flexibilität: Der Wert von Arbeitsbereichen
Die Implementierung von Arbeitsbereichen in FlexiProject ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum Aufbau eines agilen PMO.
Unternehmen gewinnen ein Maß an Flexibilität, das herkömmliche PPM-Systeme oft nicht bieten können. Indem einzelne Geschäftsbereiche ihre eigenen Projektmanagement-Ökosysteme aufbauen können, während gleichzeitig die zentrale Kontrolle gewahrt bleibt, beseitigen Unternehmen operative Engpässe und verbessern die Gesamteffizienz.
Dadurch werden Projekte schneller, effektiver und mit einer deutlich höheren Kapitalrendite umgesetzt.
Eine der größten Stärken von FlexiProject ist die Fähigkeit, dezentrale Standards nahtlos zu integrieren. Die Unternehmenszentrale kann ein gemeinsames Rahmenwerk für Berichte sowie Standards für strategische Projekte festlegen, die unternehmensweit gelten, während die operativen Abteilungen weiterhin die Freiheit behalten, Methoden zu entwickeln, die ihre spezifischen Geschäftsziele am besten unterstützen.
