Diagrama Ishikawa: un instrument eficient de analiză a problemelor organizaționale. Când ar trebui să o folosiți?

Ce este diagrama Ishikawa (diagrama Fishbone) și de unde provine aceasta?

Diagrama Ishikawa, cunoscută sub numele de diagrama fishbone, este o modalitate simplă de a reprezenta grafic cauzele oricărei probleme. Istoria sa a început în fabricile japoneze în anii 1940. Atunci, inginerului Kaoru Ishikawa i-a venit ideea de a crea un instrument atât de transparent încât toată lumea, de la lucrătorii din producție la directorii executivi, să poată lucra împreună pentru a găsi sursele de erori și a le remedia. Metoda a încetat rapid să mai fie o curiozitate locală și a cucerit lumea în anii 1960. Managerii occidentali erau încântați de ușurința cu care „osul de pește” le permitea să organizeze haosul și să ajungă la miezul problemelor dificile.

Cum funcționează diagrama Ishikawa – de la problemă la cauza principală

Efectiv gestionarea proiectelor nu se referă doar la finalizarea la timp a Activităților, ci mai ales la capacitatea de a învăța rapid din greșeli. Analiza diagramei Ishikawa nu este altceva decât o călătorie detectivistică de la efect la cauza reală a problemei. Începem prin a desena un „cap de pește” – acolo scriem ceea ce ne deranjează, adică o problemă specifică. Apoi desenăm „oase” care servesc drept categorii, cum ar fi oameni, echipamente sau proceduri. Acestea ne asigură că verificăm fiecare colț al companiei în timpul brainstormingului. Secretul eficienței acestei metode constă într-o întrebare simplă: „De ce?”. O punem cu fiecare idee până când ajungem la sursa erorii. Datorită acestui lucru, încetăm să mai „cârpim” doar simptomele vizibile și începem să eliminăm definitiv cauzele care ne împiedicau proiectul.

Categorii de cauze (6M, 4P) în analiza problemelor din diagrama Ishikawa

Atunci când căutăm cauzele unei probleme, merită să avem un plan pregătit, astfel încât nimic să nu fie trecut cu vederea. Diagrama Ishikawa ne oferă o astfel de „foaie de șah” sub forma unor categorii predefinite. În producție, se utilizează cel mai adesea principiul 6M, care sugerează ce trebuie verificat:

• Metode (procedurile sunt clare?).
• Mașini (echipamentul funcționează?).
• Materiale (materiile prime sunt bune?).
• Oameni (au cunoștințele necesare?).
• Măsurători (datele sunt corecte?).
• Mediul (de exemplu, zgomotul din sală nu distrage atenția?).

Pentru munca de birou sau servicii, modelul 4P este mai potrivit. Acesta se concentrează pe politica companiei (reguli), procese (modul în care curge munca), personal (oameni) și spații sau instrumente.

Aplicarea acestui cadru facilitează procesul de analiza riscurilor în cadrul unui proiect. Prin identificarea punctelor slabe în anumite categorii, echipa poate anticipa potențialele amenințări înainte ca acestea să afecteze efectiv rezultatul activității. În plus, în domeniile comerciale, această diagramă poate sprijini metodele de planificare a vânzărilor, ajutând la înțelegerea motivelor pentru care obiectivele nu sunt atinse și a factorilor (de exemplu, procesele sau resursele umane) care trebuie optimizați pentru a face previziunile mai exacte.

Crearea diagramei Ishikawa pas cu pas

Crearea unei diagrame Ishikawa nu necesită un software complex – tot ce aveți nevoie este o tablă, o bucată de hârtie și o echipă gata de plecare. Pentru analiza procesului să fie eficientă, merită să urmați acești pași dovediți:

• Definiți problema (Head): scrieți eroarea specifică în partea dreaptă (de exemplu, „întârziere de 4 zile a testului”) și trageți o linie orizontală de la aceasta.
• Definiți categoriile (Bones): adăugați linii diagonale care reprezintă domeniile principale, cum ar fi oamenii, metodele sau mașinile (modelul 6M sau 4P).
• Brainstorming: adăugați ramuri mai mici categoriilor cu idei despre ce ar fi putut merge prost. Nu judecați în acest stadiu – doar adunați fapte.
• Săpați adânc: pentru fiecare cauză, întrebați „De ce?” până când găsiți sursa erorii pe care o puteți remedia.
• Selectarea priorităților: identificați cauzele care au cel mai mare impact asupra problemei și creați un plan pentru eliminarea acestora.

Când și de ce merită să folosiți acest instrument de analiză a problemelor?

Diagrama Ishikawa este un instrument care funcționează cel mai bine în situațiile în care cauza problemei este neclară sau când echipa este blocată într-un impas, învinuindu-se reciproc pentru greșeli. Este întotdeauna util să o folosiți atunci când o problemă revine – acesta este un semn clar că soluțiile de până acum au fost doar temporare și nu au abordat cauza principală a dificultății.

Un exemplu de aplicare practică a acestei metode în organizațiile mature este rolul rolul PMO. Biroul de management de proiect implementează această diagramă pentru a standardiza analiza erorilor în întreaga companie. Adesea, datele pentru o astfel de analiză sunt colectate de sistem de management de proiect , care oferă date despre întârzieri sau depășiri ale bugetului. Ca urmare, în loc să se bazeze pe note haotice din diferite proiecte, PMO operează pe un model vizual transparent care facilitează concluziile constructive și protejarea eficientă a proceselor viitoare. Utilizarea Ishikawa în acest mod nu numai că stinge incendiul actual, dar, mai presus de toate, construiește o bază de cunoștințe valoroasă care îmbunătățește în mod realist calitatea muncii în întreaga organizație.