5 найкращих програм для управління проектами

Офіси управління проектами (ОУП) створюються у все більшій кількості організацій та компаній. Такий підрозділ зазвичай створюється в організаціях, коли вони реалізують багато складних проектів одночасно і стають все більш важливими для досягнення бізнес-цілей організації. У решті статті ми представимо 5 найкращих програм для офісу управління проектами, які можуть значно покращити роботу ОУП, покращити координацію команди та сприяти більш ефективному досягненню поставлених цілей. За допомогою правильного програмного забезпечення офіси управління проектами можуть краще контролювати хід робіт, управляти ресурсами та мінімізувати проектні ризики.

1. FlexiProject

FlexiProject – це комплексний інструмент для управління проектами та портфелями. Додаток поєднує в собі корисні функції для керівника проекту, членів проектної команди, ОУП та керівництва компанії. FlexiProject дозволяє керувати проектами на оперативному та стратегічному рівнях. Функціональні можливості, особливо корисні для ОУП, включають створення шаблонів проектів (разом з базою знань про шаблони проектної документації, кращі практики, базу даних про потенційні ризики та статті витрат), гнучкий модуль генерації звітів, автоматичні звіти за проектами, які дозволяють надавати звіти про стан справ керівним комітетам, керівництву компанії, управляти бюджетом проекту та вдосконалене управління ресурсами. У цій системі є модуль скорингу для об’єктивного відбору найкращих проектних ідей, модуль прив’язки стратегічних цілей до проектів і KPI, а також можливість побудови довільних шляхів затвердження. Управління портфелями проектів та створення аналізу “що, якщо” робить це програмне забезпечення дуже корисним для ОУП. Приваблива модель ліцензування добре працює для багатьох організацій.

2. Геніальний проект

Genius Project – одна з найстаріших систем управління проектами та портфелями, яка все ще перебуває в стадії розробки. Інструмент дозволяє створювати проектні завдання та відстежувати їх на діаграмі Ганта, серед іншого. Великою перевагою інструменту є функція бюджетування проекту. Як рідкісна система, вона також може створювати і призначати ризики і проблеми для проектів. GeniusProject також має широкі можливості звітності, завдяки яким ми можемо легко і приємно показати ситуацію на проектах. Також доступні численні інтеграції, завдяки яким ми можемо завантажувати або надсилати інформацію в інші системи. Завдяки своїм широким можливостям додаток ідеально підійде для офісу управління проектами.

3. PlanView

4. Блакитна мураха

Blue Ant – це комплексна програма для управління проектами та портфелями. Він пропонує багато можливостей для конфігурації системи, яка може бути дуже великою і тому не зовсім інтуїтивно зрозумілою. Система має модуль для управління розкладом, бюджетом, проектними ризиками, управління ресурсами та портфелем проектів. Таким чином, він пропонує комплексний набір інструментів для управління проектами та портфелями проектів у компаніях. Системою можуть користуватися проектні команди, менеджери проектів, співробітники офісу управління проектами та керівники компаній. Можливість звітувати про те, як просуваються проекти в компанії, є дуже корисною функцією з точки зору офісу управління проектами та керівництва компанії.

5. Smartsheet

Smartsheet – це потужна програма для управління проектами та портфоліо. Інструмент має широкий набір подань, що відображають робочі процеси, включаючи дошки Ганта і Kanban. Інструмент також відрізняється своєю гнучкістю, тому ви можете адаптувати його до своїх потреб. Великим плюсом є наявний функціонал бюджетування проектів та відстеження ресурсів. Ці дві функції часто відсутні в багатьох системах управління проектами. Smartsheet також надає широкі можливості звітування, щоб ми могли швидко отримати уявлення про проектну ситуацію в компанії. В інструменті також доступні портфоліо проектів, які допоможуть нам побачити ситуацію по проектах, не заглиблюючись в деталі.

Чому варто обрати інструмент Project Management Office?

Створення ОУП найчастіше є відповіддю на конкретну потребу: наприклад, коли компанія починає реалізовувати десяток або більше великих проектів протягом року і починає помічати проблеми, пов’язані з ефективністю їх виконання, такі як затримки або нестача ресурсів. Деякі проекти мають детальний план, а деякі ні; деякі також мають точний обсяг і чітко визначені бізнес-цілі, а інші визначають це досить стисло; деякі керівники проектів проводять початкові зустрічі, а інші рухаються “з ходу” тощо…. Як наслідок, дедалі більше проектів демонструють незадовільні результати, а багато з них значно перевищують дедлайн. Тоді стає очевидним, що компанія усвідомлює необхідність впровадження інструменту, який дозволить стандартизувати управління проектами, автоматизувати повторювані процеси, контролювати ресурси і одночасно бути джерелом звітності про прогрес для Ради директорів.

На що слід звернути увагу при виборі такого інструменту, враховуючи безліч рішень, доступних на ринку?

Важливо зосередитися на функціоналі, який відповідає вашим потребам, і враховувати, чи є система інтуїтивно зрозумілою, масштабованою і здатною розвиватися разом з вашою організацією. Крім того, перевірте, чи може він інтегруватися з іншими інструментами, що використовуються у вашій компанії. Ми сподіваємося, що цей рейтинг перевірених рішень для підтримки PMO допоможе вам обрати правильну систему.