Як створити графік проекту? Вчіться на практичному прикладі!

Календарний план є основою для реалізації будь-якого проекту. Не кожен графік представлений на діаграмі Ганта з критичним шляхом, але кожен графік має перелік завдань, які повинні бути виконані в проекті, визначену відповідальність, хто повинен їх виконати і до якого терміну. Практичний приклад побудови розкладу проекту за допомогою FlexiProject буде описаний нижче.

Максимізуйте ясність проекту за допомогою Статуту проекту

Переконайтеся, що ви чітко розумієте результати проекту та його бізнес-показники. Найкраще досягти цієї ясності шляхом заповнення Статуту проекту – документа, який слугує компасом, визначаючи напрямок проекту та забезпечуючи його успішну реалізацію.

Багато проектних команд починають проект, не розробляючи хорошого Статуту проекту або навіть не створюючи хорошого розкладу – вони починають діяти і реалізовувати проект. Це суттєва помилка і найпоширеніша причина потенційного провалу проекту.

Щоб скласти хороший графік, потрібно знати, чого ви хочете досягти. Статут проекту є основним і одним з найважливіших документів проекту. На цьому етапі формується концепція, яка визначає бізнес-цілі проекту, масштаб, етапи, критичні терміни, ризики та витрати. Під час заповнення Статуту проекту виникає багато запитань і занепокоєнь, відповіді на які сприяють тому, що проект набуває все більшої кристалізації.

На цьому етапі різні зацікавлені сторони проекту також можуть сказати своє дуже важливе слово – всі погоджуються, що проект повинен виглядати саме так, а не інакше. Після того, як ми переконалися, що маємо добре розроблений Статут проекту, його слід офіційно затвердити правилами конкретної компанії. Думаю, варто також додати, що Статут проекту повинен постійно оновлюватися під час його реалізації, щоб відображати поточну форму проекту. Приклад системного Статуту проекту з системи FlexiProject представлений на наступній ілюстрації:

Визначте основні продукти, які очікується отримати від проекту

Існує метод створення плану проекту, який називається планування на основі продукту. Він передбачає визначення продуктів/результатів проекту, а потім побудову фаз, етапів, завдань і проміжних етапів для досягнення цих продуктів. Це дуже ефективний метод, хоча на практиці досить часто визначення продуктів і структура завдань, що ведуть до їх реалізації, відбуваються паралельно. Цей ітеративний підхід дуже добре працює на практиці. Отже, після заповнення Статуту проекту, ми створюємо перелік продуктів, які проект повинен надати, і стисло описуємо їх, щоб не залишалося ніяких двозначностей. На наступній ілюстрації показано список результатів, створених у FlexiProject:

На ілюстрації вище ви бачите, що кожен продукт має відповідне завдання в розкладі проекту, яке гарантує, що цей продукт буде створено і розміщено в певному місці. Звичайно, цей зв’язок із запланованими завданнями буде зроблено лише тоді, коли ми почнемо будувати структуру завдань проекту, описану в наступному розділі. Такий підхід гарантує, що жоден продукт не залишиться “сиротою”, як це можна побачити на прикладі двох передостанніх продуктів у списку, які не пов’язані з жодним запланованим завданням – у цьому випадку в голові менеджера проекту має негайно загорітися червона лампочка про те, що графік проекту не завершений.

Наступна ілюстрація, з іншого боку, показує, як на практиці в системі управління проектами FlexiProject можна прив’язати продукт до конкретного завдання. На картці товару є поле “розклад”, яке при натисканні показує нам структуру розкладу – ми вибираємо певне завдання, натискаємо ОК, і у мене з’являється товар, пов’язаний з розкладом.

На іншій ілюстрації нижче показано, як у самій структурі розкладу можна побачити, які завдання мають конкретно призначені результати проекту – тоді в рядку цього завдання з’являється символ “пакет/коробка”. Такий підхід заспокоює керівника проекту, що він нічого не забув.

Визначте фази, етапи та проміжні результати проекту

Після визначення результатів проекту – що, як ми вже говорили раніше, на практиці досить часто відбувається паралельно – ми визначаємо основні фази проекту. Це важливо для того, щоб уявити, з яких великих “будівельних блоків” складатиметься наш проект. Наприклад, у випадку проектів з розробки нового продукту, першим етапом може бути “Розробка концепції”, а другим – “Підготовка бізнес-кейсу” і т.д.

Після визначення фаз проекту ми можемо розділити кожну фазу на етапи і додати проміжні результати. Останній варто розміщувати після завершення кожного етапу, щоб формально підбити підсумки і таким чином перейти до наступного етапу. Такий фокус на загальній структурі проекту на початку має досить багато сенсу на практиці.

Визначте завдання в проекті

Після розробки загальної структури розкладу ми визначаємо конкретні завдання проекту, як показано на наступній ілюстрації.

Побудуйте логічні зв'язки/залежності між різними завданнями

Встановлюючи зв’язки або логічні залежності між завданнями у вашому проекті, ви можете ефективно планувати проект, підтримувати порядок і забезпечувати логічний прогрес. Такий підхід також вигідний для відповідальних за завдання, які залежать від інших, оскільки вони будуть повідомлені, коли попереднє завдання буде завершено, і вони зможуть приступити до своєї роботи. Крім того, будь-які затримки у виконанні попереднього завдання будуть легко помітні на діаграмі Ганта, забезпечуючи чітку видимість:

Розподілити відповідальність за виконання окремих завдань та терміни їх виконання

Після побудови всієї структури графіка та опису продуктів і логічних залежностей між завданнями, ми можемо визначити відповідальність і терміни виконання окремих завдань, їх трудомісткість і тривалість. На цьому етапі буде корисно побудувати взаємозв’язки між завданнями – якщо вони є, система буде стежити за датами залежних завдань, щоб вони не перетиналися.

Доповніть розклад додатковими полями, які допоможуть вам краще керувати ним у майбутньому

Це зручна функція, яку пропонує система FlexiProject, оскільки вона дозволяє дуже гнучко планувати та деталізувати графік. А саме, система управління проектами FlexiProject дозволить вам створювати колонки на графіку з будь-якими назвами.

Припустимо, менеджер проекту хоче визначити пріоритетність окремих завдань, тобто показати, які завдання є першочерговими, а які – основними і рутинними. Потім він будує додатковий стовпець “Пріоритет” і визначає можливі поля для вибору. Крім того, якщо менеджер проекту хоче бачити проектні потоки еквівалентними організаційним підрозділам компанії, він будує стовпець “відділ” компанії і використовує його на розкладі. Якщо це зроблено, можна легко відфільтрувати розклад і побачити, які завдання призначені відділу продажів, які – виробничому відділу, і які у них пріоритети.

Крім того, система FlexiProject дозволяє відображати діаграму Ганта, розфарбовану, наприклад, за пріоритетами або відділами в компанії. Такий підхід є практичним, оскільки багато людей є візуалами і, побачивши, наприклад, завдання помаранчевого кольору, вони одразу розуміють, що це завдання з найвищим пріоритетом – на наступній ілюстрації показано кольорову діаграму Ганта за пріоритетами:

Затвердити план-графік для моніторингу відхилень на етапі реалізації

Побудований таким чином графік можна зберегти як так звану базову лінію, або базовий план проекту, до якого ми згодом будемо звертатися під час реалізації та аналізувати відхилення. На діаграмі Ганта, як на ілюстрації нижче, базовий план буде показаний тонкою чорною лінією поруч з кожним завданням, а поточний хід виконання проекту – товстою синьою смугою:

Працюючи над графіком, записуйте ризики, які спадають вам на думку, і потенційні витрати

Під час побудови розкладу часто згадуються потенційні ризики проекту, які варто одразу зафіксувати, щоб вони не “втекли від нас”. Система FlexiProject дозволяє фіксувати проектні ризики ще на рівні проектного завдання, що дуже зручно в такому випадку. Якщо ми ідентифікуємо конкретний ризик і призначимо його конкретному завданню, то в рядку цього завдання ми побачимо трикутник зі знаком оклику, як на наступній ілюстрації:

Від концепції до завершення: створення ефективного графіку