Як створити офіс управління проектами в організації?
Впровадження офісу управління проектами (ОУП) у вашій компанії може зробити революцію в реалізації проектів, що призведе до кращого, швидшого та ефективнішого результату при збереженні високої якості. Це не тільки дає вам конкурентну перевагу, але й посилює вашу присутність на ринку, що робить це стратегічним кроком для вашої організації.
Що таке офіс управління проектами (ОУП) і як він може трансформувати практику управління проектами у вашій організації?
Офіс управління проектами (ОУП) – це організаційна одиниця або структура, на яку покладаються централізовані та скоординовані завдання з управління проектами. Завдання ОУП можуть варіюватися від надання підтримки проекту до власне управління проектом.
При створенні офісу управління проектами дуже важливо визначити чіткі цілі для цієї нової структури. Таке стратегічне планування є не просто кроком, а передумовою ефективності ОПУ та оцінки того, чи відповідають бізнес-вигоди очікуванням.
What is the role of the Project Management Office in the organization? Learn about the tasks of the PMO.
Як створити офіс управління проектами в компанії?
Спочатку кожен повинен визначити мету створення офісу управління проектами, відповівши на питання: “Де ми знаходимося?”, “Куди ми йдемо?” “Куди ми йдемо?” і “Як ми хочемо туди потрапити?” Ми можемо відповісти на ці питання, провівши аналіз внутрішнього середовища проекту.
Потреба у впровадженні ОУП може бути різною:
- галузь, в якій працює компанія,
- розмір компанії,
- особа, яка повідомляє про таку потребу.
Результатом роботи стане виявлення розриву між існуючою моделлю управління проектами та нашим баченням і очікуваннями щодо реалізації проекту. На основі цього буде створено повний стратегічний план, що включає опис цільової моделі (включаючи процеси, стандарти, ролі та обов’язки, а також інструменти), план реалізації, цілі та показники ефективності.
Додатковою допомогою у визначенні очікувань щодо цільової форми управління проектами в компанії є належна модель зрілості управління проектами.
-
ВИЗНАЧЕННЯ СТАНДАРТІВ І ПРОЦЕСІВ
Компанії, які реалізують проекти, часто не використовують визначені стандарти управління проектами. Замість цього вони доручають реалізацію проектів своїм співробітникам і покладаються на їхній досвід. Уніфікація цих стандартів і процесів відповідно до діяльності компанії забезпечить однакову реалізацію проектів, що дасть змогу контролювати їх та проводити подальшу оцінку.
-
ПІДГОТОВКА МОДЕЛІ ТА ПЛАНУ ВПРОВАДЖЕННЯ ПМО
При управлінні великим портфелем проектів керівництво компанії може прийти до висновку, що йому потрібна потужна підтримка для підвищення ефективності та контролю над поточними проектами шляхом впровадження офісу управління проектами. Ретельна оцінка поточного проектного середовища допоможе знайти відповідне рішення і повний план підготовки організації до реалізації.
-
ВПРОВАДЖЕННЯ PMO В ОРГАНІЗАЦІЇ
Розробка оптимальної операційної моделі для офісу управління проектами повинна включати впровадження процесів, стандартів і програми для ефективного управління ОУП, а також встановлені показники, пов’язані з визначеними стратегічними цілями.
-
PMO-МЕНЕДЖМЕНТ, РОЗРОБКА, ОПТИМІЗАЦІЯ
Коли офіс управління проектами не досягає поставлених цілей, а очікувані вигоди далекі від очікуваних, причиною може бути брак компетенції в управлінні ОУП або нечітко визначена операційна модель. Тому варто провести аудит, щоб виявити сфери, які потребують оптимізації, і допомогти визначити рекомендації та ініціативи з покращення.
