Інструменти, Управління портфоліо проектів

Програмне забезпечення PPM - що це таке і навіщо воно потрібне вашій компанії?

Управління проектами сьогодні стало однією з ключових складових ефективного функціонування організації як у приватному, так і в державному секторі. У той час, коли компанії реалізують десятки, а то й сотні різних проектів одночасно, виникає потреба в централізованому управлінні на стратегічному рівні. Саме в цьому контексті все частіше говорять про програмне забезпечення PPM (Project Portfolio Management), тобто інструменти для управління проектами, портфелями та проектними програмами. Ця стаття знайомить з концепцією програмного забезпечення PPM і показує, як система PPM може підвищити ефективність управління проектами в організації.

У цій статті ви дізнаєтеся: Що таке програмне забезпечення PPM (Project Portfolio Management) Чому його використовують великі організації Ключові функції на проектному та стратегічному рівнях Основні проблеми, які допомагає вирішити PPM На що звернути увагу при виборі системи Переваги, такі як контроль, визначення пріоритетів та прозорість

Що таке програмне забезпечення PPM?

Існує безліч програм для управління щоденними завданнями та проектами, а також тих, що підтримують щоденну роботу проектних команд. Однак набагато менше програм, які дозволяють організаціям реалізовувати десятки складних проектів різних типів одночасно. Чим більша організація і чим складніші її проекти, тим більше вона потребує програмного забезпечення PPM (Project Portfolio Management – управління портфелем проектів). Система PPM характеризується тим, що дозволяє управляти окремими проектами – планувати їх і керувати їх реалізацією, а також управляти цими проектами на стратегічному рівні. Це забезпечує узгодженість даних та інформації в організації, що має значний вплив на якість управління та ефективність прийняття рішень. PPM-програмне забезпечення, таке як FlexiProject, надає повний набір інструментів як для оперативного, так і для стратегічного управління проектами.

З точки зору управління окремими проектами, система PPM повинна, принаймні, уможливити це:

• Управління статутом проекту та карткою закриття проекту – у FlexiProject, як показано на малюнку нижче, ви можете створити будь-яку форму картки проекту

• Побудова графіків проектів за допомогою діаграми Ганта
• Визначення та управління продуктами проекту
• Планування та управління бюджетом проекту
• Управління ризиками
• Управління планом проекту
• Комунікація проекту

З точки зору стратегічного управління проектами, програмне забезпечення PPM повинно принаймні уможливити це:

• Прив’язка проектів до стратегічних цілей організації
• Побудова скорингових моделей для відбору найкращих проектів для реалізації
• Управління ресурсами – на малюнку нижче показано модуль управління ресурсами, доступний в системі FlexiProject PPM

• Створення та управління портфелями проектів
• Створення та управління проектними програмами – на малюнку нижче показана функція проектної програми, доступна в програмному забезпеченні PPM FlexiProject

• Циклічна та спеціальна звітність
• Управління в групах капіталу
• Визначення стандартів управління проектами, портфелями та програмами

Яким компаніям потрібен PPM?

Програмне забезпечення PPM в першу чергу призначене для великих організацій та фінансових груп. Це пов’язано з тим, що великі організації та групи капіталів здійснюють багато проектів різного масштабу та характеру одночасно. Ефективне управління багатьма проектами в складній організації вимагає відповідних методологій і спеціальних інструментів, до яких, безумовно, відноситься система PPM. Завдання, які вирішує система PPM у великих організаціях, є наступними:

1. Ефективне управління проектами схожого характеру або спрямованими на досягнення певної стратегічної мети через можливість групування їх у портфелі.
2. Управління ключовими стратегічними ресурсами. Виявляється, що досягнення цілей проекту в рамках встановлених термінів і бюджету значною мірою залежить від забезпечення цих проектів відповідними ресурсами. Тенденція компаній до паралельної реалізації все більшої кількості проектів створює ризик того, що не всі з них матимуть ресурси, необхідні для досягнення поставлених цілей.
3. Кілька стратегічних цілей реалізуються через проектні програми. Це означає, що кілька або близько десятка проектів логічно пов’язані між собою і спрямовані на досягнення важливої стратегічної мети. Виклик у цьому випадку полягає в ефективній координації проектів, які складають програму.
4. Високі вимоги рад директорів та менеджерів компаній до якісної звітності про стан справ у проекті чинять тиск на наявність хорошого PPM-програмного забезпечення.
5. Великі організації використовують різні ІТ-програми і очікують узгодженості даних, представлених у різних звітах. Неприпустимо, щоб бюджет проекту в системі фінансового обліку показував відхилення X. І навпаки, бюджет того ж проекту в іншій системі показує відхилення Y. Це означає, що дані не узгоджуються. Система PPM найчастіше інтегрована з іншими системами в організації, що забезпечує необхідну узгодженість даних.
6. Швидкість прийняття рішень. Система PPM дозволяє автоматизувати шляхи прийняття рішень, а це означає, що всі необхідні рішення приймаються без зайвих затримок.

Ключові особливості ефективного PPM програмного забезпечення

Які функції та можливості повинен пропонувати привабливий інструмент PPM? Ось найголовніші функції, на які варто звернути увагу:

1. Стратегія

Практично кожна велика організація має визначену стратегію. У такому динамічному, конкурентному середовищі, в якому зараз працюють компанії, швидкість та ефективність досягнення стратегічних цілей стає одним з найважливіших пріоритетів. Найпоширенішим підходом є визначення проектів та їх прив’язка до стратегічних цілей. Якщо припустити, що проекти були належним чином відібрані, сплановані і знаходяться в процесі реалізації, система PPM дозволяє ефективно контролювати їх в контексті реалізованої стратегії. На наведеному нижче рисунку з програми PPM FlexiProject показано зв’язок між стратегічними цілями компанії та відповідними проектами.

2. Портфоліо проектів

Реалізація важливих стратегічних цілей вимагає групування проектів у портфелі. Якщо стратегічною метою компанії є інновації, вона, безсумнівно, створить портфель під назвою “Розробка нового продукту” або з подібною назвою. Перевагами створення такого портфеля є

• Можливість відстежувати хід виконання всіх “Стратегічних проектів” на єдиній дорожній карті. Така дорожня карта з програми PPM FlexiProject показана на ілюстрації нижче.

• Можливість відстежувати фінансовий стан цих проектів на одному екрані
• Управління проектними ризиками на рівні портфеля
• Можливість проводити симуляції та регулярно приймати рішення щодо необхідних коригувань портфеля

3. Програми проекту

Уявімо, що компанія, яка займається роздрібною торгівлею, має намір відкрити свій флагманський магазин у столиці іншої країни. Така мета вимагає запуску щонайменше кількох, а то й десятка проектів, які тісно пов’язані між собою. Ці проекти включають пошук локації, облаштування магазину, забезпечення ІТ-інфраструктури, організацію логістики, наймання та навчання персоналу, а також маркетингові заходи. Всі ці проекти взаємопов’язані і формують проектну програму. Надійна система PPM, така як FlexiProject, пропонує функцію управління проектною програмою.

4. Стратегічне управління ресурсами проекту

Однією з ключових причин, чому проекти не досягають своїх цілей, є неадекватний розподіл необхідних ресурсів. Хороше PPM програмне забезпечення дозволяє розподіляти ресурси між проектами, контролювати їх використання на постійній основі та вносити відповідні корективи.

5. Звітність

Ефективне прийняття рішень щодо проектів можливе тоді, коли менеджери мають доступ до звітів, на основі яких вони приймають рішення. Йдеться про проектні дашборди, періодичні та спеціальні звіти. Хороше програмне забезпечення PPM дозволяє значно автоматизувати весь процес управлінської звітності. Крім того, таке програмне забезпечення гарантує, що всі дані є послідовними і точними.

Як обрати правильне програмне забезпечення PPM для вашої організації?

Організації, які вирішили впровадити програмне забезпечення PPM, зазвичай вже мають значний досвід в управлінні проектами. У міру того, як вони виконують все більшу кількість проектів, такі організації дійсно намагалися створювати прості ІТ-рішення, використовуючи такі інструменти, як Excel, PowerPoint, SharePoint та інші. Однак, зростаючі вимоги менеджерів проектів, спонсорів, керівних комітетів та керівництва компанії незабаром виявили, що таких простих рішень недостатньо. Це автоматично призводить до рішення про впровадження професійної системи PPM. Щоб вибрати правильну систему PPM для організації, важливо чітко визначити вимоги до неї. Серед цих вимог варто відзначити наступні аспекти:

• Чи повинна система бути встановлена на наших власних серверах або це має бути хмарне рішення?
• Які наші очікування щодо інтеграції програмного забезпечення PPM з іншими системами, що працюють в організації?
• Які конкретні функції ми очікуємо від системи PPM?
• Чи пропонує компанія, що пропонує систему PPM, також професійну підтримку під час та після впровадження?
• Наскільки вигідною є модель ліцензування програмного забезпечення?
• Чи можливі спеціальні налаштування для адаптації системи до конкретних потреб організації?
• Наскільки система PPM повинна бути гнучкою та конфігурованою?

Переваги впровадження системи PPM

1. Кращий контроль над усіма проектами в організації: Система PPM дозволяє вам керувати всім портфелем проектів з одного місця – ви маєте повну картину того, що відбувається, на якій стадії перебувають проекти та які з них приносять найбільшу користь.

2. Визначення пріоритетності проектів відповідно до стратегічних цілей: PPM полегшує вибір та реалізацію лише тих ініціатив, які дійсно підтримують довгострокову стратегію компанії.

3. Оптимізація використання ресурсів (людей, бюджету, часу): Система PPM допомагає вам призначати потрібних людей на потрібні проекти та краще керувати доступністю команди.

4. Раннє виявлення ризиків та перевантажень проекту: Інтегровані звіти та оповіщення дозволяють швидко реагувати на затримки, перевищення бюджету або неефективні процеси.

5. Підвищення прозорості та покращення комунікації: Всі зацікавлені сторони мають доступ до актуальної інформації – від менеджерів проектів до керівництва.

6. Автоматизована звітність та аналіз проектних даних: Більше не потрібно вручну збирати інформацію в Excel. PPM пропонує готові звіти, KPI та дашборди для прийняття рішень.

7. Більш ефективне прийняття бізнес-рішень: Керівництво та менеджери можуть приймати рішення на основі даних, а не інтуїції, що призводить до реальної економії та підвищення ефективності.

8. Посилення співпраці між командами та відділами: PPM інтегрує різні сфери діяльності компанії, полегшуючи співпрацю між проектними командами, фінансами, HR та ІТ.

9. Стандартизовані процеси управління проектами: За допомогою PPM організація може впровадити єдину модель управління проектами, що забезпечує більшу передбачуваність та якість виконання.

10. Масштабування діяльності в міру зростання організації: Програмне забезпечення PPM росте разом з компанією – воно підходить як для десятка, так і для кількох сотень проектів.

Розкрийте стратегічну цінність за допомогою правильного інструменту PPM

Досягнення стратегічних цілей організації без надійної системи PPM є складним завданням. Уявіть собі ситуацію, коли керівництво компанії не знає, які проекти підтримують конкретні стратегічні цілі, який статус окремих програм або які результати приносить портфель проектів розвитку. У такому випадку неможливо ефективно управляти організацією та досягати успіху вище середнього. У складній організації, яка амбіційно підходить до реалізації своєї стратегії, програмне забезпечення PPM просто необхідне.

👉 Готові впровадити програмне забезпечення PPM у своїй організації? Зв’яжіться з командою FlexiProject та замовте демо-версію!