Що таке портфель проектів і як ним керувати?

Що таке портфель проектів?

Портфель проектів – це не просто інструмент, це стратегічний актив вашої організації. Це важливий інструмент для підтримки стратегічного управління проектами в організації і в першу чергу корисний для Ради директорів компанії та Офісу управління проектами. Професійне управління портфелями проектів вимагає розробки для них параметрів, яких портфелі повинні досягти. Після визначення параметрів або стратегічних цілей портфеля відбираються найкращі проекти для конкретного портфеля. Натомість портфелі проектів підтримуються в компаніях протягом тривалого часу. За цей час деякі проекти в портфоліо завершуються, деякі видаляються, а нові проекти систематично додаються до портфоліо. Тому портфелі проектів мають динамічну природу і повинні активно управлятися. Портфелі проектів є чудовим інструментом для підтримки стратегії компанії. Наприклад, якщо стратегічною метою компанії є інновації, вона повинна створити портфель інноваційних проектів і активно ним управляти.

Навіщо управляти портфелем проектів?

Управління портфелем проектів в першу чергу контролюється радою директорів компанії та офісом управління проектами (ОУП). Правління або спеціальний комітет з управління портфелем встановлює стратегічні цілі портфеля та визначає його склад. Активне управління портфелями проектів має вирішальне значення для досягнення цих стратегічних цілей.

1. Портфелі проектів є чудовим інструментом для підтримки стратегічних цілей компанії. Наприклад, якщо стратегічною метою компанії є суттєве покращення логістичних процесів, вона може створити такий портфель проектів. Тоді на одному засіданні комітету з управління цим портфелем можна обговорити весь комплекс питань, пов’язаних з оптимізацією логістичних процесів. Деякі з проектів у портфоліо тісно пов’язані між собою і складають програму проектів.
2. Можливість глобального погляду на дорожню карту поточних проектів і швидкого виявлення ключових етапів, які вимагають реакції керівництва
3. Швидко виявляти загальні зони ризику в поточних проектах. Окремі менеджери проектів можуть намагатися вирішити ті ж самі ризики індивідуально. Коли один і той самий ризик зустрічається в багатьох проектах, його усунення буде найефективнішим рішенням.
4. Управління бюджетом, виділеним на портфель проектів, на глобальному рівні. Те саме стосується стратегічного управління проектними ресурсами, призначеними для реалізації проектів у портфелі.

Як управляти портфелем проектів?

Необхідно активно управляти портфелями проектів. На практиці це означає проведення наступних заходів:

Визначення параметрів/цілей, яких має досягти портфель

Це не просто цілі, а потенційні успіхи, які чекають на реалізацію. Типовими параметрами, яким має відповідати портфель, є бюджет, який можуть поглинути проекти, додаткові продажі, згенеровані реалізованими проектами, NPV, якого необхідно досягти, та рівень економії від реалізації оптимізаційних проектів.

Відбір проектів для портфоліо

Організації в переважній більшості мають більше проектних ідей, ніж можливостей для практичної реалізації. Тому вибір проектів, які принесуть найбільшу користь портфелю, має вирішальне значення. Це можна зробити об’єктивно, використовуючи скорингові моделі.

Систематична оцінка досягнення цілей портфеля

Через регулярні проміжки часу (наприклад, щоквартально) слід аналізувати прогрес у досягненні цілей портфеля. Під час таких зустрічей приймаються рішення про вилучення неперспективних проектів з портфеля та додавання нових. Також варто аналізувати ризики з точки зору всього портфеля.

Управління програмами в портфелі

Проекти в програмі спрямовані на досягнення спільної мети і є взаємопов’язаними. Програма часто є частиною портфоліо проектів.

Інструменти для управління портфелями проектів

Принаймні кілька хороших ІТ-інструментів підтримують управління портфелем проектів. Один з них – FlexiProject. FlexiProject – це комплексна ІТ-програма, яка підтримує управління проектами та портфелями проектів. У FlexiProject ви можете визначити будь-яку кількість портфоліо проектів і налаштувати їх відповідним чином. Проекти в кожному портфелі розміщені на графічній дорожній карті, яка показує відхилення кожного проекту від плану, статус проміжних етапів і зв’язки між різними проектами. Значною перевагою, особливо для керівництва компанії, є те, що привабливість окремих проектів у портфелі відображається на прозорій матриці. Керівництво одразу бачить проекти, які приносять найбільшу користь портфелю, і ті, про виключення яких з портфелю варто подумати. Окремий розділ присвячений фінансовому аналізу проектів у портфелі. Для кожного проекту представлено синтетичну інформацію про план і витрати, які вже понесені та прогнозовані до понесення. У будь-який момент керівництво компанії має інформацію про стан виконання фінансових планів. FlexiProject також пропонує можливість самостійно будувати різні звіти по портфелю проектів. Функція, яку дуже цінують користувачі програми, – це автоматичне рецензування проектів. Це функціонал, який автоматизує звітування про статуси проєктів для PMO та керівництва компанії. Це значно скорочує час на підготовку циклічних звітів для керівництва компанії.

Дорожня карта портфеля проектів у FlexiProject

Важливість портфелів проектів для реалізації стратегії

Портфелі проектів є чудовим інструментом для підтримки реалізації стратегії компанії. Фокусування як на окремих проектах, так і на цілих портфелях проектів дозволяє ефективно використовувати цінні ресурси компанії. Варто використовувати професійну ІТ-програму для підвищення ефективності управління портфелем.