Життєвий цикл проекту: Етапи та ключова інформація, яку потрібно знати

Кожен проект, незалежно від його характеру, не є випадковою справою. Він ретельно структурований для досягнення конкретної мети. Цей структурований підхід, запозичений з багаторічної практики управління проектами, забезпечує заспокійливу передбачуваність на шляху проекту, гарантуючи його успіх.

З яких етапів складається реалізація проекту?

Найбільш загальними та поширеними фазами проекту є наступні:

1. Етап ідеї
2. Етап планування
3. Етап впровадження
4. Етап закриття проекту

Звичайно, деякі компанії поділяють проекти на фази їхнього життєвого циклу. Якщо ми подивимося на проекти з розробки нових продуктів або науково-дослідницькі проекти, то найчастіше використовуються такі етапи життєвого циклу проекту;

1. Розробка концепції
2. Детальний дизайн
3. Техніко-економічне обґрунтування
4. Реалізація
5. Запуск на ринок

Важливо зазначити, що життєвий цикл проекту не є універсальною моделлю. Він може бути адаптований до унікальних потреб різних галузей, таких як архітектурні бюро, будівельні компанії тощо. Така адаптивність повинна вселяти впевненість у тому, що вона може бути застосована до широкого спектру проектів.

У цій статті ми розглянемо важливість розуміння того, як проект проходить різні фази, на прикладі чотирьох найпоширеніших фаз.

Етап ідеї

Життєвий цикл практично кожного проекту починається з розробки ідеї проекту. Звичайно, є багато проектів, наприклад, регуляторного характеру, де ця ідея, так би мовити, нав’язується організації зверху, і від компанії очікується дотримання певних норм. Ідеї проектів виникають під час розробки стратегії компанії і випливають з необхідності оптимізації діяльності компанії або з потреб ринку та аналізу конкуренції. Такі ідеї часто є вільними гаслами, які найчастіше потребують детального продумування на цьому етапі, а отже, мають бути доопрацьовані. Таке доопрацювання ідеї виникає під час дискусій, внутрішніх зустрічей тощо. Коли ідея проекту стає більш конкретною, варто почати описувати її у більш структурований спосіб. Саме тому для будь-якої організації, яка генерує багато проектних ідей, корисно мати так звану Хартію ідей. У такій Хартії ми намагаємося описати в окремих полях, якого ефекту ми маємо намір досягти через реалізацію ідеї, яким має бути рамковий обсяг такого проекту, скільки він має тривати, скільки він має коштувати, і скільки ресурсів він вимагатиме від компанії. Такий опис потрібен для того, щоб ті, хто приймає рішення в компанії, могли приймати їх, спираючись на певні факти. Я зіткнувся з ситуацією, коли керівництво компанії потребувало підтримки певної методології, ІТ-інструменту для оцінки ідей для потенційних проектів. Проблема, яку визначила ця компанія, полягала в тому, що вона мала щонайменше кілька десятків ідей для нових проектів, але її ресурсний потенціал дозволяв реалізувати лише кілька великих проектів. Проблема полягала в тому, щоб вибрати з цього широкого набору ідей ту, яка створить найбільшу цінність для компанії.

Багато організацій стикаються з подібними проблемами. Такі потреби задовольняють деякі виробники ІТ-систем, що підтримують управління проектами, чиї системи включають так звані скорингові моделі, які дозволяють структуровано оцінювати привабливість окремих ідей і відбирати найцінніші для компанії. Однією з таких систем є система управління проектами FlexiProject, яка має модуль скорингу. Приклад ранжування проектів відповідно до їх привабливості в портфелі проектів наведено на рисунку нижче:

Якщо ми говоримо про фази життєвого циклу проекту, то необхідно мати чіткий пункт прийняття рішень, що дозволяє проекту переходити від поточної фази до наступної. Такий центр прийняття рішень потрібен, тому що він, серед іншого, дасть змогу:

• Оцінити проект – чи з урахуванням додаткової інформації, отриманої на поточному етапі, проект все ще залишається таким же привабливим для компанії і чи варто його продовжувати,
• Чи змінилися ключові припущення проекту, такі як обсяг, тривалість, рівень необхідних ресурсів або бюджет. Якщо якісь з них змінилися, команда проекту повинна записати їх якомога точніше і представити особам, які приймають рішення,
• розуміння поточних ризиків проекту,
• оцінка того, що наступний етап добре спланований.

Після аналізу вищезазначених підпунктів, особи, які приймають рішення і відіграють вирішальну роль у цьому процесі, приймають рішення “пропустити” проект до наступної фази.

Етап планування

Практика показує, що фаза планування потребує уваги в організаціях. Кілька проектних команд, отримавши, наприклад, від керівництва компанії доручення виконати проект, негайно взялися за його реалізацію. Наслідком такого підходу зазвичай є кілька проблем. Найпоширеніші з них включають переробку вже завершених частин проекту, оскільки вони повинні відповідати вимогам власника проекту, зміни в розкладі, бюджеті тощо. Одним з найбільш критичних наслідків реалізації проекту без плану є розчарування команди проекту, яка, незважаючи на свою неабияку відданість справі, не може досягти задовільного результату, головним чином тому, що він ніколи не був точно визначений.

Щоб уникнути цих проблемних ситуацій, варто створити відмінний та ефективний план проекту. Такий план зазвичай включає в себе добре розроблений статут проекту, графік, бюджет і план ризиків. Важливим елементом плану проекту є також точне визначення ролей та обов’язків у проекті. Створення цих елементів потребує часу, але цей час і зусилля з лишком окупляться на етапі реалізації проекту, який характеризуватиметься більш плавним перебігом. При створенні плану проекту варто скористатися професійною підтримкою системи – на ілюстраціях нижче наведено приклад системної Картки проекту та діаграми плану проекту, представленої на діаграмі Ганта з системи FlexiProject:

Як і фаза ідеї, фаза планування повинна завершитися прийняттям рішення, яке дозволить проекту перейти до фази виконання.

Етап впровадження

Якщо ми створили план проекту, фаза реалізації полягає у виконанні дій, що випливають з цього плану. На етапі реалізації команда проекту повинна відстежувати відхилення від плану, виявляти та вирішувати проблеми проекту, а також ефективно працювати для досягнення поставленої мети проекту. На цьому етапі життєвого циклу проекту, як і на попередніх етапах, необхідна справжня прихильність з боку спонсора проекту / керівного комітету / або керівництва компанії. Важливо, щоб необхідні рішення приймалися ефективно і не впливали на затримку проекту. Компанія повинна розробити стандарти, згідно з якими керівництву/керівним комітетам компанії повідомлятиметься про стан окремих проектів. Офіс управління проектами (ОУП) часто відіграє тут важливу роль. На допомогу прийшли професійні інструменти. Наприклад, система FlexiProject має функцію автоматизованого перегляду проектів, яка дозволяє проектним командам чітко комунікувати з керівництвом компанії або керівними комітетами.

Етап закриття проекту

Цей етап часто не беруть до уваги, хоча на практиці його професійне виконання приносить багато переваг. Ця фаза передбачає офіційне прийняття продукту проекту його власником і підбиття підсумків роботи проектної команди, активна участь якої має вирішальне значення. Опис так званих Lessons Learned, безсумнівно, сприятиме постійному вдосконаленню проектних практик компанії. Враховуючи важливість цього питання, система FlexiProject пропонує систематизований лист закриття проекту, який представлений нижче:

Кожна компанія повинна створити свої принципи реалізації проектів. В ідеалі ці принципи повинні відображати життєвий цикл проекту і визначати фази, через які повинен пройти проект. Нарешті, при переході від однієї фази до іншої варто дотримуватися чітко визначеного процесу прийняття рішень. Такий підхід принесе користь компанії та дозволить уникнути низки проблем.