Як створити графік проекту з віхами?

Можна з упевненістю припустити, що якщо ми запитаємо практиків з управління проектами про найважливіший інструмент управління проектами, більшість з них відповість, що це графік проекту.

Який графік проекту?

Добре розроблений графік проекту показує повний план дій для досягнення поставленої мети проекту. Це показує, по-перше:

коли проект має розпочатися і закінчитися,
які завдання потрібно виконати і коли,
які є контрольні точки або віхи,
хто відповідає за ці завдання,
які продукти мають бути вироблені в результаті виконання цих завдань
які зв’язки між завданнями.

Після запуску проекту, звернувшись до базового графіку проекту, ви зможете зрозуміти, чи йде проект за планом і де виникають відхилення.

Почати

Створення розкладу проекту

Найкраще почати створення графіка проектних заходів з детального ознайомлення зі Статутом проекту. Добре розроблений Статут проекту описує мету, обсяг, очікувані результати або етапи проекту.

Розуміння мети проекту має вирішальне значення перед тим, як приступити до створення розкладу. Без такої ясності ризик недосконалого розкладу є високим. Приклади, які ми будемо використовувати в цій статті, взяті з інструменту управління проектами FlexiProject. Ось приклад картки проекту, яка, як уже згадувалося раніше, є цінним інструментом для побудови добре узгодженого розкладу.

Існує щонайменше кілька практичних підходів до створення хорошого графіку проекту. Я віддаю перевагу методу планування на основі продукту. Цей метод починається з визначення етапів і результатів, які повинні бути досягнуті в проекті.

Якщо ми точно визначили всі продукти, очікувані від проекту (в тому числі субпродукти), наступним кроком є визначення послідовності дій, що ведуть до їх досягнення. Нижче наведено приклад списку продуктів, які будуть створені в проекті.

На ілюстрації вище показано, що кожен продукт має відповідне місце в розкладі проекту. Звичайно, не кожне завдання, визначене в розкладі проекту, повинно бути пов’язане з конкретним продуктом; послідовність декількох або більше завдань часто призводить до конкретного продукту.

Інший підхід полягає в тому, щоб розділити проект спочатку на значні фази, потім на менші етапи, а вже потім визначати конкретні завдання. Добре складений графік повинен включати зв’язки між функціями, які певним чином залежать одна від одної. Якщо у нас є два завдання в розкладі, наприклад, армування фундаменту і заливка бетону, ми знаємо, що заливка бетону не може розпочатися до завершення армування. Тому між цими завданнями має бути створений наскрізний зв’язок.

Створення таких відносин має багато переваг. З одного боку, це показує внутрішню логіку проекту. З іншого боку (якщо така логіка автоматично підтримується в системі), якщо ми продовжуємо завдання А, ми автоматично затримуємо початок завдання Б. Система стежить за такою логікою, покращуючи якість роботи проектної команди. Календарний план проекту можна створити в MS Excel або спеціально для цього призначеному програмному продукті.

Побачити більше

Як ми визначаємо та оцінюємо проектні ризики?

Перейти до статті

Роль проміжних етапів у проекті

Контрольні події проекту – це контрольні точки або ключові місця, де має відбутися щось важливе. Приклади етапів проекту:

Підписання акту здачі-приймання робіт,
рішення Керівного комітету,
затвердження концептуального документу.

Наприклад, звітування про стан проекту перед Радою директорів компанії часто показує, скільки етапів вже досягнуто, а скільки ще попереду. З точки зору правління, яке зазвичай дивиться на реалізацію проекту на високому рівні, це вказує на те, наскільки швидко проект просувається вперед.

Приклад графіку проекту

Приклад розкладу проекту з взаємозв’язками показаний на малюнку нижче:

Як показано в наведеному вище прикладі, графік проекту є важливим інструментом, який надає моментальний знімок стану проекту під час його реалізації.

Кожне завдання має призначеного власника, конкретну дату початку і закінчення, а також зв’язки між функціями. Сині ромби показують віхи.

З точки зору моніторингу прогресу проекту, варто звернути увагу на тонкі чорні виділення під кожним завданням. Вони позначають базовий, затверджений графік проекту. Особливо у випадку довготривалих проектів, через кілька тижнів після запуску реальність часто відрізняється від затвердженого плану.

На зображеному малюнку це чудово видно. Легко побачити, які завдання відстають від затвердженого плану, а якщо є зв’язки між завданнями, то зрозуміло, як виглядають наступні завдання і наскільки вони відхиляються від плану.

Я думаю, що наведена вище ілюстрація заслуговує на увагу, а також цікава система попереджувальних іконок, розташованих зліва від визначених завдань. Знак долара тут означає, що бюджетна стаття була пов’язана з конкретним завданням і має перевитрати. Трикутник вказує на пов’язаний з ним ризик, а годинник – на те, що завдання не виконується згідно із затвердженим планом. Ця система іконок дуже зручна і практична з точки зору швидкого розуміння того, де проект йде не за планом. У FlexiProject графік є “серцем” управління проектами.

Створюйте графік проектів і завершуйте їх більш ефективно

Календарний план проекту є найважливішим інструментом для планування проекту та моніторингу ступеня його виконання. Чим кращий графік проекту, тим ефективніше ми реалізуємо проект.

Włodzimierz Makowski

CEO FlexiProject

Влодзімєж є членом правління FlexiProject і експертом з управління проектами. Протягом понад 20 років він здобував широкій досвід, працюючи з польськими та міжнародними компаніями над реалізацією десятків великих проєктів – сьогодні з пристрасною відданістю застосовує цей досвід у розробці системи FlexiProject. Він очолює команду, яка відповідає за розвиток, впровадження та просування інструменту, допомагаючи сучасним компаніям досягати їхніх цілей.