Як ви визначаєте цілі проекту і як плануєте проект?

Точне формулювання цілей проекту є важливим кроком на шляху до його завершення. Однак на практиці це не завжди так. Часто цілі проекту не визначені з необхідною чіткістю, що призводить до практичних негативних наслідків у реалізації проекту та його результатах.

Чому визначення цілей є настільки важливим для проектів?

Мета або цілі проекту повинні бути дуже точно сформульовані, і на це завдання варто витратити відповідну кількість часу. Просто подивившись на визначення проекту, яке говорить, що проект повинен мати мету, яку потрібно досягти, і кінцевий термін, можна побачити, що мета проекту має фундаментальне значення. Колись я працював бізнес-консультантом у великій польській компанії, яка запустила проект з оптимізації внутрішніх процесів. Одним з оптимізованих процесів був “процес виробництва харчового сиропу”. Генеральний директор визначив наступну мету цього проекту: “оптимізувати процес виробництва сиропу”. Звичайно, я б не сказав, що мені сподобалася мета проекту, сформульована таким чином. Я закликав голову розглянути це питання і спробувати зробити цю мету більш конкретною. Після деяких роздумів нова мета була сформульована наступним чином: “Знизити собівартість процесу виробництва сиропу на 20%”. Одразу видно, що така ціль є більш конкретною. Без сумніву, конкретна мета є дороговказом для проектної команди під час планування та реалізації проекту. Чим менш чітко сформульована мета проекту, тим більш розпливчастим є цей дороговказ і тим важче проекту досягти успіху. Чіткі і точні цілі можуть значно зменшити стрес і невизначеність для команди проекту, дозволяючи їм відчувати себе більш невимушено і контролювати ситуацію.

Крок за кроком: Як визначити цілі проекту?

Найпростіша порада для формулювання хорошої мети проекту – це витратити час і бажання на те, щоб сформулювати мету проекту якнайкраще. Ця порада може здатися тривіальною, але немає способу уникнути роздумів, а роздуми часто вимагають часу. Безсумнівно, варто залучати обізнаних людей до розробки мети проекту – ми матимемо різні точки зору, що підвищить ймовірність розробки кращої мети. Надійні методології управління проектами рекомендують для великих і значних проектів розробляти так званий бізнес-кейс. Загалом, бізнес-кейс проекту – це детальний аналіз обґрунтування проекту, його потенційних ефектів тощо. Сформулювати та обґрунтувати хорошу мету проекту, безсумнівно, набагато легше, коли такий бізнес-кейс розроблений. Я думаю, що обґрунтування мети проекту варто записати. Статут проекту повинен містити як мету проекту, так і його економічне обґрунтування. Приклад Статуту проекту з програми управління проектами наведено нижче.

Формулювання та конкретизація мети проекту за допомогою одного або декількох показників ефективності (KPI) є доброю практикою.

Визначення пріоритетів і планування: Як ви плануєте проект?

Мета або цілі проекту формують основу для розробки календарного плану проекту. Добре сформульована мета проекту може бути перетворена на часткові та остаточні результати проекту. Дуже ефективним методом створення розкладу проекту є метод планування на основі продукту. Тільки тоді, коли ми маємо добре описані продукти проекту, варто переходити до розробки структури графіка з фазами, етапами, завданнями та проміжними результатами. Звичайно, при складанні графіка проекту я рекомендую пов’язувати результати проекту з етапами проекту, а також визначати завдання і проміжні результати в рамках етапів. На ілюстрації показано, як результати проекту – обведені червоним кольором – пов’язані у FlexiProject з фазами, завданнями та проміжними етапами.

Календарний план проекту є повним завдяки чіткій прив’язці продуктів до завдань. Безсумнівно, деякі результати проекту і, відповідно, деякі етапи або завдання можуть бути більш важливими, ніж інші. Тоді варто розставити пріоритети. На ілюстрації нижче показано приклад визначення пріоритетності завдань у розкладі.

Побачити більше

Як скласти хороший план проекту?

Перейти до статті

Ми стикаємося з непередбачуваними проблемами: які кроки робити?

Досягнення цілей проекту часто не йде “за планом”, і команді проекту доводиться мати справу з низкою проблем, що виникають, та управляти проектними ризиками. Вирішення непередбачуваних проблем у проекті – це саме виявлення та управління проектними ризиками. Безсумнівно, чим більше проектних ризиків буде виявлено на ранній стадії та належним чином враховано, тим менше непередбачуваних проблем виникне в проекті. Якість процесу управління ризиками обернено пропорційна кількості потенційних проблем у проекті. На ілюстрації нижче показано реєстр проектних ризиків. Команда проекту повинна вести і систематично переглядати такий реєстр на добре керованому проекті. Через їхній вплив на проект і високу ймовірність виникнення, значні проектні ризики повинні бути доведені до відома або керівного комітету, або спонсора проекту.

Як перевірити, чи досягаються цілі проекту, які зміни потрібні і коли?

Моніторинг прогресу проекту і, таким чином, досягнення його цілей повинен систематично аналізуватися. Відстеження досягнення цілей проекту досить часто є двоетапним процесом. На практиці ми спочатку аналізуємо, чи досягнув проект необхідних цілей наприкінці проекту. Потім, через деякий час, ми аналізуємо, чи відповідають бізнес-результати раніше розробленому бізнес-кейсу. На кожному етапі варто вносити відповідні зміни, якщо це виявляється виправданим. Вони необхідні, оскільки лише деякі речі завжди можна передбачити досконало на початку проекту.

Докладіть зусиль, щоб добре сформулювати цілі вашого проекту

Таким чином, добре сформульовані цілі проекту мають вирішальне значення для успішного планування, реалізації та завершення проекту. Тому варто докласти зусиль, щоб сформулювати їх якомога краще на початку проекту, а потім, за необхідності, змінити.