Управління проектами та портфелями проектів у виробничій компанії за допомогою FlexiProject

Характерною рисою більшості виробничих компаній є те, що вони спочатку винаходять продукти, які хочуть продавати на ринку, а потім налагоджують виробничі процеси для їх виробництва.
Тут варто додати, що не кожна виробнича компанія є також інноваційною компанією – тобто не кожна компанія винаходить нові продукти, оскільки деякі з них виробляють продукти за дорученням інших компаній, які лише відповідають за їх винахід, маркетинг та продаж.
У цій статті, однак, припустимо, що ми говоримо про “класичну” виробничу компанію з її продукцією.

Контекст управління проектами у виробничій компанії

Щодо характеристик виробничої компанії, представлених раніше, можна виділити кілька категорій проектів, які в ній реалізуються:

• Науково-дослідні та дослідно-конструкторські роботи (НДДКР) – наприклад, у косметичних або фармацевтичних компаніях;
• Розробка та впровадження нових продуктів (також розширення продуктової лінійки та вдосконалення продуктів, що вже продаються);
• Проекти впровадження продуктів;
• Маркетингові проекти;
• Інвестиційні проекти – впровадження нових технологій, модернізація та оновлення виробничої інфраструктури, розбудова заводів тощо..;
• Проекти оптимізації:
  • Проекти, пов’язані з оптимізацією бізнес-процесів,
  • Проекти реструктуризації,
  • ІТ-проекти,
  • проекти організаційного характеру,
• Законодавчі проекти – проекти, реалізація яких передбачена законодавством.

Виробнича компанія має настільки широке розмаїття поточних проектів, що вона повинна забезпечити відповідний підхід до реалізації кожного з них.
Звичайно, загальні принципи, такі як, наприклад, те, що кожен проект повинен мати статут або план проекту, можуть бути однаковими для всіх категорій, але в деталях вже буде багато відмінностей, і їх варто враховувати.
Нижче ми обговоримо кілька принципів, які мають безпосереднє відношення до ефективного управління проектами у виробничій компанії.
Ці принципи – теоретичні концепції та практичні інструменти, які можна застосувати до наших поточних проектів.

Створіть портфоліо проектів для кожної важливої категорії проектів

Портфелі проектів допоможуть нам зібрати всі проекти зі спільними характеристиками в одному місці.
На наступній ілюстрації показано список портфелів проектів, створених на виробничому підприємстві в системі управління проектами FlexiProject. Портфелі проектів підвищують ефективність управління проектами.
Перш за все, керівництво компанії може бачити всі проекти даної категорії в одному місці і на основі структурованої інформації приймати рішення про додавання чергового проекту до портфеля, вилучення з портфеля проектів, які втратили свою привабливість тощо.
Розглянемо докладніше, наприклад, портфель під назвою “Розробка нового продукту”, щоб показати переваги управління через портфелі проектів у виробничій компанії.
Такий портфель проектів, створений в системі управління проектами FlexiProject, представлений на ілюстрації нижче. Що бачить рада директорів/керівництво компанії на такому екрані, і як вони можуть приймати ефективні рішення на його основі:

• Діаграма у верхньому лівому куті екрану має подвійну мету.
  Вона ранжує проекти в портфелі на основі їхньої привабливості для компанії, причому проекти в зеленій зоні є найбільш привабливими.
  Привабливість зменшується в міру просування до лівого верхнього кута діаграми.
  Крім того, на діаграмі також представлені ініціативи/ідеї та потенційні кандидати для майбутніх проектів.
  Розуміння цієї діаграми має вирішальне значення для керівництва компанії при обговоренні оптимального складу портфеля проектів з розробки нових продуктів.
• У нижній частині екрану відображаються три рядки: поточні дані портфеля, прийнятий план і відхилення поточних значень від плану.
  Таким чином, якщо компанія виділяє, наприклад, 10 мільйонів злотих на розвиток нових продуктів протягом певного періоду, то, спостерігаючи за цим екраном в будь-який момент, можна буде побачити, наскільки ця мета реалізується.
  Припустимо, що певні параметри портфеля показують негативні відхилення.
  У такому випадку система дозволяє проводити певні симуляції – наприклад, як поведуть себе спостережувані параметри, якщо вилучити проект з портфеля або запровадити нову ініціативу.

Ще однією перевагою портфеля проектів є можливість спостерігати за дорожньою картою, яка показує пріоритетність проектів у часі і те, як просувається їхня реалізація відповідно до затвердженого плану.
Така дорожня карта показана на наступній ілюстрації.
План для кожного проекту показаний тонкою чорною смугою, а поточний статус проекту – широкою синьою смугою.
Таким чином, керівництво компанії має інформацію про поточний стан усіх проектів у портфелі Стратегічних проектів у будь-який час у наочній формі.

Створення стандартів управління для проектів, що повторюються

Виробнича компанія щорічно реалізує десятки проектів з розробки та запуску нових продуктів або інвестиційних проектів.
Дуже часто такі проекти схожі один на одного, і більше того, кілька виробничих компаній хочуть впровадити розумні стандарти для безперешкодної реалізації таких проектів.
З цією метою, наприклад, для проектів з розробки нових продуктів можна розробити так званий майстер або цільовий оптимальний процес, такий же варто створити і для інвестиційних проектів (звичайно, такі шаблони можна зробити і для маркетингових, HR або ІТ-проектів).
Часто таким шаблоном є майстер-шаблон проекту для структури розкладу та бюджету, підказка з переліком потенційних ризиків та опис очікуваних продуктів у такому проекті.
В рамках визначення продуктів варто включати в такі стандарти, наприклад, необхідні шаблони документів і так звані кращі практики, тобто приклади того, як в найкращому випадку повинні виглядати ті чи інші продукти – це можуть бути приклади з дуже добре реалізованих попередніх проектів.

Правильно планувати всі проекти та відстежувати відхилення під час їх реалізації

Зважаючи на те, що у виробничих компаніях одночасно реалізується багато проектів різного характеру, їхнє правильне планування приносить велику користь.
Проекти залучають багато людських і фінансових ресурсів, тому виробничі компанії повинні забезпечити високу ефективність виконання проектів, щоб максимізувати прибуток.
Кажуть, що відсутність плану – найкращий план для провалу проекту, і в цьому, безсумнівно, щось є.
Коли проектна команда починає виконувати проект без плану, вона не знає, чи встигне вчасно, чи правильно виконує роботу і т.д., і проект просто рухається вперед.
Відсутність плану часто призводить до хаосу та демотивації наступної команди.
Раді директорів компанії або керівництву загалом потрібна точка відліку, щоб контролювати, чи ефективно реалізуються проекти.
Першим кроком у створенні плану проекту має бути розробка якісного статуту проекту. Статут проекту, як показано на ілюстрації нижче і взято з системи управління проектами FlexiProject, є потужним інструментом для розробки і донесення концепції проекту до всіх зацікавлених сторін.
Він гарантує, що всі знаходяться на одній сторінці, і будь-які розбіжності в розумінні можуть бути виправлені з самого початку, сприяючи культурі чіткої комунікації та обміну знаннями. На додаток до Статуту проекту, хочу зазначити, що побудова календарного плану проекту та його розподіл у часі представлені у вигляді діаграми Ганта.
Графік проекту показує фази проекту, його етапи, завдання та віхи.
Він також дозволяє визначити дедлайни та відповідальних за виконання кожного завдання.
Робота над графіком дає можливість ретельно продумати, що потрібно зробити і як це зробити оптимально.

Керівництво та менеджмент виробничої компанії повинні регулярно контролювати хід виконання поточних проектів

Всім відома приказка про те, що “Господнє око годує коня”.
Так само і з проектами – якщо вони випадають з поля зору вищого керівництва, то починають “котитися на віки вічні”, чого слід уникати кожній компанії.
Щонайменше раз на місяць ключові проекти, що реалізуються в компанії, повинні розглядатися та аналізуватися Радою директорів.
Колись я працював у великій виробничій компанії, де раз на місяць проводився так званий Стратегічний огляд проектів.
Рада директорів і ключові менеджери компанії збиралися і заслуховували звіти проектних менеджерів, відповідальних за стратегічні проекти.
Це дозволяло, з одного боку, вчасно приймати необхідні рішення, а з іншого – мотивувало проектні команди до якісної роботи.
У зв’язку з цим модуль “Автоматизовані огляди проектів” в системі FlexiProject суттєво допоможе керівництву виробничих компаній.

Якщо у вас його немає, створіть офіс управління проектами (PMO)

Різноманітність проектів, що реалізуються у виробничій компанії, необхідність впровадження стандартів, а також потреба у наданні керівництву адекватної інформації про проектну ситуацію в компанії обґрунтовує існування в організації офісу управління проектами (Project Management Office ).
Сьогодні багато говорять про те, що це має бути так званий Digital PMO, тобто оснащений відповідними ІТ-інструментами і вміло ними користуватися, а також сприяти використанню в організації технологій для підтримки управління проектами.

Оптимізація управління проектами у виробничих компаніях

Виробничі компанії виконують велику кількість проектів різного характеру.
Ці проекти залучають значні людські та фінансові ресурси, тому компаніям слід поступово докладати максимум зусиль для досягнення досконалості в управлінні проектами.