Своєчасність - ключ до ефективності в управлінні проектами

Організації цінують своєчасне завершення проектів. Дослідження, на які часто посилаються, і практичний досвід менеджерів у різних галузях підтверджують, що багато проектів не завершуються вчасно, а деякі з них значно перевищують ці терміни. На жаль, для компанії це означає вимірні втрати, причому не лише у фінансовому плані.

Які основні наслідки пов'язані з порушенням термінів виконання проекту?

По-перше, компанія, яка запізнилася, може отримати вигоду від результатів, на які розраховував проект. Крім того, це також пов’язано з понесенням більших витрат, ніж передбачалося спочатку. У довгостроковій перспективі це знижує ефективність досягнення прийнятих стратегічних цілей і бюджету проекту.

Як, на вашу думку, ми могли б уникнути затримок у реалізації проекту?

По-перше, кожен новий проект повинен мати чітко визначену дату завершення. Її не завжди можна точно передбачити, але варто (на основі наявної інформації) описати її якомога точніше. По-друге, слід запланувати і регулярно проводити огляд проекту, щоб ефективно (і превентивно) управляти ризиками, які можуть призвести до затримки кінцевого терміну виконання проекту. Якщо, однак, зміна термінів є необхідною (а це може статися з об’єктивних причин), вона повинна отримати відповідне схвалення. Залежно від прийнятих внутрішніх процедур, це може бути рада директорів, спонсор проекту або керівний комітет. Третім вирішальним фактором є готовність керівника проекту (і спонсора) завершити проект у встановлені терміни. Спонсор не повинен обмежуватися пасивним спостереженням. Він також повинен активно намагатися зрозуміти ситуацію в проекті і, за необхідності, докласти всіх зусиль, щоб забезпечити команду проекту необхідними ресурсами для реалізації та прийняття рішень. На додаток до рішучості та відданості справі, важливою частиною забезпечення своєчасного завершення проекту, безсумнівно, є підтримка відповідної інформаційної системи. Добре підібрана програма управління проектами може ефективно допомогти керівництву у вирішенні вищезгаданих питань.

Побачити більше

Управління проектними ресурсами – ключова основа успіху проекту в компанії

Перейти до статті

Чотири функції, які суттєво впливають на дотримання термінів завершення проекту

1. Фіксація дати завершення проекту в системному Статуті проєкту, що також є зобов’язанням керівника проекту та спонсора.

2. Затверджений план проекту та його поточний моніторинг – Чорне підкреслення кожного завдання на діаграмі Ганта вказує на затверджений план проекту. У нижній частині екрана ви можете побачити, як реалізація проекту відповідає затвердженому плану.

3. Суттєві зміни в плані проекту потребують дозволу Спонсора проекту / Керівного комітету або Ради директорів.

4. Автоматичні огляди проєктів значно полегшують керівництву постійне розуміння проектної ситуації в компанії. Керівник проекту повинен використовувати формат автоматичного огляду, щоб повідомляти в режимі реального часу про будь-яку загрозу завершенню проекту вчасно.