Як скласти хороший план проекту?
Багато хто асоціює план проекту з графіком проекту (діаграмою Ганта), в якому визначаються завдання проекту, призначаються відповідальні за їх виконання, дати початку і закінчення, а також зв’язки між завданнями. Однак така асоціація лише частково виправдана, оскільки хороший план проекту – це ширше поняття. Перш ніж заглибитися в специфіку плану проекту, важливо зрозуміти, навіщо він потрібен і яке його значення. Згідно з методологією управління проектами Prince 2, кожен проект повинен мати дві логічні фази – фазу планування та фазу виконання. По суті, ефективне управління фазою виконання неможливе без міцного фундаменту – плану проекту.
Що таке план проекту?
Хороший план проекту дуже важливий, тому що перед тим, як витратити перші гроші на проект, ми змушені думати про те, що ми хочемо зробити. Чим глибше ми занурюємося в процес планування, тим більше з’являється нової інформації та деталей. Правильно включені в план, вони позитивно вплинуть на подальший успіх проекту. План допомагає краще координувати та розподіляти роботу між членами проектної команди. План дозволяє нам краще комунікувати із зацікавленими сторонами проекту. Нарешті, план дозволяє нам визначити, чи завершимо ми проект вчасно і чи завершимо ми проект у встановлених обсягах; тобто, він дозволяє нам добре управляти фазою реалізації проекту. Багато менеджерів проектів воліють бути активними і відчувати “вітер у волоссі”, а не витрачати години і дні на нудне планування. В управлінні проектами існує хибне відчуття, що ми працюємо розумно. Поганий план спричиняє кілька проблем різного характеру під час проекту. З неадекватним планом ви можете бути на 100% впевнені, що такі проблеми виникнуть.
Елементи та підхід до розробки хорошого плану проекту
РАМКОВЕ ВИЗНАЧЕННЯ ПРОЕКТУ
На самому початку ми повинні визначити рамки (схему) проекту:
- Результат/продукт проекту – визначення того, чого ми хочемо досягти завдяки проекту, кінцевого продукту, ключових етапів та обсягу проекту. Визначаючи обсяг проекту, варто також сказати, що не входить до нього;
- Бізнес-обґрунтування проекту – тут ми розглядаємо проблеми або можливості організації, на вирішення яких спрямований проект. Які передбачувані та очікувані бізнес-результати проекту? Нам потрібно більше, ніж просто точно знати, що ми хочемо зробити. Не менш важливо, якщо не більш важливо, точно знати, чому ми хочемо це зробити,
- вказати, які стратегічні цілі буде підтримувати проект;
- визначаючи рамковий бюджет проекту – варто подумати про діапазон, в який має вкладатися бюджет;
- Визначення найбільш критичних ризиків проекту;
- Визначення основних етапів, з яких складатиметься проект;
- визначення ресурсів та компетенцій, необхідних для реалізації проекту.
Рамки проекту, визначені таким чином, часто збираються в документі “Статут проекту”. Статут проекту дозволяє спонсору проекту вирішити, чи варто розпочинати фазу планування проекту.
ВИЗНАЧЕННЯ РЕЗУЛЬТАТІВ ПРОЕКТУ
Чітке визначення та опис кінцевого продукту(ів) і субпродуктів проекту, необхідних для досягнення кінцевого результату, є одним з найважливіших заходів, які необхідно здійснити під час розробки плану проекту. Чудовою ідеєю є розробка так званої структури розбиття продукту (СРП), а потім діаграми потоку продукту (ДП). PBS дозволяє розкласти кінцевий продукт на відповідні субпродукти, а PFD – розробити часову послідовність їх створення. Кожен продукт повинен бути описаний якомога точніше, щоб у команди проекту залишалося якомога менше місця для неоднозначної інтерпретації.
Визначення та опис результатів проекту є критично важливим аспектом управління проектом. Він включає в себе планування завдань, бюджетів, ресурсів та ризиків. Однак, якщо ми нехтуємо важливістю точності в описі продукту, це може призвести до його недооцінки. Ці заниження можуть вплинути на точність розкладу, бюджету та плану ресурсів. Це тому, що одним з найефективніших методів планування цих аспектів є планування, орієнтоване на продукт. При правильному впровадженні ця методологія забезпечує ефективне виконання, узгоджуючи графік, ресурси і бюджет з результатами проекту.
ПЛАНУВАННЯ НА ОСНОВІ ПРОДУКТУ, СТВОРЕННЯ ГРАФІКА ПРОЕКТУ
Добре описавши продукти та обсяг проекту, ми знаємо, що ми хочемо зробити. Отже, настав час визначити, як ми хочемо цього досягти. Почати складання графіка варто з побудови так званої структури розподілу робіт (Work Breakdown Structure, WBS), яка являє собою належним чином упорядкований перелік завдань, які необхідно виконати для досягнення визначених результатів проекту. У цей список варто включити етапи проекту. Тільки після того, як ви переконаєтеся, що у вас є хороший список всіх завдань і що вони виконані, варто переходити до визначення відповідальності за їх виконання. Потім визначте дати початку і закінчення кожного завдання і встановіть взаємозалежності між ними. Таким чином, ми створимо так звану діаграму Ганта для проекту.
РОЗРОБКА БЮДЖЕТУ ПРОЕКТУ
Аналізуючи кожне завдання на графіку Ганта, ми розглядаємо витрати, понесені для завершення проекту. Таким чином, ми складаємо всі необхідні статті бюджету і оцінюємо суми (існує кілька методів оцінки, але їх опис виходить за рамки цієї статті). Іноді достатньо вказати загальну суму за кожною статтею бюджету, іноді компанії вимагають, щоб вона була розбита по кожному місяцю проекту.
РОЗРОБКА РЕСУРСНОГО ПЛАНУ
У графіку Ганта ми розподілили відповідальність за виконання завдань; певною мірою ми перерахували людські ресурси, необхідні для завершення проекту. Цей список слід доповнити всіма членами проектної команди, а потім для кожної людини визначити ступінь її участі в проекті. Ми можемо визначити ступінь участі в проекті у %/днях/годинах – все залежить від потреб і прийнятої методології. Переглядаючи план ресурсів, варто запитати себе, чи є виділені ресурси достатніми і чи володіють вони потрібними компетенціями для якісного виконання проекту – досвід підказує, що в багатьох випадках справа йде інакше. Якщо для реалізації проекту потрібні інші ресурси, окрім людських, ми плануємо їх так само, як і людські ресурси.
РОЗРОБИТИ ПЛАН РИЗИКІВ
На цьому етапі варто ідентифікувати всі ризики проекту. Потім необхідно визначити ймовірність їх настання та потенційний вплив на проект і призначити відповідальних за їх моніторинг.
РОЗРОБКА КОМУНІКАЦІЙНОГО ПЛАНУ
Комунікаційний план вимагає визначення всіх зацікавлених сторін проекту, виявлення їхніх інформаційних потреб, а потім розробки плану дій для їх задоволення. Разом усі вищезазначені елементи складають план проекту. Спонсор проекту повинен затвердити план до того, як проект перейде до фази реалізації.
Well-selected and properly implemented software can elevate the organization to the next level in project management effectiveness.
Як інформаційна система може допомогти у створенні якісного плану проекту?
Багато компаній планують проекти, використовуючи рішення, розроблені в MS Excel. Excel дозволяє створити хороший план проекту, який включає всі його елементи. Однак на ринку існує досить багато програм, призначених саме для цієї мети, наприклад , FlexiProject, які підтримують планування проектів і містять всі необхідні функції для створення плану проекту:
- розгорнутий, готовий Статут проекту, або так звану Хартію проекту,
- програмне забезпечення адаптоване для поділу проекту на будь-яку кількість фаз, тобто ви можете легко відокремити фазу планування від фази виконання; після відповідного схвалення системи спонсором проекту, план проекту може бути збережений, і його реалізація може бути відстежена відповідно до нього,
- розширені модулі для управління ресурсами та ризиками проекту – FlexiProject дозволяє планувати їх та відстежувати виконання,
- менеджер проекту заповнює вшитий документ ” запит на зміну плану” (так званий Change Request), якщо існують обґрунтовані обставини для зміни плану проекту. Зміни в проекті повинні пройти визначений в системі шлях затвердження, що означає, що вони відбуваються під повним контролем.
