Чому управління портфелем проектів має сенс і приносить відчутні вигоди?

Управління портфелем проектів – це проблема не лише великих корпорацій; чим більша компанія, тим більше переваг вона отримує від такого підходу.
Великі компанії інвестують значні суми грошей – хоча б з огляду на зарплати персоналу ОУП – для ефективного управління портфелями проектів.
Хорошим прикладом є компанія Dimler Benz, де було виділено майже 20 портфелів проектів, кожним з яких керує окрема ОУП.
Крім того, для організації було створено стратегічний портфель проектів, який також має власну ОУП.
У цій статті я опишу ключові аргументи на підтримку переваг впровадження управління портфелем проектів.

Більш ефективна реалізація стратегічних цілей компанії

Як ключові гравці в управлінні проектами та стратегічному плануванні, ваша роль у зв’язуванні стратегічних цілей компанії з окремими проектами має вирішальне значення.
Більшість стратегічних цілей досягаються шляхом реалізації декількох або десятків проектів.
Якщо це так, то перший крок, який варто зробити, – це встановити цей зв’язок.
Такий зв’язок у вигляді скріншоту з системи управління проектами FlexiProject показано на ілюстрації нижче: З іншого боку, загальна проблема є дещо складнішою.
Якщо окремі проекти підтримують різні стратегічні цілі, оскільки це часто не 1:1, має сенс розумно формувати портфелі проектів і відповідно управляти ними.
Легко зациклитися на окремих проектних питаннях або стратегічних цілях (деревах) і випустити з уваги загальну картину (ліс).
Такий короткозорий підхід може перешкоджати ефективному управлінню.
Щоб уникнути цього, дуже важливо зберігати ширшу перспективу.
Щоб проілюструвати це, давайте заглибимося в деякі реальні приклади.

Терміни реалізації проектів з точки зору ресурсів, доступних для їх реалізації

Уявімо, що при розробці стратегії компанії ми записали кілька ідей для проектів, які допоможуть нам ефективно їх реалізувати.
Ми почнемо реалізовувати лише деякі проекти, тому що організація потребує більше ресурсів.
Крім того, може статися так, що ми взагалі не зможемо реалізувати всі запропоновані проекти, оскільки також виникне ресурсне обмеження.
Тоді необхідно вибрати з усіх запропонованих проектів найпривабливіші, які принесуть найбільшу цінність для організації.
Матриця привабливості проектів у портфелі у вигляді скріншоту з системи управління проектами FlexiProject показана на наступній ілюстрації: Матриця на ілюстрації вище показує перехресну привабливість проектів портфеля, які пройшли системну бальну оцінку.
Ця привабливість відображається у двох вимірах: вигоди, які окремі проекти приносять організації, та ступінь їхньої складності/комплексності.
Потім, коли портфелю присвоюються відповідні параметри, такі як бюджет, NPV, необхідні додаткові доходи або рівень економії у випадку проектів реструктуризації, ми можемо провести відповідні симуляції і скласти найцінніший набір проектів у портфелі.
Критерії доступності людських та фінансових ресурсів у часі будуть тут вирішальним фактором.
Ще одним аргументом на користь портфельного управління є спостереження за проектами в часі в дорожній карті портфеля.
Така дорожня карта у вигляді ілюстрації з системи FlexiProject показана на малюнку нижче:

Моніторинг ефективності портфеля проектів

Під час виконання портфельних проектів відбуватимуться різні події, які вимагатимуть прийняття конкретних рішень.
Якщо ми бачимо, що певний проект демонструє значне перевищення бюджету, це може бути проблемою з точки зору окремого проекту.
З іншого боку, це вже не буде такою проблемою при аналізі всього портфеля, оскільки різні проекти можуть демонструвати економію, а загальні параметри портфеля не будуть скомпрометовані.
Цікавим є аспект управління ризиками.
Уявіть, що кожен менеджер проекту визначає ризики для свого проекту та управляє ними.
Одним з ризиків є суттєва проблема з постачанням компонентів від постачальника А. З точки зору цього менеджера проекту, проблема може здатися локальною, можливо, навіть не такою важливою.
Однак, якщо ми перевіримо ризики з усіх проектів у портфелі, і вони будуть добре класифіковані, то може виявитися, що ризики, подібні до постачальника А, існують і на інших проектах.
Тоді це вже не буде локальною проблемою для одного проекту.
Однак глобальна проблема може суттєво завадити досягненню визначених бізнес-цілей компанії.
Завдяки управлінню портфелем проектів таку проблему можна помітити, а отже, і вирішити.
Ще одним важливим аргументом на користь управління портфелем проектів є те, що вище керівництво зазвичай зацікавлене в загальній картині.
Якщо ця загальна картина виглядає не дуже добре, виникає потреба в більш глибокому аналізі, а управління портфелем проектів пропонує керівництву саме таку загальну картину.
Наведені вище аргументи чітко вказують на те, що управління портфелем проектів приносить багато переваг і його варто впроваджувати в організаціях, які щорічно виконують багато проектів і хочуть реалізувати їх оптимально.