Що таке метод управління проектами PRINCE2?

Безсумнівно, ви хочете, щоб проекти вашої компанії були структуровані і відповідали бізнес-цілям, залишаючись при цьому гнучкими. Саме для цього призначений метод управління проектами PRINCE2. Що це таке, чому цифра 7 така важлива, і, найголовніше, як ви можете використовувати його у своєму бізнесі? Давайте дізнаємося!

У цій статті ви дізнаєтеся:

Що таке PRINCE2 і чому він балансує між гнучкістю та структурою.
Роль 7 принципів, тем і процесів.
Основні переваги та виклики використання PRINCE2.
Як PRINCE2 підходить для традиційних та Agile проектів.
Чи є сертифікація PRINCE2 гарною інвестицією.

Що таке PRINCE2?

Як це зазвичай буває з методами управління проектами, сама назва може багато розповісти про найважливіші принципи конкретного рішення. Це стосується і PRINCE2.

PRINCE2 – це абревіатура від Projects IN Controlled Environments (Проекти в контрольованих середовищах). Ця методологія управління проектами фокусується на чітко визначених ролях, етапах реалізації проекту та документації, що забезпечує повний контроль над процесом управління. В той же час, вона підкреслює гнучкість. PRINCE2 базується на структурі принципів, процесів і тем, які допомагають проектним командам ефективно планувати, реалізовувати і контролювати проекти.

Методологія PRINCE2 має довгу та цікаву історію. Вона виникла у Великобританії, де Центральне агентство комп’ютерів та телекомунікацій розробило її як стандарт управління проектами для британського уряду. Своїм корінням вона сягає методології PROMPT II (Project Resource Organization Management Planning Technique), створеної в 1975 році компанією Simpact Systems Ltd. для управління ІТ-проектами.

Перша версія PRINCE, розроблена в 1989 році, була орієнтована на ІТ-проекти, але її обмеження спонукали експертів розробити більш універсальну методологію. В результаті в 1996 році з’явилася PRINCE2 – більш гнучке рішення, пристосоване до проектів будь-якого типу. Ця методологія управління проектами стала стандартом у британському державному секторі, але її численні переваги були визнані в усьому світі, що зробило її придатною для використання в різних сферах. Звичайно, вона продовжує розвиватися. Останнє видання PRINCE2 було опубліковане AXELOS у 2018 році.

Почати

Основні принципи методології PRINCE2

Що робить цю методологію управління проектами такою особливою? Безумовно, “три сімки”:

7 принципів
7 тем
7 процесів

Ці легкі для запам’ятовування принципи формують матрицю всієї методології.

Почнемо з семи принципів. Їх дотримання гарантує, що проект буде реалізовано відповідно до настанов. Розглянемо їх докладніше:

Постійне економічне обґрунтування: кожен проект повинен мати економічне обґрунтування, яке регулярно переглядається. Якщо в будь-який момент проект перестає бути комерційно життєздатним, це означає, що настав час для змін.
Використовуйте досвід: проектні команди повинні вчитися на власному досвіді, а також аналізувати роботу інших. PRINCE2 заохочує документувати висновки та використовувати їх у майбутніх проектах. Так, документація дуже важлива!
Визначені ролі та обов’язки: учасники проекту повинні точно знати, за що вони відповідають і які у них є повноваження. Структура управління PRINCE2 включає Раду проекту, Керівника проекту, Керівника команди та членів команди.
Управління за етапами: проект планується, моніториться https://flexi-project.com/who-is-a-project-manager-and-what-skills-should-they-have/ed і контролюється поетапно. Після завершення кожного етапу перевіряється прогрес і приймаються рішення про продовження.
Керуйте за винятком: PRINCE2 передбачає гнучке делегування повноважень від вищих до нижчих рівнів управління. Вимірювані межі толерантності визначаються для часу, витрат, якості, обсягу або ризику. Якщо вони не перевищуються, немає підстав для ескалації проблеми до вищої інстанції.
Фокус на продуктах: методологія наголошує на чіткому визначенні результатів проекту та стандартів якості, яким вони повинні відповідати. Тому важливу роль відіграє ретельно підготовлений опис продукту.
Пристосування до середовища: PRINCE2 можна і потрібно адаптувати до масштабу, складності, ризиків і пріоритетів конкретного проекту. Це робить його придатним як для невеликих завдань, так і для дуже великих і складних проектів.

7 тем у методології PRINCE2

Перейдемо до “другої сімки”, або 7 ключових тем. Їх роль надзвичайно важлива: вони представляють аспекти, які необхідно постійно аналізувати протягом усього проекту. Це:

Бізнес-план: це найважливіше питання, яке можна звести до того, для чого здійснюється проект, які вигоди він повинен принести і чи вигідно в нього інвестувати. Бізнес-план повинен регулярно оновлюватися і перевірятися.
Організація: визначає структуру команди проекту, ролі, обов’язки членів та відносини між учасниками проекту.
Якість: пам’ятайте, що кінцевий продукт відіграє найважливішу роль у всьому процесі. Тому потрібно запитати, коли він буде відповідати очікуванням і вимогам до якості, і що потрібно зробити, щоб забезпечити і контролювати якість.
Плани: планування лежить в основі кожного проекту. У методології PRINCE2 воно дозволяє створити ефективну матрицю. Вона визначає, як, коли і ким будуть досягнуті цілі проекту на різних рівнях.
Ризик: управління ризиками є окремою сферою. Ця тема описує, як управляти невизначеностями в планах і ширшому проектному середовищі. Таким чином, вона охоплює комплексні питання, пов’язані з управлінням ризиками.
Зміни: ми згадували про збереження гнучкості на самому початку. Тема змін визначає, як керувати змінами, планувати варіанти та впроваджувати їх у проект.
Прогрес: важливим аспектом є контроль результатів і перевірка того, наскільки вони відповідають бізнес-вимогам. Ця тема визначає, як відстежувати прогрес проекту і на основі цього приймати рішення щодо його майбутнього.

7 Процеси в методології PRINCE2

Тепер настав час для останніх семи – процесів, які охоплюють весь життєвий цикл проекту, від ініціації до закриття:

Запуск проекту: природно, що першим кроком є відповідь на основне питання: чи має проект причину для існування та бізнес-обґрунтування? Основним документом на цьому етапі є мандат проекту. Розробляються припущення проекту та призначається команда управління проектом.
Ініціювання проекту: час створити міцний фундамент для проекту. Цей процес передбачає розробку ініціативної документації, яка включає бізнес-кейс, план проекту, опис підходу до управління ризиками, якості, принципів роботи команди тощо.
Контроль етапу: в цьому процесі керівник проекту призначає роботу, контролює її виконання, реагує на проблеми, звітує про прогрес і вживає коригувальних заходів.
Управління постачанням продукту: ще одним напрямком є встановлення правил постачання продукту. Для цього необхідно встановити критерії приймання, розробку продукту та розподіл впровадження на етапи.
Управління межами етапів: це процес планування наступних етапів і звітування про прогрес перед Радою проекту.
Закриття проекту: фінальний процес, який включає прийняття продуктів проекту, звітування та рекомендації на майбутнє.
Керівництво проектом: це надзвичайно важливий процес, за допомогою якого Рада проекту приймає ключові рішення та здійснює загальний нагляд за проектом, затверджуючи найважливіші напрямки розвитку та ресурси.

Плюси та мінуси методології PRINCE2

Давайте подивимося правді в очі: як і будь-яка методологія управління проектами, PRINCE2 має свої плюси і мінуси. Варто ознайомитися з ними, щоб ви могли прийняти зважене рішення, чи підходить вона для вашої організації та проектів, які ви плануєте реалізовувати.

Основними перевагами PRINCE2 є

Структурований підхід: методологія базується на чітко визначених процесах, ролях та обов’язках. Таким чином, ви отримуєте порядок і прозорість в управлінні проектами.
Гнучкість: PRINCE2 можна адаптувати до проектів різного масштабу та характеру. Він також працює в багатьох галузях, а не тільки в ІТ.
Акцент на бізнес-життєздатності: постійна перевірка бізнес-життєздатності проекту запобігає марному витрачанню ресурсів. Це вчить нелегкому мистецтву відмови від ініціатив, що не сприяють розвитку.
Управління за винятком: методологія ґрунтується на широкій децентралізації рішень, що дозволяє ефективно використовувати час керівництва вищого рівня.
Довга історія та визнання: PRINCE2 – це методологія управління проектами з багаторічною історією, яка використовується в різних галузях по всьому світу протягом десятиліть. Це означає, що команди мають доступ до численних ресурсів, які полегшують належне управління проектами та вирішення потенційних проблем. Варто також відзначити доступні курси та тренінги в цій галузі.
Підтримка як водоспадного, так і гнучкого підходів: ця методологія довгий час асоціювалася в першу чергу з водоспадним підходом, але її також можна адаптувати до середовищ, які сприяють гнучкості.

Тепер давайте розглянемо недоліки PRINCE2:

Складність: повне впровадження методології може зайняти багато часу і вимагати певних ресурсів.
Проблеми адаптації: іноді повне впровадження принципів цієї методології управління проектами виявляється настільки складним, що на практиці ми стикаємося з синдромом PINO (Prince In Name Only). У такому випадку організація не може отримати вигоду від PRINCE2, а управління проектами стає складнішим.
Надлишок документації: як ми вже згадували, документація відіграє важливу роль у PRINCE2. Однак слід подбати про те, щоб її створення не стало самоціллю, відволікаючи увагу від фактичної реалізації проекту і, що найголовніше, підтримки життєздатності бізнесу.
Ризик перевантаження зустрічами: неоптимальна реалізація може призвести до великої кількості тривалих зустрічей. Розвиток оптимальних відносин між керівником проекту та зацікавленими сторонами також може бути складним завданням.

Сертифікація PRINCE2 - чи варто її проходити?

Якщо ви хочете застосувати цю методологію управління проектами та підвищити свою кваліфікацію, варто подумати про отримання сертифікації PRINCE2. Сертифікація проводиться на двох рівнях:

PRINCE2 Foundation: базовий рівень, який підтверджує знання термінології та основних принципів методології.
PRINCE2 Practitioner: сертифікат для просунутих користувачів, який підтверджує здатність застосовувати методологію на практиці в різних проектних контекстах.

Крім того, існує сертифікація для PRINCE2 Agile, яка призначена для членів команди, які хочуть поєднати PRINCE2 з гнучким підходом до реалізації проектів. Ця сертифікація також поділяється на два рівні.

Отримання сертифікату PRINCE2 – це чудовий спосіб покращити організацію проектів. Підготовчі курси допоможуть вам зрозуміти, як впровадити цю методологію управління проектами в найбільш оптимальний для вашої організації спосіб. Коротше кажучи, спробувати варто!

Włodzimierz Makowski

CEO FlexiProject

Влодзімєж є членом правління FlexiProject і експертом з управління проектами. Протягом понад 20 років він здобував широкій досвід, працюючи з польськими та міжнародними компаніями над реалізацією десятків великих проєктів – сьогодні з пристрасною відданістю застосовує цей досвід у розробці системи FlexiProject. Він очолює команду, яка відповідає за розвиток, впровадження та просування інструменту, допомагаючи сучасним компаніям досягати їхніх цілей.