Ролі в проекті

Аналіз зацікавлених сторін: Що це таке, чому він важливий і як ефективно управляти стейкхолдерами

Кожен проект, незалежно від галузі чи розміру, впливає не лише на тих, хто його реалізує, а й на тих, хто так чи інакше з ним пов’язаний. Саме тому одним з перших і найважливіших кроків на початку нового проекту є аналіз зацікавлених сторін. Дізнайтеся, чому це так важливо.

У цій статті ви дізнаєтеся: Що таке аналіз зацікавлених сторін і чому він важливий Хто такі зацікавлені сторони та як їх визначити Як скласти карту стейкхолдерів за владою та інтересами Як спланувати ефективну комунікацію Типові помилки, яких слід уникати Інструменти та поради для управління стейкхолдерами до 2025 року Реальні приклади успішного залучення зацікавлених сторін

Що таке стейкхолдер? - Визначення + контекст проекту

Добре проведений аналіз зацікавлених сторін може визначити успіх або невдачу всього проекту. Але що це насправді означає? І чому це так важливо в управлінні проектами? Щоб зрозуміти цю концепцію, давайте спочатку зосередимося на значенні слова “стейкхолдер”. Чітке визначення стейкхолдерів допомагає проектним командам ідентифікувати та визначити пріоритетність осіб та груп, з якими їм необхідно взаємодіяти протягом усього життєвого циклу проекту.

Поняття “зацікавлена сторона” часто неправильно розуміють, але зазвичай воно означає будь-яку особу, групу або організацію, яка може впливати на проект або зазнати його впливу.

Що таке аналіз зацікавлених сторін? Чому він важливий?

Аналіз зацікавлених сторін – це процес, під час якого визначаються всі особи, групи або організації, які впливають на проект або зазнають його впливу. Структура управління проектом визначає їхні ролі та обов’язки.

Важливо, що зацікавлені сторони іноді є особами, які приймають рішення, іноді майбутніми користувачами продукту, а іноді партнерами, постачальниками або навіть місцевими жителями. Мета аналізу зацікавлених сторін – зрозуміти їхні потреби, очікування та способи, якими вони можуть підтримати проект або… створити загрозу для його успіху.

Переваги аналізу зацікавлених сторін

Ефективне управління зацікавленими сторонами проекту пов’язане з багатьма проблемами. Неможливість вчасно визначити зацікавлені сторони може призвести до ігнорування важливих вимог і нездатності реагувати на реальні потреби кінцевих користувачів. Також проблемою може стати ситуація, коли хтось із впливових осіб висуває заперечення в той момент, коли вносити зміни вже запізно. Щоб уникнути цього, слід провести аналіз зацікавлених сторін.

Аналіз зацікавлених сторін дає відповіді на два фундаментальні питання:

• Кого слід інформувати про хід виконання проекту?
• Хто може допомогти, а хто завадити досягненню поставлених цілей?

Крім того, він має враховувати процес прийняття рішень у проекті, забезпечуючи врахування потреб та очікувань окремих зацікавлених сторін проекту. Не забувайте, що побудова довіри в управлінні проектом має важливе значення для сприяння відкритій комунікації та забезпечення співпраці між зацікавленими сторонами.

Як провести аналіз зацікавлених сторін

Проведення аналізу зацікавлених сторін є досить складним завданням. На щастя, з нашим покроковим керівництвом це простіше простого!

Визначення зацікавлених сторін – хто впливає на проект?

Складіть список усіх фізичних та юридичних осіб, які можуть мати відношення до проекту. Подумайте не лише про тих, хто офіційно залучений до проекту, але й про тих, на кого він може вплинути.

На цьому етапі вже може стати очевидною важлива роль проектного комітету або виконавчого комітету, оскільки він не лише надає висновки, але й часто затверджує рішення щодо управління зацікавленими сторонами та комунікації із зацікавленими сторонами.

Залучення зацікавлених сторін та вплив на проект: Інтереси проти енергосистеми

Після того, як список стейкхолдерів готовий, включаючи як внутрішні, так і зовнішні зацікавлені сторони, його потрібно організувати в матрицю стейкхолдерів. Адже не всі мають однаковий вплив на проект, і не всі однаково зацікавлені в ньому. Щоб правильно спланувати свою діяльність, орієнтуйтеся на два критерії:

• вплив, тобто ступінь, до якого певна зацікавлена сторона може впливати на хід або результат проекту
• зацікавленість, тобто наскільки дана зацікавлена сторона зацікавлена в успіху чи невдачі проекту

Вплив	Інтерес	Підхід
Високий	Високий	Підтримуйте регулярні контакти, активно залучайтеся та консультуйтеся щодо рішень.
Високий	Низький	Інформувати про ключові питання та підтримувати добрі стосунки.
Низький	Високий	Залучати в обмеженій мірі, ділитися новинами.
Низько.	Низький	Моніторинг на відстані, періодичне оновлення.

Матриця “Інтерес vs. вплив

Типи стейкхолдерів та способи управління ними

Останній крок – складання плану комунікації зі стейкхолдерами. Для деяких буде достатньо короткого звіту раз на місяць. Інші потребуватимуть участі у семінарах або робочих зустрічах. Ефективне узгодження дій із зацікавленими сторонами гарантує, що цілі проекту будуть синхронізовані з ширшими організаційними цілями, мінімізуючи опір і максимізуючи цінність.

Ефективне управління стейкхолдерами вимагає правильної стратегії. Для цього дайте відповідь на наступні запитання:

• Як відбуватиметься комунікація зі стейкхолдерами?
• Яку інформацію вам потрібно їм надавати і як часто?
• Хто в команді відповідає за конкретні відносини?

Ключ до успіху – адаптувати комунікацію до реальних потреб та очікувань окремих зацікавлених сторін. Команда управління проектом, яка планує розподіл ресурсів на постійній основі, може брати участь у цьому процесі. Їм допомагає спонсор проекту, до обов’язків якого входить контроль за бюджетом проекту.

Роль керівника проекту в управлінні зацікавленими сторонами

Управління зацікавленими сторонами проекту – це процес, в якому керівник проекту відіграє ключову роль. Він відповідає за нагляд за проектом – пояснює наміри, вирішує суперечки, підтримує безперебійну комунікацію та гарантує, що ніхто не почувається обділеним увагою.

Нагляд у проєктах – це не просте завдання. Хороший проектний менеджер може відчувати напруженість, визначати ризики і підтримувати такі відносини зі стейкхолдерами, які, замість того, щоб гальмувати проект, сприяють його реалізації. Ось п’ять стовпів ефективного аналізу зацікавлених сторін.

Інструменти управління стейкхолдерами: що використовувати?

Ефективний аналіз ключових учасників проекту вимагає ефективних інструментів, які підтримують ідентифікацію, оцінку та управління відносинами з окремими особами та групами, які мають вирішальне значення для проекту. Ось про що слід пам’ятати.

Діаграма зацікавлених сторін – посібник з картування зацікавлених сторін

Це основний інструмент для класифікації типів зацікавлених сторін відповідно до їхнього впливу на проект та рівня зацікавленості. Це дає змогу визначити, кого слід активно залучати, а кого просто інформувати про хід виконання проекту.

Документування ключової інформації про зацікавлені сторони має включати їхні ролі, очікування, рівень впливу та комунікаційні вподобання. Все це значно полегшує планування дій та моніторинг залучення окремих осіб і груп.

Автоматизація робочого процесу в управлінні проектами може стати викликом для будь-якого проекту під час комунікації зі стейкхолдерами. За допомогою комунікаційних планів ви можете легко визначити, яку інформацію слід надавати зацікавленим сторонам, коли і як. Крім того, інформаційні панелі взаємодії дозволяють постійно відстежувати контакти та залучення зацікавлених сторін, щоб ви могли швидко реагувати на мінливі потреби та очікування.

У великих проектах також варто впроваджувати систему управління проектами, яка полегшує документування рішень та організацію зустрічей. Система управління проектами робить процеси більш прозорими та підвищує ефективність роботи. Як її інтегрувати? Дотримуйтесь нашого чек-листа!

▢ Визначено всі ключові зацікавлені сторони. ▢ Оцінено вплив та рівень зацікавленості. ▢ Розроблено комунікаційну стратегію та план управління. ▢ Призначено менеджерів по роботі з клієнтами. ▢ Забезпечено можливість оновлення списку зацікавлених сторін.

Контрольний список для проведення аналізу зацікавлених сторін

Типові помилки в управлінні стейкхолдерами

Аналіз зацікавлених сторін часто здається простим завданням. Зовнішність може бути оманливою! На практиці цей етап може визначити подальший хід проекту. Дізнайтеся про найпоширеніші помилки та як їх уникнути.

Неможливість визначити ключові зацікавлені сторони

Часто найбільші проблеми виникають через… дрібні недогляди. Деякі особи або групи можуть бути недостатньо помітними на початку проекту. Однак їхній вплив на рішення або реалізацію результатів проекту може бути величезним!

Як цього уникнути? Переконайтеся, що ви визначили всіх на етапі планування, і не обмежуйтеся “очевидними” іменами. Також подумайте про людей, на яких проект може вплинути опосередковано. Не забудьте обговорити список зацікавлених сторін з людьми з різних відділів проектної команди.

Відсутність аналізу ставлення та впливу

Одного лише переліку стейкхолдерів явно недостатньо. Потрібно знати, як вони ставляться до проекту. Чи підтримують вони його? Нейтрально? Чи, можливо, вони скептично налаштовані? Також перевірте, який реальний вплив вони можуть мати на проект.

Щоб уникнути цієї помилки, класифікуйте їх за допомогою мапи зацікавлених сторін. Візьміть до уваги емоції, занепокоєння та попередній досвід. Вони часто формують ставлення стейкхолдерів!

Уникати складних розмов

Не всі зацікавлені сторони ставляться до проекту з ентузіазмом. Іноді люди мають побоювання, сумніви або навіть відвертий спротив змінам. Приховування проблем може призвести до конфліктів на більш пізніх етапах проекту, коли зміни будуть дорогими і складними у впровадженні.

Намагайтеся ставитися до критики як до джерела інформації, а не як до загрози, і спілкуйтеся відкрито з самого початку проекту. Не забувайте активно слухати. Іноді опір є прикриттям для конкретних потреб, які можна включити в проект.

Реальне застосування аналізу зацікавлених сторін

Аналіз зацікавлених сторін широко використовується в реальних проектах, починаючи від будівництва інфраструктури та впровадження нових технологій і закінчуючи місцевими ініціативами. Наприклад, у будівельному проекті врахування інтересів місцевої громади або екологічних організацій може допомогти уникнути протестів і затримок. В ІТ-проектах розуміння потреб як кінцевих користувачів, так і операційних відділів призводить до рішень, які дійсно відповідають їхнім потребам. Незалежно від сфери застосування, покращена видимість проекту дозволяє зацікавленим сторонам відстежувати прогрес, розуміти проблеми та сприяти своєчасному прийняттю рішень.

WЯк визначити ключових гравців і забезпечити узгодженість проекту з першого дня? Дізнайтеся, як FlexiProject допомагає розумніше керувати зацікавленими сторонами та будувати довготривалі відносини.