5 переваг додатку для управління проектами

Глобалізація і, відповідно, інтенсивна ринкова конкуренція означають, що компанії повинні мати можливість швидко та ефективно реалізовувати свої ринкові стратегії. Стандартним методом реалізації стратегій є виконання серії проектів, чітко пов’язаних зі стратегічними цілями. Через проекти впроваджуються нові продукти, здійснюються інвестиції, вдосконалюються процеси тощо. Багато проектів вимагають залучення все більшої кількості організаційних ресурсів для їх реалізації. Важливо, щоб ці проекти виконувалися ефективно, а проектні команди були забезпечені практичними способами комунікації та координації своєї роботи. Компанії, які використовують самостійно створену програму управління проектами – зазвичай на основі інструментів з пакету MS Office – не можуть забезпечити достатню ефективність у реалізації стратегії. Таким компаніям потрібен професійний додаток для управління проектами та портфелями. Це дозволить їм ефективно спілкуватися та розподіляти роботу. Професійна ІТ-програма також допоможе координувати діяльність і контролювати досягнуті результати.

1. Точно спланувати проект та офіційно затвердити план його реалізації

Планування проекту слід починати зі створення Статуту проекту, а після його затвердження переходити до точного планування. Календарний план проекту, який суттєво впливає на успіх проекту, є важливим продуктом плану проекту. Тому необхідно впроваджувати правила управління проектами компанії, які вимагають для кожного проекту створювати план проекту. Такий план має бути офіційно затверджений до початку етапу реалізації. Спочатку може здатися, що такий підхід породжує надмірну адміністративну роботу, але це лише видимість. Хороший план проекту, який включає в себе графік проекту і часто діаграму Ганта, є “дорожньою картою” для реалізації проекту. Він показує, як команда проекту має досягти мети проекту. Що часто заважає проектним командам створювати план проекту, так це недружнє програмне забезпечення для управління проектами. Хороша програма корисна для створення плану проекту, тому що команда може працювати над планом паралельно. Вони можуть легко вносити зміни, які призводять до остаточного плану. Просунутий додаток для управління проектами дозволяє офіційно затвердити план проекту, який буде реалізовуватися з цього моменту. Відхилення від цього плану також будуть відслідковуватися. Варто виокремити ознаки хорошого плану проекту: затверджений статут проекту, план комунікацій, завдання з визначеними датами їх виконання та призначеними відповідальними, зв’язки між завданнями, видимі на діаграмі Ганта, та бюджет проекту.

2. Виявлення та запобігання проектним ризикам

Професійне програмне забезпечення для управління проектами та портфелями проектів дозволяє управляти ризиками в проекті. Вони часто мають спеціальний модуль для ведення реєстру проектних ризиків. Управління ризиками має важливе значення, оскільки дозволяє на ранній стадії виявити ризики, які можуть негативно вплинути на хід проекту. Керувати проектними ризиками відносно просто. Здебільшого це зводиться до дисциплінованого ведення реєстру ризиків і регулярного обговорення його з командою проекту. Просунуті методи, такі як моделювання методом Монте-Карло, використовуються в найбільш масштабних і дуже комплексних проектах. Існують різні підходи до управління ризиками в проекті, які варто знати і правильно застосовувати. Але в який спосіб бажано не “переідентифікувати” все, що може негативно вплинути на проект? Варто визначити життєвий цикл проекту в стандартах управління проектами компанії. Крім того, визначте, які категорії ризиків слід визначити на етапах ініціювання, планування та реалізації проекту. Наприклад, на стадії ідеї проекту корисно описати лише найбільш релевантні ризики. Головним чином для того, щоб менеджери, які вирішують розпочати проект, могли обміркувати його прийняття, знаючи ключові ризики. На відміну від етапу визначення ідеї, на етапі реалізації вже варто визначити та зафіксувати більш і менш значущі ризики в реєстрі ризиків. Те, що може здатися неважливим для одних, може бути зовсім іншим для інших. Це пов’язано з тим, що різні люди по-різному сприймають ризики. Можна припустити, що до 70% ефекту від управління ризиками проекту буде досягнуто завдяки регулярним зустрічам команди проекту. Під час таких зустрічей варто присвятити час обговоренню проектних ризиків.

3. Точно визначте цілі та обсяг проекту і переконайтеся, що проект вписується в стратегію компанії

Кожна компанія повинна ефективно реалізовувати свою ринкову стратегію, щоб відрізнити себе від конкурентів і отримати перевагу. Тому цілі великих проектів повинні відповідати обраним стратегічним цілям компанії. Ефективно реалізувати проект можна лише знаючи його мету. Кожен проект повинен мати чітко сформульовані цілі. Визначення та написання цілей проекту в статуті проекту є стандартною практикою. Статут проекту включає цілі та обсяг, основні етапи, дату завершення та тривалість, виділений бюджет, ролі в проекті тощо. Компанії, які просунулися в управлінні проектами, йдуть на крок далі. Вони створюють чіткий зв’язок між стратегією компанії та проектами. Можливість пов’язати стратегічні цілі компанії з цілями проекту – одна з необхідних функціональних можливостей, яку повинно пропонувати програмне забезпечення для управління проектами та портфелями проектів. Лише деякі програми для управління проектами мають таку функціональність. При виборі системи варто звернути увагу на наявність цього функціоналу. Не кожна організація має документ з письмовою стратегією, і не кожна організація має конкретні стратегічні цілі. Однак ця компанія може вирішити вдосконалити свій стратегічний процес у майбутньому. У такому випадку потреба в такій функціональності не повинна змушувати замінювати програмне забезпечення для управління проектами на нове, більш потужне. Обираючи систему управління проектами, варто одразу визначитися з тим, яка підтримує як управління проектами, так і управління реалізацією стратегії.

Побачити більше

Гібридне управління проектами: що це таке і як його використовувати на практиці?

Перейти до статті

4. Створювати звіти про стан проекту та автоматизувати процес циклічного перегляду проектів

Ефективне управління проектами можливе лише за умови постійного доступу до звітів та інформації про заплановані та поточні проекти. Крім того, менеджери очікують, що інформація буде подана дуже чітко. Компанії, що працюють у Польщі, часто очікують польськомовних додатків для управління проектами та портфелями; наприклад, компанії з України хочуть мати систему на своїй національній мові. Це пов’язано з тим, що рівень володіння англійською мовою у працівників різний. Це може ускладнити комунікацію в проєкті. Хороший додаток для управління проектами, безсумнівно, повинен дозволяти легко створювати звіти за проектами на різні теми. Корисною особливістю такого програмного забезпечення є те, що користувачі системи можуть створювати звіти за проектами та вільно їх налаштовувати. Створення проектних звітів – це, в першу чергу, роль персоналу ОУП. Офіс управління проектами відповідає за розуміння проектної ситуації в компанії. ОУП звітує про стан поточних проектів правлінню та керівництву компанії. Можливість адаптувати зміст звітів до вимог керівництва компанії, безсумнівно, є однією з ключових функціональних можливостей при виборі програми для управління проектами. Деякі програми для управління проектами мають кілька ключових звітів, які розроблені на постійній основі. Найкращі з них пропонують широкі можливості конфігурації звітів. Конфігурованість – одна з багатьох особливостей, що характеризують надійну систему управління проектами. Варто зазначити, що такі звіти можна конвертувати в PDF-файли або експортувати в MS Excel. Очікується, що система зможе автоматично надсилати звіти визначеним групам користувачів.

5. Забезпечити ефективне управління як людськими, так і фінансовими ресурсами проекту

Світові дослідження показують, що ефективне управління проектними ресурсами є найважливішим викликом для багатьох компаній. Компанії перевантажені необхідністю розставляти пріоритети при виборі проектів для реалізації, а отже, ведуть занадто багато проектів одночасно. Сьогодні, коли компанії ведуть все більше і більше проектів паралельно, адекватне управління фінансовими та людськими проектними ресурсами стає життєво важливим питанням. Проектні ресурси, особливо людські, є найважливішим і часто найдорожчим активом багатьох компаній. Якщо це дійсно так, то немає сумнівів, що компанії повинні докладати максимум зусиль для ефективного управління проектними ресурсами. Таке управління на практиці означає, що окремі члени проектної команди добре відпочивають під час роботи над проектом. Організації, які мають ОУП і хочуть керувати проектними ресурсами, очікують, що така функціональність буде запропонована в хорошому додатку для управління проектами та портфелями. Для ефективного планування ресурсів проекту необхідна можливість призначати рівень прихильності членів проектної команди до виконання завдань. У заявці має бути вказано, скільки годин для кожного члена проектної команди заплановано на виконання поставлених завдань. Якщо в певні дні є перевитрати, система повинна негайно повідомляти про це за допомогою чітких попереджень. Важливо пам’ятати, що спочатку планування ресурсів на проекті може здатися складною справою. Однак така діяльність з управління проектними ресурсами, безумовно, є дуже цінною і приносить ряд переваг. Найважливішими з них є підвищення мотивації персоналу, краща організація роботи, краща здатність розподіляти проекти в часі та зосередження на пріоритетах.