10 вагомих причин інвестувати в професійне програмне забезпечення для управління проектами

1. Ефективне планування

Це правда, що ви можете створити план проекту в Excel так само, як і в професійному програмному забезпеченні для управління проектами. Однак, аналізуючи процес створення плану проекту, стає зрозуміло, що професійне програмне забезпечення для управління проектами та портфоліо пропонує набагато більше переваг і можливостей. Однією з головних переваг є багатокористувацький доступ, що забезпечує роботу всіх членів команди з одними і тими ж даними. Коли хтось оновлює план проекту, інші можуть негайно побачити зміни. Ще однією перевагою є можливість автоматичного затвердження плану проекту. Процес затвердження відбувається відповідно до заздалегідь розробленого робочого процесу авторизації, встановленого в організації. Затверджені плани проектів дозволяють відстежувати відхилення під час виконання. Як показано нижче, затверджений план проекту показано чорними лініями, а поточний статус проекту – товстими синіми смугами.

2. Моніторинг прогресу

Моніторинг прогресу проекту є важливим завданням для керівників проектів, а також для офісу управління проектами (ОУП), спонсора проекту і, у випадку стратегічних проектів, для керівництва компанії. Щоб залишатися конкурентоспроможними, організації повинні ефективно досягати стратегічних цілей – багато з яких реалізуються через проекти. Тому моніторинг прогресу вимагає доступу до чітких оновлень статусу в режимі реального часу, що може забезпечити лише професійна система управління проектами. Для ОУП або керівництва стислі зведення в режимі реального часу є надзвичайно важливими. На ілюстрації нижче показано, як керівництво компанії може спостерігати за відхиленнями від плану проекту на дорожній карті портфеля. Вона відображає відхилення від графіка для кожного проекту, а також завершені та очікувані віхи.

Крім того, відстеження відхилень від бюджету є критично важливим для моніторингу прогресу проекту, як показано на наступній діаграмі.

3. Організація команди

Управління проектною командою є ключовою компетенцією для проектних менеджерів. Це можна розділити на два напрямки: мотивація команди та управління конфліктами, а також ефективна координація проектних завдань. В останньому випадку професійне програмне забезпечення для управління проектами є корисним. Хороша система розподіляє проектні завдання, гарантуючи, що нічого не буде пропущено, оскільки вона надсилає сповіщення та централізує індивідуальні завдання для кожного члена команди. Крім того, вона включає в себе внутрішній комунікатор, що консолідує всю комунікацію, пов’язану з проектом, в одному місці. Документи також зберігаються в одному місці і доступні для авторизованих членів команди. Для мотивації менеджери проектів можуть відстежувати навантаження кожного члена команди, що дуже важливо, оскільки працівники працюють над кількома проектами одночасно.

4. Прогнозування ризиків

Управління ризиками є життєво важливим для досягнення цілей проекту, особливо у великих і складних проектах з численними невизначеностями на етапі планування. Для таких проектів ведення реєстру проектних ризиків є дуже важливим. Ризики можуть стосуватися проекту в цілому або окремих завдань у графіку проекту. Професійне програмне забезпечення для управління проектами значно покращує управління ризиками. Відображення ключових ризиків проекту безпосередньо на графіку є значною перевагою для керівника та команди проекту. Наприклад, значок попереджувального трикутника поруч із завданнями вказує на пов’язані з ними ризики.

Програмне забезпечення також дозволяє розподіляти відповідальність за конкретні ризики між окремими особами, професіоналізуючи управління ризиками. Реєстр проектних ризиків, подібний до наведеного нижче, слід регулярно аналізувати та оновлювати.

5. Оптимізація ресурсів

Однією з поширених причин демотивації в проектних командах є надмірне робоче навантаження. Це часто трапляється через те, що кваліфіковані працівники потрібні кільком менеджерам проєктів. Не маючи інформації про завантаженість працівника в інших проєктах, менеджери можуть перевантажувати одну й ту саму особу, що призводить до втрати інтересу до роботи. Таких ситуацій можна уникнути за допомогою системи управління проектами, яка включає функцію управління ресурсами. На діаграмі нижче показано заплановане навантаження на ресурси протягом наступних трьох місяців, виділено перевантажених працівників та час виникнення перевантаження.

Ефективне планування ресурсів допомагає ОУП керувати пріоритетами та розподіляти проекти в часі, в результаті чого вони отримують переважно зелений статус на інформаційних панелях робочого навантаження.

6. Спрощена звітність

Створення звітів про стан проекту часто забирає багато часу у персоналу ОУП, особливо в організаціях, які не мають відповідного програмного забезпечення. Професійна система управління проектами дозволяє створювати кастомізовані звіти, які завжди оновлюються в режимі реального часу і доступні авторизованим користувачам. Ці звіти часто можна експортувати у такі формати, як Excel, для обміну з зацікавленими сторонами за межами системи. Нижче наведено приклад звіту про значні ризики проекту.

Багато організацій також готують щомісячні презентації статусу проекту для керівництва за допомогою PowerPoint. Хороше програмне забезпечення для управління проектами може автоматизувати і цей процес.

7. Зосередьтеся на пріоритетах

Визначення пріоритетів в управлінні проектами має кілька вимірів. По-перше, це відбір потенційних проектних ідей, які принесуть найбільшу користь організації. Результат такого визначення пріоритетів для портфелю “Стратегічні проекти” показано нижче. Найпривабливіші проекти з’являються на зеленому фоні в правому нижньому куті матриці.

Аналогічно, система може визначати пріоритетність окремих завдань в рамках проекту, як показано на ілюстрації нижче.

8. Удосконалення процесів

Організації вчаться на своїх помилках, а також аналізуючи уроки завершених проектів. Таку інформацію слід збирати, регулярно аналізувати та використовувати для покращення процесів. Звіт про закриття проекту є поширеним документом для збору знань про неефективність завершених проектів. Приклад такого звіту наведено нижче.

Багато компаній також створюють шаблони для повторюваних типів проектів, що включають накопичені організаційні знання. Ці шаблони постійно вдосконалюються на основі нового досвіду.

9. Співпраця в команді

Співпраця всередині проектних команд та між різними командами, що працюють над програмами, є критично важливим аспектом виконання проекту. Професійні системи управління проектами включають внутрішні комунікатори, що консолідують усю комунікацію, пов’язану з проектом, в одному місці для швидкого доступу уповноваженого персоналу. Крім того, вони дозволяють створювати залежності між завданнями з різних проектів, що дуже важливо для управління програмами. Такі залежності показані на схемі нижче.

10. Масштабованість

Масштабованість в управлінні проектами може мати кілька форм. Масштабована система управління проектами підходить організаціям на різних етапах розвитку культури управління проектами. Наприклад, невикористовувані модулі можна приховати і активувати за потреби. Крім того, програма повинна підтримувати одночасне виконання декількох проектів різного рівня складності. Вона повинна полегшувати, автоматизувати та адаптуватися до потреб організації, використовуючи найкращі практики та мінімізуючи обмеження. Гнучкість – це ключ до успіху.

Інвестуйте в професійне програмне забезпечення для управління проектами та підніміть свою організацію